Oito etapas para criar um plano de contingência e prevenir os riscos aos negócios

Ninguém quer que o seu plano A falhe, mas ter um plano B robusto é a melhor forma de estar preparado para qualquer situação. Com um plano de emergência sólido, você pode responder de modo eficaz a imprevistos e acertar o rumo dos acontecimentos o mais depressa possível.

Um plano de contingência é uma estratégia proativa para enfrentar situações negativas e assegurar a continuidade dos negócios. Neste artigo, aprenda a criar um plano de contingência para eventos inesperados e a construir estratégias de recuperação a fim de manter a saúde dos seus negócios.

O que é um plano de contingência empresarial?

Um plano de contingência empresarial é uma estratégia de como a sua organização responderá a eventos importantes ou críticos de negócios que tiram os seus planos originais dos eixos. Quando realizado corretamente, pode mitigar os riscos e ajudar a retomar a normalidade nos negócios o mais depressa possível.

Você talvez conheça planos de contingência para resposta a desastres naturais — empresas e governos normalmente criam-nos para a recuperação de desastres após inundações, terremotos ou tornados.

Os planos de contingência são igualmente importantes para os riscos comerciais. Por exemplo, você pode criar um plano de contingência delineando o que fará se houver uma fusão dos seus concorrentes, ou como reagir se perder um cliente fundamental. Você pode até criar um plano de contingência para ocorrências menores que causem um grande impacto, como a indisponibilidade do seu serviço de software por mais de três horas seguidas.

Diferença entre um plano de contingência empresarial e um plano de gestão de riscos de projeto

A gestão de riscos de projeto é o processo de identificação, acompanhamento e abordagem dos riscos no projeto. Faça a gestão de riscos de projeto ao começar o seu processo de planejamento a fim de se preparar para quaisquer riscos que possam surgir. Para tanto, crie um registro de riscos voltado a identificar e acompanhar potenciais riscos ao projeto. Se um risco se concretizar, utilize o registro para tratá-lo proativamente e resolvê-lo o mais depressa possível.

Um plano de contingência é semelhante a um plano de gestão de riscos de projeto porque ele também ajuda a identificar e resolver riscos. No entanto, um plano de contingência empresarial deve cobrir riscos que abranjam vários projetos ou mesmo riscos que possam afetar vários departamentos. Para criar um plano de contingência, identifique e prepare-se para grandes riscos no nível empresarial.

Oito etapas para elaborar um plano de contingência

Você pode criar um plano de contingência em vários níveis da sua organização. Por exemplo, caso seja um líder de equipe, pode criar um plano de contingência para a sua equipe ou departamento. Por sua vez, os executivos da empresa devem criar planos de contingência empresariais para situações que possam impactar toda a organização.

Ao criar o plano de contingência, avalie a probabilidade e gravidade de cada risco. Depois de criar um ou mais planos, obtenha a sua aprovação pelo gestor ou chefe de departamento. Assim, se um evento negativo ocorrer, a sua equipe poderá entrar em ação e resolver rapidamente o risco sem ter de esperar por aprovações.

1. Enumere os riscos

Antes de poder resolver os riscos, é preciso identificá-los. Comece enumerando todos os riscos que possam afetar a sua empresa. Lembre-se de que existem diferentes níveis de planos de contingência, como os níveis da empresa, do departamento ou do programa. Alinhe todos os seus planos de contingência com o escopo e a magnitude dos riscos sob a sua alçada.

Um plano de contingência é uma grande iniciativa, por isso realize uma sessão de debate de ideias com os principais interessados para identificar e discutir riscos em potencial. Se não souber quem deveria ser incluído nessa sessão, crie um mapa de análise de participantes para identificá-los.

2. Pondere os riscos com base na gravidade e probabilidade deles

Não é necessário criar um plano de contingência para cada risco que se estabelecer. Depois de delinear os riscos e ameaças em potencial, trabalhe com os participantes para identificar os possíveis impactos de cada risco.

Avalie cada qual com base em duas métricas: a gravidade do impacto caso o risco aconteça, e a probabilidade de concretização do risco. Durante a fase de avaliação, defina a gravidade e probabilidade de cada risco. Recomendamos usar a escala de alto, médio e baixo.

3. Identifique riscos importantes

Após estabelecer a gravidade e probabilidade de cada risco, cabe a você e aos participantes determinar os riscos mais importantes a abordar. Por exemplo, certamente se deve criar um plano de contingência para um risco com alta probabilidade e gravidade, mas provavelmente isso não seja necessário para um risco com baixa probabilidade e gravidade.

Você e as demais partes interessadas devem estabelecer os limites. Por exemplo, o que farão a respeito dos riscos que não são graves mas têm alta probabilidade de se concretizarem? E os riscos que são muito graves mas têm baixa probabilidade de se concretizarem?

Confira como podem se desenvolver os diferentes riscos e um possível cenário de plano de contingência ao qual a sua equipe poderia recorrer:

• Alta gravidade e alta probabilidade ou gravidade média e alta probabilidade. Crie planos de contingência robustos para esses riscos. Coloque em vigor um forte plano de mitigação se eles se concretizarem, para que você possa restabelecer a normalidade das operações empresariais o mais depressa possível. 

• Alta gravidade e probabilidade média. Crie um plano de contingência também para esses riscos. Embora sejam pouco prováveis, eles podem ter um sério impacto nas funções empresariais caso aconteçam. Elaborar um planejamento proativo para o pior cenário possível pode ajudar a responder a imprevistos mais rapidamente.

• Alta gravidade e probabilidade baixa. Você também deve criar planos de contingência para esse tipo de risco. A única diferença é com quem você deve compartilhá-los depois de concluídos. Considere repassar esses planos a menos pessoas, já que eles são menos relevantes.

• Gravidade média e probabilidade média ou baixa gravidade e alta probabilidade. Considere criar planos de contingência para esses riscos. Convém fazer uma reunião reduzida com os principais interessados sobre esses planos de contingência ou adotar uma abordagem menos rigorosa na sua elaboração. Contudo, ter um plano B generalizado em relação ao que poderá ser feito se certos riscos se concretizarem — especialmente se for provável que aconteçam — é uma boa estratégia proativa.

• Gravidade média e probabilidade baixa, gravidade baixa e probabilidade média ou gravidade baixa e probabilidade baixa. Não crie um plano de contingência para esses riscos. Eles provavelmente não se concretizarão e não vão afetar muito as funções empresariais, caso aconteçam. No entanto, planeje-se para repassá-los periodicamente e avaliar se houve mudanças na gravidade e probabilidade deles.

4. Crie planos de contingência para os maiores riscos

Crie um plano de contingência para cada risco importante. Como parte desse plano, descreva o risco e lance ideias sobre o que a sua equipe fará se ele se concretizar. Cada plano deve incluir todas as etapas que você precisa tomar para restabelecer a normalidade.

O plano de contingência deve incluir informações sobre:

• Os eventos que colocarão o plano em ação.

• A resposta imediata.

• As pessoas a serem envolvidas e informadas.

• Principais responsabilidades, incluindo um gráfico RACI se necessário.

• O cronograma de resposta (isto é, ações imediatas e ações de longo prazo).

Digamos, por exemplo, que você identificou uma potencial escassez de pessoal como um risco provável e grave. Isso teria um impacto significativo nas operações normais, logo você quer criar um plano de contingência para se preparar. Cada pessoa da sua equipe tem um conjunto de habilidades muito específico e seria difícil gerir as responsabilidades da equipe se mais do que uma pessoa saísse ao mesmo tempo. O seu plano de contingência pode incluir as pessoas que dão conta de cobrir certos projetos ou processos até você preencher a vaga, ou como melhorar a documentação da equipe para evitar conjuntos de habilidades isolados.

5. Obtenha a aprovação do plano de contingência

Assegure que os líderes empresariais relevantes estejam a par do plano e concordem com a sua linha de ação. Isso é especialmente pertinente se você estiver criando planos por equipe ou departamento. Ao desenvolver um plano de contingência, você capacita a equipe a responder rapidamente a um risco, mas convém garantir a linha de atuação certa. Além disso, a pré-aprovação vai-lhe permitir pôr o plano em marcha com confiança, sabendo que você está no caminho certo, e sem ter que pedir aprovações de antemão.

6. Distribua os seus planos de contingência

Depois de criar os planos de contingência, compartilhe-os com as pessoas certas. Certifique-se de que todos saibam o que você fará. Desse modo, quando e se chegar a hora, você poderá agir o mais depressa possível, da melhor forma possível. Mantenha os seus planos de contingência em um ponto central de referência para que todos possam acessá-los facilmente, se necessário.

7. Acompanhe os planos de contingência

Repasse o plano de contingência frequentemente para se certificar de que ainda tenha precisão. Leve em conta os novos riscos ou as novas oportunidades, como funcionários recém-contratados ou um panorama empresarial em reestruturação. Se um novo líder executivo ingressar na equipe, dê-lhe a oportunidade de avaliá-lo também.

8. Crie outros planos de contingência se for necessário

Se tiver criado planos de contingência para todos os riscos que encontrou, ótimo! Mas certifique-se de monitorar constantemente o surgimento de novos riscos. Se descobrir um novo risco com gravidade ou probabilidade suficientemente elevadas, crie um plano de contingência para ele. Em contrapartida, talvez você olhe para trás e perceba que alguns dos cenários com que uma vez se preocupou não são prováveis de acontecer ou, se acontecerem, não terão tanto impacto na sua equipe.

Armadilhas comuns dos planos de contingência e como evitá-las

Um plano de contingência é uma ferramenta poderosa para ajudar a restabelecer depressa a normalidade das funções empresariais. Para assegurar que o seu processo de planejamento de contingências ocorra da melhor forma possível, preste atenção em armadilhas comuns, por exemplo:

Falta de adesão

A criação de um plano de contingência é muito trabalhosa, por isso, antes de começar, obtenha o apoio dos colaboradores executivos. Ao criar o plano, consulte frequentemente os seus apoiadores para se assegurar de que abordou os principais riscos e que o seu plano de ação é sólido. Ao fazer isso, você garante que os colaboradores vejam o seu plano de contingência como algo que eles têm interesse em apoiar.

Aversão contra o plano B

Algumas culturas corporativas não gostam de pensar num plano B: preferem apostar todas as fichas no plano A e esperar que funcione. Contudo, pensar desta forma pode de fato expor a sua equipe a mais riscos do que haveria na criação proativa de um plano B.

Considere isso como algo similar a verificar o tempo antes de ir velejar para não ser surpreendido por uma tempestade. Na maioria das vezes, um dia claro e ensolarado não vai ficar tempestuoso de repente, mas é sempre melhor estar preparado. A criação de um plano de contingência pode ajudar você a garantir que, se um evento negativo ocorrer, a sua empresa estará pronta para enfrentá-lo e recuperar-se o mais depressa possível.

Planos de contingência pontuais

Montar um plano de contingência é muito trabalhoso. Por vezes, quando se termina, pode ser tentador considerá-lo um trabalho bem-feito e não voltar a pensar nisso. Agende lembretes regulares (como uma ou duas vezes por ano) para rever e atualizar o plano de contingência, se necessário. Caso surjam novos riscos, ou as suas operações empresariais mudem, a atualização do plano de contingência pode assegurar que você disponha da melhor resposta a eventos negativos.

O plano de contingência está criado. E agora?

A criação de um plano de contingência pode dar muito trabalho, mas, se um dia precisar usá-lo, você ficará contente de tê-lo feito. Além de criar um plano de contingência sólido, mantenha-o também sempre atual.

A proatividade pode ajudar a mitigar os riscos antes que eles se materializem, por isso comunique o seu plano de contingência aos membros da equipe que serão responsáveis por executá-lo caso um risco se concretize. Não deixe o seu plano de contingência em um documento arquivado: depois de criado, ele será utilizado se for necessário.

Depois de criar o seu plano, guarde-o num local central, acessível a todas as pessoas, como uma plataforma de gestão de trabalho. Se chegar a hora de usar um dos planos de contingência, armazená-los num local central acessível pode ajudar a sua equipe a colocar os planos em ação rapidamente.