O que é o nivelamento de recursos? (Técnicas e exemplos)

Às vezes, os projetos não saem como planejado. Uma escassez de recursos pode obrigar a fazer adaptações para que as entregas do projeto não sejam afetadas. É aí que entra o nivelamento de recursos, uma técnica que permite reajustar o cronograma de modo que o projeto possa ser concluído com os recursos disponíveis. Com ela, você pode alocar os recursos adequadamente e assegurar o cumprimento das metas e objetivos.

Esta técnica de nivelamento requer habilidades sólidas de gestão de recursos e um profundo conhecimento das necessidades de cada projeto. Para ajudar você a lidar melhor com esta técnica, detalhamos o processo de nivelamento de recursos e apresentamos exemplos e boas práticas a seguir. 

O que é o nivelamento de recursos?

O nivelamento de recursos é uma técnica de gestão de projetos que envolve a resolução de conflitos de cronograma e de superalocação para assegurar que um projeto seja concluído com os recursos disponíveis. Os recursos incluem tempo, materiais ou ferramentas necessárias para concluir um projeto. 

O propósito do nivelamento de recursos é aproveitar ao máximo os recursos disponíveis enquanto trabalha dentro das restrições de tempo, custo e escopo do projeto. 

Esta técnica pode ser desafiadora para os gestores de projeto, pois requer a distribuição equilibrada dos mesmos recursos demandados por múltiplos projetos. 

Dependendo das necessidades da sua equipe, alguns resultados possíveis são:

• Se a meta for manter o prazo atual do projeto, mais recursos podem ser necessários. 

• Se a meta for executar o projeto com os recursos atualmente disponíveis, o prazo do projeto pode ser estendido. 

O nivelamento de recursos ajusta a alocação de recursos ou o cronograma do projeto para evitar a extrapolação dos recursos. Isso pode ajudar a manter a qualidade dos resultados do projeto.

Quando usar o nivelamento de recursos

O nivelamento previne que os recursos fiquem muito espalhados e assegura que os projetos ainda tenham o que precisam para obter êxito. Esta técnica contribui não só para a gestão de projetos, mas também ajuda a equipe a manter um equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal. Confira alguns motivos por que a sua equipe pode se beneficiar do nivelamento de recursos. 

Otimizar recursos

O nivelamento permite que você aproveite ao máximo os recursos que tem em mãos. Isso ajuda a avaliar quais projetos devem receber recursos adicionais e quais são flexíveis em termos de prazo. 

Minimizar a escassez

Esta técnica previne atrasos significativos no projeto e, portanto, minimiza as perdas em custo e mão de obra. Além disso, ela permite que você gerencie a demanda de recursos sem exceder a capacidade atual e os recursos financeiros da empresa. 

Prevenir o excesso de tarefas

A superalocação de recursos causa uma sobrecarga de trabalho, o que pode sufocar os membros da equipe. O nivelamento de recursos evita isso ao resolver os problemas de superalocação e ajustar os prazos, para que os membros da equipe não tenham tarefas demais.

Assegurar a qualidade do resultado do projeto

O nivelamento permite gerenciar tanto os recursos quanto as expectativas do cliente, ao manter o nível de qualidade das entregas do projeto. De modo geral, pode ser uma técnica útil para resolver problemas de orçamento, superalocação de recursos e atrasos em projetos.

Exemplos de nivelamento de recursos

Para entender melhor como o nivelamento de recursos pode ser aplicado na sua equipe, veja estes exemplos: 

Exemplo um: adiar a data de início do projeto

Um projeto requer um designer para criar modelos para o cliente, porém o designer já está escalado em outra tarefa e o restante da equipe também está ocupado. Desse modo, eles decidem iniciar o projeto dois dias depois, quando o designer estará disponível e, por ele ser ágil, a data de conclusão do projeto é mantida. 

Exemplo dois: obter recursos adicionais 

A equipe de TI recebeu um volume grande de solicitações de TI para lidar com um vírus que afetou os computadores da empresa. Como o software antivírus atual da empresa não é robusto o suficiente para tratar deste vírus, a equipe decide investir em um novo antivírus para conseguir consertar os computadores.

Exemplo três: adiar a data de conclusão do projeto 

A equipe de marketing está lançando uma nova campanha para as redes sociais e aguarda a aprovação do gestor de mídias sociais, que está afastado do trabalho por problemas de saúde. Como a campanha não é urgente, eles decidem adiar a data do lançamento em alguns dias, desse modo, o gestor terá tempo para revisar. 

Seja você um líder da equipe de marketing, vendas ou TI, o nivelamento de recursos pode ser muito útil para resolver conflitos de recursos. Depois que chegar a uma solução, informe o seu plano ao restante da equipe. Você pode usar um modelo de reunião para planejar a pauta. 

Nivelamento dos recursos do projeto

Desenvolver a habilidade de nivelamento de recursos do projeto ajudará você a se tornar um líder mais eficaz. Veja algumas estratégias de nivelamento que você pode utilizar na sua equipe.

Método do caminho crítico (CPM)

O método o caminho crítico é uma técnica comum de nivelamento de recursos que é usada para calcular a duração de um projeto sem levar em conta as limitações de recurso.

Esta técnica envolve vincular as atividades dependentes do projeto em uma sequência lógica para calcular as datas mais adiantadas e mais atrasadas possíveis em que cada atividade pode começar e terminar. O “caminho crítico” se refere à mais longa sequência de tarefas que precisa ser concluída para encerrar o projeto com êxito. 

Ao descobrir quais são as atividades do caminho crítico, você poderá determinar as “margens de flutuação” e a flexibilidade de programação:

Folga total se refere à quantidade de tempo que as tarefas podem atrasar em relação à data de início precoce sem impactar na data de conclusão do projeto.

• Cálculo: (data de término tardia) − (data de término precoce) ou (data de início tardia) − (data de início precoce).

Folga livre se refere à quantidade de dias que as tarefas podem atrasar sem impactar a data de início das atividades subsequentes.

• Cálculo: (data de início precoce da próxima tarefa) – (data de término precoce da tarefa atual).

A folga das tarefas no caminho crítico é zero, ou seja, se uma tarefa atrasar, todo o projeto atrasará como consequência. 

Por exemplo, digamos que a equipe de TI está trabalhando para substituir o sistema de segurança atual e ela identifica duas tarefas críticas e duas não-críticas:

Críticas:

• Descontinuar o uso do software de segurança atual em toda a empresa dentro de dois dias.

• Instalar e testar o novo software em todos os aparelhos da empresa dentro de quatro dias.

Não-críticas:

• Finalizar detalhes de aquisição com o fornecedor do software em um dia.

• Criar um guia de instruções de uso do novo software dentro de dois dias.

Baseado neste exemplo, a duração mais curta do projeto é de seis dias, considerando que as atividades do caminho crítico são cruciais para concluir o projeto, enquanto as tarefas não-críticas podem ser opcionais.

Paralelismo (fast tracking)

Há momentos em que os projetos precisam ser entregues no prazo ou antes dele para satisfazer às exigências do cliente. Nestes casos, você pode usar a técnica de paralelismo (fast tracking, em inglês) para executar várias tarefas em paralelo e agilizar o projeto. Esta técnica de compressão de cronograma funciona apenas se as atividades puderem ser sobrepostas até um certo ponto. 

Por exemplo, atividades com dependências podem ser escalonadas e atividades sem dependências podem ocorrer em paralelo. 

Um exemplo de paralelismo é quando a equipe de desenvolvimento de software começa a construir o back-end de um site enquanto a equipe de design finaliza o layout. Com a técnica de paralelismo, o trabalho é executado no tempo certo e dentro do orçamento, mas também há maior possibilidade de retrabalhos. 

Compressão (crashing)

Quando o paralelismo não puder ser aplicado ou não for eficaz o bastante, você pode implementar a técnica de compressão (crashing, em inglês), na qual recursos adicionais são alocados ao projeto para encurtar o cronograma. Neste caso, você precisa avaliar as necessidades das tarefas de alta prioridade e buscar opções de recurso que forneçam mais valor pelo menor custo. 

Por exemplo, a equipe de marketing precisa de mais dois redatores pois o prazo foi reduzido em dois dias. Como não há membros da equipe disponíveis, o gestor do projeto decide contratar dois freelancers com quem já trabalhou antes, em vez de perder tempo procurando por novos redatores. 

Antes de decidir pelo uso desta técnica para comprimir o cronograma do projeto, assegure-se de obter a aprovação do seu gestor ou cliente para a aquisição de recursos adicionais. 

Método da cadeia crítica

O método da cadeia crítica é uma versão atualizada do método do caminho crítico. Ao contrário deste, o método da cadeia crítica leva em conta as limitações de recursos. Neste caso, a cadeia crítica se refere ao caminho mais longo de tarefas, considerando a tarefa e as dependências de recursos. Um recurso pode ser alocado apenas a uma tarefa por vez. 

Usar este método para elaborar o cronograma do projeto envolve listar os recursos necessários para as tarefas e reavaliar as suas disponibilidades conforme for preciso. 

O método de cadeia crítica inclui um período de reserva buffer, em inglês) entre a última tarefa e a data de término do projeto, o que funciona como uma contingência para as atividades da cadeia crítica. As tarefas que são concluídas antes aumentam a reserva. Por outro lado, atrasos nas atividades da cadeia crítica consomem esta reserva, mas sem afetar a data de encerramento do projeto.

Por exemplo, para publicar um novo conteúdo dentro do prazo, o gestor determina os recursos necessários: um redator, editor, designer e desenvolvedor. Eles definem uma reserva de cinco dias, caso haja atrasos nas revisões de conteúdo ou de design. 

O método da cadeia crítica busca estimativas realistas de duração e recursos do projeto para que ele seja finalizado no prazo, sem extrapolar os recursos.

Ferramentas de nivelamento de recursos

Nivelar os recursos ficará mais fácil com a prática. Enquanto isso, confira algumas dicas e ferramentas que você pode usar a seu favor.

• Use gráficos de Gantt: o gráfico de Gantt é um gráfico de barras que mostra os dados do cronograma do projeto e pode ser ideal para identificar e planejar o caminho crítico. Você pode obter facilmente uma visão geral de alto nível das dependências da tarefa, datas de início e de término e a duração do projeto. À medida que o projeto avança, você pode reorganizar o gráfico e ajustar as datas conforme necessário. 

• Tire o máximo proveito dos softwares de gestão de projetos: alguns destes softwares possuem algoritmos de nivelamento de recursos que podem ajudar a resolver os problemas de superalocação. O software de gestão de projetos também confere maior visibilidade quanto às programações dos membros da equipe, e isso ajuda a prevenir conflitos de agenda com antecedência. 

• Elabore diagramas de rede: o diagrama de rede é um outro tipo de representação visual do cronograma do projeto. É exibido na forma de gráfico com sequências de caixas e setas que representam a cronologia das tarefas, e pode ser usado para planejar o cronograma e acompanhar o progresso do projeto. Ao conectar as caixas, cada uma representando uma tarefa e sua duração, você conseguirá identificar os caminhos críticos e não-críticos. 

• Use projetos anteriores como referência: mantenha um arquivo de planos e cronogramas de projetos passados e utilize-os como referência ao executar um projeto similar, assim, o seu plano de projeto ficará mais preciso. Ao consultar os projetos passados, bem-sucedidos ou não, você terá uma noção melhor da margem que poderá deixar em cada tarefa, além de estimar quais recursos serão necessários e, com isso, avaliar a disponibilidade de recursos antes do início do projeto.   

• Faça estimativas realistas das necessidades de recursos: os esforços do nivelamento de recursos têm maior probabilidade de dar certo se o escopo do projeto for definido com clareza e antecedência e as estimativas das necessidades de recurso forem realistas. 

Confira algumas dicas para fazer estimativas mais precisas:

• Faça estimativas em equipe para reduzir a parcialidade. 

• Inclua possíveis riscos de projeto no processo de estimativa.

• Defina estimativas em intervalos em vez de atribuir valores específicos, para incluir um conjunto mais amplo de possibilidades.

• Use sempre a mesma técnica para obter estimativas mais consistentes.

Quanto melhor for a estimativa inicial de recursos, menos drástico será o nivelamento deles, caso ocorram problemas posteriormente. 

Nivelamento vs. estabilização de recursos

Tanto o nivelamento quanto a estabilização de recursos podem ser consideradas técnicas de gestão de recursos.

A principal diferença entre os dois é a restrição de projeto priorizada: a estabilização de recursos prioriza as restrições de tempo enquanto o nivelamento se concentra na disponibilidade dos recursos. 

Aqui vai um exemplo: digamos que programaram para você trabalhar em uma tarefa oito horas por dia durante cinco dias, mas precisa de apenas 30 horas para finalizá-la, então você altera a programação para seis horas por dia. Ao fazer isso, você terá uma margem de tempo maior para trabalhar em outras tarefas sem afetar o prazo do projeto.

O nivelamento de recursos é usado quando há superalocação de recursos, enquanto a estabilização é usada quando há uma distribuição desequilibrada deles. O nivelamento de recursos permite a flexibilidade de mover as datas do projeto, porém o mesmo não ocorre com a técnica de estabilização, na qual as datas são definidas. 

Após usar o nivelamento de recursos para resolver problemas de superalocação, você pode usar a estabilização para equilibrar o agendamento do projeto. 

Aprimore a sua habilidade de nivelamento de recursos

Para aproveitar ao máximo os recursos limitados, você pode usar a técnica de nivelamento para distribuir os recursos disponíveis e, assim, colaborar para a conclusão dos projetos dentro do prazo. 

Use esta estratégica com modelos personalizados para a sua equipe, como os modelos de TI ou de marketing, para planejar e programar os seus projetos.  

O nivelamento de recursos depende de habilidades sólidas em gestão de recursos, mas um software de gestão do trabalho pode elevar a coordenação dos seus projetos ao próximo nível.