Внедряйте Asana в разных командах

Asana идеально подходит для коллективной работы, но будет ещё лучше, если у всех сотрудников организации будет возможность отслеживать в ней свою совместную работу. Обеспечив собственный коллектив необходимыми ресурсами, вы поймёте, как было бы полезно подключить к Asana и другие группы. Ниже приводятся советы по внедрению Asana, которые помогут оценить все преимущества совместного использования.

Зачем нужны другие группы?

Рассматривая целесообразность подключения к Asana других групп вашей компании, вы можете задаться вопросом: а зачем это нужно моей команде? Дело в том, что внедрение Asana среди других групп в конечном итоге будет выгодно и вашей команде:

• Слаженность работы — вы увидите, как ваша работа стыкуется с тем, чем занимаются другие группы, а также сможете связывать проекты и видеть историю работы по мере их выполнения.
• Экономия времени — меньше усилий по организации работы, меньше совещаний по обновлению статуса и более чёткое понимание того, кто что и к какому сроку делает, чтобы можно было сразу приступить к работе, а не заниматься выяснением деталей. Ваш коллектив может работать ещё более эффективно, имея чёткое представление о том, что необходимо для выполнения задач.
• Более эффективная совместная работа — вы обнаружите дополнительные возможности для совместной работы, сможете более эффективно использовать результаты работы других групп, а также обращаться к предыдущим проектам и понимать, над чем трудятся другие сотрудники.

Использование Asana в других группах

Asana обеспечивает наилучший результат, когда все группы отслеживают свою работу с помощью этой системы. Помимо всех плюсов Asana для отдельных команд, существуют значительные преимущества и при всеобщем использовании продукта:

• Возможность видеть, как компания в целом работает над достижением общих целей. Если сделать информацию общедоступной через Asana в масштабах всей организации, каждый сможет обращаться к важным сведениям, беседам и проектам, а также показывать ход выполнения важнейших задач. Это укрепляет чувство причастности каждого сотрудника к достижению общей цели.

• Возможность создавать комплексные рабочие процессы. Наверняка работа вашего коллектива будет, так или иначе, сопряжена с работой других групп. И если все будут видеть одну и ту же информацию, это позволит более чётко понимать, кто что делает, а также прогнозировать ожидаемый результат через Asana.

• Единый источник достоверной информации. Любой присоединившийся к системе сотрудник сразу будет иметь доступ к общедоступным проектам, группам и беседам, что позволит ему быстро получить контекст, даже если он и не был в курсе происходящего. Для предоставления этой информации можно использовать функцию @упоминания.

• Возможность избавиться от бесконечной внутрикорпоративной переписки по электронной почте. Создав группу персонала и добавив в неё всех сотрудников компании, можно вести беседу в этой группе с возможностью доводить до всех важные обновления или распространять информацию о корпоративе.

Подключение к Asana других групп

Осознав преимущества использования Asana для себя и своего коллектива, вы как никогда подготовлены к тому, чтобы обосновать другим необходимость этой системы. Ниже приводятся несколько советов по привлечению к работе в Asana коллег из других отделов:

• По аналогии с привлечение нескольких коллег из своего коллектива в начале внедрения системы пригласите несколько надёжных коллег или руководителей из других отделов. Взаимодействуя с вами, они смогут освоить общие принципы работы в Asana, а затем перенести этот опыт на свой коллектив.

• Не стоит просто приглашать группу в свою организацию. Вместо этого мы рекомендуем добавлять людей в качестве отслеживающих задачи, делиться с ними проектами и упоминать их в комментариях к задачам, чтобы они могли сразу влиться в процесс и понять, как работают существующие проекты и задачи в Asana.

• Предложите им попробовать готовый шаблон, с тем чтобы они могли начать правильно использовать Asana, следуя нашим рекомендациям. Можно даже предложить им проект с шаблоном по адаптации к Asana, чтобы они могли быстро сориентироваться в происходящем.

• Отправьте им примеры рабочих процессов, которые могут пригодиться их коллективам, и покажите проекты в виде списка и доски, чтобы они также могли начать использовать Asana и взаимодействовать с вашей группой.

• Покажите Asana на очередном совещании с другой группой и используйте продукт в качестве повестки совещания.

• Отправьте новым приглашённым краткие инструкции или уроки Asana, которые позволят им начать использовать Asana в течение 15 минут.

• Покажите им наши ролики из серии «Как работать в Asana» на YouTube. Они предназначены для новых пользователей и для тех, кто планирует использовать Asana. Есть даже видео для приглашения коллег:

Создание дополнительных групп

Если коллеги из других отделов заинтересовались продуктом, и вы готовы пригласить их, создайте для них группу или предложите им создать её самостоятельно. Имейте в виду, что в общем случае группы используются для объединения отделов, функциональных подразделений и прочих общностей людей, выполняющих совместную работу по нескольким проектам.

Чтобы создать группу, прокрутите вниз боковой панели и нажмите Создать новую группу или же нажмите кнопку + рядом с любой существующей группой.

Создав группу, они смогут приглашать других коллег, создавать собственные уникальные проекты, а также присоединиться к другим группам и проектам.

Чем больше групп присоединится и начнёт отслеживать работу в Asana, тем более слаженно будет идти взаимодействие и тем более чётко вы будете понимать, что нужно делать для продвижения проекта вперёд, независимо от того, с кем вы работаете. Вся ваша организация может работать в Asana.