Come scrivere un executive summary (con esempi)

Uno degli aspetti migliori della gestione dei progetti è la sua capacità di fornire un metodo per pianificare, gestire e svolgere tutto il lavoro del team. Spesso è utile avere queste informazioni a portata di mano. A volte, tuttavia, i nuovi membri del progetto o i dirigenti coinvolti chiedono una vista semplificata del progetto. Tu invece hai bisogno di un metodo conciso per condividere i punti principali del progetto senza perdere l'attenzione del lettore.

Il metodo migliore per fare entrambe le cose è un executive summary. Se non ne hai mai scritto uno, questo articolo ti fornirà tutte le informazioni per pianificarlo, scriverlo e condividerlo con il tuo team.

Cos'è un executive summary?

Un executive summary è la panoramica di un documento. La lunghezza e la finalità del tuo executive summary dipenderanno dal tipo di documento che stai sintetizzando, ma solitamente non sarà più lungo di una o due pagine. Nel documento dovrai condividere tutte le informazioni che servono ai lettori e agli stakeholder principali.

Pensala in questo modo: se i tuoi stakeholder più importanti leggessero solamente l'executive summary, riuscirebbero a ottenere tutte le informazioni necessarie per lavorare correttamente? Se la risposta è sì, l'executive summary funziona.

Spesso gli executive summary riguardano:

• business case

• proposte di progetto

• documenti di ricerca

• studi ambientali

• ricerche di mercato

• piani di progetto

Solitamente, un executive summary è composto da quattro parti.

1. Parti dal problema o dalla necessità che il documento sta risolvendo.

2. Delinea la soluzione consigliata.

3. Spiega il valore della soluzione.

4. Concludi spiegando l'importanza del lavoro.

A cosa serve un executive summary nella gestione di un progetto?

Nella gestione di un progetto, l'executive summary è un modo per chiarirne gli aspetti ai collaboratori interfunzionali, ai leader del team e agli stakeholder del progetto. Pensa all'executive summary come a un "elevator pitch" da presentare ai membri del team che non hanno tempo o bisogno di approfondire i dettagli del progetto.

La differenza principale tra un executive summary per la gestione di un progetto e quello per un business plan è che il primo andrebbe creato all'inizio del progetto, mentre il secondo andrebbe creato dopo aver preparato il business plan. Per esempio, per scrivere l'executive summary di uno studio ambientale, dovresti creare un resoconto relativo ai risultati e alle scoperte una volta concluso lo studio. Per un executive summary relativo alla gestione di un progetto, invece, dovresti spiegare l'obiettivo del progetto e la sua importanza.

Un executive summary relativo alla gestione di un progetto è formato sempre da quattro parti.

1. Parti dal problema o dalla necessità che il progetto sta risolvendo. Perché si sta svolgendo questo progetto? Da quale approfondimento, feedback dei clienti, piano di prodotto o altra necessità è stato creato?

2. Delinea la soluzione consigliata o gli obiettivi del progetto. In che modo il progetto risolverà il problema che hai stabilito nella prima parte? Quali sono gli scopi e gli obiettivi del progetto?

3. Spiega il valore della soluzione. Cosa succederà una volta terminato il progetto? In che modo migliorerà e risolverà il problema esposto nella prima parte?

4. Concludi spiegando l'importanza del lavoro. Questa è un'ulteriore opportunità per ribadire l'importanza del problema e del progetto. Può essere inoltre utile fare riferimento al pubblico e al modo in cui la soluzione risolverà il loro problema. Infine, includi qualsiasi passaggio successivo necessario.

Se non hai mai scritto un executive summary, potresti chiederti in che modo si relaziona con gli altri elementi della gestione di un progetto. Te lo spieghiamo di seguito.

Executive summary e piano di progetto a confronto

Un piano di progetto include le attività chiave che verranno completate per raggiungere gli obiettivi preposti. I piani di progetto includono obiettivi, metriche del successo, stakeholder e ruoli, budget, traguardi e deliverable, cronologie e programmi e un piano di comunicazione.

Un executive summary è una sintesi delle informazioni più importanti contenute nel piano di progetto. Il tuo executive summary sono le cose assolutamente fondamentali che il tuo team di dirigenti deve sapere quando arriva nel tuo progetto, prima ancora di avere la possibilità di dare un'occhiata al piano di progetto.

Executive summary e panoramica del progetto a confronto

Le panoramiche del progetto e gli executive summary spesso hanno elementi simili, in quanto entrambi contengono la sintesi di informazioni importanti relative al progetto. Tuttavia, la panoramica viene allegata direttamente al progetto. Dovrebbe esserci continuità tra progetto e panoramica.

Anche se puoi includere l'executive summary nel tuo progetto in base allo strumento di project management che usi, può anche essere un documento autonomo.

Executive summary e obiettivi di progetto a confronto

Dovresti inserire gli obiettivi del progetto e approfondirli nella seconda parte dell'executive summary (delinea la soluzione consigliata o gli obiettivi del progetto). Oltre a includere gli obiettivi del progetto, l'executive summary dovrebbe contenere la spiegazione del perché questi aggiungerebbero valore e i dettagli di come verranno raggiunti questi obiettivi.

I vantaggi di un executive summary

Potresti chiederti "perché dovrei scrivere un executive summary per il mio progetto? Non basta un piano di progetto?"

Come accennato prima, non tutti hanno il tempo o la necessità di leggere in maniera approfondita il tuo progetto per scoprirne gli obiettivi e la loro importanza. Gli strumenti di gestione del lavoro come Asana ti aiutano a raccogliere molte informazioni importanti relative a un progetto, in modo che sia tu che il tuo team abbiate ben chiaro chi sta facendo cosa e per quando. L'executive summary non è pensato per quei membri del team che lavorano attivamente al progetto, ma piuttosto per gli stakeholder esterni che desiderano un approfondimento e delle risposte rapide sull'importanza del tuo progetto.

Un executive summary efficace dà agli stakeholder una panoramica di tutto il progetto e dei suoi punti più importanti, senza che debbano approfondirne i dettagli. Se, in seguito, desiderano maggiori informazioni, possono leggere il piano di progetto o esplorare le attività nel tuo strumento di gestione del lavoro.

Come scrivere un executive summary di qualità (con esempi)

Ogni executive summary è composto da quattro parti. Per scriverne uno di qualità, segui questo modello. Una volta che l'hai scritto, rileggilo e assicurati che contenga tutte le informazioni chiave di cui gli stakeholder devono essere a conoscenza.

Parti dal problema o dalla necessità che il documento sta risolvendo

Comincia il tuo executive summary spiegando l'importanza del documento (e del progetto che rappresenta). Prenditi il tempo di delineare il problema, includendo eventuali ricerche e feedback dei clienti a disposizione. Chiarisci perché il problema è importante e pertinente ai tuoi clienti e perché va risolto.

Ad esempio, immagina di lavorare per un'azienda che produce orologi. Il tuo progetto è creare un orologio più semplice ed economico che continui a piacere agli acquirenti di prodotti luxury ma che allo stesso tempo si rivolga a una nuova fetta di mercato.

Esempio di executive summary:

Durante le recenti riunioni per raccogliere il feedback dei clienti, il 52% ha segnalato la necessità di una versione più semplice ed economica del nostro prodotto. Nei sondaggi in cui sono stati intervistati clienti che hanno scelto orologi prodotti dalla concorrenza, il prezzo viene menzionato l'87% delle volte. Per meglio servire i nostri clienti esistenti, e per rivolgerci a nuove fette di mercato, è necessario sviluppare una serie di orologi che possono essere venduti a un prezzo adeguato a questo mercato.

2. Delinea la soluzione consigliata o gli obiettivi del progetto

Dopo aver delineato il problema, spiega la soluzione che desideri consigliare. A differenza di un riassunto o di una bozza, la soluzione dovrebbe essere prescrittiva, ovvero dovresti convincere i lettori che la tua soluzione è quella giusta. Questa sezione riguarda meno il brainstorming e più il sostenere la soluzione consigliata.

Poiché l'executive summary viene creato all'inizio del progetto, non è un problema se non hai ancora definito tutti i deliverable e i traguardi. Tuttavia, questa è la tua occasione di descrivere, a grandi linee, cosa succederà all'interno del progetto. Se hai bisogno di aiuto per creare una panoramica dettagliata dei deliverable e della cronologia principali del tuo progetto, prendi in considerazione la creazione di una roadmap di progetto prima di scrivere l'executive summary.

Di seguito continuiamo l'esempio di executive summary iniziato in precedenza.

La nostra nuova serie di orologi verrà inizialmente venduta al 20% in meno del prezzo della nostra opzione più economica, con la possibilità di creare versioni più economiche di oltre il 40% in base al materiale e al trasporto. Per poter offrire questi prezzi:

• offriremo orologi costruiti con nuovi materiali, che potrebbero includere silicone e legno

• utilizzeremo un movimento al quarzo di alta qualità invece del movimento automatico creato in azienda

• introdurremo l'opzione di personalizzare il cinturino, focalizzandoci su scelta e flessibilità piuttosto che sul lusso tradizionale

Si noti che tutti gli orologi verranno comunque sottoposti a un rigoroso controllo qualità per mantenere la stessa velocità e precisione di altissimo livello che offriamo con i nostri altri modelli.

3. Spiega il valore della soluzione

A questo punto inizierai ad approfondire in che modo la tua soluzione avrà un impatto sul problema delineato all'inizio. Che risultati ti aspetti (se ne sono previsti)? Questa è la parte in cui includere informazioni economiche rilevanti, oltre ai potenziali rischi e vantaggi. Dovresti inoltre collegare il progetto agli obiettivi dell'azienda o agli OKR. In che modo questo lavoro può essere associato agli obiettivi aziendali?

Di seguito continuiamo l'esempio di executive summary iniziato in precedenza.

Offrendo nuovi prodotti il cui prezzo è tra il 20% e il 40% inferiore ai nostri attuali prodotti più economici, prevediamo di entrare nel mercato degli orologi casual senza smettere di sostenere il nostro brand luxury. Questo progetto ci aiuterà a raggiungere il terzo obiettivo definito per l'AF22, ovvero espandere il brand. Questi nuovi prodotti hanno il potenziale di portare un guadagno annuale di tre milioni di dollari, che ci aiuterà a raggiungere il primo obiettivo definito per l'AF22, ovvero sette milioni di dollari di guadagno annuale.

Le prime sessioni di feedback dei clienti indicano che le opzioni più economiche non andranno a intaccare il valore o il prestigio del nostro brand luxury, anche se è un rischio che andrebbe preso in considerazione in fase di progettazione. Per limitare questo rischio, il team di marketing del prodotto inizierà a lavorare sulla strategia commerciale sei mesi prima del lancio.

4. Concludi spiegando l'importanza del lavoro

Ora che hai condiviso tutte queste informazioni importanti con i dirigenti coinvolti, questa ultima sezione rappresenta la tua opportunità di far loro capire l'impatto e l'importanza che questo lavoro avrà per l'organizzazione. Che cosa dovrebbero capire da questo executive summary?

Ora concluderemo l'esempio di executive summary iniziato in precedenza.

Prodotti più economici e diversi non solo ci consentono di entrare in una nuova fetta di mercato, ma anche di espandere il nostro brand in modo positivo. Con l'attenzione ricevuta da questi nuovi prodotti, in aggiunta alla prevista domanda di orologi più economici, prevediamo di aumentare la nostra quota di mercato del 2% all'anno. Per maggiori informazioni, consulta la  strategia commerciale e la documentazione relativa al feedback dei clienti.

Esempio di executive summary

Ecco come potrebbe apparire un executive summary a stesura completata:

Errori comuni commessi durante la stesura di un executive summary

Non imparerai a scrivere un executive summary di qualità da un giorno all'altro, ma questo non è un problema. Quando inizi, usa come guida il modello in quattro parti fornito in questo articolo. Mano a mano che continui a perfezionare le tue abilità di scrittura di executive summary, ricordati di evitare le seguenti insidie comuni.

Evita i tecnicismi

L'executive summary è un documento che tutti, dalle persone che lavorano al progetto ai dirigenti coinvolti, devono essere in grado di leggere e comprendere. Ricordati che gli stakeholder non conoscono le attività quotidiane e individuali come te, quindi rileggilo per assicurarti che non siano presenti tecnicismi. Se sono presenti, spiegane il significato o eliminali.

Ricordati che non è un resoconto completo

L'executive summary è semplicemente una sintesi. Se ti trovi a descrivere nel dettaglio attività, date di scadenza e allegati, cerca di fermarti e chiederti se quelle informazioni sono necessarie. Il documento deve essere traducibile in azioni e interessante, quindi alcuni dettagli sono importanti. Ma ricordati che la maggior parte delle informazioni relative al progetto verrà raccolta nel tuo strumento di gestione del lavoro, non nel tuo executive summary.

Fai in modo che l'executive summary sia un documento autonomo

Conosci il progetto in maniera approfondita, ma non è lo stesso per gli stakeholder. Una volta che hai scritto l'executive summary, rileggilo per assicurarti che sia un documento autonomo. Ai tuoi stakeholder serve del contesto per comprendere l'executive summary? Se sì, inseriscilo nel documento o considera di collegarlo come informazioni aggiuntive tramite un link.

Fai sempre la revisione

Il tuo executive summary è un documento vivente, quindi se ti perdi un refuso puoi sempre correggerlo in un secondo momento. Tuttavia, non guasta fare una revisione o inviarlo a un collega per farlo leggere a qualcuno che ha gli occhi freschi.

Riassumendo: l'executive summary è indispensabile

Gli executive summary sono un ottimo metodo per aggiornare tutte le persone riguardo a un progetto e fare in modo che siano sulla stessa lunghezza. Se ci sono tanti stakeholder che hanno bisogno di un approfondimento rapido su cosa il progetto sta risolvendo e del perché è importante, l'executive summary è il modo migliore per dar loro le informazioni di cui hanno bisogno.

Per ulteriori suggerimenti su come collegare strategie e piani di alto livello all'esecuzione quotidiana, leggi il nostro articolo sulla pianificazione strategica.