9 estratégias para gerenciar múltiplos projetos com sucesso

Se você está gerenciando uma equipe ou um programa, é bem provável que haja múltiplos projetos em andamento ao mesmo tempo. Acompanhar cada detalhe pode tornar-se complicado em pouco tempo. Se você não tiver um ótimo processo para gerenciar todos esses projetos, ficará difícil saber qual trabalho priorizar, de que maneira pode ajudar a sua equipe a lidar com a carga de trabalho de forma eficiente e se os prazos serão cumpridos conforme o esperado.

Felizmente, há uma maneira melhor. Quer você esteja com dificuldades para organizar e gerenciar o trabalho em diversos projetos ou assegurar que a sua equipe tenha um volume de trabalho viável, as dez estratégias a seguir ajudarão a deixar tudo em dia.

1. Designe um local para concentrar todos os seus projetos

• Problema: falta de visibilidade em todos os seus projetos.

• Solução: planeje e gerencie todos os projetos da sua equipe no mesmo lugar.

Por exemplo, se estiver gerenciando um roteiro de produtos com diversos lançamentos, desejará saber o número exato de lançamentos, o que cada um inclui e quando ocorrerão. Planejar e gerenciar todos os seus lançamentos no mesmo lugar permite ver rapidamente tudo o que está em andamento, além do status do roteiro completo. O que usar como ferramenta para fazer o gerenciamento de múltiplos projetos? Caso ainda não esteja usando uma plataforma de gerenciamento de projetos ou trabalhos, saiba que se trata da ferramenta perfeita para esse trabalho, principalmente quando é flexível, fácil de usar e colaborativa. Na Asana, nós (sem surpresa alguma) consideramos a Asana uma opção excelente.

2. Defina metas, planos, responsabilidades e expectativas logo no início

• Problema: há inconsistências nos entregáveis e processos.

• Solução: defina metas, planos e responsabilidades com clareza.

Sem um fluxo de trabalho ou um processo de planejamento de projetos padrão, é provável que cada projeto seja gerenciado de forma diferente. Como resultado, há inconsistências nos entregáveis, perde-se tempo configurando um novo processo a cada vez, e maiores são as chances de algum trabalho ser esquecido.

Para resolver esses problemas, certifique-se de que o planejamento, o processo e as responsabilidades da sua equipe fiquem claros desde o início. No âmbito do projeto, isso significa definir claramente as metas, todas as etapas e partes do trabalho que devem ser concluídas, qual é o prazo de cada uma e quem serão os responsáveis. Não se esqueça de reservar um tempo para o feedback e as aprovações, pois estes podem ser facilmente ignorados se você estiver com pressa de concluir um projeto sem ter um planejamento bem definido à sua disposição.

Em seguida, faça com que os planejamentos, processos e responsabilidades fiquem claros no âmbito do programa. Defina os objetivos da equipe e comunique com clareza os projetos que contribuirão para que esses objetivos sejam alcançados. Os objetivos do projeto devem ajudar a sua equipe a atingir os dela, que, por sua vez, contribuirão para que a empresa alcance suas metas.

Para aproveitar todos os benefícios do gerenciamento de projetos, estabeleça algumas convenções para toda a equipe. Por exemplo, para projetos grandes, solicite aos líderes dos projetos que elaborem um brief antes de definir o planejamento dos projetos. Além disso, crie modelos para os projetos que a sua equipe desenvolve com frequência, pois eles ajudarão a garantir que os projetos sejam realizados sempre da mesma forma, sem a necessidade de redefinir as etapas de cada um deles.

3. Priorize o trabalho que terá o maior impacto

• Problema: você não sabe quais projetos priorizar para a sua equipe.

• Solução: observe como os projetos contribuem para as maiores metas da empresa. Qual deles terá o maior impacto? Este é o seu ponto de partida.

Embora possa parecer tentador lidar com os projetos mais fáceis primeiro, resista. Em vez disso, priorize-os levando em consideração qual terá o maior impacto nas metas da sua empresa. A escritora Kasey Fleisher Hickey diz o seguinte: “Suas principais prioridades devem alinhar-se a essas metas e contribuir para que você fique um passo mais perto de atingi-las”. Portanto, priorize o trabalho de forma estratégica tanto no macro (ou seja, passando um projeto de pouco impacto para o próximo trimestre) quanto no micro (organizando a sua lista de afazeres diária por ordem de importância).

Por exemplo, a sua equipe pode estar trabalhando em cinco lançamentos de produtos ao mesmo tempo. Embora sejam semelhantes em termos de esforço e trabalho, um deles tem o potencial de causar um impacto muito maior na receita do novo cliente. Outro produto, contudo, teria um impacto maior na retenção e no ciclo de vida do cliente. Como você sabe que o ciclo de vida do cliente é uma prioridade mais importante para a empresa, convém garantir que o segundo produto seja provido do pessoal necessário antes de determinar quem pode trabalhar nos projetos de prioridade mais baixa.

Além de conseguir alocar melhor o tempo e gerenciar melhor os recursos, você não ficará no escuro, sem saber ao certo se os projetos contribuirão para as metas da empresa.

4. Capacite a sua equipe a ser flexível quando as prioridades mudarem

• Problema: a sua equipe não dispõe de uma forma simples de gerenciar prioridades variáveis e reatribuir trabalhos.

• Solução: obtenha uma visão abrangente de todo o trabalho da sua equipe.

Definir as prioridades da equipe e se alinhar em relação ao trabalho é fundamental, mas também é importante ser flexível o suficiente sempre que necessário. No entanto, se você acompanha o seu trabalho em planilhas e listas de tarefas espalhadas por inúmeras ferramentas, pode ser difícil saber em que a sua equipe está trabalhando em determinado momento. Consequentemente, quando as prioridades mudam, não é possível saber o que precisa ser reagendado, qual é a carga de trabalho de cada membro e como monitorar o trabalho que está sendo colocado em espera. Uma das formas de evitar isso é implementar um processo de controle de mudanças.

Ao compartilhar com a equipe um único ponto de referência, é possível gerenciar múltiplos projetos sem se preocupar com as prioridades variáveis. Como o trabalho de todos é visível, você pode saber rapidamente quais são as tarefas atuais e a disponibilidade da equipe. E, se for preciso redefinir as prioridades das tarefas, redefina-as sem receio de que as acabem sendo perdidas.

Por fim, lembre-se de manter o fluxo de comunicação aberto, tanto off-line como on-line. Seja na sua ferramenta de gerenciamento de projetos ou na sua reunião individual regular, verifique a carga de trabalho dos membros da sua equipe e confira se está tudo em dia.

5. Administre e comunique as expectativas com clareza

• Problema: você e os demais participantes não estão alinhados ao que está acontecendo em um dado momento.

• Solução: comuniquem-se por meio da ferramenta em que o trabalho é realizado.

As equipes enfrentam problemas relacionados à comunicação porque não têm visibilidade suficiente sobre o próprio trabalho nem sobre o dos parceiros e demais participantes dos diversos departamentos. Quando não há clareza quanto ao trabalho que os outros estão fazendo, você não dispõe do contexto necessário para compreender por que os cronogramas estão mudando, se as prioridades continuam as mesmas e qual é o andamento do projeto.

Ao gerenciar a comunicação onde o trabalho acontece, você fornece à sua equipe e aos participantes dos diversos departamentos o contexto completo do seu trabalho. Além disso, as atualizações em tempo real mostram a todos como o trabalho está se desenvolvendo.

A melhor maneira de fazer isso consistentemente é encontrando e usando uma ferramenta de gerenciamento de trabalho que permita compartilhar atualizações de status e de progresso exatamente onde o trabalho acontece. Em vez de buscar dados e atualizações em planilhas, documentos e outras ferramentas, você pode facilmente coletar todas as informações com apenas um clique e, então, compartilhá-las com os demais participantes com outro clique.

6. Analise o trabalho em todos os projetos para equilibrar as cargas de trabalho e os cronogramas

• Problema: você não sabe qual é a quantidade de trabalho (pouco ou muito) que cada colega de equipe tem em mãos.

• Solução: encontre uma forma de visualizar as cargas de trabalho dos funcionários em todos os projetos.

O planejamento de cada projeto em um local diferente esconde mais uma armadilha: não é possível ver todo o trabalho que uma pessoa está realizando em todos os projetos em que participa. Ou seja, você fica mais ou menos dependente da sua equipe para saber se as cargas de trabalho são grandes ou pequenas. Isso dificulta antecipar os problemas, como os prazos perdidos, e evitar que saiam do controle. Ou, por outro lado, identificar os talentos subutilizados.

Gerenciar todos os seus projetos no mesmo local é um excelente primeiro passo para resolver esse problema. Porém, também é interessante poder ver todas as tarefas de cada projeto, a quem foram atribuídas e os intervalos de datas para identificar os funcionários sobrecarregados e os conflitos existentes no agendamento do projeto. Dessa forma, você poderá adiar, remover ou reatribuir as tarefas para manter seus projetos em dia. Nem todas as ferramentas dispõem de filtros para fazer isso; portanto, opte por uma ferramenta que ofereça esse recurso.

Por exemplo, o designer responsável por uma pequena tarefa, como a edição de algumas fotos para o seu próximo lançamento de produto, também esteja, sem a ajuda de ninguém, elaborando, imprimindo e entregando folhetos, cartões de visita e cartazes para uma conferência que acontecerá no próximo mês, sendo que há outro designer com mais disponibilidade. Ao ver a carga de trabalho de todos lado a lado, é possível identificar rapidamente essa discrepância e realocar o trabalho de forma apropriada.

7. Modifique os agendamentos do projeto visando maximizar a produtividade da equipe

• Problema: as datas de início dos projetos não estão coordenadas. Como resultado, os funcionários ficam sobrecarregados, o trabalho é interrompido, e ocorrem atrasos nos projetos.

• Solução: agende cada projeto com o seu portfólio completo em mente.

Até mesmo um projeto que foi planejado com o máximo de cuidado pode sair dos trilhos se o seu agendamento não contemplar o escopo completo dos trabalhos da equipe para o mês, trimestre ou ano. Por exemplo, se você tentar lançar três atualizações diferentes na web ao mesmo tempo, elas podem acabar entrando em conflito ou demorar muito mais do que o esperado porque a sua equipe está sobrecarregada.

Para que isso não aconteça, programe e coordene o trabalho da sua equipe levando em conta todo o escopo da operação, e avalie implementar um plano de gestão de incidentes. Aqui vão algumas dicas:

• Alterne as datas de início de projetos semelhantes: especialmente se o mesmo grupo estiver trabalhando em diversos projetos, pode ser útil alternar as datas de início e as datas planejadas para conclusão de cada projeto, para que as pessoas não tentem terminar os trabalhos de cinco projetos diferentes ao mesmo tempo. Em vez disso, poderão focar-se em um trabalho antes de começar o outro.

• Preste atenção às dependências: precisa concluir a renovação da infraestrutura antes de criar um site novo? Nesse caso, agende o projeto dependente para depois da data de conclusão prevista para o primeiro.

• Sinalize tarefas repetidas: se uma mesma tarefa existir em dois projetos diferentes, consolide as duas instâncias. Certifique-se de que essa tarefa, seja ela a integração de um novo fornecedor ou uma compra de equipamentos de filmagem e marketing, seja concluída dentro do prazo para garantir que ambos os projetos fiquem em dia.

A sincronização dos cronogramas pode fazer toda a diferença para manter múltiplos projetos em dia e contribuir para que a sua equipe seja a mais produtiva possível.

8. Atribua trabalhos sem perder a visibilidade

• Problema: há uma linha tênue entre fazer o microgerenciamento e ser um gerente ausente. Como encontrar o equilíbrio?

• Solução: compartilhe com a equipe um ponto central de referência para poder consultar os trabalhos sempre que necessário.

Nenhum gestor, seja de produto ou de projetos, quer microgerenciar. Contudo, é praticamente impossível ser um líder eficaz quando você perde as tarefas de vista e não sabe que trabalhos estão sendo realizados pela equipe. A boa notícia é que há diversas soluções possíveis.

Ao compartilhar um núcleo central de informação e referência com a equipe, você pode acompanhar o trabalho que todos estão realizando. Quando todo o trabalho da sua equipe reside num projeto compartilhado universalmente, você obtém insights dinâmicos sobre as tarefas de cada membro, bem como as datas de conclusão e progressos correspondentes. Isso lhe permite verificá-las quando for preciso sem recorrer ao microgerenciamento.

9. Monitore e salve os seus fluxos de trabalho, em vez de reinventar a roda todas as vezes

• Problema: você precisa recriar os fluxos de trabalho ao iniciar cada projeto.

• Solução: crie modelos e simplifique o seu processo de planejamento de projetos.

Imagine esta situação: você acabou de finalizar a sua campanha de marketing trimestral e já está se preparando para o próximo trimestre. No entanto, você não se lembra ao certo como configurou o seu trabalho; ele mudou bastante desde então, e você já está fazendo o gerenciamento de múltiplos projetos tal como estão. Além disso, você desconhece os elementos iniciais. Então, como replicar a campanha sem ter a certeza de que nenhuma tarefa crucial será esquecida?

Para não reinventar a roda a cada novo projeto, crie modelos e simplifique a maneira de começar novos projetos. Assim, é possível reutilizar os seus fluxos de trabalho com modelos. Quando chegar o momento de coordenar um novo projeto, basta usar o seu modelo personalizado para começar de forma mais rápida e eficiente.

Certifique-se também de atualizar regularmente o seu modelo com as novas tarefas e etapas adicionadas ao processo, ou com os novos fluxos de trabalho que forem sendo criados. Considere o seu modelo como um documento dinâmico: para que o processo seja o mais eficiente e preciso possível, é necessário atualizá-lo constantemente com novos insights e boas práticas. Por fim, não se esqueça de manter o modelo disponível no núcleo central de informação e referência da equipe, para que todos possam ter acesso e começar os projetos com facilidade.

Gerencie múltiplos projetos com sucesso, todas as vezes

Como líder de equipe, gerir diversos projetos ao mesmo tempo costuma ser a realidade do seu dia a dia. Esperamos que estas dicas ajudem você a acompanhar todos os detalhes do seu programa, manter a organização, cumprir os prazos e alcançar sempre as suas metas.