Como redigir um objetivo de projeto eficaz, com exemplos

O projeto está concluído. E agora?

Se não houver um sistema que lhe possibilite saber em que consistem os objetivos do seu projeto, não haverá uma maneira simples de saber se o seu projeto teve êxito, se as metas foram cumpridas, ou se o alvo não foi atingido.

Redigir o objetivo de um projeto não é difícil, mas é necessário assegurar-se de que seja mensurável e útil para avaliar o êxito do seu projeto. Neste guia, você encontrará as noções básicas sobre os objetivos de projetos e verá como melhorar as suas habilidades de gestão de projetos.

O que são objetivos de projetos?

Os objetivos do projeto consistem no que você planeja alcançar ao final do seu projeto. Isso pode incluir entregáveis e ativos, ou objetivos mais intangíveis, como o aumento da produtividade ou da motivação. Os objetivos do seu projeto devem ser metas específicas, viáveis e com prazos determinados, que possam ser avaliadas ao término do projeto.

Os objetivos de projeto são um elemento essencial da gestão de projetos — sem eles, não é possível comunicar as suas metas antes e durante o projeto de maneira sucinta, muito menos avaliar o êxito do projeto após a sua conclusão.

Veja como os objetivos de projetos se diferenciam de outros elementos da gestão de projetos:

Objetivos de projetos vs. metas de projetos

Embora algumas equipes possam empregá-los de forma intercambiável, há uma nítida diferença entre as metas e os objetivos de um projeto. De modo geral, as metas encontram-se em um patamar mais elevado do que os objetivos. As metas do seu projeto devem descrever o que acontece quando o projeto é bem-sucedido, e como ele se alinha aos objetivos gerais de negócios.

Os objetivos de projetos, por sua vez, são mais detalhados e específicos do que as metas de projetos. Ainda que muitos objetivos de projetos possam influenciar os objetivos de negócios, os objetivos de um projeto estão mais relacionados com os entregáveis específicos ao final do projeto.

• Exemplo de um objetivo de projeto: Adicionar, nos próximos dois meses, cinco maneiras novas de os clientes encontrarem o formulário de comentários no produto.

• Exemplo de uma meta de projeto: Ajudar a equipe de engenharia a receber e responder aos comentários dos clientes com mais facilidade.

Objetivos de projetos vs. objetivos de negócios

Os objetivos de projetos são exatamente isso: objetivos e indicadores de desempenho de projetos específicos. Os objetivos de projeto devem ser aplicáveis ao projeto ao qual se referem, além de serem específicos o suficiente para instruir a equipe sobre como avaliar o êxito do projeto.

Os objetivos de negócios abrangem mais do que um projeto individual. Diferentemente dos objetivos de projetos, os objetivos de negócios promoverão a trajetória e velocidade da sua empresa. Os objetivos de negócios devem consistir em diretrizes de longo prazo específicas a toda a empresa ou a todo o departamento. Eles serão o norte para as metas da empresa durante um trimestre ou durante um ano, e devem ser redigidos levando em conta qualquer metodologia de definição de metas utilizada pela sua equipe, como a de objetivos e principais resultados.

• Exemplo de um objetivo de projeto: Aumentar o Net Promoter Score (NPS) da nossa empresa para 62 até o final do trimestre.

• Exemplo de um objetivo de negócios: Tornar-se o principal fornecedor de serviços da categoria.

Objetivos de projetos vs. planejamento de projetos

O planejamento do seu projeto consiste no roteiro dos elementos fundamentais que a sua equipe precisa conquistar para cumprir com sucesso as metas e objetivos do projeto. No entanto, o seu planejamento deve incluir vários outros elementos decisivos, como os participantes, entregáveis, cronograma e outros fatores relacionados ao seu projeto.

Organize-se para criar os objetivos do projeto antes de começar a trabalhar no seu planejamento, pois é provável que os objetivos contribuam também para outros elementos do seu planejamento, como os entregáveis e as métricas de sucesso. Entretanto, uma vez redigidos os objetivos do seu projeto, você provavelmente recorrerá ao seu planejamento para compartilhá-los com os demais participantes.

• Exemplo de um objetivo de projeto: Aumentar em 10% a taxa de cliques em e-mails até o final do 3º trimestre.

• Exemplo de planejamento de projetos: veja uma amostra no nosso guia de planejamento de projetos.

Objetivos de projetos vs. marcos de projetos

À primeira vista, os termos “objetivos” e “marcos” parecem ter o mesmo significado: ambos são alvos a serem alcançados em um projeto. Contudo, os marcos do projeto devem, normalmente, ter um escopo menor do que os objetivos do projeto.

Um marco de projeto consiste em um momento importante que assinala uma conquista específica no cronograma do seu projeto. Os marcos em si não representam o trabalho, mas registram a realização de um grupo de tarefas ou entregáveis. Apesar de os marcos do projeto serem importantes, os objetivos do projeto abrangem o projeto como um todo.

• Exemplo de objetivo de projeto: Obter 20.000 confirmações de presença para o nosso evento virtual antes da data de encerramento das inscrições, que será no dia 23 de junho.

• Exemplo de um marco de projeto: 8 de junho de 2021 — Lançamento do próximo evento virtual de promoção da página Web.

Objetivos de projeto vs. entregáveis de projeto

Os entregáveis de projeto consistem nos ativos que você deseja ter ao final do seu projeto — por exemplo, em uma campanha de marketing, um entregável pode ser um novo anúncio ou uma página Web. De modo geral, os objetivos do seu projeto determinarão quais serão os entregáveis, mas devem também ser mais amplos do que estes.

Além de determinar os entregáveis, os objetivos do seu projeto também definirão os benefícios e resultados que serão decorrentes dos entregáveis, especialmente por estarem relacionados ao esquema de metas e objetivos de negócio mais abrangente do seu projeto.

• Exemplo de um objetivo de projeto: Reduzir a taxa de evasão mensal de clientes para menos de 1% antes do final do ano.

• Exemplo de um entregável: Lançar a campanha de reconquista de clientes.

Os benefícios dos objetivos de projetos

Um objetivo de projeto claro ajuda a definir a finalidade do seu projeto. Sem um objetivo, não há uma maneira fácil de saber se o seu projeto teve êxito ou não. Além disso, não é possível planejar melhorias para o próximo projeto.

Quando os membros das equipes não têm uma noção clara de como o seu trabalho contribui para o projeto e as metas mais amplos da empresa, são menos motivados e engajados. De acordo com o Relatório de metas da Asana, apenas 26% dos profissionais do conhecimento entendem claramente como o seu trabalho individual contribui para as metas da empresa. É verdade que os objetivos do projeto não são o mesmo que as metas da empresa, mas representam uma etapa intermédia que conecta o trabalho individual às atividades do projeto e às metas da empresa.

Ou seja, quando os objetivos do projeto são definidos com clareza, os membros da sua equipe podem avaliar continuamente o trabalho e restabelecer o foco nos objetivos se houver falta de alinhamento. Considere os seus objetivos como uma bússola que ajuda a sua equipe a seguir na direção certa.

Cinco dicas para redigir ótimos objetivos de projetos

O segredo para a criação de um ótimo objetivo de projeto é redigi-lo claramente de forma a ser útil. Isso pode ser feito com base na metodologia SMART, que significa:

• Specific (Específico)

• Measurable (Mensurável)

• Achievable (Alcançável)

• Realistic (Realista)

• Time-bound (Com prazos determinados)

Para obter uma descrição dessa metodologia, leia o nosso artigo sobre como redigir metas SMART melhores.

1. Defina os objetivos logo no início do seu projeto

Para que os seus objetivos orientem os resultados do projeto, é necessário defini-los logo no início e usá-los para guiar o seu projeto. Como mencionamos anteriormente, os objetivos do projeto consistem num dos elementos fundamentais do seu planejamento do projeto, que também deve ser elaborado ao iniciar o projeto.

2. Inclua a sua equipe de projeto no processo de definição de metas

Quanto mais adesão houver, mais satisfatórios serão os objetivos do seu projeto. Os participantes precisam ter uma compreensão clara sobre os objetivos do projeto para que possam tratar do restante do planejamento e do trabalho que transcorre ao longo do projeto da maneira mais eficaz possível.

3. Descreva os objetivos do projeto de maneira sucinta, porém com clareza

Se você estiver redigindo um objetivo de projeto pela primeira vez, talvez se sinta tentado a descrever os mínimos detalhes. No entanto, procure deixar o objetivo do seu projeto sucinto. Considere-o como uma declaração que orientará os resultados do seu projeto — ela deve ter uma ou duas frases. As demais informações, como o orçamento e os participantes do projeto, serão incluídas no planejamento do projeto.

4. Certifique-se de que os seus objetivos possam ser controlados

É aí que entra a sigla SMART, para ajudar a criar objetivos de projetos claramente definidos, realistas e controláveis. Essa estrutura engloba cinco elementos:

• Específicos. Certifique-se de que a declaração do seu objetivo abranja claramente o projeto em que a equipe está trabalhando. Evite redigir objetivos de projetos de grande abrangência e que não estão diretamente vinculados ao resultado do projeto.

• Mensuráveis. Ao final do projeto, você precisa dispor de uma maneira de fazer uma retrospectiva e determinar se ele teve êxito. Assegure-se de que os objetivos do seu projeto possam ser claramente mensuráveis, como com uma variação percentual ou um número específico de ativos.

• Viáveis. Por acaso os objetivos do seu projeto são algo que você pode ter a expectativa de alcançar de forma razoável no âmbito do projeto? Isso está ligado ao escopo do projeto; se o escopo for pouco realista, é bem provável que os objetivos do seu projeto também sejam. Sem metas de projeto viáveis, podem ocorrer desvios de escopo, atrasos ou excesso de trabalho.

• Realistas. Ao criar os objetivos do seu projeto, é necessário ter uma noção geral dos recursos do projeto. Certifique-se de que os seus objetivos possam ser realizados dentro dos prazos estipulados e com os recursos disponíveis para o projeto em questão.

• Com prazos determinados. Os objetivos do seu projeto devem levar em conta a duração do cronograma do projeto. Não se esqueça de contabilizar o tempo que você tem disponível para trabalhar no projeto.

5. Confira os objetivos durante o ciclo de vida do projeto

Os funcionários que entendem como o trabalho de cada um agrega valor à organização têm duas vezes mais probabilidade de se sentirem motivados no trabalho. Para manter o alinhamento e a motivação da sua equipe, certifique-se de comunicar e informar frequentemente sobre os objetivos do projeto. Nos relatórios de status do projeto, inclua uma seção que se conecte aos objetivos do seu projeto. Compartilhe o progresso do projeto atual, esteja ele em dia, em risco ou atrasado. Isso permitirá à sua equipe de projeto reajustar-se, conforme necessário, e avançar da maneira que melhor contribuir para os objetivos do projeto.

Exemplos de objetivos de projetos bons e maus

Não é fácil redigir o objetivo de um projeto, levará algum tempo até você ganhar prática. Mas não se preocupe! Confira a seguir três exemplos de objetivos bons e maus para ajudar a redigir os seus:

Exemplo 1: Objetivo de projeto de negócios

• Mau: Lançar uma nova página principal.

Esse objetivo de projeto não tem várias das características importantes. Apesar de ser mensurável, alcançável e realista, ele não é específico nem tem um prazo determinado. Quando a nova página principal deve ser lançada? Qual deve ser o foco do novo design?

• Bom: Criar novos ativos e textos para a página principal, com destaque para quatro histórias de clientes e casos de uso. Lançar uma página de entrada renovada e centrada nos clientes até o final do 2º trimestre.

Esse objetivo de projeto é sólido. Ele é específico (criar novos ativos e textos para a página principal), mensurável (lançar uma página de entrada renovada e centrada nos clientes), alcançável e realista (com destaque para quatro histórias de clientes e casos de uso), e tem um prazo determinado (até o fim do 2º trimestre).

Exemplo 2: Objetivo de projeto sem fins lucrativos

• Mau: Aumentar em 5% a sustentabilidade no nosso processo de produção

Embora esse objetivo de projeto seja mais específico do que o exemplo anterior de um objetivo insatisfatório, ainda carece de várias das características importantes. Esse objetivo é mensurável (5%), mas não é específico nem tem um prazo determinado, pois não especificamos o que significa “sustentabilidade” nem quando o processo de produção deve melhorar. Consequentemente, não sabemos se o objetivo é alcançável ou realista.

• Bom: Diminuir em 5% os resíduos operacionais e aumentar em 20% o uso de produtos reciclados nas próximas 12 semanas.

Esse objetivo de projeto é uma expansão do anterior, pois temos agora um objetivo específico. Esse objetivo de projeto também inclui uma maneira de mensurar a meta (5%... 20%). Trata-se de um objetivo um pouco ambicioso, mas, como há um prazo determinado (nas próximas 12 semanas), ele se torna alcançável e realista.

Exemplo 3: Objetivo de projeto pessoal

• Mau: Melhorar as avaliações de desempenho

Acredite ou não, a maioria dos objetivos de projetos pessoais não são específicos nem mensuráveis, pois temos dificuldade de aplicar a nós mesmos métricas de sucesso. No entanto, para sabermos se progredimos e alcançamos as nossas metas pessoais, precisamos criar um objetivo de projeto mais claro.

• Bom: Obter uma nota de, no mínimo, 4 de 5 nas avaliações de desempenho de março e setembro em 2021.

Eis um objetivo de projeto que tem todas as características necessárias: é específico (obter uma nota de, no mínimo, 4 de 5), mensurável (4 de 5), realizável e realista (4 de 5 nos dá uma margem para imprevistos), e tem um prazo determinado (em 2021).

Falando objetivamente, os objetivos de projetos são uma ótima ideia

Definir um objetivo de projeto pode ajudar a sua equipe a obter clareza, alinhar-se ao trabalho e realizar muito mais coisas. Mas lembre-se: os objetivos do projeto são apenas um dos elementos que compõem o planejamento geral do projeto. Para saber mais sobre como promover a clareza e o alinhamento durante a etapa de planejamento do projeto, leia o nosso guia sobre como elaborar planejamentos de projetos.