Como escolher um software de gestão de projetos para a sua equipe

Se a sua equipe já teve dificuldades para dar início a um projeto, obter atualizações de status no momento certo, concluir trabalhos dentro do prazo, ou tudo isso e muito mais, não desanime! São situações, infelizmente, bastante frequentes. Gerir projetos é realmente difícil, mas é um trabalho fundamental que pode permitir ou impedir que a sua equipe alcance as metas.

É aqui que entra o software de gestão de projetos. É claro que, provavelmente, qualquer ferramenta será útil, mas dedicar algum tempo para encontrar a ferramenta ideal para a sua equipe lhe possibilitará alcançar as suas metas e obter ainda mais sucesso de forma consistente.

Se este for o seu primeiro contato com um software de gestão de projetos, escolher a ferramenta ideal pode ser uma tarefa muito desgastante. Você pode até acabar se questionando se um software de gestão de projetos é realmente necessário e não chegar a entender do que realmente precisa. Além disso, há centenas de opções e funcionalidades a considerar, o que torna difícil saber por onde começar. Por essa razão, nós, da Asana, escrevemos este guia. Aqui você aprenderá a:

• Elaborar um esboço mais completo dos desafios enfrentados pela sua equipe, o que permitirá descrever melhor as suas necessidades.

• Entender como um software de gestão de projetos pode ser útil, para não perder tempo com ferramentas inadequadas.

• Definir os critérios que devem ser considerados ao avaliar as ferramentas, para saber quais são os recursos mais importantes para a sua equipe.

Por que preciso de uma ferramenta de gestão de projetos?

Como garantir que a sua equipe saiba qual é o trabalho a ser feito? Quem é o responsável? E qual é o prazo? Planejar e organizar todos esses elementos e detalhes fundamentais é imprescindível para os trabalhos estruturados em projetos, além de ser vital para o sucesso da equipe. No entanto, esse ainda é um dos maiores desafios enfrentados por equipes e empresas inteiras.

Então, como saber se a sua equipe se beneficiaria de um software de gestão de projetos? Veja a seguir quatro motivos pelos quais essa ferramenta pode ser útil:

1. Os membros da sua equipe usam sistemas diferentes para gerir o trabalho, e com isso os projetos, tarefas, arquivos e comunicação ficam espalhados pelas distintas ferramentas.

2. Os membros da equipe não sabem em que trabalhar, quais são as suas prioridades nem onde encontrá-las. Por isso, gastam muito tempo (inclusive o seu) fazendo perguntas e procurando as respostas.

3. Em grande parte, o processo usado para comunicar as prioridades e solicitar atualizações de status envolve fazer reuniões, enviar e-mails ou revisar manualmente planilhas complexas.

4. Os membros da equipe perdem os prazos com frequência por tudo o que foi mencionado até aqui.

Princípios básicos da gestão de projetos: organizar o trabalho e estabelecer responsabilidades

Para que um projeto tenha sucesso, é fundamental que todos os membros da equipe o apoiem. No entanto, como poderão apoiá-lo se não souberem o que se espera deles, os prazos e os marcos a cumprir, nem onde encontrar tais informações?

O trabalho deve ser organizado num único lugar

Um software de gestão de projetos serve para armazenar todo o trabalho da sua equipe, o que permite organizar tudo a partir de um único lugar. Pense nessa ferramenta como um armário de divisórias, onde há espaços dedicados para todas as informações essenciais ao êxito da sua equipe: projetos e tarefas que deve ser concluídos, responsáveis, datas de conclusão, prioridades, arquivos, etc.

Dessa forma, os membros da equipe sabem exatamente onde encontrar o que precisam e há clareza quanto às responsabilidades de cada um. Ao considerar as ferramentas, avalie o seguinte:

• Estrutura dos projetos e das tarefas. Como cada ferramenta divide os projetos nos diversos componentes? Não nos referimos à forma como a sua equipe visualiza o trabalho, mas sim à hierarquia das informações. Por exemplo, é possível dividir as tarefas maiores em subtarefas menores?

• Informações sobre as tarefas. Quais são as informações incluídas nas tarefas? A estrutura das tarefas permanece consistente em todos os projetos?

É necessário estabelecer propriedade e responsabilidade claras para os trabalhos

A solução de gestão de projetos que escolher deve ajudá-los a atribuir facilmente os responsáveis, mostrar a relação entre os trabalhos e quando devem ser feitos. Recomendamos que se procure por estes recursos:

• Responsáveis pelas tarefas. É possível atribuir facilmente um proprietário a cada tarefa? Está claro quem é o responsável pelo trabalho? Isso é imprescindível se deseja promover mais responsabilidade pela equipe e assegurar-se de que todos cumpram os prazos.

• Dependências das tarefas. Mostrar as dependências entre as tarefas permite que os membros da equipe vejam qual trabalho deve ser concluído primeiro (e onde encontrá-lo) antes mesmo de começarem.

• Datas de início e datas de conclusão. Já sabemos da necessidade de atribuir datas de conclusão claras, mas nem todas as tarefas são iguais: algumas levam mais tempo do que outras. Por isso, às vezes é importante indicar também as datas de início, para que a sua equipe tenha mais clareza sobre quando os trabalhos ocorrem e qual será a sua duração. As datas de início ajudam ainda a que todos priorizem o seu trabalho com mais facilidade.

Com um bom sistema para organizar as informações essenciais — que trabalhos devem ser concluídos e quando ocorrerão, quem são os responsáveis, e quais são os prazos — todos terão mais sucesso em manter o trabalho em dia e cumprir os prazos. Com isso, é possível começar a melhorar o trabalho da sua equipe em outras áreas.

Colaboração: centralizar as informações e a comunicação da equipe

Atualmente, as equipes estão sob enorme pressão para fazer mais com menos, progredir mais rápido do que nunca e melhorar a qualidade do seu trabalho. Torna-se urgente começar uma colaboração eficaz, mas trabalhar em conjunto é, ainda, muito complicado. Por quê?

Um dos motivos é que, muitas vezes, as equipes não compartilham um espaço de trabalho, ou seja, um lugar onde possam planejar, gerir e comunicar suas metas, projetos, tarefas, arquivos, entre outros. Em vez disso, o trabalho fica espalhado em inúmeras ferramentas, o que prejudica de diversas maneiras fazer uma colaboração eficiente.

É fundamental centralizar a comunicação da equipe

O uso de e-mails e outros aplicativos para compartilhar o trabalho leva a tópicos intermináveis que apenas fazem sentido aos seus destinatários — isso se estes conseguirem encontrar o que precisam. Os membros da equipe perdem tempo procurando por comunicações, feedback e outras informações necessárias para a compreensão do próprio trabalho e, às vezes, acabam descobrindo que elas estão inacessíveis na caixa de entrada de outra pessoa.

Quer seja para dar feedback, compartilhar atualizações de status ou fazer perguntas, a sua ferramenta de gestão de projetos deve reunir todas as comunicações num único lugar e vinculá-las diretamente aos projetos e tarefas a que estiverem associadas. Estes são alguns dos recursos essenciais:

• É possível comunicar no contexto do próprio trabalho? É fundamental que se possa comentar nas tarefas, @mencionar outros membros da equipe e fazer a integração com outros aplicativos de comunicação em uso. Com esses recursos, é possível agilizar o trabalho e manter a comunicação da equipe em um único lugar, para que todos tenham o contexto necessário sempre que for preciso.

• É possível colaborar de forma assíncrona? Como muitas empresas oferecem contratos de trabalho mais flexíveis, é essencial que os membros da equipe e os demais participantes possam estar em dia com o trabalho estejam onde estiverem. Use uma ferramenta hospedada na nuvem que inclua recursos para acompanhar e receber notificações sobre os projetos e tarefas mais importantes.

• É possível trabalhar em qualquer lugar? A ferramenta escolhida deve ter também um aplicativo móvel que permita acompanhar o trabalho por meio de um telefone ou tablet.

A sua equipe precisa de um espaço de trabalho

Quando os planejamentos, tarefas, arquivos e comunicações não são centralizados, acabam surgindo isolamentos. Como as equipes não dispõem de uma fonte única de informação, não é possível procurar conteúdos, conectar o trabalho entre as equipes e os projetos ou colaborar de forma assíncrona. Os membros da equipe ficam isolados e, consequentemente, perdem tempo repetindo o trabalho dos colegas.

Um software de gestão de projetos reúne num único lugar todos os projetos e tarefas da equipe, o que lhe permite planejar, gerir e comunicar o trabalho com facilidade. Ao avaliar as opções, considere as perguntas e os recursos a seguir:

• É possível anexar arquivos digitais às tarefas e projetos relacionados? A sua equipe precisa gerir os ativos digitais com facilidade, para que ninguém perca tempo procurando ou duplicando arquivos. Isso é fundamental para que haja uma colaboração melhor, portanto, as soluções a considerar devem permitir o envio de arquivos a partir do seu computador, além de oferecer espaço de armazenamento ilimitado.

• É possível integrar as ferramentas que já estão em uso? A equipe deve também conseguir conectar facilmente as demais ferramentas usadas diariamente, como Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive. Essas integrações são essenciais para gerir arquivos compartilhados e ajudar a sua equipe a trabalhar de maneira mais produtiva.

• É possível compartilhar, conectar e buscar o trabalho de forma fácil? Para aumentar a transparência, a sua equipe deve poder visualizar os projetos e tarefas publicamente disponíveis para encontrar o que precisa sem dificuldade. Isso elimina o isolamento dos dados e das informações, além de permitir que as equipes se alinhem melhor em relação às metas e de contribuir para que os membros das equipes não repitam o trabalho dos seus colegas.

Personalização e flexibilidade: ajustar uma ferramenta às necessidades da sua equipe

Muitas empresas contratam gestores de projeto profissionais e até mesmo equipes de gestão corporativa de projetos para supervisionar os trabalhos. Com frequência, são usados softwares desenvolvidos especialmente para as suas necessidades, e não para as da empresa.

Em organizações menores, todos acabam eventualmente ajudando a gerir os projetos, mesmo não tendo treinamento especializado. De fato, muitos membros de equipe se tornam “gestores de projeto por acidente” e enfrentam desafios frequentes:

• As equipes trabalham em diferentes tipos de projetos e acreditam que são necessárias ferramentas distintas para fazer a sua gestão.

• Osplanejamentos de projeto mudam. No entanto, revisá-los gera confusão e conflitos, além de atrapalhar o trabalho.

• As equipes lidam repetidamente com os mesmos tipos de projetos (o lançamento de um produto ou a integração de novos funcionários, por exemplo), mas não padronizaram os seus processos para iniciar o trabalho de forma mais rápida. Por esse motivo, perdem muito tempo refazendo as mesmas tarefas de rotina.

• Os membros da equipe têm estilos de trabalho diferentes e querem ferramentas que atendam às suas preferências individuais.

É preciso encontrar uma ferramenta adaptável às necessidades da equipe

Uma boa ferramenta de gestão de projetos ajuda a equipe a focar no trabalho de grande valor que promove o crescimento da empresa. Além disso, deve oferecer flexibilidade para gerir todos os projetos das equipes, adaptar-se a mudanças de forma rápida e fácil e economizar tempo nos trabalhos de rotina. Estes são os recursos mais importantes:

Visualizações diferentes

A maneira como você e a sua equipe querem visualizar o trabalho é um fator importante a considerar. Algumas ferramentas oferecem uma variedade de opções, enquanto outras não. Por exemplo, uma equipe focada em projetos com prazos talvez prefira visualizar um cronograma ou calendário com todos os trabalhos, de forma a compreender as etapas envolvidas, quais tarefas são dependentes de outras, e quando o trabalho ocorrerá.

No entanto, um quadro Kanban, uma lista ou outro tipo de visualização talvez seja uma opção melhor para projetos que monitoram trabalhos permanentes ou de longo prazo.

Obviamente, ter mais de uma opção de visualização do trabalho significa que a sua equipe pode escolher aquela que melhor se adequa a cada projeto e às preferências individuais.

Campos personalizados

Os campos personalizados permitem acompanhar todos os tipos de informação da maneira que melhor se adequa à sua equipe e aos projetos individuais. Por exemplo, é possível usar um campo para indicar a prioridade (alta, média ou baixa) de cada tarefa de um projeto ou designar o estágio (em andamento, aguardando aprovação, etc.) em que o trabalho se encontra. Os campos personalizados dão à sua equipe inúmeras opções para melhor gerir e reportar sobre o trabalho.

Modelos personalizáveis

Muitas ferramentas oferecem uma biblioteca de modelos de projetos para ajudar a dar os primeiros passos. No entanto, é essencial que se possa personalizá-los de acordo com as suas necessidades específicas e também salvar os seus próprios modelos. Isso permite padronizar e refinar os processos das tarefas e projetos com que a sua equipe costuma lidar.

Adoção: garantir que toda a equipe use a sua ferramenta de gestão de projetos

Em circunstâncias ideais, a sua equipe adotará rápida e facilmente a ferramenta de gestão de projetos escolhida. No entanto, implementar um novo software costuma ser uma iniciativa complexa e desafiante. Dedique algum tempo para compreender o que o processo de adoção da ferramenta representa para você e para a sua equipe.

Avaliar sem custo

É possível testar o produto com a sua equipe durante algumas semanas para que todos possam experimentar as funcionalidades? Durante a avaliação, analise tudo cuidadosamente e considere até gerir um projeto importante do início ao fim. Quando a avaliação terminar, pergunte-se se a equipe tem o conhecimento necessário para usar o produto de forma satisfatória a longo prazo.

Suporte e ferramentas educativas

Avalie o tempo necessário para aprender a usar a ferramenta; com isso será possível determinar quanto levará até fazer a integração de todos. A empresa oferece tutoriais, demonstrações, cursos e guias que a equipe pode usar sob demanda? É possível obter suporte de uma equipe de Sucesso do cliente? Use alguns desses recursos durante a sua avaliação para se certificar de que, de fato, ajudem no aprendizado do produto.

Facilidade de implementação

Quanto tempo leva para configurar a ferramenta? E os projetos? É possível importar o trabalho a partir de planilhas e documentos, ou usar um modelo para começar de imediato? Embora esses recursos não garantam a adoção por parte da equipe, eles podem facilitar muito para que se comece a testar e a usar as ferramentas em pouco tempo.

Experiência intuitiva

A interface é simples e intuitiva? Todos os membros da equipe (não apenas os gestores de projetos com treinamento especializado) podem usá-la? O design contempla as necessidades dos usuários e facilita a ação? Anote as ações que você realiza com mais frequência e verifique se são fáceis de encontrar, entender e utilizar.

Modelos

O software inclui modelos para fluxos de trabalho e processos comuns que permitam à sua equipe configurar novos projetos e realizar tarefas de rotina de forma rápida? Esses modelos podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas da sua equipe? Use um ou dois modelos para determinar se ajudarão a sua equipe a ser mais produtiva e a dedicar mais tempo aos trabalhos de grande valor.

Dimensionamento e preços: encontrar uma ferramenta que acompanhe o crescimento da sua equipe

Chegou a hora de falar sobre o assunto menos agradável: dinheiro. Como a maioria das equipes, a sua provavelmente tem um orçamento restrito, então é fundamental entender bem os custos. É fundamental que a ferramenta escolhida consiga acompanhar o crescimento da equipe. Certamente ninguém não quer uma solução que, em um ou dois anos, deixará de servir porque a equipe dobrou de tamanho ou o preço aumentou demais.

Preços flexíveis

Uma equipe pequena que recém começou a usar um software de gestão de projetos, tem necessidades muito diferentes se comparada a uma equipe maior com usuários experientes. Um grande número de fornecedores oferece planos baseados nos mesmos fatores, como o tamanho da equipe ou os recursos disponíveis, portanto você pode escolher o plano que apresente o melhor custo-benefício. Certifique-se também de que será fácil fazer um upgrade quando chegar o momento.

Planos com preços previsíveis

Você sabe como é determinado o preço do plano que escolheu? É conforme o número de usuários, uma taxa fixa, mensal, ou algo diferente? Isso ajudará a identificar as ferramentas que se tornariam proibitivas, em termos de custos, à medida que a sua equipe aumenta.

Relatórios: compartilhando o progresso e os resultados com os membros da equipe e demais envolvidos

Uma parte importante da gestão de projetos é gerar relatórios sobre o seu progresso. É preciso saber como está o andamento dos projetos para poder ajustar os planejamentos e recursos de acordo com a necessidade. É do interesse da equipe executiva saber se o projeto será entregue dentro do prazo, afinal, também depende disso para alcançar metas específicas. E, uma vez que o seu projeto estiver concluído, você e os demais vão certamente querer ver os resultados.

Para gerar facilmente relatórios úteis que podem ser usados e compartilhados com os seus colegas de equipe e com a equipe executiva, é essencial que a ferramenta escolhida inclua as informações do projeto que você considera importantes. Como já mencionamos, convém monitorar, para cada trabalho, detalhes como prazos e responsáveis. É aconselhável também monitorar informações como prioridade, etapas e canais, o que permite criar relatórios específicos com base nesses critérios.

Estes são alguns dos recursos que a sua ferramenta de gestão de projetos deve oferecer:

• Atualizações de status: o projeto está em dia, em risco, ou bloqueado? Compartilhar atualizações de status com frequência garante que os colegas de equipe saibam qual é o andamento geral do projeto. Certifique-se de que a ferramenta escolhida ofereça um espaço dedicado em cada projeto para compartilhar atualizações de status, de forma que seja fácil encontrá-las e consultá-las.

• Acompanhamento do progresso em tempo real: à medida que o trabalho é concluído, a sua ferramenta de gestão de projetos deve acompanhar esse progresso de forma automática. Assim, você saberá o quanto já foi finalizado, se há alguma tarefa bloqueando outra, e o que falta fazer em determinado período.

• Relatórios compartilháveis: obtenha insights de projetos significativos ao criar e compartilhar com a equipe executiva e seus colegas de equipe relatórios baseados nos dados monitorados. Além dos relatórios tradicionais, é fundamental que a ferramenta escolhida lhe permita criar relatórios personalizados a partir dos dados que você considera importantes.

Segurança: proteger o trabalho da sua equipe

É preciso ter certeza de que o trabalho esteja seguro. Independentemente dos requisitos da empresa, deve-se considerar alguns recursos relacionados à segurança, dados e administração ao escolher uma ferramenta de gestão de projetos.

Controles de administrador

A ferramenta escolhida deve dispor de controles de administrador para que você possa adicionar, gerir e remover funcionários e convidados sempre que necessário. Também é recomendável definir os requisitos das senhas, como diretrizes de segurança, autenticação em dois fatores, SSO ou SAML, para manter seus dados em segurança. Por último, assegure-se de que os recursos de gestão de dados da ferramenta, como exportação e eliminação de informações, atendam às suas necessidades.

Permissões de privacidade

Alguns projetos incluem trabalhos confidenciais. É essencial que a sua ferramenta de gestão de projetos lhe permita definir permissões de privacidade (como acesso público ou privado) para os projetos e detalhes específicos do trabalho. Dessa forma, podem ser vistos apenas pelas pessoas certas.

Variação dos níveis de acesso

Gerir projetos em uma ferramenta colaborativa aumenta a visibilidade do trabalho que está sendo realizado, mas também permite que ocorram edições acidentais caso o acesso não seja controlado com cautela.

Opte por uma ferramenta que lhe permita conceder diferentes níveis de acesso aos membros, como de edição ou somente para fazer comentários, de acordo com a sua função e participação no projeto. Por exemplo, muitos membros só precisam ver as informações do projeto e comentar nas tarefas, portanto não devem poder editá-las.

Segurança geral do produto

Para garantir a segurança dos dados referentes aos projetos e usuários, são necessários alguns recursos gerais de segurança. Certifique-se de que: a transmissão de dados seja criptografada; testes de segurança e verificações de rede sejam realizados com frequência; a ferramenta esteja em conformidade com as estruturas de privacidade comuns e tenha os certificados de segurança exigidos pela sua equipe de TI.

Qual ferramenta a sua equipe usará?

Sim, escolher a ferramenta de gestão de projetos ideal para a sua equipe é uma grande decisão que não deve ser feita rápida ou irrefletidamente. Esperamos que este guia tenha lhe ajudado a entender melhor os desafios e a definir as necessidades da sua equipe. Agora você já sabe como selecionar a lista de ferramentas a experimentar com a sua equipe, como a Asana.

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