Nove formas de aumentar a eficiência da sua equipe no trabalho

Até mesmo as melhores equipes encontram obstáculos que prejudicam a sua eficiência. Reuniões improdutivas, excesso de e-mails e o fato de não se saber o que os outros estão fazendo podem impedir a sua equipe de concluir satisfatoriamente a lista de coisas a fazer.

A eficiência da equipe está relacionada aos trabalhos de grande impacto que a sua equipe é capaz de produzir ao se afastar das distrações e eliminar os atritos do ambiente de trabalho. A equipe não deve buscar a produtividade pela simples vontade de se tornar produtiva. Em vez disso, deve procurar criar um ambiente de trabalho eficaz e incentivar um trabalho colaborativo favorável e harmonioso, visando com isso melhorar o seu desempenho de maneira geral.

Como aumentar a eficiência da sua equipe?

Para aumentar a eficiência da sua equipe, é necessário diminuir os obstáculos que ela enfrenta diariamente para realizar os trabalhos de grande impacto De acordo com o índice Anatomia do trabalho, funcionários de todo o mundo gastam a maior parte do tempo (60%) com a organização para o trabalho, deixando apenas 27% do tempo para os trabalhos qualificados. Ao aumentar a eficiência da sua equipe, você a ajuda a reconquistar um tempo precioso para se dedicar aos trabalhos que realmente importam.

Guia para aumentar a eficiência da equipe em nove etapas

Para ajudar você e a sua equipe a melhorar o nível de eficiência, siga estas nove dicas voltadas a potencializar as suas habilidades de gestão de projetos e a aumentar a velocidade e a qualidade dos trabalhos da sua equipe.

1. Eliminar reuniões desnecessárias

Segundo Dave Barry, “Se você tivesse que resumir em uma palavra a razão pela qual a raça humana ainda não atingiu (e nunca atingirá) todo o seu potencial, essa palavra seria ‘reuniões’.”

Uma das formas mais fáceis de aumentar a eficiência da sua equipe é se livrar de reuniões desnecessárias. Isso não quer dizer que sejam todas sofríveis. As reuniões podem ser produtivas, contanto que: tenham uma pauta clara, participem as pessoas certas e todos estejam preparados para contribuir para uma solução. No entanto, isso nem sempre acontece.

Se forem planejadas sem uma pauta ou objetivo claro, até mesmo as reuniões curtas de 30 minutos podem prejudicar significativamente o tempo que a sua equipe tem disponível para alcançar objetivos tangíveis. Pergunte a si mesmo (e à sua equipe) se essa reunião é realmente necessária.

Pergunta frequente: Como saber se uma reunião é importante?

Antes de agendar uma reunião, pergunte a si mesmo se isso é realmente necessário. Muitas vezes, o nosso primeiro instinto é agendar uma reunião, mesmo quando outro meio de comunicação possa até ser mais eficaz. Ao eliminar as reuniões desnecessárias, todos têm mais tempo para se concentrarem no trabalho que importa de fato. Por exemplo, se o propósito da reunião é compartilhar uma atualização sobre o status de um projeto, não seria melhor enviá-la à sua equipe por meios eletrônicos?

Alternativas às reuniões de equipes:

• Em vez de agendar uma atualização da equipe, envie um relatório de status do projeto.

• Em vez de fazer uma reunião para debater ideias com a equipe, compartilhe um quadro de brainstorm virtual.

• Em vez de planejar reuniões para o compartilhamento de informações, compartilhe o contexto de maneira assíncrona.

Por outro lado, você pode ser convidado para uma reunião que considere desnecessária. Por exemplo, se o seu papel na reunião não estiver definido com clareza, a sua presença será mesmo necessária? Considere enviar uma mensagem ao organizador da reunião perguntando se você realmente precisa participar.

2. Aumente a eficiência da sua equipe

Algumas reuniões são importantes, e as equipes podem realizar trabalhos incríveis quando se juntam. Não importa qual seja o tipo de reunião que você esteja planejando, existem algumas maneiras de torná-la mais prática, produtiva e eficaz:

1. Crie e compartilhe uma pauta antes da reunião. Para aumentar a eficiência da sua equipe durante as reuniões, é essencial que toda reunião tenha um propósito. Também pode ser útil identificar o que não é considerado como objetivo da reunião para não perder o foco. Crie e compartilhe uma pauta de reunião para que todos fiquem na mesma página. Se houver documentos ou leituras complementares, compartilhe-os também na sua pauta.

2. Chegar a um consenso quanto às convenções para reuniões. Seja uma reunião presencial ou virtual, defina e compartilhe as convenções da reunião enquanto equipe ou empresa. Os membros da equipe devem guardar os seus notebooks? A câmera deve estar ativada em uma videoconferência? Se muitas pessoas querem falar ao mesmo tempo, quem tem prioridade? Compartilhe todas essas convenções antes da reunião.

3. Tome notas implementáveis. Antes da reunião, atribua a alguém a tarefa de tomar notas. De preferência, as notas devem ser registradas no mesmo lugar em que se compartilhou a pauta. Além das notas, registre itens de ação com datas de conclusão e responsáveis.

4. Reúna o feedback para aumentar a eficiência. Faça contatos frequentes com a sua equipe para se assegurar de que as reuniões são consideradas importantes. Se poucas pessoas estiverem efetivamente tirando proveito de reuniões específicas, opte por atualizações digitais ou relatórios de status do projeto.

3. Priorize o trabalho de acordo com os principais resultados

Em um determinado dia, cada um de seus funcionários pode ter dez tarefas diferentes para concluir em diversos projetos. Se todas parecem importantes e urgentes, por onde devem começar? A qual tarefa devem dedicar a maior parte de seu tempo e habilidades intelectuais para desempenhar o seu melhor trabalho?

Naturalmente, alguns projetos e tarefas são mais importantes do que outros. É aqui que entra em ação ter um conjunto de objetivos bem definido e uma ideia sólida de como o trabalho contribui para a sua realização. Os seus objetivos de curto prazo fornecem uma base sólida para os objetivos de longo prazo, como o roteiro do produto ou o plano de gestão do lançamento. Ter uma visão clara sobre quais tarefas estão alinhadas aos objetivos e metas de toda a empresa ou departamento ajuda a manter todos em sintonia e capacita os membros da equipe a tomar decisões que afetam o panorama geral.

Como vincular as metas da empresa aos trabalhos individuais

Quando você entender claramente como o seu trabalho contribui para as metas e os objetivos da empresa, saberá também quais projetos e tarefas terão o maior impacto. De fato, de acordo com o índice Anatomia do trabalho, funcionários que têm mais clareza sobre a forma como os próprios trabalhos afetam a missão da organização são duas vezes mais motivados do que os demais.

Concentre-se nesses antes de fazer as tarefas de menos impacto. Se uma tarefa ou projeto não contribuir para as metas ou objetivos mais abrangentes ou para a missão da sua empresa, reconsidere a sua necessidade.

Claire Knebl, diretora de marketing da Ritual, lidera uma equipe comprometida e de alto desempenho ao pensar nos clientes de maneira quase obsessiva. “Antes de começar qualquer campanha, dedico uma semana para me aprofundar a respeito da mentalidade do meu cliente-alvo. Meu foco é aprender o máximo que eu puder sobre ele, geralmente por meio de conversas informais. Quero saber como ele vive diariamente.”

4. Excluir, adiar, delegar ou reduzir os trabalhos de prioridade mais baixa

Não há como evitar, em alguns momentos os membros da sua equipe terão mais trabalho do que conseguem fazer. Sem um sistema que os ajude a excluir, adiar, delegar ou reduzir os trabalhos de prioridade mais baixa, a sua eficiência será prejudicada. De fato, segundo um estudo nosso, 85% dos funcionários afirmam que já se sentiram sobrecarregados e 42% acreditam que o moral dos funcionários é prejudicado pelo excesso de trabalho.

Ao coordenar adequadamente a carga de trabalho, é possível aumentar a eficiência e a satisfação da sua equipe no ambiente de trabalho. Aqui está uma maneira simples de fazer isso: exclua, adie, delegue ou reduza as tarefas de prioridade mais baixa. Analise o panorama geral do seu projeto e identifique qual trabalho deve ser feito mediante uma avaliação das necessidades e de quais tarefas são prioritárias:

• Baseando-nos no princípio descrito na dica número dois: se um dos aspectos do projeto não contribui para um dos objetivos principais da empresa, exclua-o.

• Se houver um projeto mais urgente que cause um impacto mais significativo nas metas da equipe, realize-o e adie a tarefa menos importante para quando tiver mais tempo para fazê-la.

• Se houver duas tarefas de igual importância atribuídas à mesma pessoa, atribua uma delas a outro membro da equipe que tenha mais disponibilidade.

• Se houver uma tarefa que não possa ser adiada, excluída ou delegada, encontre maneiras de reduzir o tempo necessário para realizá-la. Elimine ou encurte as reuniões relacionadas a essa tarefa ou reduza a sua frequência. Você também pode trabalhar nas partes de maior prioridade do projeto e adiar as demais para um momento posterior.

Pergunta frequente: Quais são os primeiros passos para coordenar a carga de trabalho?

A gestão da carga de trabalho consiste na forma como você distribui e coordena o trabalho da sua equipe. Para começar, é necessário ter insights sobre a carga de trabalho e a capacidade da sua equipe. Essas informações podem ser monitoradas por meio de uma plataforma de gestão da carga de trabalho, que lhe permite visualizar a carga de trabalho da sua equipe. Em seguida, após elaborar uma lista completa dos trabalhos e tarefas pelos quais a sua equipe é responsável, você pode alocar os recursos de acordo com a capacidade da equipe. Essas informações também lhe permitem ajustar a carga de trabalho conforme necessário para evitar o esgotamento e o tédio da equipe.

Como diretora de marketing na Ritual, Claire Knebl recomenda escolher três coisas para se concentrar a cada semana. “Normalmente, você só consegue realizar três coisas importantes em uma semana. A primeira deve ser algo importante e estratégico. A segunda também deve ser importante mas mais simples, para que seja concluída mais cedo. E para a terceira geralmente precisamos da ajuda dos outros.”

5. Aproveitar os pontos fortes da sua equipe ao atribuir os trabalhos

Nenhum funcionário é igual a outro. Cada pessoa tem experiências, pontos fortes e fraquezas diferentes que a tornam um membro valioso da sua equipe. Além disso, as pessoas não gostam de fazer todas os mesmos trabalhos. Por exemplo, um membro da sua equipe pode gostar de realizar e organizar pesquisas em um relatório, enquanto outro prefere qualquer outra coisa a compilar resultados de pesquisas.

Saber quais membros da sua equipe se destacam em determinada habilidade e encontrar maneiras para que eles façam o trabalho que gostam pode ajudar a agilizar as tarefas e os projetos. Além disso, se uma pessoa está mais entusiasmada para trabalhar em uma tarefa específica, é bem provável que ela faça um trabalho de mais qualidade e conclua a tarefa em menos tempo. Atribuir à sua equipe trabalhos que ela considera recompensadores ou desafiadores contribui para que todos deem o seu melhor.

6. Planejar o trabalho da sua equipe desde o início

Depois de saber o que precisa ser feito e quem o fará, resta elaborar um plano de ação a ser seguido pela equipe. Ter um plano bem pensado e que foi idealizado claramente desde o início pode eliminar muita “organização para o trabalho” desnecessária no futuro.

Para começar, certifique-se de que cada um dos projetos da sua equipe tenha um plano claro. Planejar um projeto desde o início garante que haja cronogramas realistas para todos os marcos do projeto, até a sua conclusão. Cada membro sabe quem é o responsável por concluir uma parte do quebra-cabeça e tem insights abrangentes sobre o que está em andamento e o que já foi realizado. Em seguida, agende e coordene todos os projetos programados para que aproveitam ao máximo o tempo da sua equipe.

Os sete elementos indispensáveis de um planejamento de projeto

1. Metas;

2. Métricas de sucesso;

3. Participantes e funções da equipe

4. Orçamento;

5. Marcos e entregáveis;

6. Cronograma e calendários

7. Plano de comunicação.

Usar uma ferramenta de gestão do trabalho pode ajudar a definir todas as tarefas menores que contribuem para a realização de um objetivo maior. Os modelos  da Asana podem ajudar a reproduzir processos comprovados e a garantir que nenhuma etapa e nenhum trabalho sejam esquecidos.

7. Incentivar a comunicação interdisciplinar

Trabalhar em departamentos diferentes não inviabiliza trabalhar em conjunto. Afinal, vocês avançam para uma meta comum por fazerem parte da mesma empresa. Saber em que os demais membros da equipe estão trabalhando pode incentivar a colaboração entre as equipes quando o trabalho e os objetivos coincidirem.

As ferramentas de gestão do trabalho podem aumentar a visibilidade entre as equipes, traçando cada fase de um projeto de volta a um conjunto específico de objetivos. Essas ferramentas servem como uma plataforma centralizada para compartilhar em que você está trabalhando com o restante da equipe e identificar áreas nas quais pessoas com responsabilidades diferentes podem colaborar. Ao dividir com a sua equipe um único ponto de referência, você pode melhorar o trabalho colaborativo e diminuir os obstáculos aos trabalhos de grande impacto, permitindo assim que a sua equipe seja mais eficiente.

Na empresa Carta, agente de transferência registrada na Securities and Exchange Commission (SEC) que ajuda empresas públicas e privadas a emitir e gerir títulos, a especialista em conformidade, Jina Kim, conta com a Asana para promover a colaboração entre todas as suas unidades comerciais, saber em que cada membro está trabalhando e entender como as equipes e os projetos de cada membro das equipes afetam uns aos outros.

“Por exemplo, a equipe de suporte percebe que algo mudou no produto da noite para o dia e precisa encontrar uma maneira de obter mais detalhes”, observou Jina.

8. Promover dias em que não há reuniões

Participar de reuniões pode atrapalhar a eficiência, tornando difícil se concentrar e concluir um projeto. Ter ao menos um dia inteiro dedicado ao trabalho intenso — um conjunto de horas ininterruptas e livres de reuniões para se aprofundar em um projeto — pode contribuir muito para aumentar a eficiência e a produtividade.

Na Asana, não fazemos reuniões às quartas-feiras. Isso permite que todos se concentrem ao máximo no trabalho por não precisarem se preocupar com reuniões. Pedimos aos funcionários que evitem marcar reuniões internas às quartas-feiras e que sejam respeitosos com as agendas uns dos outros. Com isso, os membros da equipe têm bastante tempo para “realizar” o seu trabalho em vez de ficar apenas falando sobre ele. Como resultado, a equipe tem mais tempo para analisar, executar e revisar processos essenciais nos projetos. Muitos funcionários dizem que as quartas-feiras são o seu dia da semana favorito e que muitas vezes conseguem concluir seus projetos no meio da semana.

9. Definir a finalidade de canais de comunicação diferentes

Todas as equipes têm uma série de ferramentas de comunicação à sua disposição, mas estas só são úteis se a equipe souber como e quando usá-las. A maioria das equipes já sofre as consequências do excesso de ferramentas: um trabalhador típico deve usar diariamente cerca de 10 aplicativos diferentes. Além de ser exaustiva, essa alternância de contextos também torna difícil encontrar as informações necessárias ao longo do processo.

Para ajudar a sua equipe, defina claramente a finalidade de cada canal de comunicação. Para realizar a comunicação externa com fornecedores e clientes, use e-mails. Para responder imediatamente a dúvidas, use um aplicativo como o Slack. Para planejar, gerir e comunicar a respeito de trabalhos práticos, use uma ferramenta de gestão do trabalho como a Asana.

Pergunta frequente: Que quantidade de ferramentas é considerada um excesso?

Embora as ferramentas de comunicação possam tornar a sua equipe mais eficiente, usá-las de maneira inconsistente pode, na verdade, gerar ainda mais trabalho. Se você notar que uma determinada ferramenta pode ser substituída por outro canal (muitas vezes com vantagens exclusivas), essa ferramenta deve ser removida. Como resultado, sua equipe precisará de menos ferramentas para se comunicar e usará o que cada uma oferece de melhor.

Plataformas de gestão do trabalho como a Asana permitem integrar todas as suas ferramentas de negócio favoritas. Com isso, a sua equipe pode acessar de um único lugar todo o conteúdo de que precisa.

Ajude a sua equipe a ser eficiente como nunca

Aumentar a eficiência é um processo contínuo. Pode parecer tarefa difícil, mas ferramentas e táticas simples podem ajudar a tornar todos os membros da sua equipe mais eficientes. A eficiência passará a ser natural e parte integrante de qualquer projeto à medida que você e a sua equipe dominarem o uso dessas ferramentas. Descubra como a Asana pode ajudar a tornar você e a sua equipe mais eficientes e encontre ideias para pôr em prática na sua própria organização.