Três elementos essenciais a um Termo de abertura de projeto

Dar início a um novo projeto ou iniciativa pode ser empolgante. Mas, e a etapa anterior em que é preciso obter a aprovação do projeto?

Para quem nunca os fez, a apresentação e o processo de aprovação de um projeto podem parecer um enigma. Desde a coleta das informações certas à maneira adequada de apresentá-las aos participantes do projeto, é fundamental dispor dos materiais necessários para ter sucesso. Uma forma de fazer isso é com um Termo de abertura de projeto.

O que é um Termo de abertura de projeto?

É um documento que apresenta uma mensagem convincente e sucinta com os objetivos, escopo e responsabilidades, no intuito de obter a aprovação dos principais participantes do projeto. Deve-se incluir no termo uma explicação resumida dos elementos fundamentais do projeto. Ao criar um Termo de abertura de projeto antes de tratar de outros documentos mais detalhados de planejamento do projeto, é possível obter a aprovação do projeto ou corrigir o seu curso conforme necessário.

Um Termo de abertura de projeto é apenas um dos muitos materiais de planejamento de projeto que se pode criar. Veja a seguir como ele se compara a outros elementos do planejamento de projetos:

Termo de abertura de projeto vs. planejamento do projeto

Um Termo de abertura de projeto deve incluir somente três elementos: os objetivos, o escopo e as responsabilidades do projeto. Depois que este tiver sido aprovado, deve-se então criar o planejamento do projeto. O planejamento é desenvolvido a partir do Termo de abertura para fornecer um roteiro mais detalhado dos principais elementos do projeto.

Há sete elementos principais em um planejamento de projeto:

• Metas;

• Métricas de sucesso;

• Participantes e suas funções;

• Escopo e orçamento;

• Marcos e entregáveis;

• Cronograma e calendários;

• Plano de comunicação.

Termo de abertura de projeto vs. brief do projeto

Um brief de projeto é um curto documento que se elabora depois de o projeto ser oficialmente aprovado. Consiste em uma versão resumida do planejamento que pode ser consultada frequentemente pela equipe de projeto e demais participantes. O brief, assim como o Termo de abertura, esclarece por que é uma boa ideia realizar o projeto, além de mostrar o que se fará ao longo do projeto.

Um brief de projeto tem quatro partes:

• Informações de contextualização;

• Objetivos do projeto e critérios de sucesso;

• Cronograma do projeto;

• Público-alvo.

Termo de abertura de projeto vs. caso de negócios

Um Termo de abertura de projeto e um caso de negócios têm os mesmos princípios básicos: ambos servem para apresentarmos um projeto aos participantes interessados. A principal diferença entre eles é o escopo.

Um caso de negócios é um documento formal que descreve os benefícios e riscos envolvidos em um investimento comercial significativo. Por exemplo, ao se propor um grande investimento com uma agência externa, um aumento expressivo nas práticas de negócios atuais, ou uma nova linha de produtos ou serviços, é recomendável criar um caso de negócios. Por outro lado, se o projeto a ser aprovado tem um escopo menor, como uma campanha semelhante a iniciativas anteriores ou o lançamento de um produto que se encaixa na sua estratégia de mercado atual, é melhor optar por um Termo de abertura de projeto.

É necessário criar um Termo de abertura de projeto?

Existem diversas ferramentas de planejamento de projeto, e um Termo de abertura de projeto nem sempre será a opção mais adequada. Veja a seguir quando criar um Termo de abertura e quando é melhor optar por algo diferente.

• Crie um Termo de abertura de projeto para apresentar e obter a aprovação de um projeto. Esse tipo de documento dá aos participantes uma noção clara dos principais objetivos, do escopo e das responsabilidades do projeto. Os principais participantes podem usá-lo para aprovar o projeto ou sugerir alterações.

• Crie um caso de negócios se o seu projeto representar um investimento comercial significativo. Um caso de negócios contém documentação e informações adicionais, que incluem a expectativa de retorno sobre o investimento e os riscos associados ao projeto.

• Elabore um planejamento de projeto se este já tiver sido aprovado. O planejamento baseia-se no Termo de abertura para fornecer informações complementares, como o cronograma ou os principais marcos do projeto.

• Crie um brief de projeto caso queira elaborar um documento que sintetize os detalhes gerais mais importantes do planejamento do seu projeto.

• Crie um sumário executivo se a sua intenção for apresentar um resumo do seu documento para os participantes de nível executivo.

• Crie um roteiro de projeto se o objetivo for visualizar um cronograma geral do projeto como um diagrama de Gantt.

Como criar um Termo de abertura de projeto

No Termo de abertura de projeto compartilham-se os detalhes do projeto com os principais participantes a fim de obter aprovação para dar início ao projeto. Há três elementos essenciais a um Termo de abertura de projeto:

“Por quê”

Para dar início ao termo de abertura do seu projeto, compartilhe os objetivos e a finalidade do projeto. Nesta seção, deve-se descrever a importância do projeto e quais são os principais objetivos a serem alcançados ao final. É fundamental que a finalidade do projeto mostre claramente por que é importante desenvolvê-lo e como contribuirá para os objetivos da empresa.

Além da finalidade, também é necessário explicar quais são os objetivos do projeto, ou seja, tudo o que se pretende alcançar ao final do projeto, como entregáveis ou ativos. Para criar bons objetivos de projeto, siga a metodologia SMART. Certifique-se de que os seus objetivos sejam:

• Specific (Específico)

• Measurable (Mensurável)

• Achievable (Alcançável)

• Realistic (Realista)

• Time-bound (Com prazos determinados)

“O quê”

O segundo principal elemento do termo de abertura do seu projeto consiste no escopo. A declaração de escopo define claramente o que faz e o que não faz parte do projeto. Ao elaborar um escopo, você estabelece os limites e, sobretudo, determina o que não será feito durante o cronograma do projeto.

Durante o processo de elaboração do seu termo, o aspecto mais importante da definição do escopo é descrever o orçamento ideal do projeto. Lembre-se de que o Termo de abertura será usado para apresentar este projeto aos participantes, portanto, é necessário mostrar nitidamente qual é o orçamento e como será empregado.

“Quem”

Na última seção do Termo de abertura de projeto, deve-se explicar quem fará parte do projeto. Isto inclui os principais participantes, os participantes de nível executivo, os patrocinadores e a equipe de projeto geral. Se ainda não o fez, crie um plano de gestão de recursos sucinto para exemplificar como os diversos recursos serão alocados durante o projeto.

Exemplo de Termo de abertura de projeto

Modelo de Termo de abertura de projeto

Siga este modelo de fácil utilização para começar um Termo de abertura de projeto.

Nome do projeto

Intitule o seu projeto. Descreva-o da melhor maneira que puder para que a maioria das pessoas entenda no que se está trabalhando.

Gestor de projetos

Quem é a pessoa de contato para este projeto?

Data da última revisão

O termo de abertura de um projeto é um documento dinâmico. Incluir a data da última revisão pode ser útil para os membros da equipe que o consultam com frequência.

Finalidade do projeto

Por que desenvolver este projeto?

Objetivos do projeto

Quais ativos e resultados se pretende obter ao final do projeto?

Escopo do projeto

Quais são os limites dos entregáveis do projeto? Que iniciativas não fazem parte do projeto?

Equipe e recursos do projeto

Quem está participando do projeto? Quais recursos (por exemplo, pessoas, ferramentas e orçamento) estão disponíveis para este trabalho?

Participantes e aprovadores

Quem são os participantes do projeto? Quem deve aprovar o Termo ou os entregáveis do projeto?

Do Termo ao êxito do projeto

Depois de obter a aprovação do Termo de abertura do seu projeto, avance para a fase de planejamento. À medida que se elaboram os documentos complementares de planejamento do projeto e se começa a fazer a gestão do projeto, certifique-se de armazenar todos essas informações sobre o projeto numa ferramenta centralizada à qual todos tenham acesso.

Naturalmente, consideramos a Asana a melhor ferramenta para desempenhar essa função. Com a Asana, é possível gerir os projetos e as tarefas da equipe para manter a sincronia e cumprir os prazos. Saiba mais sobre os benefícios da gestão de projetos.