Guia de gestão de integrações de projetos (processo em sete etapas)

Nenhum projeto é igual ao outro em relação a entregáveis, orçamento e cronograma. Para que todos os projetos atendam às exigências e aos objetivos, muitas empresas têm como prática padrão a gestão de integrações de projetos. 

A gestão de integrações de projetos envolve a coordenação de todos os elementos do projeto, desde a delegação de tarefas até a gestão de recursos e a comunicação com as partes interessadas. Ao adotar uma abordagem holística para gerir os projetos e as suas interdependências, é possível executá-los tendo em mente o panorama geral.

Leia e aprenda sobre esta prática em detalhes, incluindo os principais passos e as habilidades necessárias, para fazer uma gestão de integrações de projetos bem-sucedida. 

O que é a gestão de integrações de projetos?

A gestão de integrações de projetos envolve a coordenação de todos os elementos de um projeto, incluindo as tarefas, recursos, partes interessadas e entregáveis. A finalidade é assegurar que os processos ocorram de maneira eficiente e se alcancem as metas que foram predeterminadas.

A gestão de integrações de projetos é necessária quando há interações entre diferentes processos e equipes. Quando os projetos têm objetivos concorrentes ou conflitos de agendamento, esta prática pode ajudar a fazer compensações de custos ou agendamento para permitir que a sua equipe conclua o projeto e atenda às expectativas das partes interessadas.

Aqui está um exemplo de gestão de integrações de projetos: digamos que a equipe de marketing precise de informações da equipe de vendas para elaborar um relatório para as partes interessadas. A gestão de integrações de projetos é usada para garantir que os dados da equipe de vendas sejam adequadamente entregues à equipe de marketing, e que tal entregável atenda às exigências.  

Esta prática também envolve a supervisão de cinco etapas da gestão de projetos que ocorrem durante o ciclo de vida do projeto.

As cinco etapas são:

1. Início do projeto: o objetivo aqui é estabelecer a visão e as metas para o projeto e obter a aprovação das partes interessadas por meio de objetivos. Esta etapa consiste em criar o termo de abertura do projeto para proporcionar uma visão geral do projeto, um roteiro claro e um registro das partes interessadas envolvidas. 

2. Planejamento do projeto: no processo de planejamento, define-se a infraestrutura que ajudará a alcançar as metas do projeto dentro do prazo, do orçamento e das limitações de recursos. Nesta etapa, você criará documentos mais detalhados do projeto para ajudar a sua equipe a entender a visão do projeto e o que é preciso para levá-lo do início ao fim. 

3. Execução do projeto: é aqui que o seu plano do projeto entra em ação e coloca o projeto em movimento. A maior parte do orçamento será gasta durante esta etapa, na produção dos entregáveis. Ela também abrange atividades como as comunicações e o envolvimento das partes interessadas, a garantia da qualidade e o desenvolvimento da equipe. 

4. Desempenho do projeto: esta etapa envolve a supervisão do seu progresso em relação ao plano original. Nela, realizam-se ações corretivas em caso de obstáculos ou atrasos. 

5. Encerramento do projeto: nesta etapa, o projeto será encerrado formalmente com a aprovação do cliente ou da parte interessada. Os registros e as lições aprendidas com o projeto devem ser arquivados para consulta. 

Como uma das principais áreas de conhecimento do Guia PMBOK® (conjunto de conhecimentos de gestão de projetos) do Project Management Institute (PMI), os gestores de projeto que dominam esta prática obtêm melhorias nos seus processos. 

As sete etapas da gestão de integrações de projetos

A gestão de integrações de projetos oferece uma abordagem holística ao planejamento e à execução de projetos. A prática consiste em sete processos para coordenar de maneira eficaz as atividades do projeto. Vamos vê-las em mais detalhes. 

1. Criar um Termo de abertura do projeto

Os projetos normalmente começam com a criação de um Termo de abertura do projeto, um documento breve que dá uma visão geral do projeto e identifica o gestor do projeto e as principais partes interessadas.

Um termo de abertura do projeto contém o seguinte:

• Escopo;

• Objetivos e entregáveis;

• Membros da equipe do projeto; 

• Riscos do projeto; 

• Benefícios ou retornos sobre o investimento;

• Orçamento; 

• Caso de negócios.

Em essência, um Termo de abertura do projeto age como uma fundação sobre a qual pode-se planejar melhor o projeto. Ele também ajuda a obter a aprovação das partes interessadas, o que permite avançar de maneira mais rápida e autônoma no escopo do projeto. 

2. Desenvolver um plano de gestão do projeto

A próxima etapa envolve o desenvolvimento de um plano de projeto mais detalhado, que especifique a declaração do escopo, os entregáveis, o cronograma, os marcos e os indicadores para avaliação do sucesso. 

O plano é usado para conduzir a execução do projeto para o alcance das exigências e dos objetivos gerais do projeto.

Estes são os passos para criar um plano de gestão do projeto:

1. Reunir-se com as partes interessadas para definir as exigências, os entregáveis e os objetivos do projeto.

2. Definir o escopo do projeto.

3. Criar uma estrutura analítica do trabalho (EAP) para delegar tarefas e atribuir recursos.

4. Criar um agendamento de projeto.

5. Fazer uma avaliação de riscos e desenvolver planos de contingência.

6. Elaborar uma base de referência para mensurar o desempenho e, assim, avaliar o desempenho do projeto.

7. Desenvolver planos complementares para os seguintes elementos: gestão de escopo, gestão de custos, gestão de recursos, gestão de mudanças, gestão de partes interessadas ou gestão de riscos.

Para auxiliar neste processo, use um modelo de planejamento de projetos como ponto de partida para o seu plano. 

3. Dirigir e fazer a gestão do trabalho do projeto

A próxima etapa é a de execução, na qual o gestor de projetos assume o trabalho diário a ser feito, como:

• Dirigir a equipe do projeto.

• Fazer reuniões com as partes interessadas.

• Monitorar o progresso do projeto.

Esta etapa serve para assegurar que as tarefas sejam realizadas de maneira eficaz de acordo com o plano do projeto e a declaração de escopo. 

4. Gerir o conhecimento sobre o projeto

Gerir o conhecimento sobre o projeto é o processo de usar as informações existentes ou obter mais dados para alcançar as metas do projeto. Esta etapa assegura que os membros da equipe tenham todas as informações de que precisam para produzir os entregáveis exigidos.

Quaisquer experiências ou conhecimentos obtidos durante esta etapa contribuem para o conjunto geral de informações da empresa, o que é útil para empreendimentos estratégicos futuros.  

5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Como os processos na gestão de integrações do projeto são interconectados, eles devem ser seguidos cuidadosamente para se certificar de que tudo esteja de acordo com o plano de gestão do projeto. 

O propósito desta etapa é manter o projeto no caminho certo. Caso haja desvios do plano do projeto, eles precisam ser identificados e corrigidos. 

Há três abordagens para fazer isso:

1. Ação preventiva: uma ação realizada para reduzir os impactos negativos dos riscos do projeto.

2. Ação corretiva: uma ação realizada para alinhar o desempenho futuro do projeto ao plano do projeto.

3. Reparação de falhas: uma ação para reparar ou substituir uma falha documentada do projeto.

Uma técnica comum para mensurar o desempenho é fazer uma análise de valor ganho para avaliar o status atual do orçamento e do agendamento do projeto. Se for preciso fazer mudanças no projeto e elas forem aprovadas, é possível que os documentos do projeto, como o relatório de desempenho do trabalho, precisem ser atualizados.

Monitorar o projeto é uma forma de se certificar que ele esteja alinhado aos objetivos. 

6. Realizar um controle integrado de mudanças

As mudanças nos projetos podem ser estressantes se não forem feitas adequadamente, mas com um processo de controle de mudanças, é possível evitar isso. 

É por isso que as solicitações de mudança precisam ser analisadas, para que não extrapolem o escopo ou provoquem um desvio de escopo: um aumento de exigências durante o ciclo de vida do projeto. Algumas empresas têm até mesmo um grupo de controle de mudanças dedicado para analisar as solicitações de mudanças relacionadas ao orçamento, aos cronogramas e aos recursos, por exemplo. 

Um exemplo de mudança no projeto é a solicitação de um cliente por mais ativos, situação na qual será preciso avaliar o nível de impacto no projeto. 

Use um registro de controle de mudanças para documentar todas as solicitações de mudança, incluindo as aprovadas com os respectivos custos e recursos associados, e como impactarão o cronograma do projeto. Uma integração sem complicações das solicitações de mudança das atividades atuais do projeto é crucial para o sucesso do projeto como um todo. 

7. Encerrar o projeto

Depois que todo o trabalho do projeto estiver concluído e os entregáveis forem enviados e aprovados pelo cliente, o projeto deverá ser encerrado. 

O encerramento do projeto envolve processos como:

• Fazer uma reunião final com as partes interessadas. 

• Realizar uma avaliação formal do projeto.

• Finalizar o contrato.

• Organizar e arquivar os materiais do projeto para uso futuro.

O encerramento do projeto serve como uma referência para futuros empreendimentos, e dá informações sobre como melhorar o sistema de gestão de integrações de projetos. 

Como implementar uma gestão de integrações de projetos

Uma gestão de integrações de projetos exige uma combinação de habilidades técnicas e de liderança. Estas são algumas dicas para começar a fazer a gestão de integrações de projetos. 

Faça com que um gestor de projetos supervisione a gestão integrada do projeto

Os projetos têm muitos aspectos dinâmicos que devem ser monitorados, e um gestor de projetos desempenha um papel importante na resolução de conflitos. Um gestor de projetos supervisiona:

• O agendamento do projeto;

• Os custos;

• Os entregáveis do projeto;

• Os riscos; 

• As metas do projeto;

• Os recursos.

Os gestores de projeto precisam ter uma compreensão completa de como cada fator afeta o outro e do impacto geral sobre o projeto. A gestão integrada de projetos envolve, especificamente, um processo, uma etapa e um resultado que são monitorados pelo gestor.

Por exemplo: se houver uma alteração no escopo do projeto, pode-se correr riscos como falta de recursos, extrapolação do orçamento e atrasos. A gestão de integrações de projetos permite a reorganização de equipes e a redistribuição de recursos conforme necessárias para minimizar os impactos ao projeto e à empresa.

A gestão de integrações do projeto pode ser útil principalmente quando é necessário gerir equipes multissetoriais e organizar as interdependências delas no projeto. 

Monitore o tempo diligentemente

Usar um software de monitoramento de tempo pode ser benéfico, não só por permitir um adequado faturamento, mas também agendamentos de projetos futuros. Embora calendários de equipe deem uma visão geral de alto nível sobre como o tempo será alocado, monitorar o número de horas gastas nas tarefas proporciona indicadores mais exatos. 

Tais dados serão úteis para fazer o agendamento de projetos futuros, já que será possível criar estimativas mais exatas ao planejar tarefas específicas.  

Estabeleça equipes de projeto completas

Uma boa equipe pode fazer toda a diferença no desempenho do projeto. É sua responsabilidade reunir uma equipe de projeto equilibrada e atribuir tarefas que estejam de acordo com as habilidades e a experiência dos membros. Certifique-se de que todos tenham os recursos de que precisam e coordene a comunicação entre as equipes envolvidas.   

Use modelos de projetos para economizar tempo

Criar planos e materiais para o projeto pode levar bastante tempo, principalmente devido à grande quantidade que cada projeto exige. Em vez de fazê-los do zero, aproveite os modelos de projetos, seja de projetos anteriores ou modelos prontos.

Por exemplo: os modelos de plano de projeto ou os modelos de pauta de reunião podem ser adaptados para vários fins. Eles oferecem uma base que pode ser alterada e personalizada de acordo com as suas necessidades.  

Colabore com uma ferramenta de comunicação da equipe

Cada departamento tem seu próprio estilo e suas próprias ferramentas de comunicação e, frequentemente, os projetos requerem colaboração entre diferentes departamentos. 

Para prevenir erros ou falta de comunicação entre as equipes, use um plano de comunicação para estabelecer quais canais as equipes deverão usar para compartilhar conhecimento, recursos e atualizações de status do projeto. Assim, as equipes poderão se comunicar diretamente, sem a necessidade da sua intermediação. 

Por exemplo: as ferramentas de comunicação da equipe permitem a criação de um núcleo centralizado para os projetos, viabilizando a comunicação e o feedback em tempo real. Elas também podem complementar as ferramentas já utilizadas, pois conseguem se integrar a aplicativos populares de trabalho remoto, como Google Drive e Slack.

A importância da gestão de integrações de projetos

Muitas vezes, os projetos são dinâmicos e complexos, envolvendo várias equipes e processos organizacionais. Para se assegurar que todos os elementos trabalhem de maneira coesa em direção ao objetivo final, é preciso usar a gestão de integrações de projetos. Veja a seguir alguns dos benefícios desta prática.

Proporciona coordenação e organização durante todo o projeto

A gestão de integrações de projetos é como um manual de instruções que pode ser utilizado para colocar o projeto na direção certa e se certificar de que todos os processos estejam em sincronia. Conforme o projeto avança de etapa em etapa, ela assegura que os resultados e os documentos estejam em ordem para que a transição para a próxima etapa ocorra sem complicações.

Ajuda a que todos entendam as suas responsabilidades

Com a gestão de integrações de projetos, todas as partes interessadas e os membros da equipe terão uma compreensão clara das suas funções e responsabilidades. O monitoramento diligente do processo permite responder às perguntas das equipes e das partes interessadas caso surjam dúvidas ou problemas. 

Mantém o projeto em dia

A gestão de integrações de projetos mantém os projetos em dia, para que cumpram os prazos e os orçamentos. Ela também mantém o projeto alinhado ao plano de gestão do projeto, para que produza os resultados ou retornos prometidos. Esta prática ajuda a resolver conflitos ou mudanças enquanto minimiza o impacto sobre o projeto como um todo. 

Mantém uma boa comunicação com as partes interessadas

A gestão integrada de projetos assegura que as partes interessadas fiquem a par do progresso do projeto. Ela permite a criação de um sistema para comunicação com as partes interessadas a respeito de mudanças no projeto, aprovadas ou não, e enfatiza a importância de uma reunião final após a conclusão do projeto, para o devido encerramento. 

Torna as decisões mais claras

Cada etapa da gestão de integrações de projetos tem propósitos e resultados definidos. Ao explorar todas as etapas, será possível obter informações mais detalhadas sobre a melhor forma de agir em cada uma delas. Criar uma documentação completa sobre o projeto também permitirá a comunicação clara sobre a lógica por trás dos planos.

De maneira geral, a gestão de integrações de projetos beneficia todas as pessoas envolvidas no projeto: a equipe, o gestor e as partes interessadas. 

Apresente resultados com a gestão de integrações de projetos

A gestão de integrações de projetos reúne todos os processos e tarefas do seu projeto. Com o software de gestão de projetos da Asana, você terá um núcleo central de referência para planejar e organizar os projetos do início ao fim.    

Para aumentar as probabilidades de sucesso do projeto, veja se um software de gestão de projetos não seria a escolha certa para a sua equipe.