Por que um plano de comunicação claro é mais importante do que você imagina

Muitas vezes, a comunicação pode tanto favorecer quanto prejudicar o sucesso dos projetos. Na gestão de projetos, a comunicação clara não se resume apenas ao canal de comunicação, pois também envolve que tipos de mensagem cada membro da equipe deve receber.

A boa notícia é que não é difícil elaborar um plano de comunicação eficaz. Basta definir os seus canais de comunicação e chegar a um consenso sobre quando os membros da equipe devem usar cada um deles. Neste artigo, explicaremos como formular um plano de comunicação e apresentaremos um modelo que lhe permite criar o seu próprio plano.

Em que consiste um plano de comunicação?

Na gestão de projetos, um plano de comunicação consiste em um resumo de como as informações relevantes e constantemente atualizadas dos projetos serão transmitidas aos principais participantes. O seu plano de comunicação ajudará a equipe a entender quais notificações serão enviadas a cada membro e quando os participantes do projeto devem ser incluídos. Como parte do seu plano de comunicação, esclareça qual canal os participantes devem utilizar e em que ocasião, além de definir com que frequência os diferentes detalhes serão transmitidos e quem será responsável por cada um dos canais.

Compartilhar um plano de comunicação com a sua equipe ajuda a esclarecer quais ferramentas devem ser utilizadas, em que ocasiões e com quem entrar em contato usando cada uma delas. Sem um plano de comunicação, é provável que um membro da equipe faça perguntas relacionadas ao trabalho em uma ferramenta que quase ninguém usa com frequência. Em vez de conseguir comunicar-se com clareza e fazer o trabalho fluir, os membros da equipe sentem-se frustrados, confusos e desconectados do trabalho que realmente importa. Além disso, se não souberem quem é de fato responsável por cada canal, pode ser que façam perguntas a um participante de nível executivo que não sabe as respostas. O que começou como uma simples falha de comunicação resultou na frustração de três membros e ainda prejudicou o progresso do trabalho.

O que devemos incluir em um plano de comunicação?

O plano de comunicação é o núcleo da estratégia de comunicação do seu projeto. Os membros da equipe devem conseguir usá-lo para responder a perguntas como estas:

• Quais serão os canais de comunicação utilizados? Qual é a finalidade de cada um deles?

• Quando devemos nos comunicar pessoalmente ou de forma assíncrona?

• Quais são as funções dentro do projeto? Quem é o gestor do projeto? Quem faz parte da equipe do projeto? Quem são os participantes do projeto?

• Como os detalhes importantes do projeto (por exemplo, atualizações de status) serão comunicados? Com que frequência serão compartilhados?

O que não devemos incluir em um plano de comunicação?

Um plano de comunicação é útil para definir como será feita a comunicação com a sua equipe e com os participantes do projeto, sejam eles membros internos que trabalham na empresa ou participantes externos, como clientes ou terceirizados.

Na gestão de projetos, um plano de comunicação não é o mesmo que um plano de relações públicas, pois não ajuda a se manter alinhado à estratégia de redes sociais nem a identificar o público-alvo ou estabelecer mensagens relevantes de acordo com dados demográficos distintos. Caso seja necessário elaborar esses planos, considere criar um calendário de conteúdo para redes sociais ou umplano de estratégia comercial.

Os benefícios de um plano de comunicação

É óbvio que uma comunicação clara no local de trabalho é algo positivo, mas é realmente necessário elaborar um plano de comunicação por escrito para colocá-la em prática?

Resumindo, sim. Um bom plano de comunicação pode ajudar a transmitir as informações corretas aos participantes certos. Os participantes de nível executivo não precisam ser notificados sobre cada detalhe do projeto. De forma semelhante, talvez não seja necessário que os membros da equipe do projeto participem de uma videoconferência com os seus parceiros externos. Ao esclarecer qual será o canal utilizado e como a comunicação será feita, é possível reduzir o número de desencontros e ajudar a equipe a mover-se com agilidade.

Menos alternância entre aplicativos

Recentemente, entrevistamos mais de 13 mil profissionais do conhecimento e descobrimos que um trabalhador alterna, em média, entre 10 aplicativos 25 vezes por dia. Em vez de dedicar-se aos trabalhos de grande impacto ou colaborar eficazmente com os membros da equipe, esses profissionais desperdiçam horas tentando entender por meio de qual canal deveriam se comunicar.

Um plano de comunicação pode eliminar esse jogo de adivinhação. Por exemplo, se a sua equipe souber que a comunicação sobre o trabalho se dá apenas numa ferramenta de gestão de trabalho, os seus membros poderão pesquisar nela as informações importantes em vez de vasculhar pastas de documentos, mensagens do Slack e incontáveis mensagens de e-mail para levar o trabalho adiante. Do mesmo modo, quando se sabe que um membro da equipe está trabalhando no projeto de maneira indireta e que só tem interesse em participar nos relatórios de status de alto nível, não será necessário incomodá-lo com o vaivém de informações como a data de conclusão do próximo entregável do projeto.

Estabelecemos diretrizes de comunicação sobre que softwares ou ferramentas são mais indicados para cada finalidade. A Asana é ideal para agirmos; o Slack, para enviarmos mensagens instantâneas ou obtermos respostas a dúvidas prementes; enquanto o e-mail é mais formal e voltado principalmente para a comunicação externa. Seguir essas diretrizes e definir orientações adequadas de comunicação é realmente útil para diminuirmos as confusões e distrações.”

Maior colaboração

A colaboração em equipe não é um processo simples que acontece naturalmente. Trata-se de uma habilidade que a equipe inteira precisa desenvolver. Definir o padrão de comunicação da sua equipe é essencial para alcançar uma colaboração em equipe eficaz. Afinal, um dos grandes obstáculos à colaboração eficaz é não estar à vontade para se comunicar, principalmente ao fazer parte de uma equipe remota ou distribuída. Se os membros da sua equipe não sentirem segurança porque ainda não entenderam como se comunicar ou qual canal devem utilizar, eles não ficarão completamente à vontade para falar uns com os outros.

O seu plano de comunicação é uma boa oportunidade de esclarecer qual canal de comunicação os membros da equipe devem utilizar. Dependendo do nível de detalhamento, também é possível incluir quando eles devem se comunicar e definir as convenções da equipe sobre quando usar os recursos de “Não incomodar” e silenciar notificações.

Fornecer essas diretrizes é uma maneira eficaz de remover um dos maiores obstáculos que impedem a fácil comunicação e colaboração entre os membros da equipe. Se souberem qual canal devem utilizar para se comunicar, as pessoas se sentirão seguras de que estão enviando a mensagem certa no momento certo.

Menos trabalhos duplicados

Atualmente, os profissionais do conhecimento dedicam 60% do tempo à organização para o trabalho, que inclui pesquisar documentos, obter aprovações, alternar entre aplicativos e acompanhar o status do trabalho, entre outras atividades que consomem esse tempo que poderia ser dedicado a trabalhos de maior impacto. Parte dessa organização para o trabalho consiste em não saber qual canal de comunicação deve ser utilizado.

Se não estiver claro para os membros da equipe onde as informações são compartilhadas, como, por exemplo, o planejamento ou o cronograma do projeto, eles precisarão vasculhar outras ferramentas ou pedir ajuda a outros membros para encontrar as informações corretas. Como resultado, os membros que não souberem qual canal devem usar para comunicar-se sobre o trabalho também terão muitas dificuldades para encontrar as informações.

Em geral, a organização excessiva para o trabalho leva a menos clareza e mais trabalhos manuais e duplicados. Na verdade, de acordo com o índice Anatomia do trabalho, passamos 13% do nosso tempo, ou seja, 236 horas por ano, realizando trabalhos que já foram concluídos. Compartilhe um plano de comunicação para deixar claro para a equipe onde o trabalho é realizado. Assim, evita-se perder tempo tentando descobrir onde ele está por conta própria.

Como redigir um plano de comunicação

O plano de comunicação, além de ser uma ferramenta poderosa, também é fácil de ser elaborado. É possível criar um plano de comunicação em quatro etapas.

1. Estabeleça os métodos de comunicação

O primeiro passo para elaborar um plano de comunicação consiste em decidir qual será o canal utilizado pela equipe e quais serão os assuntos abordados. Isso inclui quando cada ferramenta deve ser utilizada e se a comunicação deve acontecer de forma síncrona ou assíncrona. A comunicação síncrona é aquela que acontece em tempo real. Por outro lado, quando enviamos uma mensagem e não esperamos uma resposta imediata, estabelecemos uma comunicação assíncrona. Diariamente, e sem que nos demos conta, todos nós usamos a comunicação assíncrona, como, por exemplo, sempre que enviamos um e-mail.

À medida que o seu plano de comunicação for sendo definido, identifique qual será a finalidade de cada ferramenta. Por exemplo, pode-se optar por usar:

• E-mail para comunicar com todos os participantes externos.

• Slack para comunicar de forma síncrona (ou em tempo real) sobre atualizações diárias e dúvidas rápidas.

• Asana para comunicar de forma assíncrona sobre o trabalho, inclusive detalhes das tarefas, atualizações de status ou documentos importantes do projeto.

• Zoom ou Google Meet para conduzir reuniões com a equipe, inclusive debates de ideias ou uma retrospectiva do projeto.

2. Ajuste o ritmo da comunicação

Agora que o canal de comunicação a ser utilizado já é conhecido, também é necessário determinar com que frequência a comunicação se dará. O ritmo de comunicação é também o plano de ação para manter os participantes a par dos diferentes detalhes do projeto.

Por exemplo, pode-se optar por:

• Publicar atualizações de status de projetos na Asana semanalmente para todos os participantes e patrocinadores.

• Realizar reuniões mensais com a equipe do projeto para assegurar a fluência dos trabalhos ou debater quais serão os próximos passos.

• Fazer atualizações assíncronas sobre marcos do projeto na Asana sempre que necessário.

3. Adicione um plano de gestão de participantes

Executar um projeto com êxito muitas vezes depende do apoio e da adesão dos participantes. No começo do projeto, isso é assegurado durante a reunião inicial do projeto, mas lembre-se de que é fundamental manter o apoio dos participantes no decorrer de todo o projeto.

Enquanto estiver fazendo um esboço do seu plano de comunicação, dedique um tempo para especificar quando será necessário se comunicar com cada participante do projeto e quais assuntos devem ser abordados. Algumas pessoas, como os principais membros da equipe do projeto, precisarão comunicar-se sobre o projeto com frequência, talvez até diariamente, enquanto outros participantes precisarão ser incluídos apenas em atualizações de status do projeto ou na leitura final.

Ao deixar registrado como será feita a comunicação com os participantes, assegura-se que eles sejam contatados no momento apropriado para tratar dos assuntos respectivos. A comunicação que lhes é transmitida deve responder a perguntas que abranjam o nível de detalhamento de que necessitam, com foco nos resultados comerciais e no impacto geral de alto nível.

4. Compartilhe o seu plano de comunicação e atualize-o conforme necessário

Agora que o seu plano de comunicação já foi criado, está na hora de compartilhá-lo com a equipe do projeto. É fundamental que o plano de comunicação esteja acessível em um ponto central de referência que contenha todas as informações do projeto. Por esse motivo, recomendamos o uso da Asana para acompanhar as comunicações e trabalhos relacionados ao projeto. Assim, será possível conversar sobre o trabalho onde ele de fato acontece.

Se alguma mudança influenciar o plano de comunicação do seu projeto, certifique-se de atualizá-lo e comunicar essa alteração. Dessa forma, os membros da equipe sempre terão acesso às informações mais recentes.

Exemplo de plano de comunicação

Modelo de plano de comunicação

Descrição da comunicação

Qual é o tipo de comunicação?

Frequência

Com que frequência a comunicação se dará?

Canal

Qual ferramenta será utilizada? Trata-se de uma comunicação síncrona ou assíncrona?

Público

Quem receberá essa comunicação?

Proprietário

Quem será o responsável pelo envio da comunicação?

Uma boa comunicação começa com um plano de comunicação

Uma comunicação clara pode ajudar a enviar a mensagem certa no momento certo. Promova uma colaboração fácil e assegure que todos os membros da equipe sejam informados na hora certa. Dessa forma, a sua equipe passará menos tempo comunicando-se sobre o trabalho e dedicará mais tempo a trabalhos de grande impacto.