15 dicas para fazer uma lista de pendências que realmente funciona

Uma lista de pendências é só uma lista de tarefas a fazer. Ou seja, em essência, qualquer coisa pode ser incluída na sua lista de pendências. No entanto, escrever as suas pendências não garante que a lista terá utilidade. Monitorar eficazmente os prazos de cada trabalho pode ajudar a priorizar e aprimorar o trabalho. Porém, muitas vezes, essa lista de pendências fica desorganizada e desconectada do trabalho em si, resultando em menos clareza e mais organização necessária para se poder trabalhar.

A boa notícia é que você pode assumir as rédeas dos seus afazeres com estas 15 dicas para redigir uma lista de pendências eficaz.

Primeiramente, diga adeus à lista de pendências escrita

Caso ainda não o faça, o primeiro passo para criar uma lista de pendências eficaz é utilizar um aplicativo especializado nisso. Listas de pendências escritas à mão podem dar aquela satisfação de riscar os itens concluídos da lista, mas também são a pior forma de monitorar os seus afazeres. Na verdade, as listas de pendências escritas à mão são desorganizadas, propensas a erros, fáceis de perder e ineficazes.

Em vez disso, comece a usar um aplicativo de listas de pendências. Diferentemente das listas de pendências escritas à mão, as vantagens de um aplicativo de lista de pendências incluem:

• Ordenar e priorizar os trabalhos. Para mudar a ordem da sua lista de pendências escrita à mão, seria necessário reescrever tudo. Já com um aplicativo de listas de pendências, é fácil arrastar e soltar os itens da lista. Além disso, a maioria dos aplicativos de listas de pendências incluem uma ótima forma de monitorar as prioridades com tags personalizadas.

• Ser impossível de perder. Diferentemente de uma lista de pendências escrita à mão, é impossível “perder” uma lista de pendências virtual. A lista estará sempre acessível, permitindo-lhe adicionar pendências de onde quer que esteja.

• Adicionar contexto aos afazeres. A maioria dos aplicativos de listas de pendências oferece uma forma de adicionar informações à descrição. Numa lista de pendências escrita à mão, apenas algumas palavras são usadas para descrever o que precisa ser feito. Com um aplicativo de lista de afazeres, porém, cada pendência possui uma descrição expansível, à qual é possível adicionar quaisquer detalhes relevantes da tarefa, documentos associados ao trabalho ou informações importantes.

• Criar listas separadas no mesmo lugar. Antes de escolher um aplicativo de listas de pendências, certifique-se de que ele permite criar múltiplas listas. Pode-se criar uma lista de pendências referente a trabalhos individuais, outra para o trabalho da equipe como um todo e uma terceira para o seu desenvolvimento profissional, por exemplo. Um aplicativo de listas de pendências com a opção de fazer múltiplas listas permite-lhe armazenar todas essas pendências no mesmo lugar.

• Definir datas de conclusão, lembretes e notificações. As pendências em si não são de grande utilidade se não forem concluídas dentro do prazo. Com um aplicativo de listas de pendências, é possível monitorar a data de conclusão de cada trabalho e inserir lembretes ou notificações para assegurar-se de concluí-lo a tempo.

• Colaboração. Quando a sua lista de pendências individual está organizada e as suas prioridades estão claras, fica mais fácil contribuir para os projetos e iniciativas da equipe. Ou seja, quanto mais organizadas estiverem as coisas, mais fácil será colaborar com a sua equipe.

Se estiver em busca de um aplicativo de listas de pendências, experimente a Asana. A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho projetada para ajudar a organizar o seu trabalho, para que fique claro o que precisa ser feito e como, e por que é importante. Use a Asana para monitorar o seu trabalho e associá-lo a projetos maiores, envolver colegas de equipe e certificar-se de que nada seja esquecido.

15 dicas para fazer uma lista de pendências melhor

Se chegou a hora de aprimorar as suas listas, experimente estas 15 dicas para maximizar a clareza e reduzir ineficiências. Lembre-se de que a maioria destas dicas pressupõe o uso de um aplicativo de listas de pendências para organizar o trabalho e aumentar a produtividade.

1. Compile tudo

É melhor fazer uma anotação e marcá-la como concluída mais tarde do que esquecer o que queria fazer em primeiro lugar. Muitas vezes, algumas das nossas melhores sessões de debate criativo ocorrem quando não estamos preparados para colocar as ideias no papel, afinal a inspiração não espera para dar as caras. Se lhe ocorrer de passagem uma melhoria para um projeto ou uma grande ideia para apresentar ao seu chefe, simplesmente adicione-as à sua lista de pendências.

É também por esse motivo que é importante escolher um aplicativo de listas de pendências com uma ótima experiência em dispositivos móveis. Assim, mesmo estando fora do escritório, é possível anotar a ideia sem precisar se lembrar dela até voltar ao computador.

Reduzir a dependência da memória e do cérebro humanos facilita a nossa vida no futuro. A Asana ajuda-nos a diminuir a carga cognitiva para as pessoas e a aumentar a clareza.”

2. Listas, listas e mais listas

Um dos motivos que deixam as listas de pendências desorganizadas é que elas tendem a conter uma mistura aleatória de tudo. Você pode ter vários projetos simultâneos sendo desenvolvidos no trabalho, e não é boa ideia guardar um lembrete para revisar o brief da sua próxima campanha junto com uma observação sobre a seleção de fornecedores para um evento, por exemplo. Não é de surpreender se você não encontra o ânimo necessário para gerir os seus afazeres!

Para assumir as rédeas da sua lista de pendências e fazer melhor o seu trabalho, considere redigir mais de uma lista. Por exemplo, certifique-se de que cada projeto ou grande iniciativa possua a sua própria lista. Além disso, considere criar uma lista para trabalhos que requerem ação imediata, outra para ideias para projetos futuros e uma terceira para lembretes pessoais. Assim, você pode abrir a lista de pendências relevante ao trabalho atual e focar melhor no que precisa ser feito.

3. Organize a sua lista de pendências por fluxo de trabalho, prioridade ou data de conclusão

Reorganizar a sua lista de pendências todos os dias é um desperdício de tempo, ainda que às vezes possa ser divertido. Resista a essa tentação ao criar uma estrutura infalível para a sua lista de pendências. Se o seu aplicativo permitir, considere criar seções diferentes para cada tipo de trabalho. Assim, pode-se ordenar o trabalho por projeto ou prioridade, dependendo das suas preferências.

4. A lista deve ser realizável

A sua lista de pendências não é o melhor lugar para anotar ideias aleatórias, objetivos e metas. É importante incluir esses detalhes, mas se todos eles forem adicionados à mesma lista de pendências, o trabalho importante pode acabar ficando perdido ou esquecido entre as outras coisas. Em vez disso, registre essas informações em uma ferramenta de gestão de projetos ou um sistema de gestão de metas. Assim, mantém-se o acesso a todas essas ideias e metas importantes sem desorganizar a lista do dia a dia.

Embora seja importante anotar as ideias e metas num lugar diferente da sua lista de pendências principal, composta por tarefas práticas, não é recomendável alternar entre ferramentas diferentes para poder consultar os diversos tipos de informação. Por isso, procure uma ferramenta que lhe permita compilar e organizar cada uma delas, como a Asana.

5. Os verbos vêm antes dos detalhes

Além de assegurar-se de que todas as pendências sejam realizáveis, recomendamos começar os seus títulos com um verbo. Embora não seja indispensável, começar os afazeres com um verbo ajuda a saber exatamente do que trata cada um.

Por exemplo, a pendência Três imagens para anúncios no Facebook não revela muitas informações. Se o verbo “elaborar” for adicionado ao título, essa pendência converte-se imediatamente numa ação clara e realizável: Elaborar três imagens para anúncios no Facebook. As listas de pendências com títulos iniciados por verbos dão uma percepção rápida sobre o que precisa ser feito.

6. Priorize as suas pendências

Para assegurar-se de que o trabalho certo seja concluído dentro do prazo, é importante saber quais são as pendências mais importantes. Seja ao deixá-las no topo da lista ou ao marcá-las com tags de prioridade personalizadas, o importante é ter boa visibilidade para que os trabalhos mais cruciais não se percam.

Isso não quer dizer que o trabalho mais importante precisa ser concluído primeiro. Às vezes, começar o dia com uma tarefa fácil é a melhor forma de dar o pontapé inicial. Ou, talvez você goste de seguir a regra de 80/20, que dita que 80% dos trabalhos podem ser concluídos em 20% do tempo, preferindo começar por eles. Mesmo que o trabalho de alta prioridade não seja concluído primeiro, é necessário saber o que precisa ser feito antes do fim do dia.

Antigamente, eu chegava em casa, fazia o meu filho dormir às oito e ficava lendo e-mails até à meia-noite, basicamente tentando ordenar as conversas e fazer um quadro mental dos acontecimentos. Agora, só preciso dar uma olhada rápida na Asana, pois sei exatamente o que é mais importante.”

7. Sempre inclua uma data de conclusão

Quando se trata de cuidar das suas pendências, não basta saber o que precisa ser feito, também é preciso saber para quando precisa estar feito. Terminar todas as suas tarefas importantes não ajuda muito se elas forem concluídas com atraso. Em outras palavras, é sempre necessário saber quem está fazendo o quê, e quando. Mesmo que não haja um prazo fixo, marcar uma data e mudá-la depois é melhor do que perder o prazo.

8. Divida trabalhos grandes em tarefas menores

Uma das maiores dificuldades para realizar os afazeres pontualmente é quando nos damos conta de que algo precisa estar pronto amanhã, mas que provavelmente levará a semana toda a ser feito.

Nesses casos, pense em dividir o trabalho em tarefas menores. Digamos que você só tenha todos os dados para fazer o trabalho na sexta-feira, mas, sendo uma tarefa grande, levará vários dias para ser realizada. Dividir o trabalho em etapas que possam concluídas ao longo da semana poderá ser crucial para o sucesso do seu projeto.

A Asana permitiu-nos ver o volume de trabalho que realizávamos e, assim, conseguimos ajustar as prioridades e reformular os tipos de trabalho que fazíamos.”

9. Agrupe tarefas semelhantes

Ao agrupar os trabalhos, além de se concluir as pendências, também se aumenta a produtividade. Sempre que se inicia uma nova tarefa ou começa um novo projeto, o cérebro precisa de algum tempo para se ajustar e recalibrar. Na realidade, não somos muito bons em realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Então, quanto mais pendências puderem ser agrupadas, mais aliviado ficará o seu cérebro.

Mais especificamente, procure trabalhos diários que possam ser agrupados e simplificados. Se alguma coisa precisa ser feita todos os dias, é provável que você nem contabilize o tempo dedicado a ela, mas a soma desse tempo provavelmente será bastante significativa. Se houver tarefas diárias a fazer, anote quanto tempo leva cada uma delas. Em seguida, procure ser mais eficiente. Elas podem ser agrupadas ou automatizadas? Remover esses afazeres, além de ajudar a esvaziar a lista de pendências, também aumenta a sua produtividade.

10. Comemore o progresso

Sempre que um item é riscado da sua lista de pendências, algo foi concluído ou deixou de ser necessário. Excelente! É importante comemorar, mesmo que apenas com um pequeno reconhecimento.

Um dos principais valores da Asana é a atitude de coração, expressão que levamos muito a sério. Ter atitude de coração significa reservar um tempo para divertir-se e criar experiências significativas durante a sua jornada de trabalho. Caso já tenha experimentado a Asana, é possível que tenha visto unicórnios e iétis voando pela tela após a conclusão de uma tarefa. Por quê? A nossa resposta é: por que não?

Os recursos da Asana, como os unicórnios voando pela tela após a conclusão de uma tarefa, transformam o trabalho de uma “obrigação” em uma experiência divertida.”

11. Revise a sua lista no fim do dia

Em vez de passar metade da manhã analisando a lista de pendências, organize as tarefas na noite anterior para que, quando o dia começar, já saiba exatamente o que precisa ser feito. Com apenas cinco a dez minutos na noite anterior, é possível começar o dia seguinte indo direto ao assunto.

12. Desative as notificações

As notificações são de grande ajuda para fazer um bom trabalho, e qualquer aplicativo de lista de pendências que se preze oferece esse recurso. Igualmente importante, porém, é a funcionalidade de “soneca” ou “não perturbe”. No fim das contas, a finalidade de organizar o seu trabalho é aumentar a produtividade e, às vezes, isso exige foco, que pode ser perdido se não pararem de chegar notificações.

As distrações cobram um preço alto, e é por isso que nos esforçamos por eliminá-las sempre que possível. Com a Asana, as pessoas conseguem entrar em um estado de fluxo mental e trabalhar sem interrupções, já que todos estão a par da situação atual dos trabalhos e de suas próprias responsabilidades, sem precisar ir fisicamente de um lugar a outro em busca dessas informações.”

13. Monitore o que não precisa ser feito

Ninguém quer gastar tempo com trabalhos irrelevantes. Então, embora seja sempre boa ideia reunir os detalhes na sua lista de pendências, também é importante cultivar o hábito de fazer um controle seletivo.

Se estiver monitorando as prioridades das pendências, você já deve estar a par do que é mais ou menos importante. Então, se necessário, não hesite em alterar a prioridade dos trabalhos. Monitorar as suas pendências não significa cuidar de todos os detalhes a cada dia, mas assumir o controle das suas tarefas para fazer o que é mais importante.

14. Não deixe nada para trás

É comum encontrarmos aquela tarefa que já deveria ter sido concluída semana passada. Na próxima vez, pergunte-se por que ela não foi realizada. Quais foram as dificuldades? Sua prioridade precisa ser alterada? Ou ela precisa ser atribuída a outra pessoa? Alguma parte da tarefa está impedindo a sua execução por não estar clara? Saber o porquê do atraso pode nos ajudar a ser mais eficientes e a eliminar essas pendências pela raiz.

15. Colaborar numa única plataforma

Idealmente, as pendências não devem ser monitoradas de forma isolada. Manter a própria organização e definir as prioridades corretamente não é tão útil se não pudermos ver o trabalho da nossa equipe, e vice-versa. As equipes mais eficientes são as que compartilham um núcleo central de informações com os trabalhos em andamento. Assim, todos sabem exatamente quem é responsável por quais tarefas, e a equipe pode se concentrar em fazer o melhor trabalho possível.

É claro que, na nossa opinião, a Asana é uma ótima forma de alcançar tudo isso. Com a Asana, a sua equipe pode organizar o que precisa ser feito, por que é importante e como deve ser realizado. Todos se beneficiam do aumento da clareza e da redução das ineficiências.

Risque da sua lista “aprender a fazer listas”

Redigir uma lista de pendências resume-se a organizar-se e obter visibilidade sobre o seu trabalho. As 15 dicas acima servem para isso. Porém, se quiser fazer uma lista de pendências para monitorar o trabalho, você também precisará encontrar uma maneira de proporcionar e obter visibilidade sobre o trabalho dos membros da sua equipe. Procure um aplicativo de listas de pendências que ofereça recursos adicionais avançados, como a gestão de tarefas e de projetos.

Gostaria de saber mais? Leia sobre os benefícios da gestão de projetos com a Asana.