Планирование студенческих мероприятий
Планирование студенческих мероприятий обычно сопряжено со стрессом, множеством важных дел, кучей писем и жёсткими сроками, в которые едва ли можно уложиться одному. Независимо от того, будет ли на вашем очередном мероприятии десять человек или десять тысяч, Asana — это идеальный инструмент для планирования подобных событий, позволяющий работать совместно с однокурсниками и следить за тем, чтобы всё прошло как по маслу.
Создание проекта мероприятия
- Создайте новый проект для предстоящего мероприятия. Присвойте проекту описательное название, например «Осенний хакатон» или «Благотворительный концерт». Добавьте описание проектаописание проектаВ описании проекта можно поделиться с коллегами целями проекта и общими сведениями о нём. в общих словах.
- Пригласите однокурсников и специалистов по планированию мероприятий в качестве участник проектаучастник проектаПользователь, имеющий доступ к проекту и получающий уведомления о нём., чтобы они могли назначать и выполнять задачи, а также следить за важными обновлениями.
- Составьте хронологию планирования мероприятия с помощью разделовразделов, отталкиваясь от календаря с конечной даты проведения мероприятия к началу проекта. Используйте такие заголовки, как «Через месяц», «На неделе мероприятия», «За день до мероприятия» и т. д.
- Добавьте задачи в каждый раздел и проконтролируйте, чтобы у каждой задачи был срок выполнения, исполнитель, все необходимые файлы во вложении и чёткое описание, чтобы все знали, кто что и к какому сроку делает.
- В день проведения мероприятия можно создать наглядное представление графика с помощью Asana, добавив задачи с указанием времени выполнения каждого этапа, включая подготовку, прибытие поставщиков, прибытие гостей, банкет и т. д. По мере проведения мероприятия ваша команда сможет отмечать выполнение этих задач с помощью мобильных устройств, контролируя, чтобы всё шло строго по графику.
Загрузите приложение Asana для iOS или Android, чтобы обеспечить слаженную координацию действий между вами и вашими специалистами по планированию в день проведения мероприятия.
Планируйте мероприятия ещё более эффективно
Отслеживайте работу со спонсорами
Отслеживать работу со спонсорами можно без лишних усилий прямо в проекте мероприятия. Создав задачу для каждого спонсора, вы сможете использовать подзадачи для отслеживания каждого этапа процесса, включая выход на спонсора, общение с ним по телефону, работу с материалами, контрактами и средствами спонсорской рекламы, такими как логотипы и слоганы. Это может стать отличным решением для поиска идей по спонсорам и контроля процесса сбора средств для мероприятия. Для большего понимания ознакомьтесь с нашим примером отслеживания работы с контрагентами.
Копируйте проекты мероприятий
Если вы регулярно проводите одно и то же мероприятие или цикл мероприятий, вы можете создать шаблон проекта для его последующего копирования. Добавьте в шаблон элементы с учётом итогов предыдущих мероприятий, а затем просто копируйте проект для каждого нового мероприятия. Шаблоны также упрощают процесс передачи работы, связанной с планированием мероприятий, поскольку и студенты рано или поздно покидают учебное заведение.
Отслеживайте список гостей
Контролируйте список гостей с помощью Asana. Используйте форму Google для создания страницы регистрации приглашённых гостей и интегрируйте её в проект мероприятия или новый проект в Asana. При регистрации очередного гостя на этой странице в Asana будет появляться задача с его именем. Этот проект даже можно будет использовать в качестве списка регистрации участников. По мере прибытия каждого гостя на мероприятие отмечайте задачу как завершённую прямо со своего мобильного устройства.
Управление внешними поставщиками
Проект можно использовать для управления взаимодействием с внешними поставщиками. Создайте задачи по всем поставщикам, а также подзадачи по каждому этапу процесса, включая получение ценового предложения, оформление договора, подтверждение сроков и оплату счёта. Получив счёт по электронной почте, создайте задачу в Asana с помощью функции пересылки электронных писем.
Прошли те времена, когда мероприятия организовывали посредством буфера обмена и электронной почты. Asana поможет вашей команде организовать и провести мероприятие с максимальным комфортом для его участников.
