Sette cause comuni dello slittamento del progetto e come evitarle

Immagina di star lavorando sodo a un progetto e ai suoi deliverable. Di punto in bianco, uno stakeholder interfunzionale ti chiede di aggiungere un nuovo deliverable. Non l'avevi pianificato, ma è un compito abbastanza facile, quindi accetti. Poi, dopo qualche giorno, un'altra email. Improvvisamente, invece di essere sulla buona strada, il tuo progetto è in ritardo e destinato a fallire.

Quello che hai appena sperimentato è lo slittamento del progetto, e può succedere anche ai migliori. In questo articolo, scoprirai tutto quello che c'è da sapere sulle cause e come evitarlo.

Cos'è lo slittamento del progetto nel project management?

Nel project management, l'ambito di progetto comprende i requisiti e i deliverable di un progetto. Di solito, viene definito all'inizio del processo di pianificazione del progetto e dovrebbe essere riportato nel piano di progetto, nella roadmap o nel brief. Lo slittamento si verifica quando le attività e i deliverable oltrepassano l'ambito di progetto prestabilito.

Perché è importante stabilire l'ambito di progetto?

Elaborando un piano di gestione dell'ambito, tu (il project manager) e tutti gli stakeholder del progetto sarete sulla stessa lunghezza d'onda ed eviterete divergenze e incomprensioni. Senza un ambito di progetto ben definito, sarà difficile stabilire chiaramente ciò che è incluso nei deliverable di progetto e ciò che non lo è e avere il controllo su di essi.

A volte, lo slittamento del progetto non ha conseguenze. Ad esempio, uno o due deliverable in più, sebbene richiedano un certo impegno, non influiscono sul progetto in modo significativo. Tuttavia, uno slittamento importante può minarne la riuscita, distogliendo l'attenzione dagli obiettivi. Il tempo dedicato alle richieste e ai deliverable aggiuntivi verrà sottratto agli obiettivi reali del progetto, e può anche portare al burnout o a un sovraccarico di lavoro.

Come individuare l'ambito del progetto

Quindi, per evitare lo slittamento del progetto, è necessario, prima di tutto, definire chiaramente l'ambito di progetto. La buona notizia è che non è così difficile come sembra. Ti basterà riportare i parametri che hai stabilito in altri documenti iniziali, come il brief di progetto.

Per individuare e stabilire l'ambito del progetto, segui questi cinque passaggi:

1. Inizia con il "perché": perché tu e il tuo team state lavorando a questo progetto? Cosa speri di realizzare? Conoscere la portata e l'ambito di ciò che intendi ottenere ti aiuterà a definire l'ambito del progetto.

2. Aggiungi gli obiettivi del progetto: gli obiettivi e l'ambito del progetto sono strettamente collegati. Gli obiettivi definiscono lo scopo del progetto e, per questo, devono essere inclusi nell'ambito del progetto.

3. Redigi l'ambito del progetto: ricorda, il documento non deve essere troppo lungo. L'ambito del progetto serve semplicemente a definire in modo chiaro i risultati finali e come si collegano agli obiettivi. Se lo preferisci, puoi anche usare gli elenchi puntati.

4. Rivedi l'ambito del progetto: assicurati di ottenere il consenso degli stakeholder e che tutti siano allineati sui risultati finali, sull'obiettivo e sull'ambito del progetto.

5. Apporta modifiche se necessario: se tu e gli stakeholder non eravate allineati nel quarto passaggio, prenditi del tempo per riscrivere l'ambito del progetto. Prima di finalizzarlo, condividilo di nuovo con le parti interessate per assicurarti di ottenerne l'approvazione.

Sette cause comuni dello slittamento del progetto

Nessuno vorrebbe mai vedere il proprio progetto fallire o perdere di vista gli obiettivi iniziali. Scopri le cause più comuni dello slittamento del progetto e come evitarle.

1. Mancanza dell'ambito di progetto

Potrebbe essere ovvio, ma vale la pena ripeterlo. Senza un ambito di progetto, sarà difficile allinearsi e condividerlo con tutte le persone interessate. Inoltre, se stai lavorando con un team esterno o un'agenzia, non avrai un documento o una dichiarazione di lavoro (SOW) a cui fare riferimento nel caso in cui gli stakeholder volessero aggiungere nuovi elementi al progetto.

Assicurati di elaborare e definire l'ambito all'inizio del progetto. Potresti aggiungerlo al piano di progetto o ad altri documenti iniziali per avere fin da subito una base di riferimento.

2. Scarsa comunicazione

Una volta definito l'ambito del progetto, è necessario condividerlo. Se non distribuisci il documento all'inizio del progetto, gli stakeholder non saranno informati. Pertanto, sebbene tu abbia dedicato del tempo alla creazione dell'ambito del progetto, potresti comunque incorrere in problemi di coordinazione o persino veder fallire il progetto se non tutti sanno che esiste.

Assicurati di specificare l'ambito in tutti i documenti iniziali, come il piano o il brief del progetto. In questo modo, tutti avranno accesso alla dichiarazione dell'ambito del progetto e qualsiasi disallineamento potrà essere risolto prima dell'avvio del progetto.

3. Mancanza di chiarezza sugli obiettivi del progetto

In fin dei conti, stai lavorando al progetto perché punti a consegnare qualcosa in particolare: i risultati e le risorse sono gli obiettivi del progetto.

Quando hai degli obiettivi ben definiti, il tuo team ha una visione chiara di quali attività contribuiscono e quali no alla sua riuscita. In questo modo, puoi concentrare i tuoi sforzi e le tue energie sui lavori più produttivi e che hanno la priorità. Al contrario, se non hai obiettivi chiari, i membri del tuo team potrebbero non sapere a cosa dare la priorità e ritrovarsi a lavorare ad attività che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi del progetto.

Esempio di un obiettivo di progetto poco chiaro: migliorare il blog della nostra azienda arricchendolo con storie che piacciono ai nostri lettori.

Esempio di un obiettivo di progetto chiaro: creare almeno cinque diversi tipi di post nel primo trimestre, tra cui, storie dei clienti, consigli, caratteristiche di nuovi prodotti, approfondimenti sui membri del team e leadership di pensiero. Monitorare attentamente il livello di engagement di ogni nuovo post per determinare le tre tipologie principali sulle quali concentrarsi nei trimestri futuri.

4. Obiettivi di progetto irrealistici

Gli obiettivi del tuo progetto saranno anche chiari, ma se sono difficilmente raggiungibili nel periodo di tempo stabilito (e nell'ambito del progetto), allora il tuo progetto è destinato a fallire o si verificherà uno slittamento.

Assicurati di raggiungere gli obiettivi nei tempi stabiliti e con le risorse di cui dispone il team. Confronta gli obiettivi con l'ambito e il programma del progetto, per garantirne la riuscita. Se gli obiettivi e l'ambito non sono allineati all'inizio del progetto, allora gestire lo slittamento diventerà quasi impossibile.

5. Numero eccessivo di stakeholder

È davvero difficile gestire un progetto quando tutti cercano di assumerne il controllo. Se non è chiaro chi è il responsabile (il project manager), si creerà confusione e ciò si ripercuoterà sull'ambito del progetto.

Nel progetto saranno coinvolti vari stakeholder e collaboratori, quindi assicurati che ogni team abbia un responsabile di progetto che si occupi di far avanzare il lavoro. Per creare ulteriori ruoli all'interno del progetto, puoi servirti di una matrice RACI. L'acronimo RACI corrisponde ai quattro ruoli principali della gestione dei progetti:

• Responsible (responsabile): è la persona che dirige il progetto e prenderà la maggior parte delle decisioni sul campo.

• Approver (responsabile dell'approvazione): a volte avrai bisogno dell'approvazione di uno stakeholder o di un gruppo di stakeholder. I responsabili dell'approvazione possono stabilire il budget, gli obiettivi o il tono, per citare alcuni esempi.

• Consulted (persona consultata): gli stakeholder consultati sono persone alle quali puoi chiedere un'opinione, un punto di vista o dei consigli. Benché il responsabile e il responsabile dell'approvazione abbiano l'ultima parola, la persona consultata è di solito un esperto del settore.

• Informed (persona informata): chiunque debba essere informato sul progetto, ad esempio il team di progetto, gli stakeholder interfunzionali o i leader esecutivi.

6. Processo di controllo delle modifiche inefficace

Una volta definito in modo chiaro i ruoli, è necessario elaborare un processo di gestione delle modifiche, che consiste nel gestire le modifiche da apportare a un aspetto importante o fondamentale di un progetto, incluso l'ambito. Invece di permettere agli stakeholder di apportare direttamente delle modifiche, questo processo prevede un insieme di regole e restrizioni. Di solito, i membri del team o gli stakeholder devono presentare le richieste di modifica, che poi vengono esaminate dal project manager e dagli stakeholder principali del progetto che valuteranno se accettarle, rifiutarle o rinviarle.

Questo processo è fondamentale perché ti permette di riprendere il controllo sul tuo progetto, pur offrendoti la flessibilità di aggiungere nuove richieste se davvero necessario. Con un processo di controllo delle modifiche, i dettagli del progetto possono cambiare, ma sarà sempre per un valido motivo.

7. Feedback dei clienti all'ultimo minuto

Il feedback è fondamentale per tutte quelle attività legate ai clienti, come quelle che riguardano i nuovi prodotti o le campagne di marketing. Tuttavia, se non raccogli i feedback in modo proattivo, potresti non ricevere in tempo dei commenti che suggeriscono la necessità di cambiare completamente l'intento, l'ambito, le tempistiche o gli obiettivi del progetto. Questo significa che potresti dover modificare ciò a cui stai già lavorando o ricominciare da capo con nuove funzionalità e nuovi requisiti.

Sei un essere umano, così come lo sono i tuoi clienti. A volte può essere necessario apportare modifiche all'ultimo minuto, mentre altre dovrai modificare parti importanti del tuo progetto e non c'è modo per evitarlo.

La soluzione migliore per ridurre la probabilità che questo accada è quello di ottenere un riscontro tempestivo dai clienti. Richiedi regolarmente un feedback agli utenti e raccogli i commenti in modo proattivo. Per ulteriori suggerimenti, prova il nostro modello gratuito per ricerche sugli utenti.

Come gestire e prevenire lo slittamento del progetto

Hai già iniziato un progetto e ti preoccupa lo slittamento?

Se pensi che possa verificarsi uno slittamento del progetto, ecco come puoi intervenire:

1. Richiama l'attenzione sull'ambito del progetto. Se gli stakeholder cercano di aggiungere nuovi deliverable, ricorda loro qual è l'ambito del progetto, cosa include e cosa non include. Questo dovrebbe aiutare l'intero team a riallinearsi sui requisiti del progetto.

2. Se questa soluzione non funziona, prova con il processo di controllo delle modifiche. Chiedi alla persona interessata di presentare le proprie richieste di modifica seguendo la procedura stabilita. Successivamente, esaminale con gli stakeholder del progetto e decidi se vale la pena modificare l'ambito.

3. Se le modifiche all'ambito vengono accettate, rivedi le priorità dei deliverable: c'è qualcosa che puoi posticipare o eliminare del tutto per fare spazio a questo nuovo lavoro?

4. Se non è possibile modificare la priorità di nessuna delle attività attualmente pianificate, consulta le risorse del tuo progetto. Usa il piano di gestione delle risorse per cercare quelle che possono aiutarti a raggiungere gli obiettivi del progetto.

Per fare tutto questo e per avere un quadro chiaro dell'ambito, degli obiettivi e del piano del progetto, utilizza uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Con Asana, puoi gestire l'intero flusso di lavoro e condividerlo con tutto il tuo team di progetto in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda.

A mai più, slittamento del progetto!

Alcune persone potranno dire che lo slittamento del progetto può verificarsi, ma non necessariamente. Con un ambito di progetto chiaro, un piano di progetto condiviso e una soluzione per la gestione del lavoro facile da usare, puoi raggiungere i tuoi obiettivi senza oltrepassare l'ambito del progetto.

Vuoi iniziare a usare uno strumento di gestione del lavoro? Scopri di più su Asana.