O que é gestão de mudanças? 6 etapas para criar um processo de gestão de mudanças bem-sucedido

As mudanças são ingredientes essenciais para o sucesso da sua organização. À medida que ela cresce, torna-se imperativo implementar novas ferramentas, experimentar novas estratégias ou conquistar novos mercados, entre outros. Pequenas mudanças ou modificações que não afetem muitas pessoas são fáceis de implementar, mas o que fazer quando uma grande mudança organizacional se faz necessária?

Sem o devido planejamento, tentar implementar uma mudança organizacional pode gerar caos, confusão e desaceleração da empresa. Portanto, é necessário implementar as mudanças cuidadosamente, com planejamento e apoio antes que a mudança entre em vigor, a fim de facilitar essa transição.

Resumindo, é necessário recorrer à gestão de mudanças.

Caso já tenha enfrentado dificuldades para implementar uma mudança organizacional ou esteja considerando qual seria a melhor forma de obter a adesão da sua empresa a uma modificação, este artigo foi escrito para você.

O que é gestão de mudanças?

Gestão de mudanças é o processo de preparar-se para qualquer nova mudança organizacional e levá-la a bom termo. É geralmente durante o processo de gestão de mudanças que se prepara a transição para uma nova mudança, se obtém apoio organizacional para o que quer que a mudança exija e se implementa a mudança cuidadosamente com o passar do tempo.

O aspecto mais importante da gestão de mudanças é abordar a mudança de forma deliberada e de diversos pontos de vista. Antes de fazer uma mudança organizacional, considere como ela afetará os membros de diferentes níveis e equipes da sua organização. Por esse motivo, as metodologias de gestão de mudanças muitas vezes incluem estratégias que ajudam as equipes a introduzir uma mudança organizacional gradualmente, testando-a com um subconjunto da empresa ou assegurando a adesão dos participantes adequados antes de implementar uma nova iniciativa.

A gestão de mudanças é um processo e uma metodologia. Pode ser que você nunca tenha pensado muito a respeito de como implementar uma iniciativa de mudança. Por meio do processo de gestão de mudanças, a sua equipe e a sua empresa podem preparar-se melhor para desfrutar dos benefícios de uma nova mudança.

Vantagens da gestão de mudanças

Com uma gestão de mudanças eficaz, é possível introduzir novos processos sem desestabilizar a sua equipe ou organização. Temos a tendência de apegar-nos à “velha forma” de fazer as coisas, mesmo quando a nova forma é objetivamente melhor. Por minimizar as disrupções causadas por uma modificação, um plano de gestão de mudanças ajuda a sua equipe a perceber o potencial da nova mudança.

Um processo de gestão de mudanças eficaz pode ajudar a:

• Desenvolver um bom ritmo na sua empresa

• Reduzir a resistência à mudança

• Aumentar a probabilidade de uma mudança bem-sucedida

• Reduzir qualquer potencial impacto negativo advindo da mudança

Modelos de gestão de mudanças tradicionais

Os processos de gestão de mudanças surgiram no início dos anos 60, já tendo havido diversos modelos desde então. Neste artigo, abordaremos três modelos tradicionais para fazer a gestão de mudanças gerais.

Modelo de mudança de Lewin

Kurt Lewin, um psicólogo alemão que se refugiou nos EUA, é mais conhecido por suas contribuições com pesquisa aplicada para a área de práticas de comunicação. O modelo de mudança de Lewin divide o processo de gestão de mudanças em três etapas:

1. Descongelar. Durante esta etapa, deve-se ajudar a equipe ou empresa a superar sua aversão inicial à mudança. Além de analisar qualquer aversão à mudança, também é necessário começar a convencer a equipe do motivo que a justifica. Nesta parte do modelo de mudança de Lewin, o foco deve estar em preparar a equipe para uma novidade.

2. Mudar. Esta etapa ocorre quando a mudança organizacional é implementada. Lembre-se de que a mudança pode envolver um processo em várias etapas, pois podem surgir obstáculos inesperados à medida que se tenta incluir todos no novo sistema, seja ele qual for.

3. Congelar. Agora que a mudança já foi implementada, está na hora de congelar tudo como está, para que a “nova” forma de fazer as coisas se torne o padrão.

O modelo ADKAR

O modelo ADKAR foi criado por Jeff Hiatt. ADKAR é uma sigla em inglês que significa:

• Conscientização (Awareness) sobre a necessidade de mudar;

• Desejo (Desire) de participar e apoiar a mudança;

• Conhecimento (Knowledge) do que fazer para assegurar uma mudança bem-sucedida;

• Capacidade (Ability) de implementar a mudança;

• Reforço (Reinforcement) para assegurar que a mudança continuará a ser implementada com o passar do tempo.

O processo de oito etapas para conduzir uma mudança

O Dr. John Kotter inventou este método, descrito por ele no seu livro Leading Change. De acordo com Kotter, as oito etapas são:

1. Gerar uma sensação de urgência para enfatizar a importância de agir imediatamente.

2. Estabelecer uma coalizão orientadora para guiar, coordenar e comunicar a mudança organizacional.

3. Formular uma visão estratégica e iniciativas para esclarecer como o futuro será diferente do passado.

4. Convocar um exército de voluntários para fazer campanha em favor da mudança.

5. Possibilitar ações ao remover as barreiras, a fim de proporcionar a liberdade de que a sua organização precisa para gerar um impacto real.

6. Gerar ganhos de curto prazo para incentivar a organização a persistir.

7. Sustentar a aceleração e não medir esforços para implementar a mudança até que a sua visão se concretize.

8. Instituir a mudança até que ela substitua os velhos hábitos.

Quando usar a gestão de mudanças

O processo de gestão de mudanças não deve ser implementado em sua totalidade para cada mudança organizacional. A gestão de mudanças é importante somente quando tem o potencial de afetar toda ou grande parte da empresa. Lembre-se de que, como qualquer pessoa, podemos demonstrar aversão à mudança por tendência a gostar do sistema atual (mesmo que não seja o melhor processo), podendo ser difícil para algumas pessoas ou equipes imaginar uma nova forma de trabalhar.

Aqui estão alguns exemplos de mudanças organizacionais que podem ser implementadas por meio de um processo de gestão de mudanças:

• Nova ferramenta ou tecnologia a ser adotada por toda a empresa;

• Mudança de liderança ou estrutura organizacional;

• Atualizações da cultura ou dos valores adotados no trabalho;

• Atualizações às políticas da empresa, programas de RH ou benefícios;

• Fusões e aquisições.

Ao implementar um processo de gestão de mudanças, é essencial considerar quando e como essa mudança será implementada na sua organização.

Na Asana, as nossas equipes de Serviços profissionais e de Sucesso do cliente estão sempre dispostas a ajudar as equipes a formularem uma estratégia de gestão de mudanças para implementar uma nova ferramenta ou tecnologia em toda a empresa. Com a Asana, além de contar com uma ferramenta para organizar e executar o trabalho, as equipes também estão adotando uma nova abordagem à colaboração em equipe por meio da gestão do trabalho. Um processo de gestão de mudanças pode ajudar a obter êxito e assegurar a sua adoção.

O estilo Asana de fazer mudanças: seis etapas para implementar uma nova ferramenta ou tecnologia com a gestão de mudanças

Para ajudar novas equipes a adotarem a Asana, as nossas equipes de Sucesso do cliente e de Serviços profissionais criaram um processo de gestão de mudanças inspirado pelo processo em oito etapas do Dr. Kotter para orientar as mudanças e fundamentado pelas boas práticas adotadas por clientes que implementaram a Asana com sucesso em suas organizações. A metodologia resultante, o estilo Asana de fazer mudanças, ajuda as equipes a implementarem novas ferramentas ou tecnologias em toda a organização.

O estilo Asana de fazer mudanças envolve seis etapas:

1. defina o porquê;

2. identifique a situação atual;

3. desenvolva o primeiro fluxo de trabalho;

4. empodere as equipes e comemore as vitórias;

5. preparar-se para o sucesso futuro;

6. avalie e expanda a sua utilização.

Quer esteja adotando a Asana ou implementando uma nova ferramenta, vamos ver agora como usar o estilo Asana de fazer mudanças para implementar uma nova ferramenta ou tecnologia na sua empresa.

Uso do estilo Asana de fazer mudanças: um estudo de caso

Digamos que a sua equipe queira fazer a transição para uma plataforma de gestão do trabalho centralizada, a fim de trabalhar de forma mais eficaz e colaborativa. Confira aqui como usar o estilo Asana de fazer mudanças para implementar essa mudança organizacional:

1. Defina o porquê

Antes de implementar essa mudança na sua organização, pergunte-se: por que se está fazendo isso? Que problemas essa mudança solucionará? Pode ser que nem todos os membros da organização fiquem empolgados com ela, pois todos temos uma certa aversão a mudanças, mas contar com um motivo concreto para implementar a mudança certamente ajudará.

Definir o seu “porquê” envolve três elementos:

Primeiro, elabore a sua “justificativa”

Para começar, registre o motivo de implementar essa mudança organizacional. Essa “justificativa” servirá como um guia para o trabalho a ser feito.

“A [nome da equipe/organização] está implementando esta nova ferramenta de gestão do trabalho para [organizar estes projetos e processos]. Assim, esperamos [superar estes desafios] e [atingir estas metas]”.

Se estiver implementando uma ferramenta de gestão do trabalho, um exemplo do que escrever seria:

“A nossa empresa está implementando esta nova ferramenta de gestão do trabalho para facilitar a colaboração entre diferentes setores e aumentar a visibilidade. Assim, esperamos aumentar a produtividade da empresa e concluir mais projetos dentro do prazo.”

Em seguida, estabeleça indicadores de sucesso

Também é importante definir como seria um processo de gestão de mudanças bem-sucedido. Reúna-se com a equipe por trás da mudança para definir os indicadores, que podem incluir:

• Qual é o prazo de implementação da mudança.

• Porcentagens de adoção ou treinamento na empresa.

• Taxa de utilização em toda a empresa até uma determinada data

Por exemplo, para implementar uma ferramenta de gestão do trabalho, alguns destes indicadores podem ser usados:

• Vamos começar a implementar esta ferramenta em um grupo reduzido no dia 3 de março. Os funcionários terão a oportunidade de aderir em meados de junho. Então, todos os funcionários da empresa terão de se integrar e familiarizar com a ferramenta até o dia 17 de julho.

• As equipes devem enviar relatórios de status do projeto semanalmente por meio da ferramenta de gestão do trabalho, e o trabalho deve ser organizado exclusivamente dentro dessa ferramenta.

• 100% dos funcionários devem estar ativos na ferramenta até o dia 30 de julho.

Por fim, prepare a sua aliança para a adoção

Implementar uma mudança organizacional envolve muita gente. É necessário contar com toda uma equipe de pessoas, que chamamos de aliança para a adoção. Há três tipos de membro da aliança para a adoção:

• O formador de convenções. É o influenciador do local de trabalho. Os formadores de convenções ajudam a definir como a sua nova ferramenta de gestão do trabalho será usada na empresa. Eles podem organizar treinamentos ou responder às perguntas dos membros da equipe que forem surgindo.

• O conscientizador. Pode ser um ou mais membros da equipe de liderança. Os conscientizadores podem não estar tão próximos da mudança a ser implementada, mas serão um grande apoio. O conscientizador deve comunicar a sua “justificativa” para aumentar a adesão da equipe.

• O promotor do produto. São contribuidores individuais ou os primeiros adotantes que estão animados para ajudar a desenvolver a dinâmica necessária para implementar a mudança.

2. Identifique a situação atual

Para implementar mudanças em grande escala, é necessário começar de baixo. Escolha um fluxo de trabalho a ser implementado no novo sistema, para que a sua aliança para a adoção possa elaborar práticas e exemplos antes de a mudança ser implementada por completo. Idealmente, escolha um fluxo de trabalho colaborativo e amplo, a fim de solucionar quaisquer possíveis conflitos antes de implementar a mudança.

Por exemplo, para implementar uma nova ferramenta de gestão do trabalho, é possível escolher uma equipe ou departamento, como o de marketing. Antes de apresentar a nova ferramenta ao departamento de marketing, considere criar ambientes para demonstração do seu uso. Então, mostre aos participantes como é possível desenvolver campanhas de marketing mais colaborativas com a nova ferramenta.

3. Elabore o primeiro fluxo de trabalho

Esta é a sua oportunidade de testar a nova mudança em um fluxo de trabalho ou processo. O formador de convenções deve realizar um treinamento para a equipe ou fluxo de trabalho selecionado. Certifique-se de que o promotor do produto também esteja disponível para ajudar a comemorar as vitórias e registrar o processo em devido funcionamento.

Agora, é provável que surjam dúvidas que não existiam antes. Certifique-se de registrar as perguntas frequentes (e suas respectivas respostas), a fim de incluí-las na sua documentação quando for implementar a mudança mais amplamente.

Por exemplo, na implementação da sua nova ferramenta de gestão do trabalho, já foram criados ambientes de demonstração para a equipe de marketing. Só resta conduzir sessões de treinamento com a equipe para mostrar como a ferramenta funciona. Incentive-a a planejar iniciativas multissetoriais, como a campanha de marketing demonstrada, utilizando essa ferramenta. Monitore com frequência o andamento da implementação e responda a quaisquer perguntas que a equipe possa ter. Não se esqueça de sempre registrar os sucessos da equipe, utilizando esses momentos para inspirar outras equipes a adotarem a ferramenta.

4. Empodere as equipes e comemore as vitórias

A sua equipe está se ajustando ao fluxo de trabalho escolhido. Certifique-se de sempre monitorar o andamento e comemorar as vitórias da equipe, por menores que sejam. Estabelecer essa dinâmica desde o princípio, além de ajudar a mudança a ganhar impulso, também reunirá um grupo de pessoas a favor da mudança que podem se tornar defensoras da mudança quando ela for implementada mais amplamente.

5. Prepare-se para o sucesso futuro

A esta altura, a sua equipe já deve estar familiarizada com a nova forma de operar. Aproveite este momento para comemorar as primeiras vitórias da sua equipe, pedir feedback periodicamente, monitorar a adoção da ferramenta e aprimorar as boas práticas. Compile a documentação das perguntas frequentes, sessões de ajuda e plano de integração contínua de novos colegas de trabalho no mesmo lugar para assegurar o sucesso em longo prazo.

6. Avalie e amplie a utilização da Asana

Quando achar que já resolveu os problemas na primeira mudança, está na hora de implementá-la mais amplamente. Use as sessões de treinamento, documentação das perguntas frequentes e materiais preparados com o primeiro fluxo de trabalho para ajudar a orientar as outras equipes. Dependendo do tamanho da sua empresa, planeje reuniões durante o horário de trabalho com a sua aliança para a adoção a fim de responder às dúvidas que surgirem. Incentive o promotor do produto a monitorar e comemorar as vitórias com frequência, para ajudar a sua nova ferramenta de gestão do trabalho a ganhar impulso.

Antes que perceba, você já terá concluído um plano de gestão de mudanças com sucesso!

O segredo das mudanças organizacionais é a gestão de mudanças

Seja qual for a mudança organizacional a ser implementada ou metodologia a ser utilizada para isso, uma implementação cuidadosa e mensurada é o segredo de qualquer gestão de mudança. Ajude a sua equipe a adaptar-se a qualquer transição com sucesso por meio da gestão de mudanças.

Se estiver implementando uma nova tecnologia ou ferramenta, experimente o estilo Asana de fazer mudanças. Para saber mais, leia o nosso guia de como usar esse processo de gestão de mudanças para ajudar a sua equipe a adotar a Asana.