Планирование мероприятий по сбору средств
- Перейти к
- Как создать проект мероприятия по сбору средств
- Советы по управлению мероприятием
- Советы по работе в день мероприятия
- Советы по отчётности о ходе работ в рамках мероприятия
- Дополнительные ресурсы
Как создать проект мероприятия по сбору средств в Asana
Существует несколько способов создания проекта мероприятия. Чтобы быстро приступить к работе:
- Начните с нашего шаблона мероприятия по сбору средств, настроив его с учётом потребностей своей организации.
- Импортируйте электронную таблицу, с помощью которой вы сейчас управляете мероприятиями.
Как получить доступ ко всем шаблонам Asana
Если же вы хотите создать собственный план мероприятия с нуля или использовать общепризнанные передовые методы для проектов Asana, начните отсюда.
Планируете сразу несколько мероприятий по сбору средств?
Если вы используете наш шаблон:
- Продублируйте
[ОБРАЗЕЦ ЗАДАЧИ]
, приведённый в шаблоне, переименуйте его и преобразуйте в проект. - Затем добавьте эти проекты в портфель, чтобы было проще организовывать и контролировать все мероприятия по сбору средств в одном месте.
Работаете с поставщиками, агентствами или подрядчиками?
Необходимость отслеживать сроки, материалы и переписку с несколькими сторонними контрагентами по электронной почте усложняет работу. Чтобы этого не происходило, пригласите внешних партнёров в качестве гостей в свой проект. Так они будут видеть ваши планы, а вы сможете устанавливать чёткие сроки и отслеживать выполнение работ.
Нужно обеспечить конфиденциальность отдельных работ по мероприятию? И в этом случае можно пригласить сторонние компании в Asana, но установить для проекта статус закрытого, а их добавить в список отслеживающих конкретной задачи. В этом случае они смогут видеть только эту задачу.
Советы по организации и выполнению работы в рамках мероприятий
Подготовив проект мероприятия по сбору средств, воспользуйтесь приведёнными далее советами, которые помогут вам управлять им и отслеживать все детали по ходу выполнения работ.
1. Составьте план мероприятия с помощью хронологии и корректируйте его по мере появления новых элементов
В большинстве случаев планы мероприятий содержат такие важные детали, как сроки выполнения и зависимые элементы, привязываемые ко дню проведения мероприятия. Хронология позволяет отразить эти элементы в плане ещё до начала работы и согласовать их для обеспечения успешности мероприятия.
Как создать план с помощью хронологии:
- Запланируйте задачи, перетаскивая их по хронологии. При обнаружении нестыковок по времени перенесите задачи на другие даты.
- Корректируйте сроки выполнения задач, чтобы исполнители могли лучше спланировать время на свою работу до того, как срок истечёт.
- Если задачи необходимо выполнять в определённом порядке, задайте зависимости между ними. Для этого наведите указатель мыши на одну задачу, а затем перетащите точку на связанную с ней задачу.
Кроме того, хронология помогает корректировать планы в процессе работы. Например, если бронирование места проведения мероприятия занимает больше времени, чем ожидалось, в хронологии можно переместить сроки выполнения этой задачи и посмотреть, как это повлияет на весь план.
2. Отслеживайте важные электронные письма (проводя при этом меньше времени в почтовом ящике) с помощью интеграций с клиентами электронной почты
Вы всегда можете пригласить поставщиков в свой проект мероприятия, но если вы общаетесь по электронной почте, попробуйте интеграции Asana для Gmail, Outlook и других почтовых клиентов. При получении электронных писем с важными документами или поручениями вы сможете добавлять их в Asana прямо из почтового ящика, назначать их в качестве задач, добавлять в проекты мероприятий и делать многое другое. При этом ключевые сведения о планировании и задачах не будут теряться в электронной почте, и вам не придётся бесконечно долго копаться в почтовом ящике.
3. Оставляйте интерактивную обратную связь прямо на материалах для мероприятия по сбору средств с помощью функции «Корректировка»
Вызовет ли ваше мероприятие всеобщий интерес или пройдёт незамеченным, во многом зависит от возможности предоставлять обратную связь и на её основе корректировать материалы по мероприятию (например, пригласительные или афиши). С помощью функции «Корректировка» в Asana рецензенты могут оставлять комментарии прямо на материалах, поэтому обратная связь предоставляются в контексте. Каждый комментарий преобразуется в подзадачу к выполнению. При этом исполнитель сам решает, каким образом работать над ней.
Когда вы будете обсуждать материалы или творческие идеи для своего мероприятия, создайте задачу по каждому такому материалу или идее и попросите коллег использовать кнопку «Нравится» в порядке голосования.
Советы по организации работы в день мероприятия
1. Работайте из любого места и в автономном режиме с помощью мобильных приложений Asana
Когда ваша команда занимается подготовкой на месте мероприятия, может быть затруднительно находить нужную информацию о том, что ещё нужно сделать. Мобильное приложение Asana обеспечит специалистам постоянный доступ к плану мероприятия (даже когда вы не в сети) до, во время и после его проведения.
2. Обеспечьте возможность интерактивного обсуждения в режиме реального времени с помощью интеграции с приложением Slack
Многие коллективы используют Asana и Slack для координации и обмена информацией о работе, особенно когда наступает время проведения мероприятия. Вместо переключения с одного инструмента на другой можно использовать интеграцию Asana для Slack.
Когда ваш коллега просит поделиться мнением о презентации, а вы выполняете какое-то другое задание в рамках мероприятия, можно создать задачу в Asana прямо из беседы в Slack, чтобы не забыть про неё и сохранить весь исходный контекст.
Советы по отчётности о работе, связанной с проведением мероприятий, и о ходе её выполнения
1. Общайтесь с командой без лишних совещаний
Вместо того чтобы проводить совещания для уточнения статуса задач или предоставления актуальной информации коллегам, можно всё это делать в Asana, причём несколькими способами:
- Чтобы уточнить информацию о ходе работ, оставить отзыв или задать вопрос, можно использовать комментарии к задачам.
- Для доведения наиболее важной актуальной информации о ходе работ по проекту, например о достижении вех, соблюдении сроков или о потенциальных угрозах, можно использовать обновления статуса проекта (на вкладке «Ход работ» в проекте).
- Функция @упоминания позволяет отмечать коллег, актуальные задачи, проекты и беседы прямо в текстовых блоках и комментариях.
2. Контролируйте ход работ и распределение трудовых ресурсов по различным мероприятиям с помощью портфелей и функции «Загрузка»
Чтобы понять темпы выполнения работ по мероприятию и оценить степень загруженности сотрудников, специалисты по планированию мероприятий обычно собирают информацию посредством совещаний, переписки по электронной почте и электронных таблиц, что отнимает много времени и чревато неточностями. Вместо этого лучше создайте портфель проектов со всеми планами мероприятий, чтобы видеть ход работ в реальном времени, сроки запуска и приоритеты в одном и том же месте.
Затем перейдите на вкладку Загрузка, где в наглядной форме представлена степень загруженности специалистов по мероприятиям с учётом задач, уже назначенных в Asana. Функция «Загрузка» помогает принимать взвешенные кадровые решения, адекватно распределять трудовые ресурсы и обеспечивать своевременное проведение мероприятий.
Ресурсы для планирования и проведения мероприятий с помощью Asana
Любите учиться по видео? Хотите узнать, как наши клиенты планируют мероприятия с помощью Asana? Ознакомьтесь со следующими ресурсами:
Ресурсы | Ссылка |
---|---|
Шаблон для планирования мероприятий по сбору средств для некоммерческих организаций | Использовать шаблон |
Видеоинструкция | Смотреть видео из серии «Как работать в Asana» |
Курс по требованию | Записаться в Академию Asana |
Истории успеха | Узнайте, как организации Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise и NTEN планируют свои мероприятия с помощью Asana |
Электронная книга — руководство по повышению производительности для специалистов по проведению мероприятий | Читать электронную книгу |
Советы от сообщества | Посетите ближайший вебинар или откройте тему на Форуме сообщества |