Como criar um planejamento de projeto eficaz para se manter em dia com as tarefas

Os planejamentos de projetos são fundamentais para manter tudo organizado e em dia. Um bom planejamento de projeto ajudará a começar o seu trabalho com todas as peças necessárias — desde as metas e os orçamentos até os marcos e planos de comunicação — e em um único lugar. Economize tempo (e algumas dores de cabeça) criando um planejamento de trabalho que ajudará o seu projeto a ter êxito.

O que é um planejamento de projeto?

Um planejamento de projeto, às vezes chamado de planejamento de trabalho, é um mapeamento dos elementos principais que a equipe precisará realizar para alcançar as metas do projeto com sucesso. O seu planejamento de projeto deverá incluir informações sobre o cronograma, o escopo, as datas de conclusão e os entregáveis desse projeto, devendo ser, também, desenvolvido em uma plataforma a que todos os membros da equipe tenham acesso. Ao criar o planejamento do seu projeto em um sistema de gestão de trabalho, você poderá planejar, monitorar e relatar o trabalho — tudo em um único lugar.

Se você ainda estiver em dúvida quanto ao que, exatamente, constitui um planejamento de projeto, veja a seguir as diferenças entre o planejamento e os demais elementos de um projeto:

Diferença entre planejamento de projeto e Termo de abertura de projeto

Planejamento de projeto e planejamento de trabalho são a mesma coisa. O uso de um ou outro termo vai variar de acordo com preferência da equipe ou do departamento, mas em última instância, os dois termos se referem à mesma coisa: uma lista abrangente das etapas de ação que devem ser seguidas para que os objetivos de projeto sejam alcançados.

Diferença entre planejamento e Termo de abertura de um projeto

Um Termo de abertura de projeto é uma ferramenta que pode ser usar para obtermos a adesão das principais partes envolvidas em um projeto, antes do início dos trabalhos. Consequentemente, ele deverá ser criado anteriormente à elaboração do planejamento de projeto. Por ser uma versão simplificada de um planejamento, o Termo de abertura de projeto deverá incluir somente o escopo, os objetivos e as responsabilidades do seu projeto. Então, após a aprovação do Termo, será o momento de criar um planejamento de projeto para definir um roteiro mais aprofundado dos elementos principais.

Diferença entre planejamento e escopo de um projeto

O escopo do projeto define o tamanho e os limites do projeto. Como parte do planejamento do projeto, será necessário definir e compartilhar o seu escopo com todos os participantes envolvidos. Se surgir a possibilidade de ocorrer um desvio de escopo, será possível consultar o escopo predefinido dentro do planejamento do projeto para colocá-lo novamente nos trilhos.

Para materializar completamente o seu planejamento estratégico, você deverá incluir um cronograma de projeto, mas o planejamento de trabalho precisará também orientar os outros elementos fundamentais, como os participantes, as metas e os marcos.

Diferença entre planejamento de projeto e projeto Agile

A gestão de projetos com metodologia Agile é uma estrutura que ajuda as equipes a destrinchar o trabalho em componentes colaborativos e iterativos. Geralmente, as estruturas Agile são executadas em conjunto com as metodologias de Scrum e sprint. Como em qualquer projeto, uma equipe Agile pode se beneficiar da elaboração de um planejamento de projeto antes do início dos trabalhos.

Qual a importância dos planejamentos de projetos?

Os planejamentos de projetos preparam o terreno para todo o projeto. Se não há planejamento, você perde a primeira etapa essencial de todo o processo de gestão do projeto. Um plano de gestão de projeto claro e bem elaborado serve como guia para todos os participantes, deixa as responsabilidades bem definidas e assegura de que se dispõe dos recursos necessários para realizar o projeto antes mesmo de começar.

Além disso, um planejamento de projeto possibilita que o principal responsável pela execução preveja possíveis desafios enquanto o projeto ainda está em fase de planejamento, assegurando-se da sua viabilidade e corrigindo o seu curso sempre que necessário. De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (Instituto de Gestão de Projetos), há uma forte correlação entre o planejamento e o sucesso do projeto — quanto melhor o planejamento, melhor o resultado. Portanto, ter êxito na fase de planejamento também contribui para que o projeto tenha mais eficiência e resultados melhores.

Sete passos para a elaboração de um planejamento de projeto para se manter em dia

Para criar um plano de gestão de projeto claro, é preciso encontrar maneiras de monitorar cada um dos seus elementos. Não importa qual seja o tipo de projeto em desenvolvimento, todos os planejamentos de trabalho deverão ter:

• Metas e objetivos do projeto;

• Métricas de sucesso

• Participantes e suas funções;

• Escopo e orçamento;

• Marcos e entregáveis;

• Cronograma e calendário;

• Plano de comunicação.

Não sabe ao certo o que são e o que significam? Então vamos ver os detalhes mais a fundo:

Passo 1: definir as metas e objetivos

Você está trabalhando neste planejamento de projeto por uma razão: provavelmente você, sua equipe ou empresa queiram atingir uma meta. Mas como saber se essa meta foi alcançada se não há uma forma de avaliar o sucesso?

Todos os planejamentos de projeto devem ter um resultado almejado perfeitamente claro. Identificar as suas metas proporciona uma base para o planejamento do projeto, além de manter todos os participantes informados e focados nos resultados almejados. Além disso, pesquisas recentes mostram que funcionários que entendem como o trabalho que realizam contribui para os objetivos da empresa são duas vezes mais motivados. No entanto, somente 26% dos trabalhadores têm essa clareza. Isso ocorre porque a maioria das metas é definida com pouca relação com o trabalho em si. Definindo-se as metas dentro do planejamento de trabalho, o trabalho que a sua equipe está realizando pode ser associado diretamente aos objetivos do projeto a serem atingidos.

Qual é a diferença entre as metas e os objetivos do projeto?

Em geral, as metas do seu projeto devem ser hierarquicamente superiores aos objetivos do projeto. Quando estiver elaborando as metas do seu projeto, tente definir o que deve acontecer se o seu projeto obtiver êxito e de que modo o seu projeto está alinhado aos objetivos da empresa. A finalidade de fazer rascunhos de objetivos do projeto, por outro lado, é focar-se nos produtos finais específicos que serão entregues no fim do projeto.

O seu planejamento de projeto dá à sua equipe um norte para que atinja suas metas, por meio dos objetivos do projeto. Incorporando-se as metas diretamente à documentação do planejamento, é possível manter sempre à mão a estrela-guia do seu projeto. Quando estiver definindo o escopo ou o cronograma do seu projeto, confira novamente as metas para certificar-se de que o trabalho está progredindo rumo aos seus principais objetivos.

Passo 2: estabelecer métricas de sucesso

Depois que as suas metas tiverem sido definidas, certifique-se de que possam ser mensuradas determinando métricas de sucesso cruciais. Embora as metas reflitam o resultado esperado, é necessário usar métricas de sucesso para saber se o trabalho está em dia para a concretização de tal resultado. A melhor maneira de conseguir isso é com o uso de metas SMART. Com as metas SMART, é possível se assegurar de que as suas métricas de sucesso sejam claras e mensuráveis, o que lhe permite, ao fim do projeto, fazer uma retrospectiva e determinar facilmente se elas foram ou não alcançadas.

Por exemplo, uma das metas de um evento poderia ser organizar uma conferência anual com duração de três dias para profissionais de SEO no dia 22 de junho. Uma métrica de sucesso para essa meta poderia ser a participação de, no mínimo, 1.000 pessoas na conferência — mensurável e clara.

Passo 3: definir os participantes e as suas funções

Realizar um projeto geralmente significa fazer com que os colaboradores se envolvam no processo. Descreva no seu plano de gestão de projeto quais membros da equipe farão parte do projeto e qual será a função de cada um. Isso ajudará a decidir quem será responsável por cada tarefa (falaremos sobre isso em breve), além de apresentar a participação que se espera dos participantes.

Durante esse processo, defina as várias funções e responsabilidades que os participantes poderão ter. Por exemplo: quem será diretamente responsável pelo sucesso do projeto? Será necessário envolver responsáveis de aprovação para que algo seja finalizado? Quais participantes de outros departamentos deverão ser incluídos no planejamento do projeto? Existe algum fator de gestão de risco que precise ser contemplado?

Considere a possibilidade de usar um sistema como o gráfico RACI para ajudar a determinar quem está promovendo o avanço do projeto, quem aprovará as decisões, quem contribuirá para o projeto e quem deverá permanecer informado sobre o andamento do projeto.

Então, depois de definir todas as funções e todos os participantes, inclua essa documentação no planejamento do projeto. Uma vez finalizado, esses planos de trabalho serão então o ponto central de informações para os diversos departamentos envolvidos.

Passo 4: definir o orçamento

A realização de um projeto costuma custar dinheiro. Seja para contratar autônomos para criar conteúdo ou um serviço de bufê para um evento, você provavelmente gastará dinheiro.

Como as metas e os participantes já foram definidos no planejamento do seu projeto, use essas informações para determinar o orçamento. Por exemplo, estas são algumas perguntas que você pode se fazer: se esse for um projeto multidepartamental, o custo correspondente será dividido entre todos os departamentos? Se o projeto incluir uma métrica específica, como a quantidade de participantes de um evento ou de novos usuários, o orçamento proposto comporta esse empreendimento?

Ao estabelecer o orçamento durante a fase de planejamento do projeto (e antes que as despesas comecem a chegar), você pode obter as aprovações necessárias e, com elas, tomar decisões inteligentes e econômicas durante a fase de implementação do projeto. Definir o orçamento de forma apropriada também será mais fácil, visto que as metas e os participantes do projeto já terão sido estabelecidos durante o planejamento. O planejamento é útil para identificar qual será o custo de cada parte do projeto, garantindo assim que não haja surpresas futuras.

Passo 5: alinhar os marcos e os entregáveis

Uma parte essencial do planejamento do seu projeto consiste em definir os marcos ou objetivos específicos que representam uma realização. Os marcos não precisam de datas de início e de conclusão, mas o seu alcance representa uma conquista significativa durante o seu projeto. Os marcos são usados para avaliar o progresso. Por exemplo, digamos que você esteja trabalhando para desenvolver um novo produto para a sua empresa. Definir um marco no cronograma do seu projeto para quando o protótipo for finalizado ajudará a avaliar o progresso feito até esse momento.

O entregável de um projeto, por outro lado, é aquilo que foi realmente produzido depois que um marco foi alcançado. No nosso exemplo de desenvolvimento de produto, atingimos um marco quando produzimos o entregável, que era o protótipo. Se você estiver usando o nosso modelo de planejamento de projeto gratuito para iniciar os trabalhos, o projeto poderá ser facilmente organizado com base nos entregáveis e nos marcos. Assim, todos os membros da equipe terão clara visibilidade quanto ao trabalho pertinente ao escopo do projeto e aos marcos que eles estarão trabalhando para alcançar.

Passo 6: definir o cronograma e o calendário

Para alcançar as metas do seu projeto, você e os demais participantes precisarão ter clareza quanto à programação e ao cronograma gerais do projeto. Manter o alinhamento em relação ao prazo disponível é algo que ajuda a priorizar melhor o trabalho durante as sessões de planejamento estratégico.

Nem todos os projetos contarão com cronogramas precisamente definidos. Ao trabalhar em projetos grandes com datas que serão definidas posteriormente, considere a possibilidade de criar um roteiro de projeto, em vez de um cronograma de projeto completo. Assim, fica possível esclarecer a sequência de operação das diversas tarefas sem ter necessidade de determinar datas precisas.

Uma vez que as responsabilidades mais abrangentes tenham sido abordadas, será a hora de focar nos detalhes. No seu modelo de planejamento de trabalho, comece dividindo o projeto em tarefas, assegurando-se de que nenhuma etapa do processo seja esquecida. As tarefas maiores poderão, inclusive, ser divididas em subtarefas menores, o que as deixará mais fáceis de gerir.

Em seguida, atribua datas de início e de conclusão a cada tarefa e subtarefa. Você começará a ver como tudo toma forma num cronograma de projeto coeso. Não se esqueça de adicionar os participantes e descrever o que cada um está fazendo, e quais são os prazos.

Passo 7: compartilhar o seu plano de comunicação

Determinamos que a maioria dos projetos inclui diversos participantes, o que significa que os estilos de comunicação vão variar. Neste planejamento de projeto, você tem a oportunidade de definir com antecedência as suas expectativas para o projeto específico. Ter um plano de comunicação é fundamental para fazer com que todos saibam o que está ocorrendo, qual é o andamento do projeto e o que vem em seguida. Se surgir algum imprevisto, você já terá implementado um sistema de comunicação claro e bem definido.

Considere as seguintes perguntas ao desenvolver o seu plano de comunicação:

• Quantas reuniões relacionadas ao projeto são necessárias? Quais são as metas dessas reuniões?

• Como você cuidará das atualizações de status? Onde serão compartilhadas?

• Qual ferramenta você usará para gerir o projeto e informar o progresso e as atualizações?

Da mesma forma como acontece com os demais elementos do planejamento de projeto, o seu plano de comunicação deverá estar facilmente acessível dentro do planejamento de projeto. Participantes e colaboradores multidisciplinares deverão conseguir encontrar essas diretrizes com facilidade durante as fases de planejamento e de execução do seu projeto.

Exemplos de planejamentos de projeto

Em seguida, para ajudar a entender como deve ser o plano de gestão de projeto, preparamos dois exemplos relacionados a projetos de marketing e design para orientá-lo durante o seu próprio planejamento.

Exemplo de planejamento de projeto: calendário de conteúdo anual

Vamos supor que você seja a pessoa responsável pelo conteúdo da sua empresa. Sua função é produzir e apresentar os entregáveis com base em um calendário de marketing de conteúdo que inclui tudo o que virá a ser publicado no próximo ano. Você sabe que o primeiro passo é criar o planejamento do seu trabalho. Veja a seguir como isso seria:

Metas e métricas de sucesso

Você estabelece que a sua meta para a criação e execução do calendário de conteúdo seja aumentar o engajamento em 10%. Suas métricas de sucesso consistem nas taxas de aberturas e cliques em e-mails, bem como os seguidores da sua empresa nas redes sociais e a classificação do seu conteúdo nos mecanismos de busca.

Participantes e a função de cada um

Haverá cinco pessoas envolvidas neste projeto.

• Você, o responsável pelo conteúdo: desenvolver e manter o calendário

• Brendo e João, os criadores de conteúdo: fornecer esboços e o texto para cada conteúdo

• Natália, a editora: editar e dar feedback sobre o conteúdo

• Paula, a produtora: publicar o conteúdo após ter sido criado e editado

Orçamento

Seu orçamento para elaborar o planejamento do projeto e criar conteúdos durante um ano é de $50.000.

Marcos e entregáveis

O primeiro marco requer a conclusão do calendário de conteúdo, que contém todos os tópicos a serem abordados durante o ano. O entregável consiste em uma versão compartilhável do calendário. Tanto o marco como os entregáveis devem estar claramente demarcados no agendamento do seu projeto.

Cronograma e calendário

Você já definiu que o cronograma do planejamento de projeto para o calendário de conteúdo será o seguinte:

• 15 de outubro a 1º de novembro: fase de pesquisa para encontrar ideias para os tópicos dos conteúdos

• 2 a 30 de novembro: definir os tópicos que serão abordados

• 1º de dezembro a 1º de janeiro: elaborar o calendário

• 1º de janeiro a 31 de dezembro: o conteúdo será escrito por Brendo e João, e editado pela Natália ao longo do ano

• 16 de janeiro a 31 de dezembro: Paula dará início à publicação, processo que se repetirá ciclicamente durante o ano.

Plano de comunicação

Haverá uma reunião inicial, e então ocorrerão reuniões de atualização mensais como parte do seu plano de comunicação. As atualizações de status semanais serão enviadas nas sextas-feiras à tarde. Toda a comunicação referente ao projeto acontecerá em uma ferramenta de gestão de projetos.

Exemplo de planejamento de projeto: reformulação do site

Neste exemplo, o seu site está finalmente sendo atualizado (na verdade, está mais para uma reformulação completa). Esse projeto exigirá um planejamento detalhado, considerando o grande escopo e as altas expectativas por parte de diversos participantes. Veja agora como o seu planejamento de projeto poderá ficar:

Metas e métricas de sucesso

Sua meta geral para o planejamento do trabalho é aumentar em 15% as conversões do site da empresa até o fim do ano. As métricas de sucesso consistirão no número de visitantes diários que se cadastram para começar a sua avaliação gratuita e na taxa de conversão de cadastros.

Participantes e a função de cada um

• Você, o líder do projeto: planejar e gerir o projeto

• Sofia, a responsável pela pesquisa de experiência do usuário: realizar pesquisas e fornecer insights

• Tiago e Jéssica, os responsáveis pelo design: criar novos designs para o site

• Clara, a criadora de conteúdo: cuidar da redação e criar conteúdos para os novos componentes e páginas da Web

• Kátia, a desenvolvedora web: implementar o novo site

• Beto, o responsável pelo desenvolvimento Web: fazer o controle de qualidade da implementação e lançar o novo site

• Emília, a diretora de marketing: fornecer feedback e aprovações para o projeto

Orçamento

O orçamento para a reformulação do novo site é de $30.000.

Marcos e entregáveis

Você atingirá o seu primeiro marco quando a fase de pesquisas for concluída e Sophie enviar um relatório com recomendações sobre como avançar para as etapas de design e conteúdo (os entregáveis).

Cronograma e calendário

• Março a maio: Sofia realizará todas as pesquisas necessárias para a reformulação do site.

• Maio a julho: Tiago e Clara criarão simultaneamente o design e o conteúdo.

• Início de agosto: Kátia lançará o novo site, que incluirá os designs de Tiago e os conteúdos de Clara.

Plano de comunicação

Quanto ao plano de comunicação, uma ferramenta de gestão de projetos será usada para manter todas as tarefas, comunicações e ativos em um único lugar, facilitando a sua localização pelos participantes. Uma reunião inicial será realizada antes de começar qualquer trabalho, e as demais reuniões ocorrerão no final de cada marco. Todas as outras comunicações, incluindo as atualizações de status e as solicitações de trabalho recebidas, também acontecerão na ferramenta de gestão de projetos.

Como a ClassPass faz a gestão dos planejamentos de projetos do início ao fim

Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos de operações de marketing na ClassPass, supervisiona todos os projetos de marketing realizados pelas equipes de criação, desenvolvimento e conteúdo. Estas são as três principais estratégias de Kerry para gerir planejamentos de projetos:

• Identifique os participantes com antecedência: não importa qual seja o tamanho do projeto, é essencial saber quem são os participantes e quais são suas funções no projeto para garantir que sejam envolvidas as pessoas certas a cada estágio. Isso também contribuirá para tornar claro o processo de revisão e aprovação antes de a equipe começar a trabalhar.

• Entre em acordo sobre como será feita a comunicação do seu projeto: determine quando e onde a comunicação do seu projeto acontecerá, garantindo assim que as principais informações sejam coletadas no lugar certo, para que todos se mantenham alinhados.

• Seja flexível e entenda os estilos de trabalho das outras pessoas: os projetos nem sempre saem conforme o planejado. Entretanto, a implementação de uma gestão de integração adequada permite que os projetos se desenvolvam sem complicações. Descubra também como os membros do projeto preferem trabalhar, para que possa levar isso em consideração ao criar o seu planejamento. Isso ajudará a ter um processo mais tranquilo uma vez iniciada a execução do projeto.

Crie o planejamento do seu próximo projeto como um especialista

Parabéns! Agora você é oficialmente um(a) especialista em planejamento de trabalho. Com algumas etapas, um pouco de tempo e muita organização, você criou um planejamento de projeto bem-sucedido.

A partir de agora, você e a sua equipe poderão se manter em dia, além de poder superar os desafios com tempo. Ao usar uma ferramenta de gestão de projetos como a Asana, você consegue realizar todas as etapas do planejamento do seu projeto com confiança.