Estrutura analítica de projeto (EAP) para gestores: o que é e como usá-la

Estrutura analítica de projeto (EAP) é o detalhamento visual de um projeto. Ela começa com uma apresentação do escopo do trabalho, indica os entregáveis e mostra como estes se relacionam ao projeto como um todo.

Como a estrutura é delineada visualmente, é possível criá-la com o uso de software de gestão de fluxos de trabalho e estruturas de gestão de projetos. Cronogramas, quadros Kanban e calendários são algumas das metodologias adotadas para tal fim. 

Neste artigo, você verá como criar uma estrutura analítica de projeto, quais itens incluir, e também alguns exemplos de como colocá-la em prática.

O que se entende por estrutura analítica de projeto na gestão de projetos?

A estrutura analítica de projeto (EAP) é uma ferramenta que ajuda a organizar um projeto de forma hierárquica. Com ela, você divide os entregáveis em subentregáveis para visualizar melhor o projeto e delinear suas principais dependências. Toda EAP deve incluir os itens a seguir: 

• Uma linha de base do projeto (ou declaração de escopo), que contenha um plano de projeto, uma descrição e um nome. 

• As partes interessadas no projeto.

• Um agendamento organizado do projeto.

• Os entregáveis e as subtarefas que compõem o projeto.

Os gestores de projetos empregam a EAP para esmiuçar escopos complexos, visualizar projetos e entregáveis que contêm dependências e apresentar um resumo visual à equipe, em vez de uma lista de tarefas. 

Com isso, a estrutura poderá ser organizada com base nos níveis hierárquicos dos subentregáveis. É possível que o seu projeto também inclua fases, dependendo do trabalho a ser executado e do cronograma geral.  

Os dois tipos de EAP

1. Estrutura analítica baseada em entregáveis: consiste em um detalhamento hierárquico do trabalho a ser realizado. Não se preocupe se a definição lhe parecer complexa — basicamente, você analisará o escopo geral do projeto e o dividirá nos entregáveis que o compõem. Esta abordagem é mais indicada para projetos curtos e com objetivos concretos e claros, como, por exemplo, a elaboração de um relatório anual de receitas.

2. Estrutura analítica baseada em fases: define fases de projeto para criar conjuntos de trabalho formados por grupos de tarefas, os quais são concluídos em etapas. Aconselhamos utilizar este tipo de EAP em projetos mais longos e com resultados menos tangíveis, como, por exemplo, aumentar em 20% a taxa de retenção de clientes ao longo dos próximos três anos.

Quais são os três níveis da estrutura analítica de projeto?

Em uma estrutura analítica de projeto, os níveis ajudam a separar as tarefas de acordo com as dependências. Como os projetos podem ser muito diferentes, os níveis da sua estrutura também o serão. Embora a maioria dos projetos tenha algum tipo de dependências, é possível se deparar com projetos que não exijam subdependências. 

Há três principais níveis de dependências; no entanto, a sua estrutura pode exigir um número maior ou menor. Cada nível é vinculado a uma tarefa principal, e o trabalho necessário para concluir a tarefa principal fica organizado em dependências.  

Vamos dar uma olhada nos três níveis superiores de dependência em uma estrutura analítica de projeto. 

Primeiro nível: tarefa principal

O primeiro nível é a forma mais simplificada do projeto, já que contém a tarefa principal. Esse nível costuma ser o mesmo que o do objetivo do projeto. 

Suponhamos, por exemplo, que a equipe do seu projeto esteja trabalhando na renovação do design do seu site. O primeiro nível da sua EAP ficará mais ou menos assim:

• Lançamento do novo design do site

É assim mesmo, simples e direto. O nível um é o objetivo básico, e a primeira etapa das muitas fases de gestão de projeto. O trabalho necessário para concluir esse objetivo aparecerá nos níveis dois e três.

Segundo nível: dependências e tarefas

A partir daí, a sua estrutura analítica de projeto ficará um pouco mais complicada, dependendo do escopo do projeto. O nível dois da sua EAP terá as subtarefas — também conhecido como dependências — da sua tarefa principal. 

Vamos ver quais tarefas podem ser necessárias para o lançamento de um novo design do site. 

• Organizar uma sessão de debate criativo.

• Reformular as diretrizes da marca.

• Criar a estrutura para as mensagens.

• Redesenhar o logotipo.

• Adicionar novas imagens. 

Embora seja um pouco mais detalhado que o nível um, o nível dois ainda é uma visão geral das dependências necessárias para concluir o objetivo do projeto. 

Terceiro nível: subtarefas

No terceiro nível da EAP, as dependências serão decompostas em elementos básicos, os quais chamamos de subdependências. Nesta etapa inicial do ciclo de vida do projeto, você definirá as tarefas com o maior detalhamento possível. Tais tarefas podem simplificar o caminho que resultará na execução de todos os entregáveis necessários.

Partindo do exemplo mencionado acima, veja algumas tarefas de terceiro nível que poderiam ser usadas na reformulação do design de um site: 

• Escolher as cores da marca.

• Criar um painel de sentimento da marca.

• Definir os designers da experiência do usuário.

• Desenvolver um design inicial.

• Analisar e aprovar designs iniciais.

• Agendar uma sessão de fotos da marca.

• Ajustar o tamanho das imagens e editá-las.

Perceba que o trabalho necessário para concluir o objetivo do projeto fica muito mais claro no terceiro nível. Também é possível adicionar mais níveis à sua EAP, dependendo do grau de especificidade que desejar. 

O que uma estrutura analítica do projeto contém?

Uma estrutura analítica de projeto é, em essência, um plano de projeto condensado e organizado em uma hierarquia visual. Então, ela contém tudo o que um diagrama de projeto bem feito tem, inclusive elementos de EAP como objetivos, entregáveis, cronogramas e principais interessados. 

Para criar uma EAP, é preciso primeiro saber o que incluir nela, e nós podemos ajudar com isso. Vamos dar uma olhada em alguns dos principais elementos a incluir na sua estrutura analítica de projeto. 

Dicionário da EAP

O dicionário da EAP é um ótimo ponto de partida para a elaboração da sua estrutura de projeto. Uma boa EAP não abrange explicações detalhadas, portanto é necessário ter um dicionário que descreva cada tarefa a ser realizada. Isso será essencial para que os membros das equipes encontrem os detalhes pertinentes às tarefas do projeto.

Embora seja criado por você, pode ser útil pedir a ajuda de integrantes dos distintos departamentos, para assegurar que o dicionário seja o mais útil possível e que todos os itens sejam explicados corretamente.

Alguns campos a incluir no dicionário:

• Nomes das tarefas: crie um nome simples e claro, com poucas palavras.

• Descrições: aprofunde-se um pouco mais, porém evite ultrapassar duas frases.

• Entregáveis: o mais importante aqui é o detalhamento. Defina claramente o que você espera que a sua equipe concretize.

• Orçamento: as despesas previstas para o projeto, com o valor, finalidade e data de cada custo.

• Marcos: momentos importantes no cronograma do projeto, nos quais será concluído um conjunto de tarefas.

• Aprovações: quais tarefas precisam de aprovação.

Podem ser incluídos inúmeros outros campos, mas o principal é considerar a criação de um recurso em que os membros da equipe encontrem informações sobre os trabalhos necessários para concluir as diversas tarefas do projeto.  

Descrição da tarefa

As descrições das tarefas são compostas pelo nome da tarefa e uma breve descrição dos objetivos. Como a sua EAP não terá espaço para uma descrição completa, os detalhes adicionais podem ser incluídos no dicionário da EAP.

O objetivo da descrição da tarefa é permitir que os membros da equipe entendam a tarefa da maneira mais fácil e rápida possível; então, não se preocupe com o grau de detalhamento neste momento.  

Proprietário da tarefa

O responsável pela tarefa é um elemento importante a incluir, tanto para prestação de contas como para comunicação. Quanto mais fácil for encontrar respostas, mais rápidas as tarefas serão concluídas. Embora os gestores de projeto sejam muitas vezes os responsáveis pelas tarefas, os diretores e gestores de departamentos também podem assumir essa função, dependendo do tipo de tarefa.

Designar responsáveis pelas tarefas pode melhorar a produtividade da equipe, uma vez que evita perdas de tempo com busca por informações sobre o projeto e permite que as partes interessadas direcionem rapidamente as perguntas às pessoas certas.   

Orçamento da tarefa

Embora nem sempre necessário, os projetos que exigem orçamentos consideráveis devem ser monitorados cuidadosamente. Uma boa ideia é atribuir limites de orçamento específicos a cada tarefa para monitorar facilmente quão perto se está do orçamento atribuído. 

Deixar de monitorar o orçamento pode resultar em gastos além dos planejados, o que pode diminuir a sua margem de lucro. Então, não deixe de monitorar o orçamento total e os custos individuais das tarefas. 

Data planejada para conclusão

Dada a importância de acompanhar a data planejada para conclusão, prepare-se para as eventuais mudanças que ela pode sofrer. 

Embora possa ser difícil gerir múltiplos projetos que se desviam do cronograma inicialmente atribuído, isso às vezes é inevitável. Para acompanhar o progresso adequadamente, é preciso distribuir as tarefas em um cronograma ou uma ferramenta de gestão de projetos. Assim, os atrasos nos cronogramas serão detectados em tempo real, evitando que os problemas se acumulem e levem à perda do prazo original. 

Status da tarefa

Junto com o acompanhamento do cronograma, é importante documentar o estado das tarefas para permitir a rápida visualização do progresso. Ele pode ser registrado de diversas formas, mas muitas equipes usam termos como “em aberto”, “em andamento” e “concluída”. 

Isso não só ajudará a acompanhar o progresso, como também dará uma visão geral da produtividade da equipe. Por exemplo, se há uma situação recorrente em que determinadas equipes falham em concluir as tarefas, isso pode ser indício de um problema subjacente. Com esta abordagem, é possível trabalhar para resolver questões relacionadas à carga de trabalho da equipe ou à comunicação antes que se convertam em problemas mais graves.  

Como criar uma estrutura analítica de trabalho

Agora, uma boa notícia: como uma estrutura de análise de projeto toma a forma de uma hierarquia visual, há diversas maneiras de criar a sua. A melhor parte é que você pode escolher o método mais compatível tanto para você como para a sua equipe.

Alguns dos métodos visuais mais comumente usados pelas equipes são os cronogramas, os quadros Kanban e os calendários. Dependendo do software utilizado, algumas funcionalidades podem variar ligeiramente. Vamos analisar estes três métodos para entender como criar uma estrutura analítica de projetos com cada um deles. 

Cronogramas (ou diagramas de Gantt)

Os cronogramas são ótimas ferramentas para visualizar o trabalho de maneira colorida e divertida. Eles também são ótimos para fornecer a funcionalidade necessária a uma EAP. Estas são algumas das funções obtidas ao usar um cronograma, também conhecido como fluxograma ou diagrama de Gantt:

• Importar planilhas tradicionais;

• Acompanhar o progresso;

• Ajustar as tarefas;

• Conectar as tarefas por meio de dependências;

• Ajustar alterações nos prazos;

• Atribuir os responsáveis pelas tarefas.

• Armazenar as tarefas não agendadas;

• Ajustar o acompanhamento por cores;

• Criar seções por níveis;

• Filtrar e organizar as tarefas.

Você pode começar a sua EAP de diversas formas, inclusive importando uma planilha existente e criando-a diretamente em um software de cronogramas. Os cronogramas diferem dos quadros Kanban e dos calendários no layout visual e na funcionalidade ajustável que proporcionam. A escolha da apresentação visual certa para a sua equipe fica inteiramente a seu critério. 

Quadros Kanban 

Os quadros Kanban são semelhantes aos cronogramas, mas diferem na maneira como são visualmente organizados. Em vez de uma linha horizontal, eles são dispostos em forma de quadro. Um software de quadros Kanban ajuda a manter os projetos em dia ao permitir:

• Acompanhar o progresso;

• Ajustar as tarefas;

• Conectar as tarefas por meio de dependências;

• Ajustar alterações nos prazos;

• Planejar fluxos de trabalho;

• Comunicar-se em um só lugar;

• Planejar roteiros de produtos.

Um quadro Kanban é também uma ótima opção para criar a sua EAP, e uma das ferramentas mais utilizadas para lidar com as necessidades diárias de gestão de recursos. Um dos melhores aspectos dessa ferramenta é poder ver de imediato os detalhes de uma tarefa, o que ajuda muito se não for possível criar um dicionário da EAP.

A melhor maneira de começar com esse método é pela hierarquia do quadro Kanban. 

Calendários

A terceira opção para criar uma EAP é usando um software de calendários de equipe. Apesar de não serem tão usados quanto as opções anteriores para criar estruturas de análise, são uma ótima ferramenta para visualização de projetos, úteis principalmente por permitir trocar a visualização entre dias, semanas e meses, no caso de projetos maiores.

Os calendários são ótimas ferramentas para criar uma EAP, e proporcionam uma experiência visual diferente das anteriores. Para começar a sua estrutura usando um calendário, você pode importar uma planilha já existente ou começar um novo projeto no seu software de calendários. 

Exemplo de estrutura analítica de projeto

Agora que você já conhece os elementos de uma EAP e como criar uma usando diversas ferramentas de software, vamos ver um exemplo concreto. O seu modelo pode mudar um pouco dependendo do método usado, mas a EAP deve conter hierarquias e níveis de tarefa semelhantes. 

Veja a seguir um exemplo de estrutura analítica de projeto como inspiração para começar a sua.

Veja a seguir um exemplo de estrutura analítica de projeto que segue os detalhes acima para ajudar a começar a sua.

Nome da EAP: Design de site

Descrição: Reformular o design antigo do nosso site com base nas novas diretrizes de design marca. 

Data planejada para conclusão: 15/09/2021

Orçamento: US$ 50.000

Nível 1: 

1. Reformular o design do site 

Nível 2:

1. Reformular as diretrizes da marca (concluído)

2. Criar a estrutura para as mensagens (concluído)

3. Redesenhar o logotipo (em andamento)

4. Adicionar novas imagens (em aberto)

Nível 3:

1.Reformular as diretrizes da marca 

• Cores da marca – Kat Mooney

• Painel de sentimento da marca – Kat Mooney

• Design da experiência do usuário – Ray Brooks

2. Criar a estrutura para as mensagens

• Cabeçalho – Daniela Vargas

• Declaração de missão – Daniela Vargas

• Diretrizes do uso da linguagem – Daniela Vargas

3. Redesenhar o logotipo

• Rascunho – Kabir Madan

• Maquetes – Kat Mooney

• Designs finais – Kat Mooney

4. Adicionar novas imagens

• Sessão de fotos – Kabir Madan

• Edição das fotos – Kat Mooney

• Seleções finais – Kabir Madan

Lembre-se de que a sua EAP será diferente dependendo do tamanho do projeto, da sua complexidade, do cronograma e do software escolhido. Cada um desses detalhes formará as dependências e a hierarquia visual do seu projeto. 

Use a estrutura analítica de projeto para agilizar o seu trabalho

No fim das contas, não é tão difícil criar uma estrutura analítica de projeto. Na verdade, depois de se acostumarem com ela, você e a sua equipe perceberão os benefícios de adicionar uma hierarquia visual e tarefas ao projeto. Quer você aprenda melhor por meio de materiais visuais ou verbais, há sempre uma ferramenta de gestão do trabalho pronta para ajudar. 

Com a Asana, é fácil alternar entre listas, cronogramas, quadros e calendários sem perder nenhum detalhe. Quem não quer gastar menos tempo organizando o seu trabalho?