Seu guia de primeiros passos para a gestão de portfólio de projetos

Ao gerir diversas iniciativas de equipes e departamentos diferentes, pode ser muito difícil obter e compartilhar informações claras. As ferramentas de gestão de projetos proporcionam uma forma de organizar e executar o trabalho para uma iniciativa específica, mas, para obter informações claras de várias equipes e departamentos ao mesmo tempo, é necessário gerir um portfólio de projetos.

O que é a gestão de portfólios de projetos?

A Gestão de Portfólios de Projetos (GPP) refere-se ao manejo centralizado de vários projetos ao mesmo tempo. Com ela, obtém-se visibilidade de todos os projetos e iniciativas, a fim de conectar o trabalho diário da sua equipe à estratégia organizacional da empresa. Da estratégia à execução, as ferramentas de gestão de portfólios de projetos ajudam a monitorar as prioridades da empresa e a ver o panorama geral.

Gestão de portfólios de projetos versus gestão de projetos: em que diferem?

Quem já conhece a gestão de projetos, sabe que é uma ótima forma de planejar, gerir e executar o trabalho. A gestão de projetos pode ajudar a sua equipe a alinhar o que cada um está fazendo e até quando, bem como a facilitar a colaboração em equipe durante uma iniciativa específica. A GPP, por outro lado, ajuda a gerir diversos projetos e iniciativas em grande escala ao mesmo tempo.

Tanto a gestão de projetos quanto a gestão de portfólios de projetos são subconjuntos da gestão do trabalho, uma abordagem sistemática à coordenação do trabalho em toda a organização, desde projetos e processos contínuos até tarefas rotineiras, que tem o intuito de trazer clareza. A gestão de portfólios de projetos pode ser vantajosa para:

• Quem precisa de uma forma de organizar e monitorar os diversos projetos e prioridades de sua equipe.

• Participantes de nível executivo que precisam de uma forma fácil de visualizar o progresso de diversas iniciativas ao mesmo tempo.

• Quem precisa de uma forma mais clara de conectar o trabalho diário aos objetivos estratégicos.

Funções e responsabilidades na gestão de portfólios de projetos

Assim como na gestão de projetos, existem algumas funções e responsabilidades principais na GPP. Com essas funções, é possível certificar-se de que todos estejam cientes de suas próprias responsabilidades dentro da equipe do projeto, bem como das responsabilidades de todos os outros membros da equipe.

O gestor do portfólio de projetos

Como esperado, o gestor do portfólio de projetos é quem cria e faz a gestão do portfólio de projetos. O gestor do portfólio de projetos pode não ser o gestor encarregado de cada um dos projetos do respectivo portfólio, mas é sua função certificar-se de que os projetos dentro do seu portfólio estão em dia e incluem atualizações de status recentes e relevantes. Planeje consultar com frequência os gestores dos projetos individuais para desenvolver um ritmo que permita fazer relatórios de status dos projetos.

Participantes de nível executivo

Os participantes de nível executivo são aqueles membros da equipe ou executivos da empresa que precisam de um panorama geral do que está acontecendo em todas as iniciativas do portfólio. Por exemplo, se você gere uma equipe dentro do departamento de marketing, o diretor ou chefe de marketing pode ser um dos participantes de nível executivo do seu portfólio.

O gestor do programa

Um gestor de programa desempenha uma função semelhante à de um gestor de portfólio de projetos. A principal diferença entre as duas funções e técnicas de gestão é que um gestor de programa encarrega-se de todos os projetos inter-relacionados, enquanto o gestor do portfólio de projetos pode não ser responsável por eles. Por exemplo, um gestor de programa pode administrar diversos projetos relacionados ao marketing do lançamento de um produto específico, enquanto um gestor de portfólio de projetos pode estar encarregado de diversos projetos dentro do departamento de marketing que não necessariamente estejam relacionados entre si.

O gestor do projeto

Sim, os gestores de projetos continuam existindo na gestão de portfólios de projetos! Eles podem estar responsáveis por projetos individuais dentro do portfólio geral. Dependendo do tamanho e do escopo do portfólio, alguns projetos também podem estar sob a responsabilidade do gestor do portfólio de projetos.

Os membros da equipe do projeto

Todos os envolvidos nos projetos do portfólio fazem parte da equipe de projeto. A equipe de projeto pode ser um grupo multisetorial de indivíduos de departamentos diferentes da empresa, ou podem ser os membros da equipe tradicionais. A grande diferença entre uma “equipe de projeto” e uma “equipe” é que a equipe de projeto é um grupo que trabalha junto durante todo o projeto antes de se desfazer.

Os benefícios da gestão de portfólios de projetos

A gestão de portfólios de projetos fornece a todos os participantes um panorama geral de todos os projetos e iniciativas em grande escala. Quando usada corretamente, a GPP pode ajudar a contemplar o quadro geral e tomar melhores decisões estratégicas. As equipes que utilizam ferramentas de gestão de portfólios de projetos obtêm os seguintes benefícios:

• Maior visibilidade;

• Mais alinhamento;

• Planejamento holístico de alto nível;

• Insights imediatos;

• Mais tempo para dedicar aos trabalhos criativos e estratégicos;

• Progresso do projeto em tempo real;

• Tomada de decisões mais rápida.

Para se beneficiar da GPP, é necessário contar com uma ótima ferramenta de gestão de portfólios de projetos

A gestão de portfólios de projetos faz parte de um sistema maior de trabalho, chamado de gestão do trabalho. Para usar um software de gestão de portfólios de projetos eficazmente, é necessário dispor de uma ferramenta que ajude a conectar a sua estratégia ao seu trabalho diário, obter um panorama geral de todo o seu trabalho e manter-se atualizado em tempo real. Há três recursos que não podem faltar em um software de gestão de portfólios de projetos:

Atualizações de status dos projetos em tempo real

Um dos principais valores da gestão de portfólios de projetos é a capacidade de obter um panorama geral do progresso de todos os projetos inclusos nos portfólios. Para isso, certifique-se de que a sua ferramenta de gestão de portfólios de projetos oferece recursos de geração de relatórios, tanto para projetos quanto para portfólios. Assim, os participantes de nível executivo podem obter informações sobre os portfólios rapidamente e, quando necessário, aprofundar-se para ver as atualizações de status específicas de cada projeto.

Monitoramento do cronograma e das dependências

Como um portfólio consiste em vários projetos complexos, certifique-se de que o seu software de gestão de portfólios de projetos oferece uma forma de visualizar o cronograma de todos os projetos inclusos no seu portfólio, bem como quaisquer dependências dentro deles. Com uma visualização estilo gráfico de Gantt, é possível identificar os principais marcos e datas de todos os projetos, para que tudo prossiga conforme planejado.

Gestão de recursos

A gestão do volume de trabalho pode ajudar a desenvolver e a monitorar o seu plano de gestão de recursos. As ferramentas de gestão do volume de trabalho dão uma noção clara das responsabilidades e dos entregáveis da sua equipe de projetos em todos os projetos do portfólio. Assim, se for necessário fazer alterações no seu plano de gestão de recursos, é possível visualizar quem tem mais disponibilidade e quem corre risco de sofrer exaustão.

Processos e boas práticas de GPP

A gestão de portfólios de projetos funciona melhor quando se mantém um portfólio atualizado em tempo real. O gestor do portfólio de projetos deve consultar cada gestor de projeto periodicamente para certificar-se de que seus projetos estejam representados com precisão. Assim, todos os participantes executivos podem aprofundar-se para estudar quaisquer riscos ou atrasos nos projetos a fim de corrigi-los, e assegurar-se de que os projetos que estão em dia permanecem alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.

Para começar a usar a GPP, siga estes cinco passos simples:

Passo 1: alinhe o seu portfólio aos objetivos da empresa

A GPP pode ajudar a conectar o trabalho diário aos objetivos estratégicos, mas, para fazer isso eficazmente, é necessário saber a quais objetivos estratégicos fazemos essa conexão. Se a sua empresa define metas anual ou trimestralmente, podem haver vários objetivos, desde metas de receita até metas de redução de cancelamentos. Esclareça para quais metas estratégicas ou objetivos e principais resultados o seu portfólio está contribuindo, e como.

Passo 2: adicione projetos

O portfólio deve incluir todos os projetos relevantes. Certifique-se de adicionar os projetos certos e, se for o caso, priorizá-los por ordem de importância. O gestor do portfólio de projetos deve reservar algum tempo para comunicar-se com cada um dos gestores de projetos e determinar como cada projeto do portfólio se vincula às metas estratégicas. Por fim, certifique-se de que nenhum projeto relacionado tenha ficado de fora do seu portfólio.

Passo 3: compartilhe o seu portfólio com os participantes de nível executivo

O portfólio é uma ferramenta que ajuda a fazer o alinhamento com os gestores de projetos e a priorizar melhor os trabalhos dentro de cada projeto, mas também serve como um apanhado geral de todas as iniciativas do seu departamento para os participantes de nível executivo. Para isso, eles devem ter acesso fácil ao seu software de GPP. Quando obtêm informações em tempo real sobre o progresso dos projetos, os executivos podem então tomar decisões melhores.

Passo 4: obtenha atualizações dos projetos em tempo real

Certifique-se de que os gestores de projetos atualizem os respectivos projetos individuais periodicamente. Assim, o portfólio passa a ser um controle de missão da sua equipe para todas as iniciativas, que são agora acessíveis desde um único lugar, a fim de facilitar a visualização de dependências e a identificação de novas oportunidades de projeto, bem como a correção dos projetos que possam estar em risco.

Passo 5: use o seu portfólio para gerir os recursos

Além de ajudar todos os principais participantes a se manterem atualizados em relação ao progresso dos projetos, o portfólio é uma ferramenta potente para a gestão de recursos. Durante a etapa de planejamento de cada projeto, é provável que tenha sido criado um plano de gestão de recursos. No entanto, se o panorama geral proporcionado pelo seu portfólio indicar que um projeto está ficando para trás, você pode redistribuir os recursos disponíveis entre os projetos para solucionar esse problema. Certifique-se de que a sua ferramenta de GPP oferece um software de gestão de recursos ou de volume de trabalho para aumentar a visibilidade e a transparência da alocação e da redistribuição dos recursos.

Obtenha o panorama geral com a gestão de portfólios de projetos

A GPP é a melhor forma de colaborar em equipe. Obtenha um panorama geral de todas as suas iniciativas num único lugar para monitorar os indicadores certos no lugar certo.

Chegou a hora de experimentar a gestão de portfólios de projetos? Saiba mais sobre os Portfólios da Asana, que ajudam a conectar todas as suas iniciativas num só lugar sem nenhum esforço.