Помогите команде начать работать в Asana

Чтобы помочь вашей команде начать работать в Asana, мы проанализировали особенности, которыми отличаются наиболее успешные команды, использующие Asana, изучили опыт наших менеджеров по сопровождению клиентов, а также взяли проверенные стратегии управления изменениями и создали методику «Дорога перемен Asana», которая описана в этой статье.

Для достижения максимального успеха мы также рекомендуем:

• Загрузить наш контрольный список по адаптации сотрудников в свой домен Asana.
• Зарегистрироваться на вебинаре по адаптации команды или посмотреть его в записи в Академии Asana.

1. Ответьте на вопрос «Почему именно Asana?»

Перед тем, как пригласить команду в Asana, убедитесь, что у вас есть веская причина использовать эту систему. Чтобы ответить на вопрос, почему именно Asana, выполните следующее упражнение.

Представьте успешный сценарий

Для начала, представьте идеальный мир, в котором ваша команда использует Asana, и подумайте о том, чего вы добьётесь. Спросите себя:

• Каких целей поможет достичь Asana?
• Что из того, что невозможно сейчас, станет возможно в будущем?

Определите болевые точки

Затем определите болевые точки, приведшие вас к решению использовать Asana, которые найдут отклик у всей команды.

Болевая точка	Пример
Непонятно, кто за что отвечает	Поручения теряются в почте и других инструментах, сотрудники не знают сроки выполнения или не понимают, за что они отвечают
Сложно организовать совместную работу	Работать с другими командами сложно, передача результатов работы от одного сотрудника другому организована плохо
Процессы не согласованы	В начале работы приходится делать всё с нуля или все сотрудники делают одну и то же работу немного по-разному
Управление проектами — сложный процесс	Вы работаете в слишком простых или слишком сложных системах, из-за чего вам сложно планировать проекты и отслеживать ход их реализации

Запишите обоснование того, для чего вам нужна Asana

Теперь вы готовы письменно обосновать, для чего вашей организации нужна Asana, используя следующую структуру:

«С помощью Asana [название команды/организации] управляет [такими-то проектами и процессами] и избавиться от [вот таких болевых точек], что позволяет достичь [таких-то целей]».

Например: В отделе дизайна с помощью Asana мы управляем запросами на разработку дизайна и проектами маркетинговых кампаний, что позволяет нам всегда получать чёткие запросы и не делать одну и ту же работу дважды, а также соблюдать сроки кампаний, работать над наиболее приоритетными задачами и делать всё это, не перегружая сотрудников.

Сформируйте альянс внедрения

Затем создайте группу в составе минимум трёх человек — ваш альянс внедрения — выполняющих следующие роли:

1. Ответственный за правила — разрабатывает основные правила использования Asana и отвечает на вопросы, которые возникают у коллег (например, руководитель группы, руководитель программы или координатор).
2. Ответственный за информирование — лидеры, которые верят в необходимость использования Asana и напоминают об этом коллегам, чтобы они были вовлечены в процесс (высшее руководство, директора, руководители команд).
3. Пропагандист Asana — человек, помогающий ответственному за правила выполнять его работу, показывая это на своём примере, а также поощрять коллег за их усилия (например, рядовой сотрудник).

2. Определите текущее состояние

Разобравшись с тем, для чего вашей команде Asana, можно выбрать, на каком процессе или проекте вы хотите её опробовать. Рабочий процесс — это процедура или набор шагов, которые предпринимаются, чтобы выполнить задачу: например, создать видео или запустить новый продукт. Управление рабочими процессами состоит из формирования и отслеживания таких процедур.

Что именно вы выберете, зависит от команды, но постарайтесь при этом подобрать нечто:

• Подразумевающее сотрудничество и обмен информацией между несколькими участниками
• Конкретное — с чёткими задачами и ожидаемыми результатами, или ограниченное по времени

Если вам нужно вдохновение, почитайте обо всех способах использовать Asana.

И наконец, создайте основу будущего успеха, выстроив структуру своей команды в Asana. Такая команды в Asana, скорее всего, будет похожа на иерархическую схему вашей организации.

Если Asana использует только одна команда, её структуру можно выстроить по вертикалям, инициативам или рабочим группам, имеющимся внутри этой команды.

3. Создайте свой первый проект

Обязательно опросите сотрудников, чтобы узнать, сколько времени у них сейчас уходит на работу, где они испытывают трудности, и какие проблемы хотели бы решить. Это позволит оценить эффект от внедрения Asana и понять, помогает ли она решить эти проблемы.

При создании своего первого проекта также нужно понять, как Asana сочетается с другими инструментами, чтобы можно было чётко определить для сотрудников, где какую работу следует выполнять.

Не уверены, с чего начать? Попробуйте шаблон.

Начните совместную работу

Пригласите небольшую группу коллег в Asana, чтобы они ознакомились с функциями и рекомендованными методами работы. Asana гибкий инструмент, поэтому не бойтесь пробовать, даже если вам кажется, что не всё идёт идеально.

Когда всё будет готово, пригласите в Asana всю команду и проведите вводную встречу, на которой расскажите всем об Asana, начиная с первого шага, а также о первом рабочем процессе, реализованном в системе.

Загрузите наш шаблон презентации по введению Asana, записавшись на вебинар по введению в Asana для всей команды, доступный по запросу, и внесите в неё необходимые изменения.

4. Помогайте команде и отмечайте успехи

Предоставьте коллегам наши ресурсы по началу работы в Asana, чтобы помочь им освоить основы:

• Уроки по Asana (длительностью по 15 минут) помогут быстро получить представление об Asana, основных функциях и примерах использования.
• Примите участие в обучающем вебинаре по основам Asana (60 минут). В его ходе вы будете взаимодействовать с инструктором, которому сможете задать интересующие вопросы.

Определение и поддержание правил работы в Asana

Некоторые команды испытывают трудности, когда сотрудники не уверены, когда и как использовать те или иные функции. Кто-то может знать, как создать задачу, но не понимает, когда нужно указывать, что она выполнена или как определить её приоритет. Прочитайте эту статью, в которой подробно описано, как создавать правила для команды в Asana.

Ожидайте ошибок и не бойтесь их! Ответственный за правила должен вносить конструктивные поправки в работу коллег, когда они забывают об установленных правилах.

5. Настройтесь на будущий успех

Когда команда освоится в системе, продолжайте обеспечивать выполнение правил и сделайте Asana единым источником достоверной информации, где можно найти ответы обо всех созданных в ней процессах. Вот несколько идей, которые вам помогут:

• Создайте в Asana проект для вопросов и отзывов и просматривайте его каждую неделю.
• Отмечайте маленькие и большие победы своей команды! Кроме того, ваш альянс внедрения может создать систему поощрений за изучение и использование Asana.
• Создайте безопасное пространство, в котором сотрудники смогут изучить все функции, не опасаясь чего-нибудь «сломать».
• Попробуйте провести день без электронной почты, чтобы понять, смогут ли ваши сотрудники в течение всего дня или даже недели не отправлять друг другу письма, пользуясь вместо этого Asana.

Вам также понадобится план по адаптации новых специалистов, чтобы они смогли быстро влиться в работу. Посмотрите на наш шаблон для адаптации сотрудников и попробуйте внедрить освоение Asana в общий процесс адаптации новичков.

6. Анализируйте результаты и расширяйте сферу применения Asana

Поработав в Asana несколько месяцев, вернитесь к тому, что вы записали в первом разделе, и той информации, которую вы получили от сотрудников во втором разделе. Задайте сотрудникам следующие вопросы:

• Удалось ли нам достигнуть первоначальной цели?
• Хорошо ли работают новые процессы?
• Сколько времени занимает выполнение одной и той же работы сейчас по сравнению с тем, что было раньше?
• Насколько эффективной оказалась Asana по сравнению с нашими ожиданиями? Удалось ли решить проблемы, которые мы хотели решить?

Если опыт оказался успешным и удалось уложиться в сроки, расскажите о своих победах и реализованных улучшениях руководству и заинтересованным лицам. После этого также можно начать добавлять в Asana другие рабочие процессы и проекты, если вы это ещё не сделали.

Дополнительные ресурсы

На этом обучение не заканчивается. Мы предлагаем широкий спектр ресурсов, позволяющих познакомиться с тем, как другие команды используют Asana, и изучить накопленный опыт.

• Изучите методику внедрения Asana подробнее на нашем вебинаре «Внедрите Asana для вашей команды».
• Контрольный список для адаптации команды — это шаблон проекта Asana, который проведёт вас по всем шагам, описанным в этой статье.
• Посетите Академию Asana, где вы найдёте курсы углублённого обучения.
• В сообществе Asana и на форуме можно общаться с другими клиентами и энтузиастами Asana.
• Короткие видеоуроки доступны на YouTube-канале Как работать в Asana.