25 habilidades essenciais à gestão de projetos para obter êxito

A Asana considera que qualquer pessoa que faça a gestão de projetos é um gestor de projetos, mesmo que não seja esse o seu cargo oficial. Para que as equipes possam colaborar eficazmente e dar o melhor de si, elas precisam da liderança de um gestor de projetos. E se você já fizer a gestão de um projeto, ou mesmo de múltiplos projetos, como desempenhar melhor essa função?

Se tiver interesse em aprimorar e desenvolver as suas habilidades de gestão de projetos, você veio ao lugar certo. Neste guia, abordaremos 25 habilidades essenciais necessárias para obter êxito como gestor de projetos ou administrador de projetos, e como desenvolvê-las ao longo do tempo.

O que são as habilidades de gestão de projetos?

A gestão de projetos é a prática de organizar e executar o trabalho de forma eficiente e ajudar a equipe a fazer o mesmo. Antigamente, o gestor de projetos era um membro da equipe treinado e certificado em tecnologias de gestão de projetos complicadas. As ferramentas de gestão de projetos tradicionais eram difíceis de configurar e exigiam manutenção constante, e foi aí que surgiu o cargo de “gestor de projetos”.

A gestão de projetos moderna evoluiu da sua versão tradicional de duas formas diferentes. À medida que as empresas e equipes foram democratizando os seus processos de gestão de projetos, passaram a precisar de mais membros e líderes de equipes capazes de gerir um processo da concepção à conclusão. Em apoio a esses líderes de equipes, os softwares de gestão de projetos precisaram evoluir de mecanismos complexos a ferramentas flexíveis e de fácil utilização.

Ferramentas de gestão de projeto contemporâneas

Hoje em dia, qualquer membro da equipe pode ser convidado a executar um projeto e a tornar-se o gestor de projeto em termos práticos. Por essa razão, as ferramentas de gestão de projeto modernas são construídas para serem tão flexíveis que qualquer pessoa possa usá-las em qualquer projeto, começando a qualquer momento e encontrando o caminho e claramente demarcado à sua frente.

Tais ferramentas, como a Asana, facilitam o acompanhamento, a gestão e a organização do trabalho sem que haja a curva de aprendizagem associada à assimilação das ferramentas tradicionais. Com as atuais ferramentas de gestão de projeto, você pode facilmente implementar as práticas recomendadas de gestão de projeto e trazer um novo nível de clareza e visibilidade para a sua equipe de projeto.

Onde as habilidades e as ferramentas se combinam

As ferramentas de gestão de projeto fazem o trabalho pesado quando se trata de eliminar a fragmentação das informações em grupos incomunicados entre si, aumentar a visibilidade e facilitar a colaboração interdisciplinar. Como gestor de projeto, você pode usar estas ferramentas para dar à sua equipe a percepção de que ela precisa para realizar o melhor trabalho possível. Embora você não tenha de desenvolver habilidades ou aprender ferramentas complicadas para se tornar um gestor de projeto bem-sucedido, existem habilidades profissionais, sociocomportamentais e técnicas, que você pode desenvolver a fim de melhorar as suas habilidades de gestão e colaboração.

É possível que algumas delas não se apliquem a você, e talvez outras você já domine. Como tudo mais nas cinco fases da gestão de projetos, analise esta lista com flexibilidade e trabalhe nas habilidades que são mais relevantes para você.

Dez habilidades sociocomportamentais para a gestão de projetos

As habilidades sociocomportamentais (“soft skills”) são o que chamamos de “habilidades não técnicas”, ou que podem ajudar a aprimorar a qualidade do trabalho, sem uma ferramenta ou requisito técnico específico. Também são chamadas de “habilidades sociais” ou “habilidades interpessoais”, pois muitas vezes ajudam a colaborar e a relacionar-se com os outros no local de trabalho. Estas são as dez habilidades sociocomportamentais mais importantes para a gestão de projetos:

1. Colaboração

A colaboração é o que alicerça todas as habilidades de gestão de projetos, sejam elas sociocomportamentais, profissionais ou técnicas. Na gestão de projetos, a colaboração ajuda a melhorar o trabalho em equipe. Quando se colabora eficazmente, pode-se comunicar melhor com a equipe e fazer um excelente trabalho.

Para saber como aprimorar as suas habilidades de comunicação, pratique vários tipos diferentes de conversa com as pessoas. Uma comunicação aberta, cocriativa e com menos barreiras é essencial para uma equipe colaborativa. Para mais dicas, leia o nosso guia de colaboração em equipe.

2. Comunicação

Uma comunicação eficaz é uma das principais competências na gestão de projetos, sendo crucial para uma colaboração eficaz. Para desenvolver as suas habilidades de comunicação, pratique ser aberto e honesto com os seus colegas. Isso exige muita confiança de ambos os lados. Para gerar confiança por meio da comunicação aberta, incentive os membros da sua equipe a colocarem qualquer opinião que possam ter em debate, mesmo que discorde delas. À medida que for praticando a comunicação aberta, a capacidade da sua equipe de colaborar e fazer um excelente trabalho aumentará.

Para tornar-se um comunicador melhor, estabeleça diretrizes de comunicação com a sua equipe. É possível que disponham de diversos tipos de software de comunicação, como e-mail, Slack e ferramentas de gestão do trabalho. Saber quais ferramentas usar para cada tipo de comunicação pode ajudar a sua equipe a comunicar-se e a colaborar mais fácil e eficazmente.

Se quiser ajudar a sua equipe a ser mais produtiva, adotem a comunicação assíncrona. Para usá-la, é necessário desenvolverem o hábito de anotar e expressar bem as próprias ideias, mas vale muito a pena porque lhes permite fazer mais sem ter que agendar uma reunião no calendário.”

3. Trabalho em equipe

O trabalho em equipe no local de trabalho tem tudo a ver com apoiar e incentivar a sua equipe a fazer um ótimo trabalho, todos juntos. Cada membro da equipe tem algo a contribuir, e a equipe como um todo é mais eficaz que cada membro individualmente. A colaboração faz parte do trabalho em equipe, mas este envolve outras coisas, a fim de assegurar que todos se sintam à vontade e aptos a contribuir.

Se estiver no processo de aprimorar as suas habilidades de trabalho em equipe, pratique fazer perguntas. Aprofunde-se nos debates de ideias da sua equipe, conversas individuais e opiniões de todos os membros da equipe. Pergunte a si mesmo se existe alguém que não se expressa há algum tempo, ou talvez se outro membro da equipe tem uma boa ideia ou conjunto de habilidades relevante.

4. Resolução de problemas

As habilidades de resolução de problemas são colaborativas e iterativas, elas ajudam a abordar um problema e, em última instância, a resolvê-lo. Desenvolver essa habilidade não é ter sempre a resposta “certa” para cada problema; pelo contrário, as pessoas com grande habilidade de resolução de problemas praticam a abordagem de problemas a partir de novas perspectivas e metodicamente trabalham para chegar a uma solução.

Para se tornar um grande solucionador de problemas, comece por se aprofundar nas próprias decisões. Por que você fez aquela escolha? Havia outro caminho que poderia ter tomado? Mesmo que a resposta seja negativa, questionar as suas motivação intrínseca e soluções escolhidas pode ajudar na prática das habilidades de resolução de problemas e numa melhor abordagem futura dos problemas.

Para assegurar que as nossas reuniões sejam bem-sucedidas, reservamos algum tempo para discutir questões em aberto que exigem uma série de conversas até que se chegue a uma solução, em vez de compartilhar atualizações sobre os acontecimentos.”

5. Organização

Para muitos gestores de projetos, a organização é a habilidade sociocomportamental mais intimidante. Pode-se pensar na organização como algo que “se tem” ou “não se tem”. No entanto, como qualquer outra habilidade de gestão de projetos mencionada neste artigo, as habilidades organizacionais podem ser desenvolvidas até que se atinja o nível da Marie Kondo.

A melhor forma de tornar-se mais organizado é criar (e manter) um ponto central de referência para o seu trabalho e o da sua equipe. Muitas vezes, nós nos desorganizamos porque o trabalho está desconexo; aliás, em média, um funcionário alterna entre 10 ferramentas por dia. Se as suas informações estiverem espalhadas, é claro que se sentirá desorganizado. Em vez de dividir o seu tempo entre 10 ferramentas, experimente usar a Asana como a sua ferramenta de organização, para que todos da sua equipe possam contar com um ponto central de referência e de informação.

6. Gestão do tempo

A gestão do tempo e as habilidades de organização andam de mãos dadas. Desenvolver as habilidades de organização das suas tarefas proporciona uma sensação de mais clareza quanto a tudo o que está acontecendo e a quanto tempo as próximas tarefas levarão.

Mesmo assim, pode ser difícil colocar o pé no chão e priorizar o trabalho. Para aprimorar as suas habilidades de gestão do tempo e perseverar contra a procrastinação, utilize uma ferramenta de gestão do trabalho para monitorar a prioridade relativa de cada tarefa. Quando está claro quais tarefas têm mais prioridade, pode-se lidar com elas primeiro, a fim de assegurar que não fique nada para trás ou acabe por ser esquecido.

7. Habilidades de liderança

Além de gerir projetos, um gestor de projetos é também um líder. Mesmo que ele ou ela não se veja assim, a equipe do projeto espera receber liderança, orientações e apoio.

Para desenvolver as suas habilidades de liderança, pratique abordar as situações com empatia e compreensão. Um bom líder reúne a todos e ajuda a fomentar o trabalho em equipe e a colaboração. Também é necessário reservar algum tempo para decidir que tipo de líder cada um quer ser. Alguns estilos famosos de liderança incluem:

• Liderança a serviço dos outros. Se o seu principal objetivo for servir à sua equipe, talvez se interesse pela liderança a serviço dos outros. Os líderes a serviço dos outros focam em ajudar a sua equipe a desenvolver-se e atingir o melhor desempenho possível.

• Liderança participativa. Com este tipo de liderança, também conhecida como “liderança democrática”, é possível incentivar toda a equipe do projeto a colaborar na hora de tomar decisões.

• Liderança transformadora. A liderança transformadora é exercida quando um líder dedica-se intensamente a uma visão para a sua equipe e colabora com os seus membros para criar mudanças inspiradoras.

• Liderança autocrática. Os líderes autocráticos agilizam as decisões relativas ao projeto, deixando pouco para a equipe do projeto. Isso pode ajudar a equipe a concentrar-se nas metas do projeto e tomar decisões rápidas.

• Liderança estilo “laissez-faire”. Com este tipo de liderança, os líderes incentivam a criatividade e a flexibilidade dentro da equipe do projeto. “Laissez-faire”, em francês, significa “deixar acontecer”, e os líderes que deixam as coisas acontecer naturalmente adotam essa mentalidade.

A Asana me possibilita supervisionar, mas assegura também que os meus colegas de equipe não estejam sobrecarregados com tarefas de estratégia de conteúdo. Podemos estar fisicamente separados, mas, ainda assim, estamos conectados de uma forma peculiar.”

8. Adaptabilidade

A um dado momento, seja no projeto atual ou em um projeto futuro, algum elemento do projeto irá mudar. Talvez seja o prazo ou as prioridades, sendo necessário adaptar o seu fluxo de trabalho de acordo com essas mudanças. Um bom gestor de projetos é capaz de dar uma guinada e adaptar-se a novas situações, a fim de continuar guiando a equipe do projeto na direção certa.

Tornar-se mais adaptável significa entender quando e como mudar de marcha. Quando não se tem visibilidade sobre tudo o que está acontecendo, pode ser difícil corrigir a direção ou decidir como agir. A melhor forma de aumentar a sua adaptabilidade é ter uma noção clara de tudo o que está em movimento, o que pode ser feito por meio do monitoramento do seu projeto com uma ferramenta de gestão do trabalho.

9. Resolução de conflitos

É inevitável que surjam conflitos na gestão de projetos. Pode ocorrer que um membro da equipe discorde de quais entregáveis são mais importantes. Pode ser que um dos participantes tente alterar o escopo do projeto. Ou pode acontecer de um prazo ser perdido ou o orçamento ser excedido.

A resolução de conflitos resume-se a compreender ambos os lados do conflito, para que todos se sintam ouvidos e apoiados. Se um dos lados sair prejudicado, reserve algum tempo para ouvir e tentar encontrar uma solução que funcione para todos. Mesmo quando isso não é possível, abordar a conversa com paciência e empatia pode ajudar a evitar uma situação potencialmente frustrante e levar a um resultado melhor.

10. Pensamento crítico

Assim como a resolução de problemas, o pensamento crítico não tem uma “solução”. Não existe um “vencedor” no pensamento crítico, mas é possível praticar abordar os problemas de forma lógica em vez de tomar decisões com base puramente nas suas emoções. Um bom pensador crítico pratica analisar as informações que lhe são apresentadas e tirar suas próprias conclusões com base nos fatos, exatamente como Sherlock Holmes desvendaria um mistério.

Para praticar o pensamento crítico, sempre dê um passo para trás e pergunte-se: como cheguei a esta conclusão? Será que existe outra resposta? Estou sendo influenciado por algo que não sejam informações factuais? Decisões baseadas em emoções não necessariamente são inadequadas; aliás, algumas das melhores decisões são aquelas que nos empolgam. Porém, o pensamento crítico é uma forma útil de assegurar que a situação seja abordada desde a perspectiva certa.

Não quero me focar só no resultado final. O método que utilizamos para atingi-lo também é importante. A Asana tem sido de grande ajuda, permitindo-nos monitorar o trabalho de forma visível e atuável.”

Sete habilidades profissionais para a gestão de projetos

Diferentemente das habilidades sociocomportamentais, as profissionais são habilidades aprendidas que podem ser quantificadas. Enquanto as habilidades sociocomportamentais mencionadas acima se aplicam a qualquer situação, estas sete habilidades profissionais são relevantes no âmbito da gestão de projetos. Desenvolver estas sete habilidades resulta em um gestor projetos mais competente e eficiente.

1. Definição do escopo do projeto

O escopo do projeto engloba suas dimensões, metas e limitações. O escopo do seu projeto definirá o que poderá ser atingido dentro de um determinado período e com um orçamento específico. Estabelecer e definir o escopo do seu projeto é importante para evitar desvios de escopo, que ocorrem quando os entregáveis do projeto excedem o seu escopo.

Para aprimorar as suas habilidades de definição do escopo do projeto, pratique definir o escopo do projeto com antecedência e frequência. Depois de defini-lo, compartilhe-o com os participantes e traga-o à tona periodicamente, para que todos estejam a par das metas e limitações do projeto. Para mais dicas, leia o nosso guia sobre desvios de escopo.

Conseguimos reduzir a quantidade de produtos que vendemos sem ter estoque e o número de vezes que precisamos contatar o cliente para adiar uma data de envio.”

2. Elaboração do roteiro do projeto

O roteiro do projeto é um panorama dos principais entregáveis e do cronograma do seu projeto. Os roteiros de projeto são úteis para iniciativas complexas que envolvam vários participantes, pois podem ajudar a deixar todos os membros da equipe do projeto informados antes mesmo que o projeto comece.

Tradicionalmente, os roteiros de projeto são criados em um software estilo diagrama de Gantt, que exibe um cronograma geral do projeto na forma de um gráfico de barras horizontais. Para criar um roteiro de projeto, utilize uma ferramenta como o Cronograma da Asana para esboçar um cronograma do projeto, bem como os principais marcos ou dependências importantes.

3. Elaboração do brief do projeto

Mesmo que não se crie um roteiro de projeto, ainda pode ser útil contar com um brief do projeto. Um brief de projeto delineia os seus objetivos gerais e como preparar-se para atingi-los. Ele pode ser um ótimo guia durante sessões de planejamento futuras.

O aspecto mais importante do brief do projeto a ser considerado é que se trata de um documento dinâmico. À medida que o planejamento do projeto é desenvolvido e os participantes contribuem com suas opiniões, é possível adaptá-lo e atualizá-lo. Em geral, o brief do projeto deve conter um link para o roteiro do projeto, caso haja, uma lista dos participantes do projeto e suas responsabilidades (às vezes chamada de diagrama RACI), outros documentos ou arquivos relevantes, e quaisquer outras informações abrangentes de que a sua equipe possa precisar.

Contar com uma supervisão executiva e informações sobre os projetos é essencial para podermos acompanhar rapidamente o que está acontecendo a qualquer momento.”

4. Reunião inicial do projeto

A reunião inicial é uma oportunidade de alinhar-se aos participantes do seu projeto. É uma oportunidade de esclarecer as metas e o escopo do projeto, bem como de compartilhar quaisquer documentos que já tenham sido compilados, como o roteiro do projeto, o brief do projeto ou documentos complementares, como uma lista de materiais de uma campanha de marketing ou um brief de criação, no caso de uma equipe de design.

Para realizar uma reunião inicial bem-sucedida, planeje compartilhar a documentação compilada com os participantes do projeto. Então, organize uma sessão de debate de ideias ou perguntas e respostas para alinhar quaisquer outras variáveis, como o orçamento, os recursos ou os entregáveis finais.

5. Planejamento do projeto

Em essência, o planejamento do projeto (por vezes chamado de Termo de abertura de projeto) é um mapa que contém os principais elementos de que o seu projeto precisa para ser bem-sucedido. Geralmente, o planejamento do projeto inclui sete itens:

1. Metas;

2. Métricas de sucesso;

3. Participantes do projeto e suas funções;

4. Orçamento do projeto

5. Marcos e entregáveis;

6. Cronograma e calendários;

7. Plano de comunicação do projeto.

Alguns desses itens, como as suas metas ou marcos, podem já estar definidos no roteiro ou brief do projeto. Porém, é no planejamento do projeto que todos esses elementos do projeto se juntam para criar um panorama coeso do trabalho a ser realizado. Para começar a planejar o projeto, leia o nosso guia de planejamento de projeto ou experimente o nosso modelo de planejamento de projeto gratuito.

Temos de planejar bastante no início do ano qual será a nossa visão e onde pretendemos estar no fim daquele ano. Em seguida, resumimos tudo isso num projeto, que fica visível para todos. Com essa representação visual na Asana, é muito fácil mover as coisas conforme necessário.”

6. Criação do cronograma do projeto

O cronograma do projeto informa a ordem e a duração dos eventos no decorrer do ciclo de vida do seu projeto. Conhecer o cronograma do projeto ajuda a equipe a monitorar o sucesso do projeto e entregar os ativos certos dentro do prazo.

Para criar um ótimo cronograma do projeto, certifique-se de esclarecer as datas de início e término do projeto, bem como quaisquer marcos importantes. À medida que for criando tarefas e entregáveis individuais, defina dependências entre as tarefas e esclareça as datas de início e término de cada trabalho. Então, use uma ferramenta de cronograma para dar vida ao seu trabalho.

7. Gestão de tarefas

Quando o projeto já está em andamento, a gestão de tarefas refere-se à sua capacidade de administrar o seu tempo e o da sua equipe. Os melhores gestores de projetos veem tudo o que sua equipe está fazendo, para poder ajudá-la a priorizar e executar o trabalho eficazmente.

Contudo, como ninguém é obrigado a saber magicamente de tudo o que está acontecendo no projeto, faz mais sentido usar uma ferramenta desenvolvida especificamente para isso. Um software de gestão de tarefas é mais que uma lista de afazeres: é uma forma de obter uma visão holística de todo o trabalho que está sendo realizado no projeto. Com uma gestão de tarefas eficaz, a sua equipe sente-se empoderada para trabalhar de forma mais produtiva, eficiente e eficaz.

Com a Asana, podemos ver num só lugar o progresso e os obstáculos do projeto, além do feedback que recebemos e das coisas a fazer. Agora, conseguimos fazer o trabalho de forma mais eficiente e eficaz, o que se tornou ainda mais crucial com o trabalho remoto. Estaríamos perdidos sem ela!”

Oito habilidades técnicas importantes para a gestão de projetos

Agora que já vimos as habilidades sociocomportamentais e profissionais, a última categoria que falta abordarmos é a de habilidades técnicas.

As habilidades técnicas referem-se ao seu conhecimento de ferramentas e softwares específicos dentro da gestão de projetos. Essas ferramentas não são difíceis de aprender a usar; como já mencionamos, a gestão de projetos moderna foi projetado para ser flexível e fácil de usar. Estas oito habilidades são aspectos da gestão de projetos com os quais se deve familiarizar, a fim de saber quando e como as utilizar.

1. Diagramas de Gantt

Os diagramas de Gantt são uma forma de visualizar o projeto como um gráfico de barras horizontais, no qual cada barra representa um trabalho, e o seu comprimento representa o tempo que esse trabalho levará. Os diagramas de Gantt possuem vários recursos principais, como:

• Marcos do projeto;

• Dependências;

• Progresso do projeto em tempo real;

• Datas de início e de conclusão.

A tecnologia tradicional dos diagramas de Gantt pode ser complicada de usar e limitada em escopo, e foi por isso que a Asana pegou o melhor da tecnologia dos diagramas de Gantt e criou o Cronograma, uma ferramenta estilo diagrama de Gantt que ajuda a ver onde cada peça se encaixa.

Lançar um álbum envolve muitos aspectos dinâmicos, e a Asana ajuda-nos a monitorar cada detalhe, quem é responsável por ele e quando ele precisa ser concluído.”

2. Quadros Kanban

Outro tipo de gestão visual de projetos muito famoso é o quadro Kanban. Cada coluna de um quadro Kanban representa um estágio do trabalho, como Novo, Em andamento ou Concluído. Cada trabalho é representado por um cartão que se move pelas colunas até a conclusão.

Os quadros Kanban são ferramentas de gestão visual de projetos muitos populares entre equipes de gestão otimizada de projetos, principalmente as de produtos, engenharia e desenvolvimento de software. Na Asana, o Kanban é uma das quatro visualizações de projetos que proporcionam às equipes a flexibilidade necessária para que possam visualizar o seu trabalho como preferirem.

3. Gestão ágil

A gestão ágil, ou Agile, é uma metodologia de gestão otimizada de projetos (“Lean Project Management”) muito popular principalmente entre equipes de produtos, engenharia e desenvolvimento de software. A metodologia ágil funciona com base em um sistema de aprimoramento contínuo e evolução gradual, englobando diversas metodologias otimizadas, como a gestão otimizada de portfólios, o Scrum e o Kanban.

Para gerir uma equipe ágil, utilize uma ferramenta de gestão ágil flexível que permita que a sua equipe progrida rapidamente e desenvolva resultados incrementais.

4. Gestão de custos

Na gestão de projetos, a gestão de custos envolve considerar o seu orçamento a cada estágio do projeto. A gestão de custos é uma parte fundamental da liderança de projetos, bem como um elemento importante que pode definir o sucesso ou fracasso do projeto. Não exceder o orçamento é tão importante quanto não perder o prazo de conclusão do projeto, e a gestão de custos pode ajudar nesse ponto.

Para gerir os custos eficazmente, um bom gestor de projetos define os custos e o orçamento no início de um projeto. Informe os participantes do projeto e os membros da equipe sobre o orçamento. Então, durante o projeto, não se esqueça dos custos e do orçamento. Confira as despesas repetidamente para assegurar-se que o orçamento não esteja sendo excedido. Após a conclusão do projeto, compare os custos previstos com os custos reais para determinar se as suas estratégias de gestão de custos foram eficazes. Isso também pode ajudar a criar uma base de referência para projetos futuros.

5. Gestão de mudanças

Caso já tenha passado pela experiência de implementar uma mudança organizacional, é provável que já tenha praticado a gestão de mudanças, mesmo sem saber. A gestão de mudanças é o processo de introduzir mudanças organizacionais, como novos processos ou ferramentas, ao longo de um determinado período, a fim de aumentar a utilização e diminuir o atrito. Os elementos comuns da gestão de mudanças incluem a implementação da mudança organizacional em um fluxo de trabalho de cada vez, bem como promotores internos que ajudem a guiar o processo de mudança.

Adotamos o estilo Asana de fazer mudanças, um processo em seis etapas desenvolvido pela nossa equipe de sucesso do cliente que incorpora estratégias comprovadas de gestão de mudanças. Para saber mais, leia o nosso Guia de gestão de mudanças.

Durante algum tempo, o comportamento normal da nossa equipe de criação era apenas reagir ao trabalho, mas nunca faremos o melhor trabalho possível se não contarmos com um processo claro.”

6. Software de gestão de projetos

Os softwares de gestão de projetos evoluíram muito em relação às ferramentas antigas de difícil uso que precisavam ser implementadas por um gestor de projetos profissional. Porém, como qualquer outra ferramenta, mesmo as fáceis de usar, é necessário dedicar algum tempo a aprender e realmente dominar o software escolhido. Certifique-se de que a ferramenta selecionada oferece um guia escrito e vídeos úteis que expliquem os pormenores de como usá-la.

Obviamente, a ferramenta que mais recomendamos para isso é a Asana, uma ferramenta de gestão do trabalho projetada para ajudar a coordenar planejamentos, projetos e processos que envolvam toda a sua organização. Embora a gestão de projetos possa ajudar a esclarecer projetos individualmente, a gestão do trabalho é a melhor forma de coordenar processos relacionados a projetos, iniciativas e equipes. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, todos têm acesso às informações de que precisam para realizar os trabalhos mais importantes.

7. Gestão da carga de trabalho

Caso já tenha feito a gestão de um projeto, é provável que saiba o quão difícil é compreender claramente quem está fazendo o quê a cada momento, mas não precisa ser assim. A gestão da carga de trabalho ajuda a mensurar a capacidade da sua equipe, a fim de assegurar que não haja escassez ou excesso de trabalho. Trata-se de um processo interativo que não possui um estado inicial ou final. O gestor de projetos precisa monitorar continuamente a carga de trabalho de sua equipe para evitar a exaustão psicológica.

O uso de um software de gestão da carga de trabalho envolve duas etapas. Primeiro, averigue qual é a capacidade da sua equipe e a carga de trabalho atual. Em seguida, distribua os recursos com base na carga de trabalho de cada membro da equipe ou, se necessário, redistribua as cargas de trabalho.

8. Gestão de portfólio de projetos

Com a gestão de portfólio de projetos, obtém-se uma visão geral do trabalho da equipe em diversos projetos. As ferramentas de gestão de portfólio de projetos fornecem uma visão holística de todo o trabalho da sua equipe em tempo real, unindo estratégia e execução.

Os portfólios também são um recurso crucial da Asana para a nossa equipe. São uma ótima ferramenta que permite à nossa equipe executiva visualizar todos os detalhes do trabalho a ser realizado, inclusive o status, o progresso e o responsável, tudo no mesmo lugar. O nosso diretor executivo visita o portfólio diariamente e adiciona comentários. Ele adora poder ver o que está acontecendo num piscar de olhos.”

Como desenvolver as suas habilidades de gestão de projetos

Vinte e cinco habilidades podem parecer muita coisa, mas lembre-se de que não é necessário dominar todas as habilidades da lista. Algumas delas, como a habilidade de empregar a metodologia Agile, só são relevantes para equipes interessadas nesses aspectos. Outras, como organização, podem ser aplicadas praticamente sem nenhum esforço com uma ferramenta incrível como a Asana.

Não se esqueça de que, para desenvolver as suas habilidades de gestão de projetos, é necessário praticar. Desafie-se a priorizar uma ou duas novas habilidades para cada projeto, seja experimentar uma nova forma visual de gestão de projetos como o Kanban, esboçar o seu primeiro planejamento de projeto ou centrar os esforços na gestão do tempo.

Também é possível fazer cursos para desenvolver as habilidades de gestão de projetos profissionais e sociocomportamentais. Embora não seja mais necessário obter certificações para ser considerado um gestor de projetos, o Project Management Institute (PMI, Instituto de gestão de projetos) oferece cursos, eventos educacionais e o famoso Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guia PMBOK® do conjunto de conhecimentos da gestão de projetos), o primeiro guia de gestão de projetos já publicado.

Por fim, quando já tiver escolhido uma ferramenta de gestão de projetos, aproveite as aulas oferecidas pelo instituto para aprender as habilidades de gestão de projetos. A Asana desenvolveu a Asana Academy e a série Como usar a Asana para ajudar os novatos na gestão de projetos a aprenderem novas habilidades sociocomportamentais, profissionais e técnicas.

O seu kit de ferramentas de gestão de projetos

Todos os que gerem projetos são gestores de projetos, sendo provável que já possuam algumas habilidades essenciais de gestão de projetos. O mais importante é ser proativo, ouvir a equipe e colaborar com os colegas. O resto virá a seu tempo.

Interessado em saber mais? Experimente a gestão do trabalho e de projetos oferecida pela Asana.