Oito passos para escrever um relatório eficaz de status do projeto

Chegou o final da semana e, mais uma vez, a mesma história: você precisa rever diversos e-mails, planilhas e ferramentas para montar uma atualização sobre o andamento do seu projeto. 

Informar o status do trabalho é essencial para manter a sua equipe em sintonia, identificar riscos proativamente e se manter dentro dos prazos e do orçamento. Mas compilar essas informações usando fontes diferentes é um dos principais causadores dos pormenores organizacionais do trabalho, aqueles trabalhos de rotina que atrapalham as tarefas significativas e de alto impacto.

Em vez de reunir essas informações manualmente, utilize um modelo de relatório sobre o status do projeto para agilizar esse processo. Assim, é possível passar menos tempo reunindo dados e mais tempo fazendo o trabalho que importa. 

Quer esteja se preparando para fazer o seu primeiro relatório de status do projeto ou buscando um sistema melhor, este artigo informará o que é um relatório de progresso, como criá-lo e como usar relatórios sobre o status do projeto para sempre cumprir os seus prazos.

O que é um relatório sobre o status do projeto?

Os relatórios sobre o status do projeto são atualizações oportunas acerca do progresso dos seus projetos. Se forem elaborados de maneira concisa, apresentam informações de alto nível sobre o progresso do projeto para que os membros da equipe tenham informações de fácil compreensão acerca do seu andamento. Com um relatório de status feito no momento certo, você se assegura de que toda a sua equipe e os participantes de outros departamentos possam identificar o que está em dia, onde estão os problemas e o que está por vir. 

Compartilhar os relatórios regulares sobre o status do projeto é importante porque eles ajudam a manter todos os participantes do projeto informados e alinhados sobre o progresso do projeto. Eles respondem às perguntas dos membros da equipe antes mesmo que eles possam fazê-las. Além disso, é uma forma de mostrar à equipe que tudo está em dia, dando confiança a todos.

A frequência com que você compartilha os relatórios sobre o status do projeto depende do cronograma do seu projeto. Para alguns, é bom fazer relatórios semanais, enquanto que outros precisam ser atualizados uma vez por mês. Programe a frequência dos seus relatórios de acordo com as necessidades dos participantes. Os relatórios não devem ser feitos só quando as coisas estiverem indo mal; relatórios eficazes mantêm a sua equipe atualizada a respeito do progresso do projeto, se ele está em dia, em risco ou atrasado.

Os benefícios dos relatórios de projeto eficazes

Os relatórios não devem ser feitos sem um objetivo. Fazê-los corretamente tem diversos benefícios, e permite efetivamente: 

Acompanhar a saúde do projeto

A pior coisa em um projeto é chegar ao final do cronograma e perceber que estava atrasado o tempo todo. Ninguém gosta de trabalhar às escuras, e como gestor do projeto, você é responsável por garantir que a sua equipe esteja sempre ciente da saúde do projeto. 

Os relatórios de progresso são uma forma de fazer isso sem muito trabalho manual. Como eles são uma combinação de resumos de alto nível e algumas métricas importantes, todos conseguem ter uma noção da saúde do projeto. Se ele estiver atrasado, é possível resolver isso de maneira rápida e proativa, para que o projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento.

Resumir o progresso do projeto

Os relatórios de status do projeto não são relatórios em tempo real. Eles são resumos do que aconteceu na última semana, nas últimas duas semanas ou no último mês de trabalho no projeto. São uma oportunidade para que os participantes saibam quão bem se está seguindo o plano do projeto. 

Se quiser dicas sobre como gerar relatórios em tempo real sobre os projetos, confira o nosso artigo sobre ferramentas de geração de relatórios globais para qualquer equipe. 

Reduza o trabalho manual

Como gestor de projetos, você já tem muitas responsabilidades. Não deveria ter de gastar horas todas as semanas ou meses reunindo dados de diferentes locais. As ferramentas de relatórios de projetos permitem encontrar todas essas informações em um só lugar e criar um relatório de status do projeto com apenas alguns cliques. 

Compartilhar os próximos passos e coisas a fazer

Os relatórios de status do projeto devem ser enviados à equipe do projeto, ao patrocinador do projeto, aos participantes importantes e aos membros das outras equipes. Como são relatórios de alto nível, eles servem para qualquer pessoa que quiser ter informações sobre o progresso de um projeto. 

Essa é a melhor maneira de manter todos informados sobre o que está acontecendo sem precisar entrar em detalhes. Se houver próximos passos ou coisas a fazer que sejam importantes, basta compartilhá-los aqui para que todos os tenham em conta. 

Identificar obstáculos proativamente

Se o projeto estiver atrasado, o relatório de projeto servirá para informar às outras pessoas sobre o motivo do atraso e o que se está fazendo para resolver os obstáculos — e assim mostrar a sua abordagem proativa para colocar tudo de volta no lugar. Tal como no processo de gestão de riscos do projeto, a elaboração proativa de relatórios de status ajuda a identificar e a superar problemas antes que eles impactem o cronograma de um projeto.

Dizer adeus às reuniões de atualização

Acabou o dia da reunião de status. Hoje sabemos que essa não é uma forma eficiente de gastar o seu tempo. Diferentemente de reuniões presenciais, os relatórios de status do projeto são compartilhados em uma ferramenta central que os membros da equipe podem consultar de maneira assíncrona quando quiserem. Eles podem consultá-la para obter informações ou ver mais detalhes do projeto, se necessário. Economize o seu tempo de reuniões presenciais para reuniões importantes como as de debates de ideias e as reuniões gerais. 

Antes de começar a fazer os relatórios, combine-os com uma gestão eficaz de projetos

O maior benefício do relatório de status de um projeto é que ele reduz o trabalho manual, centraliza as informações e ajuda todos a se manterem informados. Se as suas informações estiverem espalhadas em várias ferramentas, você não conseguirá usar os modelos de relatórios de projetos de maneira eficaz, pois continuará precisando abrir planilhas do Excel e e-mails de equipe para reunir as informações. 

Em vez disso, use um software de gestão de projetos como núcleo de informações. Com esse tipo de software, você:

• Tem uma fonte central de referência e informação, e com isso os membros da equipe conseguem ver o que está sendo feito por quem, e quais são os prazos. 

• Visualiza facilmente as informações do projeto em um diagrama de Gantt, um quadro Kanban, um calendário ou uma visualização de lista em formato de planilha. 

• Cria relatórios de status com poucos cliques. 

• Cria um local em que os membros da equipe que leem os relatórios de status possam pesquisar e encontrar as informações adicionais de que precisam. 

• Acessar mais informações do projeto, como o planejamento, o plano de comunicação, as metas, os marcos, os entregáveis e muito mais.

É natural pensarmos na Asana como uma ótima opção. A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho que toda a sua equipe pode usar. Os colaboradores de outras funções precisam ter uma forma de ver relatórios de status antigos, os principais participantes precisam ver um panorama de todo o programa ou do progresso da gestão do portfólio de projetos, e os membros da sua equipe precisam de uma maneira de monitorar o trabalho individual ao longo do ciclo de vida do projeto.

Oito passos para escrever um ótimo relatório de status do projeto

Então, como elaborar os relatórios de status dos projetos? Crie uma estrutura clara que possa ser usada de maneira consistente para todos os próximos relatórios de projeto. Além disso, certifique-se de que essa estrutura se alinhe ao brief do projeto para que o relatório se mantenha relevante.

Siga este guia para saber o que deve ser incluído nos relatórios de status de seus projetos e veja cada etapa na prática com um exemplo de projeto de satisfação dos funcionários.

1. Elabore o seu relatório no local onde o trabalho se desenvolve

Antes de elaborar o relatório, utilize uma ferramenta de gestão de projetos para monitorar as informações relacionadas ao trabalho, evitando ter de reunir as informações manualmente a partir de diversas fontes. Assim, será possível reduzir o trabalho manual e criar o relatório com apenas alguns cliques. 

Começar com uma ferramenta de gestão de projetos facilita a captura de dependências e informa sobre futuras tarefas, para que você nunca tenha surpresas desagradáveis quanto à saúde do projeto.

2. Dê um nome ao seu relatório

Uma ótima opção é simplesmente usar o nome do projeto para proporcionar mais clareza. Se estiver fazendo relatórios frequentes sobre esse projeto, convém incluir também uma data ou data e hora.

Exemplo de título de relatório do projeto: fevereiro de 2020 — iniciativa de satisfação dos funcionários.

3. Indique a saúde do projeto

A saúde do projeto é o seu status atual, e pode mudar de acordo com cada relatório, principalmente ao se encontrar obstáculos ou afastar de maneira bem sucedida grandes riscos ao projeto. Encontre uma ferramenta de gestão de projetos que permita comunicar o status do seu projeto e identificar se está ou não em dia. Você pode fazer isso usando um sistema de codificação por cores (verde = em dia; amarelo = em risco; vermelho = atrasado).

Exemplo de atualização de saúde do projeto: o status do projeto está em dia.

4. Resuma o relatório de status rapidamente

O resumo do seu relatório de status do projeto deve ser curto — cerca de duas ou três frases. O objetivo aqui é fornecer os fatos mais relevantes aos leitores que talvez não tenham tempo de ler o relatório completo. 

Esta é a primeira seção do seu relatório, então é o melhor local para: 

• Inserir destaques.

• Apontar obstáculos importantes.

• Informar sobre riscos inesperados do projeto.

Exemplo de resumo do relatório de status: os resultados na nossa pesquisa chegaram e estão sendo analisados. À primeira vista, temos uma satisfação de funcionários de 80%, três pontos a mais do que na última pesquisa. O Comitê de Engajamento está trabalhando com a equipe executiva para encontrar novas iniciativas de engajamento nas nossas principais áreas almejadas, que incluem crescimento na carreira e transparência.

5. Adicione uma visão geral de alto nível de cada área principal

Dependendo do seu projeto, as áreas principais podem variar em cada relatório ou podem se manter constantes. Por exemplo: em um projeto ágil que esteja em constante melhoria, a melhor abordagem provavelmente seria usar áreas principais dinâmicas que abarquem as coisas em que a sua equipe trabalhou no último sprint. Outra opção, para um projeto de planejamento de evento, por exemplo, há diversas áreas principais a considerar, como promoção, inscrições e palestrantes. 

Para cada área principal do relatório de status, adicione alguns pontos que ofereçam uma atualização sobre o progresso, realizações e trabalhos futuros.

Exemplo de visão geral de alto nível referente a uma área principal: resultados da pesquisa.

• 70% dos funcionários responderam à pesquisa de satisfação.

• Nossa taxa geral de satisfação é de 80%.

• Apenas 57% dos funcionários relataram que têm uma trajetória clara de desenvolvimento na carreira, 5% a menos do que na última pesquisa. 

• 41% dos funcionários apontaram que a transparência é a principal melhoria que gostariam de ver.

6. Adicione links para outros documentos ou recursos

Embora não seja preciso incluir cada detalhe sobre o andamento do seu projeto, algumas pessoas vão querer mais informações. Para participantes que queiram informações mais detalhadas, disponibilize links para os documentos ou os recursos. Podem ser informações mais específicas do projeto, como links para marcos específicos do projeto, ou de maior impacto, como um material de referência com os objetivos da empresa aos quais ele contribui.

Exemplo: Insira um link para a pesquisa de satisfação de funcionários e para algo mais amplo, como um objetivo e resultado principal da empresa que trate de aumentar o engajamento dos funcionários ao longo do exercício fiscal.

7. Sinalize obstáculos ao projeto

Todos os projetos enfrentam obstáculos, que podem surgir como riscos do projeto, necessidade inesperada de mais orçamento ou atrasos que afetam o cronograma do projeto. Manter os participantes informados quando os problemas surgirem ajudará todos a se ajustarem conforme preciso para se manterem em dia. 

Exemplo de obstáculo: a equipe executiva quer analisar os resultados antes de o comitê de engajamento se reunir novamente. No entanto, isso não será possível nas próximas três semanas, o que causará um atraso no cronograma geral do nosso projeto.

8. Destaque as próximas etapas

Você pode fazer uma lista com os próximos passos, elogios a alguém, ou qualquer outra coisa que deseje destacar.

Exemplo: obrigado, Sara A., por enviar inúmeros comunicados aos funcionários incentivando-os a participar da pesquisa!

Modelo para criar um relatório de status do projeto

Para colocar rapidamente em prática tudo o que aprendeu na seção anterior, elabore o próximo relatório sobre o status do seu projeto usando este modelo de fácil preenchimento:

Nome do relatório:

Dê um nome ao seu relatório. Pode ser simples, como o nome do projeto e a data do relatório.

Saúde do projeto:

O projeto está em dia, em risco, ou atrasado?

Resumo:

Insira aqui uma breve descrição das conclusões mais importantes do relatório de status do projeto. Tenha em mente que os participantes ocupados talvez só vejam esta seção, então, inclua todos os destaques ou obstáculos sobre os quais toda a equipe precise saber.

Área principal 1: visão geral de alto nível

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

Área principal 2: visão geral de alto nível

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

Área principal 3: visão geral de alto nível

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

• Detalhes específicos sobre progresso, conquistas e próximos trabalhos.

Informações e links adicionais:

Associe detalhes relevantes do projeto ou informações de mais alto nível que os participantes possam querer conhecer. Nesta seção, os membros da equipe podem ver tudo com mais detalhes ou entender como a iniciativa do projeto se relaciona com as metas estratégicas mais abrangentes da empresa. 

Obstáculos:

Surgiu algum desafio? Como se vai resolvê-lo?

Anotações ou destaques adicionais:

Há algo mais que a sua equipe precise saber? Quais as próximas etapas principais? 

Exemplo de relatório sobre o status do projeto

Embora um guia sobre como elaborar relatórios sobre o status dos projetos seja útil, ver um exemplo real dá uma ideia melhor de como poderá ser a sua atualização. E para isso, trazemos aqui este exemplo prático:

Nome do relatório: lançamento do e-book

Status do projeto: em dia

Resumo:

Tivemos um ótimo progresso esta semana! Ainda estamos na fase de conceito, mas a Avery Lomax escolherá um tópico esta semana. As equipes de conteúdo e design estão apenas aguardando o nosso sinal verde para começar.

Conceito:

• A equipe de planejamento se reuniu para tratar de um tópico geral.

• Chegamos a três ideias finais, e uma delas será escolhida na sexta-feira.

• A equipe de conteúdo deve receber um brief na próxima quinta-feira.

Conteúdo:

• A equipe de conteúdo está pronta e dará início à redação depois que concluirmos a nossa ideia.

• Está neste momento coletando as informações pertinentes sobre a empresa que devem ser incluídas.

Design:

• A equipe de design analisou cinco exemplos de e-books para determinar o estilo preferido.

• Será escolhido um modelo na próxima terça-feira.

Anotações ou destaques adicionais:

• A Jéssica não trabalhará na próxima semana, portanto, encaminhem qualquer dúvida relacionada ao conteúdo para a Joyce.

• Obrigado ao Henry por compilar uma lista enorme de tópicos para escolhermos!

Problemas/desafios:

O prazo do e-book é curto, como todos sabem. É essencial que trabalhemos na nossa ferramenta de gestão de projetos para permanecermos organizados e em dia. Obrigado!

Otimize os relatórios com uma ferramenta de gestão do trabalho

O relatório acima é claro e fácil de acompanhar. Ao construir esse relatório em uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, você pode preencher automaticamente cada seção, exceto o resumo. Veja como o relatório acima ficaria na Asana:

Boas práticas para relatórios de status de projetos

Agora você sabe o que deve ser incluído no relatório sobre o status do seu projeto, mas ainda pode ter algumas dúvidas. Ao criar relatórios sobre o status do seu projeto, estas boas práticas ajudarão a elaborar uma atualização de muita utilidade.

Com que frequência você deve enviar relatórios?

A frequência de envio das atualizações depende do tipo do seu projeto. Caso ele tenha um prazo curto ou as coisas estejam avançando rapidamente, procure enviar relatórios de status sobre o projeto semanalmente. Por outro lado, caso a iniciativa referente ao relatório seja um projeto de longo prazo, provavelmente será preciso enviar relatórios apenas a cada duas semanas ou até mensalmente. O mais importante é garantir que os participantes do projeto estejam a par da situação. 

Ao usar uma ferramenta de relatórios de projetos, é possível configurar uma tarefa recorrente para lhe lembrar de enviar relatórios de status em um dia específico da semana. Esses lembretes ajudam a manter os participantes informados, seja por meio de atualizações semanais de status ou relatórios de progresso mensais. De qualquer forma, os participantes aprenderão a esperar pelas atualizações, o que evitará consultas frequentes por parte deles (além disso, provavelmente gostarão de estar sempre a par da situação).

Ao enviar relatórios semanalmente, você evita muitas reuniões dedicadas a um projeto (todos conhecemos bem a reputação das reuniões desnecessárias). Dispense as reuniões de atualização e tenha mais tempo para o trabalho que realmente importa.

Quem deve ser incluído?

Tudo depende do projeto e das pessoas envolvidas, mas planeje-se para enviar uma atualização a todos os participantes do projeto. Você provavelmente já criou uma análise de participantes que detalhe todos os participantes, os patrocinadores e os membros da equipe durante o processo de planejamento, mas consulte o planejamento do projeto caso não tenha certeza.

Mesmo que o relatório de status de uma semana não impacte um membro da equipe específico, você deve compartilhá-lo com todos, pois é importante que todos tenham uma visão geral dos principais acontecimentos. Os membros da equipe que não precisarem examinar o relatório minuciosamente podem passar os olhos pela seção de resumo, enquanto que os outros mais envolvidos podem analisar os detalhes que você inseriu. 

Qual é o nível de detalhe necessário?

O relatório sobre o status de um projeto não precisa oferecer todos os mínimos detalhes. Deixe que o trabalho conte a história: você simplesmente seleciona as informações e adiciona um pouco de cor. Pense no relatório sobre o status de um projeto como uma mensagem fundamental: devem ser incluídas apenas as partes mais importantes do seu projeto, aquelas que impactam a maior parte dos participantes.

Indique sempre se o projeto está em dia, em risco ou atrasado; forneça um breve resumo do que já foi concluído e do que virá em seguida; e vincule outros recursos para os que quiserem obter mais detalhes.

Onde você deveria elaborar o relatório de status do seu projeto?

A melhor forma de redigir e compartilhar atualizações de status é por meio de uma ferramenta de gestão do trabalho. Procure uma ferramenta que ofereça uma visão geral dos projetos, para que a sua equipe conte com um núcleo central de referência e de informações sobre todos os trabalhos relacionados ao projeto. Assim, em vez de gerir projetos com planilhas, pode-se manter tudo, inclusive atualizações de status, briefs de projeto, os principais entregáveis e importantes marcos de projeto, num mesmo e único lugar. Os seus relatórios poderão ser facilmente compartilhados, e os participantes poderão consultar relatórios anteriores a qualquer momento, evitando assim um excesso de e-mails para todos.

A conclusão do seu projeto: resumindo o seu trabalho

Os relatórios de status que abordamos neste artigo são sempre enviados no decorrer do projeto para deixar todos a par dos acontecimentos. No entanto, uma vez que o projeto é finalizado, é aconselhável enviar um relatório de resumo final, ou seja, um documento semelhante a um sumário executivo do seu projeto, cujo propósito seja oferecer aos participantes uma conclusão sobre o projeto. Use-o para encerrá-lo oficialmente.

Como já vimos, é uma visão geral de alto nível. No entanto, em vez de incluir atualizações e status, você fornecerá um resumo do projeto como um todo. Estas são algumas perguntas que devem ser respondidas em um relatório sobre o resumo de um projeto:

• Quais eram os objetivos deste projeto? Eles foram cumpridos?

• O projeto foi concluído dentro do prazo e respeitando o orçamento (se aplicável)?

• Quais êxitos devem ser destacados?

• Quais foram os desafios enfrentados?

• O que podemos aprender com este projeto que nos ajudará nos próximos?

Mantenha todos os participantes bem informados com relatórios de status auto-preenchidos

Caso você queira superar as expectativas no próximo projeto, experimente enviar atualizações de status do projeto regulares. Elas mantêm a produtividade, a eficiência e a prestação de contas, e dão a todos uma maneira rápida (e envolvente) de saber o que está acontecendo. 

Use os recursos que disponibilizamos para criar relatórios com a quantidade certa de informações, sem entrar em muitos detalhes. Encontre uma solução para gestão de projetos como a Asana, que tenha recursos criados especificamente para ajudar com relatórios de status, economizando tempo e organizando-se ao máximo.