Três formas de visualizar um planejamento de projeto: cronogramas, calendários e quadros

Para fazer a gestão de qualquer tipo de projeto, é preciso conseguir planejar e monitorar os trabalhos, saber quem está fazendo qual tarefa e dentro de qual prazo, e visualizar facilmente todas as informações e detalhes em constante mudança.

A questão é que as listas e as planilhas não são eficientes. As listas crescem até se tornar documentos de diversas páginas, e as planilhas se transformam em incontáveis colunas com as informações do projeto, o que dificulta uma rápida compreensão do status atual do projeto.

O que é a gestão visual de projetos?

A gestão visual de projetos é uma forma de organizar e administrar o trabalho sem o uso das tradicionais listas de pendências. Esse tipo de gestão possibilita visualizar as informações do projeto em diferentes layouts, como cronogramas, quadros Kanban e calendários. Com ela, é possível consultar rapidamente os trabalhos que lhe foram atribuídos, as datas de conclusão dos entregáveis do projeto, os marcos que a sua equipe precisa alcançar e muito mais.

Como visualizar o progresso do projeto?

Existem três formas frequentemente usadas de visualizar o progresso dos projetos:

• Cronogramas (ou diagramas de Gantt);

• Quadros Kanban;

• Calendários.

Como cada uma delas tem aspectos positivos e aspectos negativos, a escolha de qual usar depende do tipo de projeto em planejamento. Por isso, é imprescindível que o seu software de gestão visual de projetos possibilite a alternância entre as diferentes visualizações. Assim, todas as pessoas, dos executivos aos colaboradores individuais, poderão se beneficiar das distintas vantagens do software de gestão de projetos.

Então, qual visualização escolher: cronograma, quadro Kanban ou calendário? Veja a seguir como funciona cada uma dessas ferramentas de visualização e os projetos aos quais elas são mais apropriadas.

1. Cronogramas e diagramas do projeto

Uma forma de visualizar o planejamento de um projeto é criar um cronograma ou um diagrama de Gantt com o seu agendamento. Os cronogramas são formas de delinear visualmente o planejamento de um projeto. Na gestão com o cronograma, é possível organizar os detalhes do projeto num diagrama de barras para mostrar quando cada tarefa ou entregável precisará ser concluído, qual será a sua duração e a sequência geral.

Quando usar os diagramas de Gantt e os cronogramas de projetos

Os cronogramas são úteis para projetos em que se precisa não só conhecer os prazos, mas também quando esses projetos deverão ser iniciados e quanto tempo levarão. Ao vincular tudo em um cronograma de projeto, você pode distribuir melhor os recursos, alocar os membros da equipe às diferentes etapas e visualizar as dependências cruciais.

Numa gestão com o cronograma, cria-se um planejamento de projeto que mostra como todas as partes de um projeto se encaixam, além de poder fazer as alterações necessárias para evitar que surjam problemas. Os cronogramas são ótimos para:

• Gestão de campanha

• Lançamentos de produtos

• Planejamentos de eventos

Quando não usar cronogramas de projetos ou diagramas de Gantt

Para que a gestão por meio de cronograma seja o mais útil possível, é importante atribuir uma data de início e uma data de conclusão a cada tarefa. O cronograma funciona como um gráfico de barras: se as suas tarefas não tiverem datas de início e de conclusão, não haverá muito o que ver. Se estiver planejando um projeto com uma grande quantidade de tarefas diárias, talvez seja mais útil visualizar o seu trabalho em formato de calendário ou de quadro Kanban.

Exemplo de um cronograma de projeto

Vamos supor que você esteja planejando o lançamento de um produto. Como será necessária a participação de membros de diversas equipes — como produto, engenharia, marketing, vendas, atendimento ao cliente, etc. — para um lançamento bem-sucedido, é bem provável que o projeto apresente elevado grau de complexidade.

Um cronograma pode ajudar a prever melhor os tempos e a coordenar os recursos para atingir os marcos com menos contratempos. Um cronograma de projeto pode listar todos os passos ou entregáveis necessários, exibir as datas de início e de conclusão de cada um deles, bem como quaisquer dependências entre as partes do trabalho. Assim, todos os membros da sua equipe de projeto têm, desde o início, uma visão clara dos planos para o lançamento.

Dica: compartilhe o cronograma com os seus colegas de equipe para uma gestão conjunta

Depois de montar um cronograma para o seu planejamento de projeto, não se esqueça de incluir os colegas de equipe e os demais participantes, além de atualizar os detalhes conforme o andamento do projeto. Ao compartilharem o mesmo núcleo de informações, todos os membros da sua equipe terão conhecimento em tempo real de todo o trabalho da equipe.

Na Asana, é possível compartilhar facilmente o projeto com os colegas de equipe e demais participantes. Ao apresentar visualmente o trabalho em formato de cronograma, você pode obter a aprovação do planejamento, ajustando e adaptando os agendamentos à medida que as coisas forem mudando. Visualize as dependências entre as tarefas e identifique conflitos de dependência antes que estes ocorram.

2. Quadros Kanban

Os quadros Kanban consistem em um sistema visual de organização de projeto, no qual cada tarefa ou parte do trabalho é representada por um cartão. Esses cartões são ordenados em uma das diversas colunas que indicam os estágios do projeto ou do processo, o responsável pela tarefa, a prioridade do trabalho, ou qualquer outro sistema que melhor funcione para a sua equipe. Conforme evolui cada tarefa ou entregável, avança-se de uma coluna para a outra o cartão que o representa e, assim, fica fácil saber em que ponto do processo a tarefa se encontra.

Quando usar quadros Kanban

A gestão de projetos ao estilo Kanban tende a funcionar melhor para projetos que tenham estágios distintos pelos quais cada tarefa passará antes de ser concluída. Os quadros Kanban são excelentes ferramentas para equipes ágeis que trabalham em sprints, pois permitem visualizar com clareza o progresso do trabalho. Além disso, são particularmente adequados para:

• Monitorar bugs

• Planejar sprints

• Fazer retrospectivas de sprints

• Encontros diários com a metodologia ágil

• Gestão da produção Web

• Solicitações de trabalho

Exemplo de um projeto de quadros

Um fluxo de trabalho para acompanhamento de bugs é um bom exemplo de projeto que pode ser gerido com o auxílio dos quadros Kanban. Um quadro Kanban para identificação e correção de bugs pode incluir colunas para os estágios a seguir:

• Novos bugs (ou seja, o backlog);

• Pronto para ser feito;

• Em andamento;

• Em análise;

• Concluído.

A equipe poderá então criar facilmente um cartão para cada novo bug relatado, avançando-o pelas colunas conforme o trabalho progredir.

Dica: crie e compartilhe o seu quadro on-line

Os quadros Kanban podem ser vistos com frequência em quadros físicos com notas adesivas. Mas você sabia que é possível criá-los on-line com uma ferramenta como a Asana?

Ao criar criar quadros Kanban na Asana, você pode usar as outras funcionalidades, como a adição de campos personalizados, descrições, arquivos e colaboradores em cada cartão, para coletar facilmente informações adicionais do projeto e ajudar todos os membros da equipe a trabalhar juntos com sucesso.

3. Calendários de projeto

Os cronogramas e os quadros Kanban funcionam bem para muitos tipos de projetos, mas por vezes o que realmente se precisa é de um calendário. Ele pode ser simples e objetivo, mas também pode ser refinado para planejar determinados tipos de projeto.

Quando usar os calendários de projetos

Um calendário é uma ótima opção para gerir muitas tarefas com datas de conclusão diferentes. Saber quando é preciso concluir um marco ou entregar um ativo em determinada semana, mês ou ano ajuda a planejar com antecedência e a executar com sucesso dentro do prazo. Particularmente, os calendários de projetos podem ajudar a fazer a gestão de:

• Calendário editorial;

• Calendário de conteúdo para redes sociais

Quando não usar os calendários de projetos

Os calendários de projetos podem dar vida às suas tarefas e ajudar a planejar antecipadamente a sua semana, mês ou trimestre. Contudo, são menos úteis quando existe uma quantidade relativamente grande de tarefas a fazer diariamente. Quando é preciso conhecer profundamente o trabalho que a equipe realiza a cada dia, talvez seja mais apropriada à sua equipe uma visualização em formato de quadro Kanban ou de lista de pendências.

Exemplo de um projeto de calendário

Se estiver planejando um projeto em que cada dia tenha a sua própria lista de pendências, um calendário de projeto permitirá visualizar tudo o que está para acontecer nos próximos dias e semanas. Com isso, você poderá visualizar o projeto inteiro no calendário para determinar exatamente quais são as tarefas agendadas e quem irá trabalhar nelas.

Dica: primeiro liste as tarefas, e depois agende-as

Ao gerir o calendário de um projeto na Asana, é possível criar uma lista de tarefas num projeto, definir as suas datas de conclusão e, então, passar à visualização de calendário para ver automaticamente todas as tarefas como um calendário. Se for necessário, também se pode arrastar as tarefas no calendário para mudar rapidamente as datas de conclusão.

Qual é a visualização mais adequada para o seu projeto?

Usar um cronograma, quadro Kanban ou calendário é uma forma excelente de visualizar todos os passos no seu projeto. Assim, você consegue ver o panorama geral sem perder nenhum detalhe. É possível definir como padrão qualquer uma dessas visualizações de projeto na Asana, e alternar entre elas a qualquer momento. Independentemente da visualização que escolher, é muito fácil compartilhar o seu planejamento com os colegas de equipe para executar o projeto desde um único lugar.