Como redigir um sumário executivo, com exemplos

Uma das maiores vantagens da gestão de projetos  é que ela permite planejar, gerir e executar todo o trabalho da sua equipe. Muitas vezes, é útil ter essas informações ao seu alcance. Porém, outras vezes, novos membros do projeto ou participantes de nível executivo preferem ter uma visão simplificada do projeto. Daí surge a necessidade de uma forma concisa de compartilhar os principais pontos do projeto, sem perder a atenção do leitor.

A melhor forma de fazer isso é por meio de um sumário executivo. Caso nunca tenha redigido um sumário executivo, este artigo contém todas as informações necessárias para planejar, redigir e compartilhar sumários executivos com a sua equipe.

O que é um sumário executivo?

Um sumário executivo é uma visão geral de um documento. O tamanho e o escopo do seu sumário executivo dependem do documento em questão, mas, em geral, um sumário executivo pode ter de uma a duas páginas. No documento, é necessário compartilhar todas as informações que os leitores e outros participantes importantes precisem saber.

Imagine o seguinte: se os participantes de alto nível lessem apenas o seu sumário executivo, eles teriam todas as informações de que precisam para obter êxito? Se esse for o caso, o sumário cumpriu sua função.

Os sumários executivos mais comuns são resumos de:

• Casos de negócios

• Propostas de projeto

• Documentos de pesquisa

• Estudos ambientais

• Pesquisas de mercado

• Planejamentos de projetos

Em geral, o sumário executivo tem quatro partes:

1. Comece pelo problema ou necessidade que o documento se propõe a solucionar.

2. Defina a solução recomendada.

3. Explique o valor da solução.

4. Encerre com uma conclusão sobre a importância do trabalho.

O que se entende por sumário executivo na gestão de projetos?

Na gestão de projetos, um sumário executivo é uma forma de esclarecer quem são os colaboradores interdisciplinares, os líderes das equipes e os participantes do projeto. É como se fosse um “discurso de elevador” para os membros da equipe que não têm tempo ou necessidade de mergulhar fundo em todos os detalhes do projeto.

A grande diferença entre um sumário executivo na gestão de projetos e sua versão mais tradicional em um plano de negócios é que aquele deve ser criado no início do projeto, enquanto este deve ser criado após a elaboração do plano de negócios. Por exemplo, para escrever um sumário executivo de um estudo ambiental, pode-se compilar um relatório com os resultados e achados assim que o estudo terminar. Porém, no caso de um sumário executivo na gestão de projetos, é necessário abordar o que o projeto está se propondo a atingir e por que essas metas são importantes.

As mesmas quatro partes também se aplicam a um sumário executivo na gestão de projetos:

1. Comece pelo problema ou necessidade que o projeto se propõe a solucionar. Por que o projeto está sendo realizado? Que informação, feedback do cliente, planejamento de produto ou outra necessidade está por trás dele?

2. Defina a solução recomendada ou os objetivos do projeto. Como o projeto solucionará o problema estabelecido na primeira parte? Quais são as metas e objetivos do projeto?

3. Explique o valor da solução. O que acontecerá quando o projeto for concluído? Como ele ajudará e solucionará o problema estabelecido na primeira parte?

4. Encerre com uma conclusão sobre a importância do trabalho. Esta é mais uma oportunidade de repetir por que o problema — e, por extensão, o projeto — é importante. Também pode ser útil mencionar o público-alvo, explicando como a solução resolverá o problema. Por fim, inclua quaisquer próximos passos relevantes.

Caso nunca tenha redigido um sumário executivo antes, talvez esteja se perguntando onde ele se encaixa dentro dos outros elementos da gestão de projetos. Veja onde entram os sumários executivos:

Sumário executivo versus planejamento de projeto

Um planejamento de projeto é um mapa dos principais elementos do projeto a serem realizados a fim de atingir as metas e objetivos. Os planejamentos de projetos incluem as metas, indicadores de sucesso, participantes e funções, orçamento, marcos e entregáveis, cronograma e programação, e plano de comunicação.

Um sumário executivo é um resumo das informações mais importantes do planejamento do seu projeto. Pense nas coisas mais fundamentais que a sua equipe de gestão precisa saber assim que entrar no seu projeto, antes mesmo de ter uma chance de ver o planejamento do projeto; é para isso que serve o sumário executivo.

Sumário executivo versus visão geral do projeto

Uma visão geral do projeto e um sumário executivo muitas vezes têm elementos em comum: ambos contêm um resumo das principais informações do projeto. No entanto, a visão geral do projeto deve ser anexada diretamente ao projeto. Deve haver uma linha de visão direta entre o projeto e a visão geral do projeto.

Embora seja possível incluir o seu sumário executivo no seu projeto, dependendo da ferramenta de gestão de projetos utilizada, ele também pode ser um documento separado.

Sumário executivo versus objetivos do projeto

O sumário executivo deve conter e especificar os objetivos do projeto na segunda parte (Defina a solução recomendada ou os objetivos do projeto). Além de incluir os objetivos do projeto, o sumário executivo também deve explicar por que atingir os objetivos do projeto agregará valor, bem como fornecer detalhes de como alcançá-los.

Os benefícios do sumário executivo

Talvez esteja se perguntando: por que redigir um sumário executivo para o meu projeto? O planejamento do projeto não é suficiente?

Como já mencionado, nem todos têm tempo ou necessidade de aprofundar-se no projeto e ver rapidamente quais são as metas e por que elas são importantes. As ferramentas de gestão do trabalho como a Asana ajudam a coletar várias informações cruciais sobre um projeto, para que todos da equipe saibam claramente o que cada um está fazendo e até quando. O sumário executivo foi projetado menos para os membros da equipe que estão desenvolvendo o projeto ativamente e mais para os participantes de fora do projeto que querem dar uma olhada rápida em busca de respostas sobre a importância do projeto.

Um sumário executivo eficaz permite que os participantes tenham uma visão geral de todo o projeto e dos pontos mais importantes, sem a necessidade de aprofundar-se em todos os detalhes. Então, se quiserem mais informações, eles podem acessar o planejamento do projeto ou navegar pelas tarefas na ferramenta de gestão do trabalho.

Como redigir um excelente sumário executivo, com exemplos

Todo sumário executivo tem quatro partes. Para redigir um ótimo sumário executivo, siga este modelo. Então, após redigir o seu sumário executivo, releia-o para certificar-se de que inclui todas as informações que os participantes precisam saber.

1. Comece pelo problema ou necessidade que o documento se propõe a solucionar

No início do seu sumário executivo, explique por que o documento (e o projeto que ele representa) é importante. Reserve um espaço para definir qual é o problema, incluindo qualquer pesquisa ou feedback do cliente obtido. Esclareça que esse problema é importante e relevante para os seus clientes, e por que é importante solucioná-lo.

Vamos usar o caso de uma fábrica de relógios como exemplo. O projeto resume-se a projetar um relógio mais simples e barato que continue atraindo compradores de luxo, mas que também atraia um novo segmento de clientes.

Exemplo de sumário executivo:

Em sessões recentes de feedback do cliente, 52% dos clientes expressaram que precisavam de uma versão mais simples e barata do nosso produto. Em pesquisas com clientes que optaram por relógios da concorrência, o fator preço é mencionado 87% das vezes. Para melhor atender os nossos clientes, bem como para conquistar novos mercados, precisamos desenvolver uma série de relógios que possamos vender a um preço adequado para esse mercado.

2. Defina a solução recomendada ou os objetivos do projeto

Agora que o problema já foi definido, explique qual seria a sua solução. Diferentemente de um resumo ou esboço, a solução deve ser prescritiva, ou seja, o leitor deve ser convencido de que a solução é a certa. Não é o momento de debater ideias, é um espaço para corroborar a solução recomendada.

Como o sumário executivo é criado no início do projeto, tudo bem se todos os entregáveis e marcos ainda não estiverem claramente mapeados. Porém, esta é a sua chance de descrever, em termos gerais, o que acontecerá durante o projeto. Se precisar de ajuda para formular uma visão geral abrangente dos principais entregáveis e do cronograma do seu projeto, considere criar um roteiro do projeto antes de passar para o sumário executivo.

Retomando o nosso exemplo de sumário executivo:

A nossa nova série de relógios começará 20% mais barata que a opção mais econômica que temos agora, e haverá espaço para relógios com preço reduzido em 40% ou mais, dependendo do material e do movimento. Para oferecer esses preços, faremos o seguinte:

• Oferecer relógios feitos de novos materiais, inclusive até silicone ou madeira

• Utilizar movimento por quartzo de alta qualidade em vez do movimento automático de produção própria

• Introduzir opções de pulseira personalizáveis, com foco em escolha pessoal e flexibilidade em vez de luxo tradicional

Vale ressaltar que a qualidade de todo relógio continuará sendo rigorosamente controlada, a fim de mantermos a velocidade e precisão de ponta dos produtos que oferecemos atualmente.

3. Explique o valor da solução

Agora, comece a aprofundar-se em como a sua solução afetará e resolverá o problema definido no início. Quais são os resultados esperados, se houver? É nesta seção que se incluem quaisquer informações financeiras relevantes, riscos do projeto ou benefícios em potencial. O projeto também deve ser vinculado às metas ou objetivos e principais resultados da empresa. Qual é a relação entre o trabalho em questão e os objetivos da empresa?

Retomando o nosso exemplo de sumário executivo:

Com as novas ofertas de 20% a 40% mais baratas que a opção mais econômica que oferecemos atualmente, esperamos poder conquistar um espaço no mercado de relógios casuais, sem deixar de lado a nossa marca de luxo. Isso nos ajudará a atingir o objetivo para o exercício de 2022: expandir a marca. Essas novas ofertas têm o potencial de gerar um lucro de mais de três milhões de dólares por ano, o que nos ajudará a atingir o objetivo para o exercício de 2022: lucro de sete milhões de dólares no acumulado do ano.

Sessões preliminares de feedback do cliente indicam que opções mais baratas não afetarão o valor nem o prestígio da marca de luxo, embora seja um risco a ser levado em consideração durante a fase de criação. A fim de mitigar esse risco, a equipe de marketing de produtos começará a desenvolver a estratégia de entrada no mercado seis meses antes do lançamento.

4. Encerre com uma conclusão sobre a importância do trabalho

Agora que todas essas informações importantes foram compartilhadas com os participantes de nível executivo, esta última seção é a sua chance de orientar o que eles entenderão do impacto e da importância do trabalho para a organização. Existe algo que eles precisem absorver do seu sumário executivo?

Para finalizar o nosso exemplo de sumário executivo:

Ofertas mais baratas e variadas, além de permitir que entremos em um novo mercado, também expandirão a nossa marca de forma positiva. Com a atenção recebida graças a essas novas ofertas e a demanda prevista por relógios mais baratos, esperamos aumentar a participação de mercado em 2% por ano. Para mais informações, leia a nossa estratégia de entrada no mercado e a documentação de feedback do cliente.

Exemplo de sumário executivo:

Quando você terminar, o sumário executivo ficará parecido com este:

Erros comuns ao redigir um sumário executivo

É impossível tornar-se um especialista em sumários executivos da noite para o dia, e isso não deve abalar a sua motivação. No começo, use como guia o modelo de quatro partes fornecido neste artigo. E, enquanto ainda estiver desenvolvendo as suas habilidades de elaboração de sumários executivos, preste atenção para evitar estas armadilhas mais comuns:

Evite usar jargões

O sumário executivo é um documento que qualquer pessoa, desde os contribuidores do projeto até os participantes de nível executivo, deve poder ler e entender. Lembre-se de que os participantes geralmente não estão tão próximos do trabalho diário e das tarefas individuais. Portanto, revise o seu sumário executivo por completo para certificar-se de que não há jargões desnecessários. Sempre que possível, explique o jargão ou use um termo mais compreensível.

Lembre-se: não se trata de um relatório completo

O sumário executivo é só isso, um resumo. Caso se surpreenda entrando nos detalhes de tarefas, prazos e anexos específicos, tente afastar-se um pouco e considerar se essas informações realmente têm lugar no seu sumário executivo. Alguns detalhes são importantes, pois o sumário precisa ser atuável e motivador, mas todos os detalhes específicos do seu projeto deverão estar disponíveis numa ferramenta de gestão do trabalho, não no seu sumário executivo.

O sumário precisa ser compreensível por si só

Os participantes não conhecem o projeto como a palma de suas mãos. Depois de redigir o sumário executivo, revise-o para certificar-se de que todos conseguirão entender o projeto. Existe algum contexto do qual os participantes precisem estar cientes para entender o sumário? Se esse for o caso, inclua-o no seu sumário executivo ou considere incluir links para informações adicionais.

Sempre revise

O sumário executivo é um documento vivo. Se deixar passar um erro de ortografia, é só voltar e corrigi-lo. Porém, nunca é demais revisar ou enviá-lo a um colega para obter uma segunda opinião.

Resumindo, o sumário executivo é essencial

Os sumários executivos são uma ótima forma de manter todos os interessados bem informados e a par do seu projeto. Caso haja vários participantes que precisem saber rapidamente o que o projeto está se propondo a solucionar e por que é importante, um sumário executivo é a forma perfeita de fornecer-lhes as informações de que precisam.

Para mais dicas de como vincular estratégias e planos de alto nível à execução diária, leia o nosso artigo sobre planejamento estratégico.