7 causas comuns de desvios de escopo, e como evitá-los

Imagine esta cena: você está trabalhando a todo vapor em um projeto e nos seus entregáveis. Inesperadamente, um participante de outro departamento lhe pede para adicionar um novo entregável. Você não tinha esses planos em mente, mas como é algo bem fácil de ser feito, você acaba concordando. Alguns dias depois, você recebe outra mensagem. Sem perceber, em vez de estar em dia, o seu projeto está agora atrasado e em vias de fracassar.

Você está lidando com os desvios de escopo, que podem ocorrer até com os melhores profissionais. Neste artigo, você verá tudo o que precisa saber sobre as causas dos desvios de escopo e como evitá-los.

O que são desvios de escopo na gestão de projetos?

Na gestão de projetos, o escopo é o esboço dos requisitos e entregáveis do projeto. O escopo costuma ser definido no início do processo de planejamento do projeto e deve constar no planejamento, roteiro ou brief do projeto. Os desvios de escopo ocorrem quando as solicitações e os entregáveis ultrapassam o escopo predefinido do projeto.

Por que é importante definir o escopo do projeto?

Ao definir um plano de gestão de escopo, você proporciona um entendimento comum entre você — o gestor do projeto — e todos os demais participantes. Não definir o escopo de um projeto pode causar falta de alinhamento e desentendimentos. Sem um escopo de projeto estabelecido, você não terá um controle pré-aprovado e claramente definido sobre o que está e o que não está incluído nos entregáveis do seu projeto.

Muitas vezes, os desvios de escopo podem ser inofensivos — eles podem se manifestar como um ou dois entregáveis adicionais que, apesar de trabalhosos, não alteram o projeto de maneira expressiva. Contudo, desvios de escopo significativos podem tirar a sua atenção dos objetivos do projeto, prejudicando assim o êxito do seu projeto. Enquanto você se dedica a essas solicitações adicionais, acaba deixando de lado os verdadeiros objetivos do seu projeto. Além disso, essas mudanças podem levar ao esgotamento ou excesso de trabalho.

Como identificar o escopo do projeto

Portanto, para evitar os desvios de escopo, você precisa primeiro de um escopo de projeto claramente definido. A boa notícia é que estabelecer o escopo do seu projeto não é tão difícil como você imagina. O escopo é, sobretudo, uma forma de registrar os parâmetros que foram definidos em outros documentos iniciais do projeto, como o seu brief.

Para identificar e determinar o escopo do seu projeto, siga estes cinco passos:

1. Comece pelo “porquê”. Por que você e a sua equipe estão trabalhando neste projeto? O que esperam alcançar? Saber a dimensão e o escopo do que você espera realizar será útil para definir o escopo do seu projeto.

2. Introduza os objetivos do seu projeto. Há uma estreita ligação entre os objetivos e o escopo do seu projeto. Além de determinar a finalidade do projeto, os objetivos precisam se encaixar no escopo do projeto.

3. Deixe registrado o escopo do seu projeto. Lembre-se de que não é preciso escrever muito. O escopo do projeto serve apenas para você descrever claramente os entregáveis e como eles se relacionam aos objetivos do projeto. Fique à vontade para usar também uma lista com marcadores.

4. Revise o escopo do seu projeto. Certifique-se de obter a adesão dos participantes e de que todos estejam alinhados aos entregáveis, objetivos e escopo do projeto.

5. Faça ajustes de acordo com a necessidade. Se você não estava alinhado no 4º passo, dedique algum tempo para reformular o escopo do seu projeto. Antes de concluí-lo, consulte novamente os participantes, de forma a garantir a sua adesão.

7 causas comuns de desvios de escopo

Ninguém quer ver o seu projeto fracassar nem perder de vista os seus objetivos iniciais. Veja a seguir as causas mais comuns de desvios de escopo e saiba como evitá-los.

1. Um projeto sem escopo

Por mais óbvio que seja, vale a pena repetir. Sem um escopo, não é possível se alinhar e comunicar de maneira clara os objetivos do seu projeto a todos os envolvidos. Além disso, ao trabalhar com uma equipe ou agência externa, não há um documento ou uma declaração de trabalho (DT) a referir quando os participantes quiserem acrescentar novos elementos ao projeto.

É fundamental criar e definir o escopo logo no início do seu projeto. Considere adicioná-lo ao planejamento do projeto ou a outro documento preliminar. Assim, você já terá uma referência sobre o escopo em toda a documentação posterior do projeto.

2. Comunicação ineficaz

Depois de definir o escopo do seu projeto, você também precisa compartilhá-lo. Se você não o fizer de maneira eficaz e logo no início do projeto, os participantes não ficarão a par dos seus limites. Se, depois de ter dedicado o tempo necessário à criação do escopo do projeto, não estiverem todos cientes de sua existência, pode ainda haver falta de alinhamento, ou o projeto pode até mesmo acabar indo por água abaixo.

Assegure-se de incluir o escopo em todos os documentos preliminares do projeto, como o planejamento ou o brief. Dessa forma, todos terão acesso à declaração sobre o escopo do projeto, o que permitirá esclarecer qualquer falta de alinhamento antes do início do projeto.

3. Objetivos de projetos pouco claros

Em última análise, você está trabalhando neste projeto porque pretende entregar algo específico — essas conquistas e ativos consistem nos objetivos do seu projeto.

Quando os objetivos do seu projeto são claros, a equipe que trabalha nele compreende facilmente quais tarefas contribuem e quais não contribuem para o sucesso definitivo do projeto. Isso lhe permite concentrar os seus esforços e energia em trabalhos produtivos e de alta prioridade. Por outro lado, quando os objetivos não são claros, os membros da equipe podem não saber quais trabalhos devem ser priorizados, e isso pode fazer com que eles se dediquem a tarefas que não contribuem para os objetivos do projeto.

Exemplo de um objetivo de projeto pouco claro: melhorar o blog da nossa empresa para contar histórias que os nossos leitores apreciem.

Exemplo de um objetivo de projeto claro: escrever pelo menos cinco tipos diferentes de artigos no 1º trimestre, incluindo, entre outros, depoimentos de clientes, dicas, novos recursos do produto, destaques da equipe e liderança de opinião. Acompanhar de perto o envolvimento em cada nova publicação do blog para determinar as três categorias principais a serem exploradas nos próximos trimestres.

4. Objetivos de projetos pouco realistas

Os objetivos do seu projeto podem ser claros, mas se a sua equipe não puder realisticamente alcançá-los no prazo estipulado (e de acordo com o escopo do projeto), não restam dúvidas de que o seu projeto fracassará ou haverá desvios de escopo.

Assegure-se de poder alcançar os seus objetivos dentro do prazo e com os recursos que a sua equipe tem em mãos. Contraste os objetivos com o escopo e o cronograma do projeto para ter a certeza de que você poderá concluir um projeto bem-sucedido. Se os objetivos e o escopo do seu projeto não estiverem alinhados desde o início, torna-se praticamente impossível lidar com os desvios de escopo.

5. Excesso de participantes

É muito complicado conduzir um projeto se todos disputarem o leme. Se não houver um proprietário do projeto (o gestor do projeto), o seu trabalho, assim como o seu escopo, podem se tornar instáveis.

Apesar de haver inúmeros participantes e colaboradores no projeto, certifique-se de que cada equipe tenha um líder de projeto que seja responsável por levar o trabalho adiante. Para estabelecer outras funções no projeto, considere criar uma matriz RACI. Em inglês, esse acrônimo representa as quatro funções principais na gestão de projetos — Responsible, Approver, Consulted, Informed, ou Responsável, Aprovador, Consultado e Informado:

• Responsável. Esta é a pessoa que conduz o projeto. É ela que tomará a maior parte das decisões no local.

• Aprovador. Muitas vezes, você precisará obter a aprovação de um participante ou de um grupo de participantes. Os aprovadores podem definir o orçamento, os objetivos ou o tom, para citar apenas alguns exemplos.

• Consultado. São pessoas a quem você pode recorrer para obter perspectivas, insights e orientações. Embora a decisão final seja do responsável e do aprovador, esses participantes geralmente são especialistas no assunto.

• Informado. Qualquer indivíduo que necessite ter conhecimento do seu projeto. Essa função pode incluir a sua equipe de projeto, bem como participantes de diversos departamentos e líderes executivos.

6. Processo ineficiente de controle de mudanças

Mesmo com funções claramente definidas, ainda é necessário ter um processo de controle de mudanças vigente. O controle de mudanças consiste em modificar um elemento importante ou estrutural de um projeto, incluindo o seu escopo. Em vez de permitir que os participantes simplesmente façam mudanças, um processo de controle de mudanças implementa um conjunto de regras e restrições para orientar quaisquer mudanças de projeto. Normalmente, isso inclui um processo para que os membros da equipe ou participantes enviem solicitações de mudanças, além de uma etapa para que o gestor do projeto e outros participantes relevantes revisem essas solicitações e, por fim, um sistema que determina se tais mudanças serão aceitas, recusadas ou adiadas.

Um processo de controle de mudanças é fundamental, pois lhe permite retomar o controle do seu projeto, além de trazer flexibilidade para adicionar novas solicitações, se for realmente necessário. Com um processo de controle de mudanças, os detalhes do projeto podem até mudar, mas nesse caso você terá a certeza de que as mudanças serão pelos motivos certos.

7. Comentários de clientes de última hora

Os comentários de clientes são essenciais para os trabalhos com exposição aos clientes, como novos produtos ou campanhas de marketing. Mas se os comentários não forem coletados de forma proativa, podem chegar muito tarde e mudar completamente o propósito, o escopo, o cronograma ou os objetivos do seu projeto. Essa adaptação pode incluir mudanças no que já está sendo feito ou um recomeço com novos recursos e requisitos.

Você é um ser humano, assim como os seus clientes. Mudanças de última hora acontecem, e não há muito o que fazer a respeito. Muitas vezes, será necessário modificar elementos importantes do seu projeto.

Reunir comentários de clientes o quanto antes é a melhor solução para diminuir as chances de que isso aconteça. Colete feedback dos usuários com frequência e reúna comentários de clientes de forma proativa. Para obter mais dicas, experimente o nosso modelo gratuito de pesquisa de usuários.

Como evitar e lidar com os desvios de escopo

Digamos que você já começou um projeto e se preocupa com os desvios de escopo… e agora?

Se perceber que pode haver desvios de escopo, há algumas coisas que podem ser feitas:

1. Relembre o escopo do projeto. Se os participantes do projeto pedirem novos entregáveis, lembre-os do escopo do projeto e do que ele inclui e não inclui. Com sorte, isso contribuirá para que toda a equipe de projeto se alinhe novamente aos requisitos do projeto.

2. Se isso não funcionar, experimente um processo de controle de mudanças. Peça para que o solicitante envie os pedidos de alterações por meio do processo de controle de mudanças. Em seguida, revise esses pedidos com os participantes e decida se vale a pena modificar o escopo do projeto.

3. Se os desvios de escopo forem aceitos, considere despriorizar outro entregável. Há algo que possa ser adiado ou eliminado para dar espaço a esse novo trabalho?

4. Se não houver maneira de despriorizar trabalhos atualmente planejados, dê uma olhada nos recursos do seu projeto. Utilize o seu plano de gestão de recursos para saber se há algum recurso disponível que possa ajudar a alcançar os objetivos do seu projeto.

Para pôr tudo isso em prática — obter e manter a clareza do escopo, objetivos e planejamento do seu projeto —, recorra a uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana. Assim, você poderá gerir todo o seu fluxo de trabalho e também compartilhá-lo com a sua equipe de projeto, para que todos fiquem em sintonia.

Adeus, desvios de escopo

Algumas pessoas poderão dizer: “Desvios de escopo sempre acontecerão”. No entanto, não precisa ser assim. Com um escopo de projeto claro, um planejamento de projeto visível e uma solução de gestão do trabalho fácil de usar, você pode alcançar os objetivos do seu projeto sem fugir do escopo.

Tudo pronto para começar a fazer a gestão do trabalho? Saiba mais sobre a Asana.