Quais são as vantagens da gestão de projetos?

Nem todas as empresas e equipes dispõem de um processo de gestão de projetos formal. Seja uma grande organização ou uma startup de rápido crescimento, a gestão de projetos formal talvez não tenha sido uma das prioridades para a sua equipe até agora. No entanto, digamos que está cada vez mais difícil manter a organização e colaborar com os colegas de equipe, e você se pergunta se não estaria na hora de fazer a gestão dos projetos. Será que isso só funciona em equipes com gestores de projetos dedicados?

Na Asana, acreditamos que as habilidades de gestão de projeto ajudam as equipes a concluir projetos com mais eficiência. Encontrar uma forma de planejar, gerir e executar o trabalho é importante para todas as equipes e empresas. Mesmo que não precise de todos os elementos de um sistema tradicional de gestão de projetos, a sua equipe certamente se beneficiará de muitos dos seus elementos fundamentais.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos ajuda as equipes a organizar, acompanhar e executar o trabalho circunscrito a um projeto específico. Podemos considerar um projeto como uma coleção de tarefas necessárias para realizar uma determinada meta. A gestão de projetos permite às equipes planejar, gerir e realizar o trabalho de modo a cumprir com os requisitos do projeto de acordo com o prazo estipulado. Com uma ferramenta de gestão de projetos, a sua equipe pode organizar o trabalho em um só lugar, compartilhar comentários e o progresso e, consequentemente, colaborar com mais eficácia.

Em vez de se perder entre planilhas, e-mails e outras ferramentas para lidar com todo o seu trabalho, uma ferramenta de gestão de projetos contribui para que a sua equipe:

• Coordene os trabalhos interdisciplinares.

• Centralize os planejamentos de projetos, detalhes, arquivos e feedback.

• Compartilhe atualizações de status com todos os participantes.

• Melhore a colaboração em equipe.

História da gestão de projetos

A gestão de projetos desenvolveu-se da convergência de vários tipos de engenharia no início de 1900, mas as ferramentas e técnicas que definem a gestão de projetos moderna só começaram a aparecer após 1950. Àquela altura, a gestão de projetos começou a se tornar uma metodologia independente e reconhecível, aplicada com mais frequência aos projetos de engenharia. Em 1969 formou-se oficialmente o Project Management Institute (PMI), organização que teve um papel importante na definição e no estabelecimento da gestão de projetos nas décadas que se seguiram. Além de oferecer certificações para gestores de projetos, o PMI publicou em 1996 o primeiro Guide to the Project Management Body of Knowledge (o guia PMBOK), que ainda é atualizado regularmente.

Tradicionalmente, o gestor de projetos era um funcionário dedicado à função, frequentemente treinado em conjuntos de ferramentas e metodologias de gestão de projetos e, por vezes, certificado por organizações como o PMI. Era preciso um gestor de projeto para conduzir um processo de gestão de projetos porque as ferramentas para isso eram difíceis de configurar e usar e, muitas vezes, demandavam conhecimento específico.

A gestão de projetos moderna já não é assim. Em vez de certificações complexas e do jargão difícil de entender, hoje em dia qualquer pessoa pode ser um gestor de projeto. De fato, na Asana consideramos que, se alguém gere um projeto de qualquer tipo, essa pessoa é gestora de projetos. A flexibilidade e a democratização da gestão de projetos se devem, em grande medida, a softwares de gestão de projetos modernos e otimizados. Em lugar de ferramentas complicadas e difíceis de usar, a gestão de projetos é flexível, visual, e feita para o usuário, e não o contrário.

Fundamentos da gestão de projetos moderna

Há muitos termos e jargões específicos da gestão de projetos, mas isso não é tão complicado quanto parece. Caso tenha começado recentemente ou queira saber o significado de termos como “metodologia ágil” ou “escopo do projeto”, vamos explicar os tipos, componentes, processos e funções dentro da gestão de projetos.

Tipos de gestão de projetos

A gestão de projetos é um modo de ajudar a sua equipe a acompanhar todo o trabalho realizado a fim de cumprir os requisitos de um projeto em tempo hábil. Dentro da categoria mais ampla de gestão de projetos, há tipos, metodologias e abordagens adicionais, como estes:

• Gestão de projeto ágil. O método ágil ou Agile é um tipo de gestão de projetos sucinta muito popular entre as equipes de produto, engenharia e desenvolvimento de software. Com ele, as equipes se pautam pela melhoria contínua, reações flexíveis às mudanças, processos iterativos e evolução incremental. Entre as estruturas do método ágil se incluem a Scrum e a Kanban.

• Modelo em cascata. Segundo esse modelo, as tarefas se sucedem numa abordagem linear: depois que uma tarefa é concluída, a próxima fica pronta, e assim por diante. O modelo em cascata tem seis fases: requisitos, análise, design, programação, teste e operações. Este modelo é mais adequado para projetos em que os entregáveis e o escopo são fixos, já que o método em cascata pode ser menos flexível no dia a dia do que outras metodologias de gestão de projetos.

• Metodologia PRINCE2. O acrônimo PRINCE2 se refere a PRojects IN Controlled Environments, ou projetos em ambientes controlados. Na metodologia PRINCE2 de gestão de projetos, estes são divididos em setes processos: direção de projeto, preparação de projeto, iniciação de projeto, gestão da divisão de fases, controle de estágio, gestão da entrega do produto e encerramento de projeto.

• Método do caminho crítico (CPM) e Técnica de avaliação e revisão de programas (PERT). O CPM e o PERT, nas siglas em inglês, são as metodologias originais de gestão de projetos, desenvolvidas na década de 50. O CPM usa um algoritmo para mapear os caminhos críticos entre tarefas complexas relacionadas entre si que contam com prazos definidos. Com o CPM, as equipes conseguem identificar os maiores encadeamentos de atividades dependentes. O PERT, por sua vez, ajuda as equipes a identificar o caminho crítico quando não se conhecem o cronograma e os prazos. No PERT, os gestores de projeto identificam todas as tarefas que precisam ser concluídas (não apenas o caminho crítico) a fim de determinar o tempo mínimo para se concluir o projeto como um todo.

Componentes centrais e termos-chave

Não existe uma lista definida com todos os componentes da gestão de projetos, principalmente porque há diversos tipos de gestão de projetos, cada qual com os seus próprios componentes, processos e formatos. Em geral, porém, qualquer metodologia ou ferramenta de gestão de projetos inclui também estes princípios:

Metas inteligentes

Todos os projetos devem ter uma meta ou objetivo definidos. Ao elaborar as metas de um projeto, use a estrutura de metas SMART para assegurar-se de que hajam métricas e critérios claros para mensurar com precisão o êxito do projeto.

Planejamento de projeto

Um planejamento de projeto funciona como um roteiro dos elementos que a sua equipe precisa executar para ter êxito na realização das metas do projeto.

Orçamento

A maioria dos projetos dispõe de um orçamento que restringirá e definirá o que se pode realizar durante o projeto.

Riscos do projeto

Os riscos do projeto são todas as coisas que podem dar errado, como, por exemplo, ultrapassar o orçamento ou perder a data de conclusão. Fazer a gestão do risco do projeto é a prática de identificar os riscos antes de começar um projeto, para que se possa preveni-los. Isso requer a criação de um registro de riscos.

Escopo do projeto

Durante a fase de planejamento, também se deve definir o escopo do projeto, ou seja, o seu tamanho, limitações, orçamento e metas. Conhecer isso ajuda a prevenir desvios de escopo do projeto, que ocorrem quando os entregáveis e o trabalho ultrapassam o escopo do projeto.

Plano de gestão de recursos

Um plano de gestão de recursos tem como objetivo definir a alocação dos recursos da equipe em termos de disponibilidade dos funcionários, ferramentas técnicas e orçamento. A criação de um plano de gestão de recursos pode ajudar a gerir e programar os recursos da equipe da melhor maneira possível de forma a maximizar a sua disponibilidade.

Participantes

Os participantes do projeto são todos os que estão envolvidos nele, como uma equipe multidisciplinar e uma liderança executiva.

Cronograma

A maioria dos projetos tem um cronograma: uma data de início, quando o trabalho se inicia, e uma data final, quando o trabalho deve estar pronto.

Entregáveis

Os entregáveis são os ativos, arquivos ou produtos prontos ao fim do cronograma do projeto, como anúncios para uma campanha de marca ou recursos novos para um lançamento de produto.

Marcos

Marcos são etapas sinalizadoras que representam a conclusão de um grupo de trabalhos e o início um novo ciclo de trabalhos. Ao contrário dos entregáveis, que representam um produto ou resultado, um marco é um momento no tempo.

Dependências

Um projeto pode também incluir dependências, que ocorrem quando uma tarefa não pode começar antes que outra tenha sido concluída. Se o projeto tiver muitas dependências, pode ser vantajoso recorrer à visualização no estilo de gráfico de Gantt para ver os trabalhos representados num cronograma.

Progresso e atualizações de status

Ao gerir um projeto, é muitas vezes necessário enviar aos participantes do projeto relatórios de progresso e atualizações de status. Gerar relatórios de qualidade pode aumentar a visibilidade e colaboração nas equipes interdisciplinares.

Processo de gestão de projetos

Cada projeto será ligeiramente diferente, dependendo das atividades a serem realizadas, da equipe em que se está e da disposição dos seus membros em colaborar entre si. No entanto, há normalmente cinco fases principais durante o processo de gestão de um projeto:

1. Início do projeto. Durante a fase inicial, reúne-se a equipe e identifica-se o escopo do projeto. Dependendo da complexidade e da escala do projeto, talvez também valha a pena criar um roteiro de projeto.

2. Planejamento do projeto. O planejamento do projeto se dá ao delinear os requisitos dele e definir o que se considerará como “projeto bem-sucedido”. Esta fase do projeto é fundamental para o êxito da gestão do projeto e para atingir os objetivos definidos. Durante a fase de planejamento, cria-se um plano de projeto, identificam-se os principais marcos e alinham-se os custos e o cronograma do projeto.

3. Execução do projeto. A maior parte do projeto se dará na fase de execução, durante a qual a equipe trabalhará nos entregáveis do projeto. Recomenda-se colocar em prática a gestão de recursos, de tempo e de tarefas para que a equipe permaneça em sintonia, em dia com o projeto e protegida de sobrecarregadas e esgotamentos.

4. Desempenho do projeto. Relatórios devem ser gerados durante e após a fase de execução. Ao longo do projeto, a geração de relatórios auxiliará na correção do curso a seguir, colaboração e aumento da visibilidade interdisciplinar sobre os trabalhos. Em seguida, depois que o projeto estiver concluído, é possível relatar como foi o seu desempenho e debater formas de melhorar os próximos projetos.

5. Encerramento do projeto. Após a conclusão do projeto, reserve tempo para uma recapitulação com os participantes do projeto e incorporar as lições aprendidas. Dependendo da equipe, esta ação pode ser realizada como uma reunião retrospectiva, uma reunião de análise post-mortem, ou uma recapitulação do projeto.

Pergunta frequente: Como abordar projetos em andamento?

A melhor maneira de gerir um processo em desenvolvimento, como um projeto de monitoramento de bugs ou solicitação de uma peça publicitária, é com a gestão do trabalho. A gestão de projetos, na verdade, faz parte da gestão do trabalho. Enquanto a gestão de projetos pode ajudar na coordenação de projetos individuais, um software de gestão do trabalho é feito para ajudar as equipes a gerir tanto projetos específicos como processos que não têm datas de início ou fim definidas.

Cinco benefícios da gestão de projetos

Se tiver dúvidas quanto à necessidade de fazer a gestão dos projetos, continue a leitura para conhecer as suas vantagens e ver algumas maneiras simples de incorporar essas ideias à maneira de trabalhar da sua equipe — sem precisar ter um diploma ou curso de certificação especial.

1. Planejamentos claros e organizados melhoram a colaboração entre as equipes

Se alguma vez você já começou um projeto sem um planejamento, sabe como as coisas podem ficar desorganizadas logo no início. Pode-se acabar ignorando etapas essenciais no cronograma do projeto, correndo contra o tempo para concluir uma tarefa esquecida de última hora ou respondendo às mesmas perguntas logísticas inúmeras vezes: “Qual é o prazo? O que faremos em seguida?” E o que é pior, a qualidade do trabalho pode ser prejudicada à medida que se corre para concluir o projeto.

Em vez de fazer planos à medida que avança, mapeie tudo o que precisa ser feito, os proprietários das tarefas, os entregáveis e as datas de conclusão antes de dar início ao projeto. Em seguida, visualize as pendências do seu projeto num cronograma ou lista categorizada para definir com clareza o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Por exemplo, ao planejar um evento, liste todas as etapas individuais que levam ao evento principal, quem são os responsáveis por cada uma delas e com quanto tempo de antecedência devem estar concluídas. Feito isso, publique-as num calendário de projeto compartilhado. Assim, evita-se a correria para encomendar os convites de última hora, ou que dois colegas de equipe reservem o serviço de bufê ao mesmo.

Ao definir um planejamento claro que inclui todas as pendências de um projeto e então adicionar os prazos, os responsáveis pelas tarefas e outros detalhes essenciais, torna-se eficiente um processo de execução que, de outra forma, talvez fosse caótico e representasse uma perda de tempo. Com isso, se obtém uma ideia clara do escopo e do cronograma do trabalho e se identificam possíveis conflitos antes mesmo de começar. Com apenas um pouco de premeditação e planejamento é possível desperdiçar menos tempo e recursos — e quem não quer isso?

Dicas para planejar projetos

• Liste tudo o que deve ser feito antes de começar. Em seguida, adicione detalhes como datas de conclusão, proprietários das tarefas, status ou links para arquivos relevantes. Se este for um novo tipo de projeto para a sua equipe, reserve um mais tempo para a eventualidade de haver etapas ou falhas não planejadas.

• Organize tudo em um planejamento compartilhável. Quer utilize uma lista, um calendário simples ou algo mais visual como um cronograma ou  quadro Kanban, é aconselhável organizar o planejamento de forma a que todos saibam o que cada um está fazendo e quais são os prazos. Em seguida, divulgue essas informações aos envolvidos para que todos estejam cientes.

• Transforme projetos repetíveis em modelos. Se este projeto será realizado diversas vezes, crie um modelo a partir dele que possa ser reutilizado para economizar tempo na próxima vez que começar uma fase de planejamento.

Para gerir um projeto com sucesso, é necessário ter prioridades. Nunca haverá tanto tempo e recursos como todos gostaríamos. Por isso, é essencial focar nos itens que terão o maior impacto. Em seguida, certifique-se de que essas prioridades estão claras para todos os envolvidos — definindo assim as expectativas — e claras para a sua equipe, fazendo com que ela se concentre no trabalho certo.”

2. Definir a função de todos elimina as confusões

Uma vez concluído o trabalho de preparação, passa-se para a verdadeira etapa de controle da gestão de projetos. Entretanto, se não há um proprietário do projeto para conduzir a equipe durante a realização do trabalho, há mais probabilidade de que os colegas de equipe abandonem as tarefas, esqueçam os detalhes ou não saibam a quem recorrer para tirar dúvidas.

Enquanto que as empresas com uma função de gestão de projetos formal dispõem de um gestor de projetos para garantir que os planejamentos do projeto estejam de acordo com o que foi elaborado, aquelas que não têm esse recurso costumam fazer com que essas responsabilidades recaiam sobre a pessoa que lidera ou inicia o projeto. Por exemplo, se você é um editor que está publicando uma nova série de artigos, um desenvolvedor encarregado pela migração de um site, ou um gestor de contas que está atualizando os sistemas de relatórios de seus clientes, é bem provável que você também esteja coordenando todos os detalhes do seu projeto.

Felizmente, não é preciso assumir um segundo trabalho para gerir projetos de maneira eficaz — um pouco de comunicação e de colaboração podem nos levar por boa parte do caminho. Ao deixar claro para todos que você é a pessoa de contato para o projeto, os outros envolvidos saberão a quem recorrer se tiverem dúvidas ou quiserem atualizações. Além disso, ao definir a função de cada pessoa no projeto, deixa-se claro o envolvimento que se espera de cada um dos colegas de equipe.

Dicas para gerir projetos

• Informe a sua função (e a de todos os outros) com clareza. Seja na fase de planejamento ou no início do projeto, certifique-se de que todos saibam quem é o líder do projeto (você), bem como as responsabilidades de todos os envolvidos.

• Consulte e responda às perguntas dos responsáveis pelas tarefas. Por haver um planejamento claro e bem definido, os envolvidos já sabem quais são as suas responsabilidades. Agora, ajude-os a não se desviarem do percurso verificando o progresso do trabalho e concedendo-lhes acesso a tudo o que precisam para fazer o trabalho fluir.

• Compartilhe regularmente atualizações de status. Mantenha o bom ritmo do projeto ao compartilhar atualizações relevantes sobre o seu progresso com a equipe. Isso não apenas deixará todos em dia e reduzirá as dúvidas quanto ao andamento dos trabalhos como também motivará e estimulará todos os envolvidos.

A Asana nos permitiu ser mais colaborativos de modo geral. Quando há um projeto em curso, todos se dedicam a ele. Assim, o Dalton não tem o seu próprio projeto para a mesma iniciativa, por exemplo. É como se tudo isto pertencesse a todos nós.”

3. Metas bem definidas aumentam a eficácia da equipe

Não há êxito nos projetos quando as equipes desconhecem as próprias metas. Sem metas claras, as equipes se sentem desmotivadas e também correm o risco de se dedicar ao objetivo errado ou de gastar toda a sua energia num trabalho de pouco impacto.

Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível definir com antecedência as metas do projeto. Dessa forma, todos os envolvidos no projeto ficam cientes delas e podem otimizar as etapas necessárias para alcançá-las. Por exemplo, se o seu projeto consiste em lançar um novo produto, você pode definir como meta “Aumentar o número de upgrades em 20%.” Essa meta, por sua vez, influenciaria as decisões referentes ao lançamento à medida que este se desenvolve. Além disso, ela serviria como uma métrica para mensurar o sucesso após o lançamento.

Os membros da equipe de projeto também se beneficiarão. Ao assegurar-se de pensar em todos os aspectos do problema em questão e ao dar à equipe um “norte” ao qual ela possa se orientar, a sua equipe pode focar nas tarefas que terão impacto nessas metas em vez de se perder em trabalhos desnecessários.

Dicas para definir metas de projetos

• Avalie o motivo por trás do lançamento de um projeto. Pergunte-se: por que isto precisa ser feito? Quem será afetado? Como este projeto se enquadra nas metas globais da organização? Isto se encaixa bem com os demais trabalhos dos colegas de equipe? Quais são os resultados que esperamos obter com esta iniciativa?

• Compartilhe as suas metas com todos os participantes. Antes de planejar o seu projeto, compartilhe as metas com todos os que precisem estar envolvidos. Dependendo de como a sua equipe trabalha, isso pode ser feito com uma reunião inicial, divulgando um documento ou compartilhando por meio de uma ferramenta de gestão de projetos — contanto que todos entendam quais são e não são as metas da iniciativa.

• Defina um processo para monitorar e fazer relatórios sobre as metas. Não basta apenas defini-las e esquecê-las. Certifique-se de ter um planejamento que lhe permita verificar e fazer relatórios frequentes das suas metas. Assim, é possível ver facilmente se há algum risco de não chegar lá e ajustar os planos para alcançá-las satisfatoriamente.

A Asana permitiu-nos ver o volume de trabalho que realizávamos e, assim, conseguimos ajustar as prioridades e reformular os tipos de trabalho que fazíamos.”

4. Definir um plano de comunicação mantém a sua equipe alinhada e focada

O termo pode até ser “gestão” de projetos, mas gerir um projeto é apenas uma das peças do quebra-cabeça. Antes mesmo de começar o trabalho, é necessário definir um plano de comunicação. É bem provável que a sua equipe já tenha, pelo menos, uma ferramenta de gestão de e-mails, outra para envio de mensagens instantâneas e mais uma para fazer a gestão dos projetos. Um plano de comunicação estabelece quando cada uma delas deve ser utilizada. Por exemplo, na Asana, usamos o e-mail para as comunicações externas, o Slack para as mensagens internas rápidas e a própria Asana para todo o nosso trabalho realizável.

Um trabalhador típico alterna diariamente entre 10 aplicativos diferentes, em média. Quando não há um plano definido sobre qual ferramenta deve ser usada em determinada circunstância, a alternância entre essas ferramentas pode causar confusão e até desgaste total. Um plano de comunicação diminui a dificuldade de tomar decisões e assegura que todos os membros da equipe estejam na mesma página.

Dicas para elaborar um plano de comunicação

• Estabeleça um padrão de comunicação. No nível mais básico, um plano de comunicação deve definir as ferramentas e a frequência da comunicação entre a equipe.

• Ofereça oportunidades para troca de feedback. O plano de comunicação precisa funcionar para todos os membros da sua equipe, portanto, é fundamental assegurar a adesão de cada participante. Dê abertura a comentários e workshops até que o plano de comunicação seja viável para todos os envolvidos.

• Defina os participantes do projeto e suas funções. Quando se devem incluir os participantes? Há alguém que esteja responsável pela aprovação e que precise ser notificada antes que algo seja publicado ou publicitado? Documente os participantes do projeto, bem como suas funções, como parte do seu plano de comunicação.

• Busque um consenso quanto à frequência e ao estilo das atualizações de status. Um dos elementos mais importantes de um plano de comunicação consiste na forma como se compartilhará o progresso do projeto. Preferencialmente, todo o trabalho realizável deve ser armazenado na ferramenta de gestão de projetos de forma a permitir a fácil compilação e compartilhamento de atualizações de status.

Agora que já não recebemos as solicitações por e-mail e usamos a Asana para colaborar mais eficazmente, conseguimos economizar 60 horas por mês, que agora são dedicadas à estratégia em vez de à tentativa de conciliação de todos os aspectos fragmentados.”

5. As ferramentas de gestão de projetos ajudam a aumentar a eficiência

Para colocar estas dicas em prática, considere usar uma ferramenta de gestão de projetos para ajudar a equipe a colaborar melhor e a se manter em dia.

Embora haja inúmeras opções de escolha, convém evitar as ferramentas de gestão de projetos mais tradicionais, visto que a maior parte delas é desenvolvida pensando em processos convencionais, e a sua configuração e integração podem ser muito longas e demoradas. Por isso, prefira algo que seja flexível, personalizável e fácil de adotar. É ainda melhor se lhe permitir conectar os trabalhos nos diversos projetos (o que é difícil de fazer em e-mails e planilhas) e comunicar com os colegas de equipe no mesmo local onde o trabalho ocorre.

É claro que, para nós, a Asana é a ferramenta ideal, além de ser uma opção excelente para as empresas que querem dar início a uma gestão de projetos melhor com uma ferramenta fácil de adotar e que inclua as funcionalidades necessárias para a sua equipe alcançar o sucesso.

Dicas para usar uma ferramenta de gestão de projetos

• Reúna todos os participantes numa ferramenta central. Em vez de permitir que cada equipe ou integrante individual use uma ferramenta diferente para gerir os projetos, entrem em um acordo sobre a ferramenta a ser usada por todos. Dessa forma, é possível estimular uma melhor colaboração e diminuir a confusão causada por não saber onde encontrar as informações essenciais.

• Defina convenções sobre como usá-la. Algumas diretrizes simples ajudarão a que todos se sintam confiantes de saber usar a nova ferramenta corretamente. Alguns exemplos são “adicionar sempre a data de conclusão às tarefas”, “incluir a palavra ‘marketing’ em todos os títulos de projetos de marketing” ou “para pedidos dirigidos a uma pessoa, criar uma tarefa na ferramenta de gestão de projetos e não mandar por e-mail.”

• Compartilhe as atualizações de status e os relatórios. A forma mais rápida de os seus colegas de equipe notarem o valor de uma ferramenta é proporcionar-lhes de imediato mais visibilidade em relação ao status e ao progresso do projeto. Ao compartilhar as atualizações de status e mostrar o andamento do projeto na nova ferramenta, eles podem ver melhor qual é o andamento do trabalho e são incentivados a também usar a ferramenta para as suas próprias tarefas.

Minha dica número um com relação à gestão de projetos é sempre refletir após um projeto. Assim, é possível usar tudo o que se aprendeu e criar um manual para estar preparado na próxima vez que for preciso planejar e gerir um projeto parecido.”

O que fazer para me tornar gestor de projeto?

Parabéns! Você já é um gestor de projetos! É sério, você já tem tudo o que é necessário. Quando surgiu a gestão de projeto, havia um treinamento rigoroso e certificações necessárias para que alguém fosse considerado um “profissional de gestão de projetos”. No entanto, isso mudou nas últimas décadas, devido em grande parte à democratização e à expansão das atuais funções dentro das equipes. Originalmente, era necessário um gestor de projetos para “dirigir” os projetos, mas à medida que mais líderes de equipe começaram a dirigir os próprios projetos, a gestão de projetos passou de ser uma profissão para ser uma habilidade.

As ferramentas de gestão de projetos modernas são feitas com essa mudança em mente. Na Asana, consideramos que qualquer pessoa pode ser um gestor de projeto. Qualquer pessoa que trabalhe numa equipe com projetos pode se tornar gestora de projetos sem ter de aprender todos os detalhes de uma ferramenta nova. Para isso, basta usar uma ferramenta feita para quem precisa dela, e não o contrário.

Ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos são uma forma visual de ganhar clareza e se conectar com a equipe. Pense em como a sua equipe gere atualmente o trabalho. Se não se compartilha uma ferramenta de gestão de projetos, os projetos, as tarefas, os arquivos e a comunicação da equipe provavelmente estarão dispersos pelas ferramentas, o que reduz a visibilidade e a sintonia da equipe. Sem um núcleo central de referências e de informação, os membros da equipe não têm clareza sobre as prioridades e provavelmente gastam muito tempo procurando respostas. De fato, de acordo com o índice Anatomia do Trabalho, gastamos 60% do nosso tempo a cada dia trabalhando em coisas como buscar documentos, perseguir aprovações e participar de reuniões, em vez de focar no trabalho qualificado e estratégico.

Com uma ferramenta de gestão de projetos on-line, há uma maneira melhor de comunicar as prioridades e definir quem fará o quê e quando. Para ajudar as equipes a ter clareza, as ferramentas de gestão de projetos oferecem vários modos diferentes de visualizar um projeto em tempo real. Estes são os mais populares:

Quadros Kanban

Os quadros Kanban oferecem uma maneira visual de planejar o progresso do projeto. Num quadro Kanban, o progresso é representado por colunas verticais, e as tarefas passam por cada estágio até serem concluídas. Um quadro Kanban típico pode ter colunas para trabalhos novos, em andamento e concluídos.

Diagramas de Gantt

Os diagramas de Gantt são gráficos de barras horizontais usados para exibir um cronograma de projeto. Neles, as tarefas são representadas por barras horizontais, e o comprimento delas indica a duração da tarefa.

Calendários

Os calendários de projeto são uma ótima maneira de dinamizar as suas tarefas e exibir com clareza as tarefas das semanas e dos meses a seguir. Os calendários de projeto são um modo de visualização popular para projetos que têm muitas tarefas diferentes com datas de conclusão próprias, como calendários editoriais ou calendários de conteúdo para mídia social.

Listas estilo planilha

No modo de visualização ao estilo planilha, é possível beneficiar-se de uma perspectiva clara e rápida sobre quem está fazendo o quê, e quais são os prazos. Neste tipo de gestão de projetos visual, é possível ver com clareza o fluxo de trabalhos de um projeto de forma linear, similar a uma grade.

O que são ferramentas de gestão de trabalho?

Mencionamos anteriormente os softwares de gestão do trabalho porque a gestão do trabalho abrange também a gestão de projetos. Com a gestão de projetos, dispõe-se de ótimas ferramentas para organizar, planejar e entregar os projetos. Mas a gestão do trabalho não ajuda apenas com um único processo de trabalho, ajuda a equipe a ter também uma visão holística de como todos os projetos e iniciativas estão interligados. Há duas ferramentas principais de gestão do trabalho para isso, que se somam às quatro visualizações comuns à gestão de projetos que listamos acima.

Gestão de portfólios de projetos

A gestão de portfólios de projetos é o segredo para monitorar todas as suas iniciativas num único lugar. Os portfólios oferecem uma perspectiva ampla de todos os trabalhos de forma a manter os projetos da equipe em dia. Esse recurso permite interligar os negócios do dia a dia à estratégia corporativa.

Gestão de recursos

Com a gestão de recursos, é possível ter uma visão clara do trabalho e da capacidade da equipe para assegurar que ninguém esteja sobrecarregado nem entediado. Assim, se identificam as possíveis sobrecargas de trabalho e ajustam as tarefas sempre que seja necessário.

Experimente estes benefícios

Independentemente da empresa ou setor, a sua equipe sempre se beneficiará da adoção de alguns dos princípios básicos da gestão de projetos e do trabalho. Até mesmo algumas mudanças simples na forma de planejar, gerir e relatar o trabalho podem tornar a sua equipe mais eficiente, responsável pelo trabalho e confiante de estar cuidando dos assuntos mais importantes.

A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho que ajuda as equipes a organizar e realizar o seu trabalho. Saiba mais sobre a Asana.