プロジェクトマネージャーの採用面接で問われる 15 の質問と、合格するための答え & ヒント集

朗報です。プロジェクトマネージャーを採用する面接の機会を得ました。しかし、面接の予定をカレンダーに記した瞬間に面接への恐怖心が芽生えます。緊張して心臓がどきどきします。どんなことをきかれるのでしょうか？どのように準備を進めればよいのでしょうか？また、どうすれば自信を持っているように見えるのでしょうか？面接に受かる上で必要なプロジェクト管理のスキルは備わっているでしょうか？

まずは落ち着きましょう。私達にお任せください。プロジェクトマネージャーの採用面接を受ける日が近づいており、一般的な質問に対する適切な答えを探しているのなら、ぜひこの記事を読み進めてください。

さらにこの記事では答えだけではなく、自信を持って面接に臨むためのヒントやリソースもご紹介します。

プロジェクトマネージャーの仕事内容とは？

面接できかれる質問を挙げていく前に、まずはプロジェクトマネージャーの実際の仕事を見ていきましょう。

プロジェクトマネージャーの仕事はここ数年で大きく変化しました。以前のプロジェクトマネージャーは技術性の高い職種であり、難解で複雑なプロジェクト管理ツールの資格が必要でした。しかし、幸いにも現代のプロジェクト管理ツールのおかげで、プロジェクト管理業務はさまざまな役職の人材にも担えるようになりました。また現在では、技術的な要素よりも、利害関係者 (ステークホルダー) の調整や見える化、プロジェクトの目標達成に重心を置くことが増えています。

プロジェクト管理の定義は企業や部署、役職によって異なります。たとえば Asana ではプロジェクトを管理する従業員は肩書に関係なく全員プロジェクトマネージャーと見なされます。

面接官がプロジェクトマネージャーに何を期待しているのかを理解するには、ジョブディスクリプション (職務記述書) を入念に読み、応募する職種の主な仕事を把握する必要があります。管理の対象は人材なのか、コストなのか、リスクなのか、あるいはプログラムなのか、それとも全く異なるものを管理するのでしょうか？

職務内容を明確に把握しているなら、その情報を用いて面接に向けて準備しましょう。仕事内容を把握することで、面接の準備を進める上でこれから挙げていく質問と答えのうち、どの質問と答えが役に立つのかを導き出しやすくなります。

1. 自己紹介をしてください。

厳密に言えばこれは質問ではありませんが、十中八九、面接官はまず自己紹介を求めます。自己紹介はエレベーターピッチを行うチャンスです。なぜ面接を受けているのか、なぜ自分が最良の候補者であるかを簡潔に説明する機会と捉えましょう。

質問の意図: 面接官にとっては会話への取っ掛かりとして使いやすく、応募者が緊張を解いて落ち着き、第一印象を与える機会を提供できます。面接官は応募者の人となり、そして、志望動機を知りたがっています。

答え方: 前職や現在の職務を簡単に説明します。続いて前職で得たスキルをいくつか挙げ、これらのスキルが応募しているポジションにどのように役立つかを説明しましょう。真実を伝え、熱意を理解してもらえるように、前向きな姿勢で臨むとよいでしょう。

悪い答えの例: 経歴書をそのまま読む行為は避けましょう。面接官はいつでも経歴書を確認できます。面接官が知らないことや経歴書には書いていないことを伝えるべきです。その際は社会人らしく、場の雰囲気に配慮しましょう。(残念ですが) あなたの新しいペットのことを伝えたところで、すべての面接官が喜ぶわけではありません。

2. 在宅勤務をした経験とリモートチームを管理した経験はありますか？

多くの企業では在宅勤務が定着しつつあるため、採用直後から、または今後において、メンバー全員が在宅勤務のチームを管理しなければならない可能性があります。プロジェクトマネージャーはチームのリーダーやプロジェクトリーダーであることが多いため、面接官はこの領域の経験について詳しく知りたいはずです。

質問の意図: リモートチームのマネージャーは、チームメンバーとオフィスで仕事をするプロジェクトマネージャーよりも多くの困難に直面します。面接官はリモートチームを管理した経験があるかどうかを知りたがっています。

答え方: リモートチームを管理した経験はプラスに働きます。管理者として直面した問題をいくつか挙げ、解決した経緯を紹介しましょう。経験が浅い場合は、プロジェクト管理ツールとチームの仲間意識を高めるアクティビティを活用して、リモートチームを団結させ、コミュニケーションを取り、コラボレーションを実施する方法を伝えるとよいでしょう。

悪い答えの例: リモートチームのモチベーションとやる気を維持する難しさを軽視するのは得策ではありません。なぜなら応募者がチームの士気を重視していること、リモート環境でチームとつながりを確保する方法を理解していることを面接官は知りたがっているためです。

3. どのようにチームのモチベーションを維持しますか？

プロジェクトチームがやる気を感じられないなら、重要な仕事を完了することに苦労するはずです。その結果、プロジェクトが遅延したり、成果物の品質が低くなるなどの問題が発生する可能性があります。チームのモチベーションを維持し、プロジェクトの目標に向かって進む方法を理解することは、プロジェクトマネージャーの仕事の一つです。

質問の意図: チームのやる気とモチベーションを維持するために、応募者がどのような戦略を用いるのかを明らかにするための質問です。

答え方: まず理想とするチームの職場環境を説明しましょう。大切にされていること、見てもらっていること、理解してもらっていることをチームメイトが実感する雰囲気を作り出すことに加えて、チームの明確な目標を定め、チームに何を期待するのかを明らかにすることも大切です。現実的なマイルストーンを設定することが、プロジェクトを順調に進めるためだけでなく、効率的なチームワークを促す上でも重要な鍵を握る理由を説明しましょう。

悪い答えの例: 昇給や昇進などの金銭的な見返りを挙げるべきではありません。外発的動機によって仕事に臨むチームは、内発的動機を基に優れたパフォーマンスを目指すチームほどのやりがいを得られないためです。

4. どのようなリーダーシップのスタイルでチームを導きますか？

さまざまなリーダーシップのスタイルが存在します。他と比べて人気のあるスタイルもありますが、どのスタイルがよくてどのスタイルが悪いということはありません。事実、メンバーの個性や現在取り掛かっているプロジェクト、直面する課題に応じて、メンバーが求めるリーダーシップスタイルが異なる可能性があります。

質問の意図: リーダーシップとマネジメントという用語は意味を区別することなく使われることがありますが、すべてのマネージャーがリーダーではないのと同様に、すべてのリーダーがマネージャーであるわけでもありません。この質問をする面接官は、どちらの役割もこなせる人材を求めている可能性があるため、自分のリーダーシップのスタイルを理解しておくことは重要です。

答え方: それぞれのリーダーシップのスタイルがもたらす効果を理解しておきたいところです。自分のリーダーシップスタイルのリスクとメリットを把握し、以下のような具体的なリーダーシップのスキルに関する補足の質問にも自信を持って答えられるように準備しましょう。

• 民主的なリーダーであるあなたは、チームメンバーの意見を聞かずに決定を下しても信頼してもらえるように、どのような行動を取りますか？

• 親和を重んじるリーダーであるあなたは、どのように対立を解消しますか？

• 変革を恐れないリーダーとして、リーダーの継続的な関与によりチームが感じる可能性があるプレッシャーにどのように対処しますか？

• 取引型のリーダーとして、どのようなコミュニケーションを行いますか？

• 自由放任主義 (委任型) のリーダーとして、どのようにチームの脱線を回避しますか？

悪い答えの例: 「状況に応じてリーダーシップのスタイルを使い分けます」と答え、この質問から逃れる作戦はおすすめできません。もし本当に臨機応変にリーダーシップのスタイルを使い分けているなら、サポート型、指導型、委任型、教示型を適用する具体的なケースを挙げましょう。

5. どのように悪い知らせをチームに伝えますか？

よい知らせであろうと、悪い知らせであろうと情報の伝達はプロジェクトマネージャーの職務の一つです。管理の対象が従業員でも、あるいはプロジェクトでも、いつかは悪い知らせをチームに伝えなければならないときがやって来ます。

プロジェクトの目標を達成していない、期待に胸を膨らませていた取り組みの資金調達に苦戦している、などの難しい状況への対処こそが、マネージャーとしての能力の見せ所です。

質問の意図: 誤解や問題を起こすことなく悪い知らせをチームに伝えるために必要な誠実さとコミュニケーションスキルを兼ね備えているかどうかを探る質問です。

答え方: 悪い知らせを伝える際は、チームの感情的なリアクションと上層部の決定を意思表示し、その上で理解しなければならないことを認める必要があります。備えておくことこそが、効果的に悪い知らせを伝える際に最も役立つことを説明しましょう。

準備をして、メッセージを伝える練習をしたら、誤解を生むことなく率直に情報を伝達する努力をします。また、チームから質問を受ける時間と、今後の展開に対する心の準備をするための時間を割くことも大切です。

悪い答えの例: 無理して前向きな答えを提示するべきではありません。悪い知らせは悪い知らせであり、ポジティブな知らせとして伝える必要はありません。現実的に捉え、このような状況がもたらす恐れがあるリスクや深刻な結果を理解していることを面接官に示しましょう。

6. どのようにタスクの優先度を決めますか？

プロジェクトマネージャーの仕事には変化がつきものです。新しいタスクや変更のリクエストが生じることもあれば、混乱した関係者が説明を求めてくることもあり、スケジュールに支障をきたすことがあります。プロジェクトマネージャーとして活躍したいなら、仕事の優先順位を決める術を知っておく必要があります。

質問の意図: 面接官はタスクの優先順位付けを行う方法について、率直で詳細な回答を求めています。

答え方: 頼りにしている時間管理の手法を説明しましょう。たとえばアイゼンハワーマトリクスを用いて、すぐに実施すべきタスクや期日を後日にずらすことが可能なタスク、他のメンバーに任せられるタスク、削除しても構わないタスクを判断する、などの回答が考えられます。

カエルを食べる戦略を好み、最も規模が大きく、最も複雑なタスクを朝一番で終わらせる方法を好む人もいるかもしれません。どのような方法でタスクの優先度を決めるにせよ、速やかに手法を挙げ、どのように適用しているのかを説明しましょう。過去に実際に適用した経緯を説明できれば完璧です。

悪い答えの例: 「流れに身を任せる」という回答は避けましょう。有能なマネージャーはツールや手法を活用して、重要度や緊急性に応じてタスクの優先順位を決めます。そのため頼りにしているアプローチを面接官に必ず伝えましょう。

7. 理想のプロジェクトの条件は何ですか？

この質問の正しい答えは「計画通りに進むプロジェクト」ではありません。この質問は応募者が好むプロジェクトのタイプを細かく理解することを意図しています。

質問の意図: 応募者が快適に感じるプロジェクトや自信を持って取り組めるプロジェクトのタイプを探るための質問です。ただし説明したタイプのプロジェクトを採用後に担当できることを保証するものではなく、応募者が持つスキルを明確に把握することを意図しています。

答え方: この質問には正直に答えるべきです。どのようなプロジェクトに最も刺激を受けるのか面接官に伝えましょう。コラボレーションとイノベーションに特化したプロジェクトが好きですか？徹底的に無駄を省いたプロジェクトや不確定要素の少ないプロジェクトで真価を発揮しますか？あるいは同時に複数の小規模なプロジェクトを管理する取り組みに長けていますか？自分が夢中になれるプロジェクトを面接官に伝えましょう。また可能ならば過去に実際に取り組み、やりがいを感じられたプロジェクトを具体的に紹介しましょう。

悪い答えの例: どんなプロジェクトでも対処できると偽る行為は厳禁です。たとえ真実だとしても、より誠実な回答を提示できるように、最も刺激を得られるタイプのプロジェクトを掘り下げて説明しましょう。

8. プロジェクトの変更にどのように対処しますか？

プロジェクトは計画通りに進まないことの方が多く、だからこそプロジェクトマネージャーが重要な役割を担っているのです。プロジェクトマネージャーはスケジュールの調整や変更の伝達、変更の実施を担当します。

質問の意図: 応募者がどのような問題解決戦略を熟知しているかを探るための質問です。応募する職種のレベルによっては、応募者のチェンジマネジメントのプロセスへの理解度も確認される可能性があります。

答え方: この質問に答える際は、予期していない状況や落ち着かない状況への対応力を実証するべきです。速やかに状況に対処できることを理解してもらい、プロジェクトの変更を成功に導いた経験をアピールしましょう。

悪い答えの例: 曖昧な答えは避けましょう。変更への対処を上手に説明できないなら、実例を挙げるべきです。こうすることで過去にプロジェクトの変更を成功させたことを面接官に伝えられます。

9. 過去にどのようなプロジェクト管理の手法を活用しましたか？

多種多様なプロジェクト管理の手法が存在します。今までに実行した、または試したことがある手法は複数に及ぶのではないでしょうか。得意な手法がアジャイルな作業環境であれ、ウォーターフォールモデルであれ、スクラム (Scrum) を活用したチーム管理であれ、存分に知識をアピールしましょう。

質問の意図: 応募者のプロジェクト管理の方法が企業のスタイルとマッチするかどうかを確認するための質問です。

答え方: 熟知しているプロジェクト管理の手法を取り上げ、実例を挙げましょう。たとえばスクラムを利用した経験やかんばんボードを使ってプロジェクトを管理した経験について話してみることを推奨します。当該の手法を用いた理由と、チームとプロジェクトにもたらした効果を説明しましょう。

悪い答えの例: 適当にバズワードを並べる行為は避けましょう。アジャイルを挙げるなら、アジャイルを熟知していなければなりません。応募者が手法を本当に理解しているかどうかは面接官にはわかります。そのため関連する質問にも備えておきたいところです。

10. どのプロジェクト管理ツールを使用したことがありますか？

さまざまなプロジェクト管理ソフトウェアが開発されており、複数のソフトウェアを使用した経験があるのではないでしょうか。正しい答えがあるわけではありませんが、自分ならではの回答を提示できればボーナスポイントを稼げるでしょう。

質問の意図: 応募者が熟知するプロジェクト管理ツールの数と種類を探るための質問です。

答え方: 過去に利用したことがあるプロジェクト管理ツールとプロジェクト管理ソフトウェアを正直に伝えましょう。可能ならば面接を受けている会社が利用しているツールを調べておきたいところです。会社のウェブサイトやレビューサイトに掲載されている可能性もありますし、LinkedIn を介して従業員からこの手の情報を得られることもあります。この情報を用意し、会社が使用するツールを踏まえた回答を用意して、当該のツールまたは類似するツールを使用した経験があることを面接官にアピールしましょう。

悪い答えの例: プロジェクト管理ツールの良し悪しをここで述べるべきではありません。好きなツール (Asana ですよね？) もあれば、考えるだけで頭が痛くなるほど嫌いなツールもあるかもしれませんが、この段階では批判は避けましょう。シンプルに利用したことがあるツールを挙げ、必要に応じてスキルのレベルを説明する程度に留めましょう。

11. コストや予算を管理したことはありますか？

すべてのプロジェクトマネージャーにコスト管理の知識が求められるわけではありませんが、人事や経理、財務管理の経験者を採用する面接では一般的に尋ねられる質問です。そのためどのように答えるべきか確認しておきましょう。

質問の意図: 面接官は応募者がコストを管理した経験を持っているかどうか知りたがっており、具体的な例を求めていることが想定されます。

答え方: 予算を管理した経験がないなら正直に伝え、面接官にはこのスキルを得るために今後何をしていくつもりか説明しましょう。予算管理やコスト管理の経験があるなら、管理した予算の概要と担当した業務、必要に応じて実施した追加のリソース配分について話すべきです。

悪い答えの例: 実際には管理したことのない予算をでっち上げたり、仕事として経験したことがない事実を埋め合わせるために自分のお小遣いを管理する方法を説明したりするアプローチはおすすめできません。賢くお金をやりくりする能力とプロジェクトの予算を管理するノウハウを持っていることを同一視するべきではありません。そのため、正直に経験とスキルのレベルを伝える必要があります。

12. 何をモチベーションとしてプロジェクトで全力を尽くしますか？

この質問は大成功したプロジェクトについてアピールする絶好の機会であり、そのプロジェクトが称賛に値する理由を説明しましょう。やる気があったからこそ熱意を持ってプロジェクトに臨み、チームを鼓舞し、プロジェクトを成功に導いたのではないでしょうか。

質問の意図: 人それぞれモチベーションは異なります。面接官はこの質問を介して応募者の個性をより正確に理解しようとしています。

答え方: 何が仕事に対するやる気をもたらすかについて考えてみてください。モチベーションの源はコラボレーションを求める優秀なチームでしょうか？問題を解決することに心を躍らせて出勤しているのでしょうか？新しいことを学び、スキルを増やすことにやりがいを感じるのでしょうか？満足感や刺激を得てプロジェクトに全力で挑む原動力が何であれ、それを面接官に伝え、可能なら例も挙げましょう。

悪い答えの例: 「お金」を答えに挙げるべきではありません。報酬が労働意欲を掻き立てることは明白ですが、面接官は金銭以外の原動力を知るためにこの質問を投げかけているのです。

13. 過去に直面した問題と、その問題にどのように対処したのか教えてください。

プロジェクトマネージャーは数多くの難しいプロジェクトに遭遇します。障害や失敗に対応できることを面接官に理解してもらうため、問題を解決してプロジェクトを成功に導いた経験や素晴らしい教訓を得た問題を面接官に伝えましょう。

質問の意図: 応募者の問題解決スキルと問題へのアプローチの手法を探るための質問です。面接官は具体的な例を求めています。

答え方: この質問には STAR メソッドを適用することを推奨します。このメソッドを用いるとシチュエーションを 4 つのカテゴリに分類できます。

• Situation (状況): まずは当時の状況を振り返ります。たとえば 2 名のプロジェクトメンバーが長期間病欠したため、突然人手が足りなくなってしまったケースなどです。

• Task (タスク): 状況をどのように解決したかったのか説明します。たとえばプロジェクトを期日までに完了することを目指した、などです。

• Action (行動): 目標を達成するために取った行動を説明します。たとえば別のチームから支援を得ようと試みたものの、うまくいかなかったため、より難易度の低いタスクをフリーランスの人材にアウトソースし、チームの作業時間を確保した、などです。

• Result (結果): 最後に当時の状況がもたらした結果を伝えます。たとえばフリーランスの人材を活用したことでチームは重要なタスクに集中でき、遅れることなくプロジェクトを完了し、さらにチームを支えてくれたフリーランスの人材に次のプロジェクトでも依頼することになった、などです。

悪い答えの例: プライベートでの問題を話題に挙げるべきではありません。面接官はリソースの欠如や否定的なフィードバック、プロジェクトの遅延などの問題への対応力を知りたがっているのです。プロジェクトを管理した経験の有無に関わらず、過去になんらかの難しい状況に直面したことはあるはずです。そこで、問題への優れた対応能力を示した状況を説明しましょう。

14. なぜ現在の仕事を辞めようとしているのですか？

なんらかの理由があって、この面接を受けているはずです。応募者は現在の仕事にないものを求めて応募しています。面接官は、それが何なのかを探ろうとしているのです。

質問の意図: 面接官は現在の会社に関する意見と応募動機のいずれか (まはた両方) を知りたがっています。

答え方: 過去または現在の仕事を振り返るのではなく、今回の求人の何に最も刺激を受けたのかを説明するべきです。転勤の可能性に胸を躍らせていますか？新しいスキルを得ること、あるいはより多くの責任を負うことを求めていますか？ワークライフバランスを改善したいと思っていたときに見つけた求人が、この希望を叶えてくれると感じましたか？ここでは新しい役割への期待を熱く語りましょう。この情熱こそが他の応募者との違いを生み出すのですから。

悪い答えの例: 以前勤務した会社を批判するべきではありません。現在または過去の仕事がどれほど酷いものであったとしても、面接では将来を見据え、前向きな気持ちで臨む必要があります。

15. 優れた顧客関係の構築と維持のために実施した 3 つの戦略を挙げてください。

業界によっては定期的に顧客やクライアントに対応する必要があるかもしれません。強固な関係の構築と維持を得意としているなら、会社にとって心強い戦力になるでしょう。

質問の意図: クライアントや顧客の満足度は大切です。有意義な顧客関係を育む取り組みに関して、応募者がいくつか切り札を持っているかどうかを面接官は見極めようとしています。

答え方: 過去の顧客関係を振り返り、顧客が何を重視したのかを思い出しましょう。顧客はあなたの迅速で前向きなコミュニケーションを高く評価していましたか？顧客がまるで VIP 扱いを受けているような気持ちにさせていましたか？常に顧客の期待を上回っていましたか？顧客の目標を理解し、明確なコミュニケーションを実施していましたか？これらの戦略はどれも顧客との強固な取引関係の構築と維持に効果があることが証明されています。

悪い答えの例: クライアントや顧客への対応能力を自慢するための質問ではありません。謙虚な姿勢も前向きな取引関係に役立つアプローチの一つであり、謙虚な姿勢が取れることを面接でも証明したいところです。

面接のコツ

何を言うべきかを理解することは重要ですが、適切な回答をすることだけが面接ではありません。好印象を残し、個性をアピールして他の応募者よりも目立ちたいところです (とりわけ対面の面接や Zoom を介した面接の場合)。以下に素晴らしい印象を残すためのヒントを挙げていきます。

ボディーランゲージの実践とよくある質問への回答に加えて、一般的なプロジェクト管理の専門用語を理解しておくべきです。こうすることで面接中に登場した専門用語の意味がわからず、採用の可能性を下げてしまう事態を避けられます。

ただし、質問の意味が理解できなかったら、遠慮せずに説明を求めましょう。互いの時間を節約し、誤解を回避するためです。

採用を勝ち取りましょう

今回ご紹介した質問への模範回答 (と悪い答えの例) を理解すれば、面接はうまくいくはずです。

実際に採用されたら、アプリの切り替えを最小限に抑えることを意図して開発されたプロジェクト管理ソフトウェアの Asana のようなツールを活用し、仕事の効率化を推進しましょう。そうすれば新しいチームはメッセージからタイムラインに至るまで、あらゆるアイテムを一元管理し、重要な仕事に集中できるようになるでしょう。