Modelo de lista de conferência para desligamento de funcionários

Os funcionários vêm e vão: a sua empresa está preparada para ambos os casos? Tendemos a estruturar os nossos processos de integração para ajudar os novos funcionários a começar de imediato, mas nem sempre fazemos o mesmo para o desligamento. O desligamento, ou o processo de auxílio à desincorporação de um funcionário, é tão importante quanto a integração, mas muitas vezes é esquecido. A saída de um funcionário inevitavelmente afetará a equipe, os fluxos de trabalho e os projetos. No entanto, você pode amenizar essa transição e limitar as interrupções com um modelo reutilizável de desligamento de funcionários.

O que é o desligamento de funcionários?

Desligamento de funcionários é o processo de transição no qual um funcionário deixa a sua empresa. Ter um processo estruturado ajuda a identificar e reunir todas as responsabilidades do funcionário, para que os membros que permanecem entendam o trabalho que precisam coordenar e assumir durante a transição. Isto também ajuda os funcionários de gestão de pessoas e RH a solucionarem os assuntos pendentes (como receber pedidos de afastamento e processar a devolução de ativos da empresa).

A sua experiência de desligamento de funcionários dependerá da cultura da empresa e das necessidades organizacionais específicas, mas o processo deve: 

• Preparar a equipe para a saída do funcionário.

• Ajudar-lhe a se certificar de que fez todas as notificações necessárias.

• Ajudar o departamento de recursos humanos a reunir os documentos necessários.

• Favorecer a transferência de conhecimentos para reunir conceitos, processos e trabalhos em andamento antes do último dia do funcionário.

• Descrever os passos para recolher notebooks, cartões de identificação e qualquer outro material de propriedade da empresa.

• Incluir uma entrevista de desligamento para receber feedback e melhorar a experiência de trabalho de futuros funcionários.

Independentemente do que for incluído, há muitas etapas envolvidas no processo de desligamento de um funcionário, inclusive detalhes importantes que passam facilmente despercebidos. Criar um modelo de lista de conferência para o desligamento de funcionários ajuda a monitorar o processo e realizar todas as ações necessárias para cada funcionário que for sair. Quando uma pessoa avisar que vai sair, basta duplicar o modelo e dar início ao processo. 

O propósito de um modelo de lista de conferência digital para desligamento de funcionários

Por vezes, uma boa lista de conferência à moda antiga é a maneira perfeita de manter a organização. Mas, em vez de escrever ou imprimir um documento salvo que seja pouco prático e difícil de atualizar, você pode criar um modelo digital de lista de conferência de desligamento de funcionários. Isso não apenas mantém a organização durante todo o processo de desligamento de funcionários, mas também garante que ele seja sempre uniforme por toda a empresa.

Graças a isso, nenhuma etapa importante será perdida. Suponhamos que você precise enviar informações ao seu provedor de seguro-saúde como parte do processo de desligamento do funcionário. Caso esta etapa não seja feita, o funcionário poderá perder o direito a uma eventual extensão do plano de saúde pós-desligamento, o que certamente não é a melhor maneira de concluir a sua experiência com a empresa. Usar a mesma lista para cada funcionário (copiada a partir do seu modelo) é uma maneira de se assegurar que nenhuma etapa — grande ou pequena — seja perdida durante o processo de desligamento.

Seis passos para criar um modelo de lista para desligamento

Crie o seu modelo de lista para desligamento seguindo seis passos simples:

1. Revise os materiais. Reúna todos os documentos necessários para desligar corretamente os funcionários e revise-os. Caso já tenha documentos, processos ou guias de desligamento, não deixe de incluí-los aqui. 

2. Consulte outros departamentos. O gerente do funcionário e o departamento de RH geralmente supervisionam o desligamento, mas também é importante considerar as necessidades dos outros departamentos. De que a equipe de TI precisa? E a de finanças? Com isso, é possível ter mais visibilidade das etapas importantes que podem ter sido esquecidas e que abrangem toda a empresa, como a assinatura de um contrato de não divulgação.

3. Crie seções para organizar as tarefas da lista de conferência. As tarefas exatas vão variar conforme as necessidades específicas da sua empresa, mas lembre-se de incluir informações básicas como o nome e o cargo do funcionário, os documentos que precisam ser preenchidos e as etapas a serem realizadas (por exemplo: agendar uma entrevista de desligamento).

4. Relacione documentos e informações relevantes. Além de coordenar processos, também pode-se utilizar um software de gestão de projetos para adicionar os documentos diretamente à lista de conferência. Pode-se, por exemplo, anexar formulários que precisam ser lidos e assinados, com datas de conclusão definidas para manter todos bem informados. 

5. Salve-o em um local acessível. Para que o modelo de lista possa melhorar a uniformidade dos processos da empresa, precisa ser usado por toda a organização. Depois de criar o modelo de lista para desligamento, salve-o em um local central ao qual todos tenham acesso. 

6. Compartilhe. Compartilhe o seu modelo com quem precisar desligar funcionários, inclusive gerentes de pessoal, líderes de equipe e chefes de departamento.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Um modo de exibição em forma de grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. 

• Visualização de cronograma. Uma visualização ao estilo diagrama de Gantt que apresenta todas as suas tarefas em um gráfico de barras horizontais. Você poderá ver as datas de início e de conclusão de cada tarefa, bem como as dependências entre elas. Com este recurso, você pode facilmente acompanhar como os componentes do seu plano se encaixam. Além disso, ver todo o trabalho em um único lugar facilita a identificação e resolução de conflitos de dependências antes que eles aconteçam, para que se possa alcançar todas as metas no prazo estimado.

• Formulários. Quando um formulário é preenchido e enviado, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. O recebimento das informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder. Também é possível usar a lógica de ramificação, que modifica as perguntas de acordo com as respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e o esforço necessários para gerir as solicitações recebidas. Com isso, a equipe terá mais tempo para se concentrar nos trabalhos mais importantes.

• Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.

Aplicativos recomendados

• Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.

• Slack. Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e ações a realizar em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos e afazeres com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

• Google Workspace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workspace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, é possível anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

• OneDrive. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Microsoft OneDrive, já integrado ao painel de tarefas da Asana. De modo simples, você poderá anexar arquivos do Word, Excel, PowerPoint, etc.

Perguntas frequentes