Sete riscos de projeto comuns e as maneiras de preveni-los

Gestores que entendem o que pode dar errado nos projetos estão aptos a favorecer o sucesso dos membros da equipe. Por exemplo, e se as partes interessadas num projeto sugerirem um novo aplicativo e você não levar em conta o tempo e os recursos necessários para criá-lo? Quando o aplicativo chegar à equipe de desenvolvimento, talvez o projeto fracasse antes mesmo de começar.

Se você entende os riscos em potencial de cada projeto, pode criar objetivos coerentes e manter o trabalho da equipe em dia. No guia a seguir, elencamos os sete riscos mais comuns em avaliações de riscos para projetos.

1. Desvio de escopo

O risco de escopo, também chamado de desvio de escopo, ocorre quando os objetivos iniciais do projeto não são bem definidos. É importante comunicar, desde o princípio, o roteiro do projeto às partes interessadas e ater-se com firmeza a esses parâmetros. Se o escopo não for informado de maneira eficaz, pode ser que as partes interessadas tentem alterar as demandas no decorrer do projeto.

Como reduzir desvios de escopo: definir parâmetros claros ajuda a consolidar o escopo do projeto. Encontre um consenso para o escopo e comunique essa visão às partes interessadas, ainda no início do projeto, para diminuir a possibilidade de ocorrerem desvios. Fazer consultas regulares ao progresso também ajudam a manter o projeto alinhado ao escopo original. 

2. Baixo desempenho

O risco de desempenho surge quando este não corresponde às expectativas iniciais do projeto. Nem sempre é possível encontrar a causa original do baixo desempenho, mas você pode identificar riscos que possam resultar nisso e buscar formas de evitá-los. Alguns exemplos deste tipo de risco são prazos curtíssimos e falhas de comunicação entre os membros da equipe. 

Como melhorar o baixo desempenho: antever possíveis riscos de desempenho, ainda no início do planejamento, ajuda na preparação. Utilize um software de gestão de projetos para acompanhar processos em tempo real, planejar o projeto minuciosamente e incentivar uma comunicação aberta entre os membros da equipe.

3. Custos elevados

O risco de custo acontece quando o projeto extrapola o orçamento definido inicialmente. Orçamentos pouco realistas ou falta de cálculos detalhados durante o planejamento são algumas das causas. Por exemplo, quando você está confiante que o projeto será concluído sem consumir todo o orçamento. Uma lista detalhada com os custos de cada elemento do projeto pode ajudar a identificar futuras necessidades.

Como conter os custos altos: faça uma estimativa precisa para cada elemento do projeto e se mantenha fiel ao orçamento estipulado. A melhor forma de segui-lo é criar um modelo de planejamento de projeto que esclareça os entregáveis, o escopo e o cronograma. Quando o desenvolvimento do projeto começar, considere agendar verificações regulares para analisar o orçamento e o andamento dos gastos.  

4. Prazos muito curtos

O risco de tempo, também chamado de risco de cronograma, significa que as tarefas levarão mais tempo do que o esperado. Cronogramas atrasados podem impactar outros fatores, como orçamentos, datas de entrega e desempenho geral. Trata-se de um risco comum enfrentado por gestores de projetos. Quando você não é responsável por executar pessoalmente todos os aspectos dinâmicos do trabalho, é fácil subestimar, durante o planejamento, o tempo que os membros da equipe levarão para concluir o projeto.

Como contornar prazos curtos: para reduzir o risco relacionado aos prazos, faça estimativas generosas do tempo necessário para concluir tarefas e incorpore contingências de tempo. Assim, você terá margem para adaptar o cronograma posteriormente. Também é possível utilizar um Cronograma ou diagrama de Gantt para planejar o seu projeto. Com clareza a respeito dos trabalhos, das dependências entre estes e de possíveis atrasos, os gestores podem se adaptar com flexibilidade aos riscos de tempo conforme surgirem. Entender o ciclo de vida do projeto também ajuda a identificar o tempo que cada tarefa requer. 

5. Recursos escassos

O risco de recursos ocorre quando não há recursos suficientes para concluir o projeto. “Recurso” pode se referir a tempo, habilidade, dinheiro ou ferramenta. Os gestores de projetos são responsáveis pela aquisição de recursos para a equipe e por comunicar o status de tais recursos aos membros. A alocação de recursos deve ser feita no início do planejamento, geralmente um ou dois meses antes da execução do projeto, dependendo do tamanho deste.

Como prevenir a escassez de recursos: a melhor forma de reduzir este risco é criar um plano de alocação de recursos que otimize a utilização e o impacto deles e ajude a equipe a cumprir metas. Quando você sabe, de antemão, quais são os recursos necessários, a chance de esgotá-los futuramente diminui.

6. Mudanças operacionais

O risco operacional está relacionado a mudanças nos processos da equipe ou empresa. Por exemplo, alterações de funções, mudanças na gestão, ou processos novos aos quais a sua equipe precisa se ajustar. Tais fatores podem gerar distrações, exigir adaptação dos fluxos de trabalho e impactar o cronograma dos projetos.

Como atenuar imprevistos operacionais: é impossível prever ou prevenir todos os riscos operacionais, mas se você souber que haverá uma mudança na equipe ou nos processos, poderá reduzir os efeitos adversos da transição. Recorra a reuniões, ferramentas de cronograma e treinamentos para que a sua equipe esteja pronta para a mudança e tenha tempo de se adaptar. 

7. Falta de clareza

A falta de clareza pode se manifestar como falhas de comunicação pelas partes interessadas, escopos de projeto vagos ou prazos imprecisos. Isso pode ocasionar falta de visibilidade devido a fragmentação do trabalho, orçamentos extrapolados, atrasos nos prazos, alterações de demanda no projeto, mudança de direção do projeto ou resultados abaixo do esperado.

Como promover clareza: ao planejar o projeto, verifique várias vezes as demandas para assegurar-se de estar tudo em ordem. Todos os envolvidos estão em sintonia? Os desenvolvedores estão prontos para a próxima fase? O escopo foi definido de forma clara? Também é importante confirmar se o acesso às informações do projeto está disponível para todos. Com as informações centralizadas numa mesma ferramenta, os participantes poderão acompanhar o avanço do projeto.

Como utilizar a gestão de riscos para preparar a sua equipe

A gestão de riscos serve para identificar quais categorias de risco têm a maior probabilidade de afetar o seu projeto, e criar um plano para atenuá-los.

As ferramentas de gestão de projetos ajudam a controlar riscos porque permitem organizar o projeto do início ao fim. Também é possível usar um software de gestão do trabalho para facilitar a colaboração entre as equipes, o que reduz a ocorrência dos riscos mais comuns. 

Com os quatro passos a seguir, você poderá se antecipar a riscos e manter um bom funcionamento do projeto. 

1. Identifique os riscos

O primeiro passo na análise de riscos é identificar quais deles poderão afetar o projeto. Apresentamos os sete tipos mais comuns acima, mas existem outros como: falhas de prestadores terceirizados, circunstâncias inesperadas na vida pessoal dos indivíduos, problemas na transferência de dados, mudanças de prioridade, riscos jurídicos, riscos de mercado e adiamento do projeto. 

Faça estas perguntas para iniciar o processo de identificar riscos:

• Qual é a probabilidade de ocorrer este evento de risco?

• Qual é o impacto e a severidade, se esse risco se concretizar?

• Qual é o nosso plano de resposta ao risco?

• Considerando a probabilidade e o impacto, qual é o nível de prioridade?

• Quem é responsável por esse risco?

Após responder a essas perguntas, continue o processo de gestão: defina as prioridades de cada risco, procure soluções implementáveis e monitore regularmente. 

2. Determine a probabilidade e o impacto

Organize a lista de riscos identificando quais deles têm maiores chances de se concretizar. Com os riscos ordenados por probabilidade, você terá uma ideia melhor de quais são as suas prioridades ao chegar a hora de preparar um plano de ação. 

Entender a probabilidade de concretização dos riscos é importante para definir prioridades, mas não deixe de avaliar, também, o impacto que cada um deles tem nos seus negócios. Faça planejamentos mais minuciosos para os riscos que têm potencial de causar impactos consideráveis.

3. Encontre soluções para cada risco

O objetivo deste tipo de avaliação é criar um plano de ação a ser executado pela sua equipe como resposta a cada risco. Ordene-os conforme a probabilidade e o impacto nos negócios, e você terá um ponto de partida para encontrar soluções. As avaliações de riscos ajudam o projeto a obter êxito porque previnem os riscos durante o seu desenvolvimento. 

Reúna-se com as partes interessadas do projeto e identifique, de forma proativa, soluções plausíveis para os riscos que possam preocupar esses participantes. Consulte as lições aprendidas em projetos anteriores para analisar como os riscos foram abordados e solucionados.

4. Monitore a avaliação de riscos com regularidade

Uma vez desenvolvida, a avaliação de riscos deverá ser monitorada com frequência, afinal, as circunstâncias podem mudar a qualquer momento. A probabilidade de um risco ocorrer pode mudar, e o impacto nos negócios, idem. 

Talvez novos riscos entrem em jogo, ou riscos existentes fiquem mais improváveis. Por isso, monitorar a avaliação regularmente pode aumentar a sua confiança e preparação para os imprevistos. 

Ferramentas de gestão de riscos para projetos

As ferramentas certas facilitam a análise e priorização dos riscos. Com um monitoramento em tempo real e informações compartilhadas e centralizadas, todos os integrantes da sua equipe terão acesso instantâneo às referências e materiais do projeto e poderão acompanhar o progresso do trabalho. 

As habilidades de planejamento na sua equipe também serão desenvolvidas com o uso dessas ferramentas. Por fim, conhecer os processos e as fases da gestão de projetos ajuda a evitar riscos antes que ocorram. 

Registro de riscos

O registro de riscos é o melhor meio de identificá-los e priorizá-los. É necessário que o registro inclua a probabilidade de cada risco, o impacto nos negócios, a forma de prevenir o risco, a forma de reagir a ele caso se concretize, e quem será o responsável por agir.

Logo abaixo, apresentamos um exemplo de registro de riscos. Da esquerda para a direita estão o tipo do risco, a probabilidade de ele ocorrer, o impacto nos negócios, a pessoa responsável por agir e a maneira de atenuá-lo.

Com o registro em mãos, você terá um documento para consulta durante os seus projetos. Acesse essas informações quando se deparar com riscos e utilize-as para reduzir danos de longo prazo. 

Análise FOFA (ou SWOT)

O acrônimo FOFA significa forças, oportunidades, fraquezas e ameaças (SWOT, no acrônimo inglês). A análise FOFA não consiste apenas em identificar os riscos do projeto, pois apresenta também os pontos fortes do seu projeto. Estes podem ser muito úteis para se destacar da concorrência.

Para conduzir esta análise, pense em cada letra da sigla e faça as perguntas a seguir, que ajudam a descobrir novas formas de aprimorar o seu projeto e preparar a equipe. 

Força: o que fazemos de melhor?

Fraqueza: o que precisamos aperfeiçoar?

Oportunidade: quais são as metas para este ano?

Ameaça: os concorrentes nos superam em quais aspectos?

Depois de criar a análise FOFA, você se sentirá confiante de avançar com os projetos porque entenderá melhor qual é a sua situação comparada à concorrência. Também identificará quais são as forças e fraquezas, o que ajuda a aprimorar projetos futuros e atenuar riscos. 

Brainstorm

Debates criativos são uma ótima maneira de incentivar novas ideias, mas muitos subestimam a real eficácia deste processo. Quando há diferentes pontos de vista na sua equipe, o debate é excelente para inspirar criatividade e avaliar riscos. 

Muitas vezes, o brainstorm é o primeiro passo para criar registros de riscos, afinal, a equipe precisa de algum ponto de partida. Aprenda novas técnicas de debate criativo para ajudar a equipe a se manter ágil, identificar os riscos e prevenir que ocorram. 

Planeje com antecedência para atenuar os riscos

A fase de planejamento é a mais importante de qualquer projeto. Talvez você acredite que a magia acontece na fase do desenvolvimento, mas é preciso planejar bem o projeto para prevenir riscos e levar a sua equipe ao sucesso.

Há diversos tipos de software de gestão de projetos que possibilitam automatizar processos, otimizar a comunicação, compartilhar informações e monitorar o trabalho em tempo real. Em posse de uma ferramenta com essas funcionalidades, você pode alçar os seus projetos a novos patamares.