Analisi SWOT: cos'è e come si usa (con esempi)

Stai cercando un modo per differenziare la tua organizzazione dalla concorrenza? L'analisi SWOT è una tecnica utilizzata per identificare punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce al fine di sviluppare un piano strategico per la tua azienda. Non è difficile come sembra.

Che tu stia cercando opportunità esterne o punti di forza interni, ti illustreremo come eseguire l'analisi SWOT, con utili esempi lungo il percorso. 

Che cos'è l'analisi SWOT?

L'analisi SWOT è una tecnica utilizzata per identificare i punti di forza, di debolezza, opportunità e minacce della tua azienda o anche di un progetto specifico. Sebbene sia ampiamente usata da molte organizzazioni, dalle piccole imprese agli enti non-profit fino alle grandi imprese, l'analisi SWOT può essere utilizzata sia per scopi personali che professionali. 

Per quanto semplice, l'analisi SWOT è un potente strumento che aiuta a identificare opportunità competitive di miglioramento. In questo modo, puoi migliorare il tuo team e il tuo business, rimanendo al passo con le tendenze del mercato. 

Che cosa significa SWOT?

In poche parole, SWOT sta per Strengths (punti di forza), Weaknesses (punti di debolezza), Opportunities (opportunità) e Threats (minacce). Ciascuno di questi fattori va esaminato attentamente per pianificare adeguatamente la crescita dell'organizzazione. È qui che entra in gioco l'analisi. 

Se analizzato insieme, il framework SWOT presenta un quadro più ampio della tua condizione attuale e come arrivare alla fase successiva. Analizziamo un po' più a fondo ciascuno di questi termini e come possono contribuire a identificare le aree di miglioramento. 

Punti di forza

I punti di forza nell'analisi SWOT sono quelle iniziative interne che danno buoni risultati. Li puoi confrontare con altre iniziative o un vantaggio competitivo esterno. Questa valutazione ti aiuta a capire cosa funziona, e, una volta individuati i tuoi punti di forza li potrai applicare in altri ambiti, ad esempio per migliorare l'efficienza del team. 

Quando esamini i punti di forza della tua organizzazione, poniti le seguenti domande per iniziare:

• Cosa facciamo bene?

• Cosa ha di unico la nostra organizzazione?

• Cosa apprezza della nostra organizzazione il nostro pubblico di destinazione?

Ecco un esempio di punto di forza per aiutarti a iniziare. 

Servizio clienti: il nostro servizio clienti è di prim'ordine rispetto alla concorrenza, visto che abbiamo un punteggio NPS di 90. 

Punti di debolezza

I punti deboli nell'analisi SWOT si riferiscono a iniziative interne che non rendono quanto dovrebbero. È una buona idea analizzare i punti di forza prima di quelli di debolezza per tracciare una linea tra il successo e il fallimento. Identificare i punti deboli interni fornisce un punto di partenza per migliorare tali progetti.

Come per i punti di forza, puoi porti diverse domande per iniziare a identificare i tuoi punti deboli:

• Quali iniziative sono poco performanti e perché?

• Cosa può essere migliorato?

• Quali risorse potrebbero migliorare le nostre prestazioni?

Ecco un esempio di punto debole.

Visibilità dell'e-commerce: la visibilità del nostro sito web è bassa a causa della mancanza di fondi per il marketing e le transazioni delle app per dispositivi mobili continuano a diminuire.

Opportunità

Le opportunità nell'analisi SWOT sono il risultato dei tuoi attuali punti di forza e debolezza, insieme a qualsiasi iniziativa esterna che ti metterà in una posizione competitiva più forte. Potrebbe trattarsi di punti deboli che vorresti migliorare o aree che non sono state identificate nelle prime due fasi della tua analisi. 

Poiché ci sono vari modi per trovare delle opportunità, è utile considerare queste domande prima di iniziare:

• Quali risorse possiamo utilizzare per migliorare i punti deboli?

• Ci sono aspetti del mercato non coperti dai nostri servizi?

• Quali sono i nostri obiettivi per l'anno?

Ecco un esempio di un'opportunità basata sui punti di forza e debolezza di cui sopra. 

Campagna di marketing: per migliorare la visibilità dell'e-commerce, promuoveremo campagne pubblicitarie su YouTube, Facebook e Instagram.

Minacce

Le minacce nell'analisi SWOT si riferiscono ad aree che potenzialmente potrebbero creare problemi. Sono diverse dai punti deboli, in quanto sono esterne e generalmente fuori dal tuo controllo. Possono essere di tutto, da una pandemia globale a un cambiamento nel panorama competitivo. 

Ecco alcune domande che dovresti porti per identificare le minacce esterne:

• Quali cambiamenti nel settore sono motivo di preoccupazione?

• Quali sono le nuove tendenze di mercato all'orizzonte?

• Dove la concorrenza fa meglio di noi?

Ecco un esempio di una minaccia che potrebbe esporre la tua azienda a problemi. 

Nuovo concorrente: con un nuovo concorrente di e-commerce che inizierà a operare entro il prossimo mese, potremmo assistere a un calo dei clienti. 

Esempio di analisi SWOT

Uno dei modi più popolari per creare l'analisi SWOT è rappresentare visivamente punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce. Questo formato è chiamato matrice SWOT. Di solito, è organizzata in quattro quadrati separati, che si uniscono per creare un quadrato più grande. 

La matrice SWOT è perfetta per raccogliere informazioni e documentare le domande che ti hanno portato a prendere le tue decisioni. Non solo sarà utile come riferimento in un secondo momento, ma è anche ottima per visualizzare eventuali tendenze che emergono. 

Ecco un esempio per darti un'idea di come iniziare. 

Se utilizzata correttamente ed efficacemente, la matrice può essere un ottimo strumento per valutare i punti di forza e di debolezza della tua organizzazione. Una volta creata la matrice, puoi concentrarti su come implementare effettivamente le opportunità che hai identificato. 

Come fare l'analisi SWOT 

L'analisi SWOT può essere condotta in vari modi. Mentre ad alcuni team piace riunirsi e raccogliere le idee su una lavagna, altri preferiscono creare una matrice SWOT formale. Qualunque modo tu scelga, usare l'immaginazione per il tuo processo di pianificazione consente di trovare nuove idee e soluzioni più innovative. 

Esistono alcuni modi per garantire che l'analisi SWOT sia approfondita ed eseguita correttamente, ad esempio riunire il tuo team in un modo che favorisca il lavoro di squadra, prepararsi in anticipo al fine di utilizzare il tempo al meglio e lasciar spazio alla creatività nella scelta delle idee. Diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni suggerimenti per aiutarti a iniziare.

Suggerimento 1: considera i fattori interni

I fattori interni sono punti di forza e di debolezza che derivano da processi interni. Questi tendono a essere più facili da risolvere se hai i mezzi, poiché hai un maggiore controllo sul risultato. 

Quando ti imbatti nei fattori interni, puoi iniziare a implementare miglioramenti in un paio di modi diversi.

1. Incontra le parti interessate del dipartimento per creare un piano aziendale su come migliorare la situazione attuale.

2. Ricerca e implementa nuovi strumenti, come uno per la gestione dei progetti, che possono aiutarti a semplificare questi processi. 

Il modo in cui affronterai i fattori interni dipenderà dal tipo di problema. Potrebbe anche essere necessario utilizzare una combinazione di entrambi i modi, se si tratta di un piano di miglioramento complesso. 

Suggerimento 2: valuta i fattori esterni

I fattori esterni derivano da processi al di fuori del tuo controllo e includono la concorrenza, le tendenze di mercato e qualsiasi altro aspetto che condizioni l'organizzazione dall'esterno. 

I fattori esterni sono più difficili da gestire, in quanto non puoi controllare direttamente il risultato. Quello che puoi fare è adattare i tuoi processi, in modo da mitigare i fattori esterni negativi. Puoi risolvere questi problemi:

1. cercando di competere con le tendenze del mercato

2. prevedendo le tendenze del mercato prima che si verifichino 

Sebbene non sia possibile controllare l'ambiente esterno, puoi controllare il modo in cui la tua organizzazione reagisce. 

Ipotizziamo che tu voglia far concorrenza a un trend di mercato, ad esempio a un concorrente che introduce un nuovo prodotto migliore del tuo. Non puoi certo eliminare quel prodotto, ma puoi adoperarti per lanciarne uno ancora migliore e cercare di frenare il calo delle vendite. In alternativa, puoi provare a prevedere le tendenze del mercato, in modo da reagire prontamente agli eventi esterni.

Suggerimento 3: il lavoro di squadra fa avverare i sogni

Potrebbe essere un detto antico, ma il lavoro di squadra è incredibilmente efficace per il brainstorming e per trovare idee nuove e innovative. Invita membri dei team di vari reparti per raccogliere le idee da ogni dipartimento dell'azienda. Stabilisci il numero di persone da invitare, poiché troppi invitati potrebbero minare la concentrazione o la partecipazione. Il numero giusto per una sessione di brainstorming produttiva è di circa 10 partecipanti. 

Suggerimento 4: usa l'immaginazione

Per generare idee creative, devi prima incoraggiarle, ovvero immaginare modi divertenti per trovare opportunità. Puoi, ad esempio, scegliere casualmente idee anonime, presentare esempi chiaramente inappropriati o organizzare attività di team building per motivare il tuo team. 

Suggerimento 5: identifica le idee migliori

Una volta che il divertimento è finito, è il momento di identificare le opportunità migliori e assegnare un punteggio. Lo si può fare in team o con un gruppo più piccolo di leader. Il modo migliore per farlo è discutere ciascuna idea e classificarla su una scala da 1 a 10. Una volta concordate le idee migliori in base alle capacità del team e all'impatto complessivo, puoi lavorare sulla loro implementazione, iniziando con un business case. 

Perché un'analisi SWOT è importante?

L'analisi SWOT può aiutarti a migliorare i processi e pianificare la crescita. Sebbene sia simile all'analisi competitiva, si differenzia poiché valuta sia i fattori interni che esterni. L'analisi delle aree chiave legate alle opportunità e alle minacce ti fornirà le informazioni per preparare il tuo team al successo. 

L'analisi SWOT non si rivela utile solo per le organizzazioni. Se applicata a livello personale, ti aiuta a esaminare le aree della tua vita che potrebbero trarre vantaggio da un miglioramento, dal tuo stile di leadership alle tue capacità comunicative. Indipendentemente dal modo in cui la userai, l'analisi SWOT è importante per questi tre motivi. 

1. Identifica le aree di opportunità

Uno dei maggiori vantaggi di condurre l'analisi è determinare le opportunità di crescita. È un ottimo punto di partenza per start-up e team che sanno di voler migliorare, ma non sanno esattamente da dove iniziare. 

Le opportunità possono presentarsi da ogni dove, come fattori esterni quali la diversificazione dei prodotti per un vantaggio competitivo o fattori interni quali il miglioramento del flusso di lavoro del tuo team. In ogni caso, sfruttare le opportunità è un ottimo modo per crescere come gruppo.

2. Identifica le aree che potrebbero essere migliorate

Migliorare i progetti esistenti è un altro modo infallibile per continuare a crescere. Identificare punti deboli e minacce durante l'analisi SWOT può aprire la strada a una migliore strategia aziendale.

In definitiva, imparare dai propri errori è il modo migliore per eccellere. Una volta individuate le aree che possono essere semplificate, puoi lavorare con i membri del team per elaborare un piano d'azione. Ciò significherà utilizzare quello che funziona e sfruttare i punti di forza della tua azienda. 

3. Identifica le aree che potrebbero essere a rischio

Che tu disponga o meno di un registro dei rischi, è sempre fondamentale identificarli prima che diventino motivo di preoccupazione. L'analisi SWOT può aiutarti a rimanere aggiornato su tutti gli elementi utilizzabili che possono entrare in gioco quando devi prendere decisioni in merito ai rischi. 

Potrebbe essere utile associare l'analisi SWOT all'analisi PEST, che esamina soluzioni esterne come fattori politici, economici, sociali e tecnologici che possono aiutarti a identificare potenziali rischi in anticipo.

Pianifica la crescita con l'analisi SWOT

L'analisi SWOT è una tecnica efficace per identificare i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce principali.  Capire a che punto siete e dove volete andare, vi aiuterà a crescere come team e come organizzazione. 

Non dimenticare che un po' di creatività e collaborazione possono fare molto. Incoraggia il tuo team a pensare fuori dagli schemi con oltre 100 frasi motivazionali.