Metodo GTD e produttività con Springest

 

Relatori

Ruben Timmerman

Imprenditore internet entusiasta e fondatore di Springest, un sito web per confrontare corsi e programmi di formazione e un sistema di gestione della formazione incentrato sull'utente per le imprese. La mission di Springest è di aiutare le persone a orientarsi nel mondo dello sviluppo personale e professionale.

Con un background nel marketing, Ruben è specializzato nei settori dell'esperienza utente, marketing online, apprendimento e produttività.

Obiettivi per Asana

• Crescere rapidamente, preferendo l'olacrazia rispetto alla burocrazia.
• Sviluppare e rispondere più velocemente agli sviluppi ambientali conservando la struttura.
• Avere un sistema per l'implementazione del metodo GTD a livello aziendale.
• Creare chiarezza e un clima di serenità.

Migliori pratiche

• Adattare Asana alle esigenze. Prenditi del tempo per fare ricerche sulle migliori pratiche ed esplorare suggerimenti e hack che incrementeranno la produttività e l'efficienza. Il team di Springest ha creato un suo codice basato sui caratteri Unicode per classificare ulteriormente attività e progetti.
• Integrare le strategie organizzative dell'azienda nel processo di onboarding per i neoassunti. La diffusione intenzionale delle conoscenze garantisce che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.
• Eseguire peer review regolari del metodo GTD.
• Liberare la mente e passare ad Asana. Annota velocemente le attività direttamente dal tuo telefono e chiarisci o aggiungi dettagli più tardi.

Flussi di lavoro

Dall'elaborazione all'azione

Ruben e il team di Springest hanno creato un rituale mattutino per sfruttare al meglio le loro giornate lavorative ed essere super-produttivi dall'inizio alla fine. La prima fase di questo rituale è di passare in rassegna le sezioni Posta in arrivo e Le mie attività su Asana. Il risultato è una maggiore chiarezza per i membri del team, che possono concentrarsi sulle attività che hanno la priorità e sugli aggiornamenti aziendali. Successivamente, le attività vengono organizzate utilizzando una delle quattro sezioni per la priorità in Le mie attività. Il team di Springest evita inoltre di assegnare attività che al momento non possono essere svolte. L'ultima fase del rituale mattutino è passare all'azione.

Chiarire i ruoli

Springest utilizza Holacracy, l'olacrazia, un sistema di autogestione, al fine di aumentare il senso di responsabilità e l'agilità aziendale. Per la pianificazione a livello generale, Springest utilizza un progetto di allineamento dei ruoli che fa sì che tutti siano aggiornati e consapevoli di chi fa cosa e di chi dovrebbe fare cosa. Il progetto viene filtrato per incaricato in Le mie attività, che diventa così un punto di riferimento naturale per i ruoli aziendali.

Pianificare a livello generale

Per impostare la strategia e motivare il suo team, Springest utilizza il framework OKR, obiettivi e risultati chiave. Gli OKR di solito vengono organizzati in progetti, in cui gli obiettivi sono le attività, mentre i risultati chiave sono rappresentati delle sottoattività. La sezione dei commenti di ogni attività viene utilizzata per valutare ciascun OKR.

scopri di più su come creare un progetto per gestire gli obiettivi su Asana qui.