O guia definitivo de gestão de programas

Conduzir vários projetos é como fazer malabarismo com várias bolinhas que estão prestes a cair ao chão. Para manter as bolinhas no ar, é necessário visualizar o quadro geral das diversas iniciativas interdependentes e, ao mesmo tempo, gerir o trabalho relacionado a cada projeto individual. A gestão de projetos pode trazer mais alinhamento e clareza para a sua equipe, a fim de reduzir o estresse de ter que conduzir múltiplos projetos simultâneos. Porém, se esses projetos estiverem interligados, existe um método ainda melhor: a gestão de programas.

Quando aplicada corretamente, a gestão de programas pode ajudar a priorizar e gerir iniciativas semelhantes. Neste guia, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre a gestão de programas para poder começar já a implementá-la.

O que é a gestão de programas?

A gestão de programas é a condução simultânea de vários projetos inter-relacionados. O gestor de programas ajuda a desenvolver um plano de gestão de recursos dentro do programa e a orientar os projetos interligados do programa para se obter um bom resultado. Os gestores de programas também alinham os objetivos do programa às metas gerais da empresa.

Se isto lhe soa familiar, é possível que você já esteja implementando processos de gestão de programas, em vez de fazer somente a gestão dos projetos. Porém, se não tiver certeza de onde a gestão de programas se encaixa no seu processo atual, veja quais são as diferenças e similaridades com outras metodologias semelhantes:

Gestão de programas vs. gestão de projetos

Um projeto é uma coleção de tarefas que visam a uma meta específica. A gestão de projetos é o processo de planejar, conduzir e executar o trabalho da sua equipe. Um software de gestão de projetos ajuda as equipes nesse sentido, aumentando a clareza e aprimorando a colaboração em equipe.

Já um programa, por outro lado, é um grupo de projetos para atingir metas estratégicas da empresa. Por exemplo, todos os novos recursos a serem lançados pela sua empresa em um determinado trimestre seriam considerados um programa, mesmo que cada recurso provavelmente tenha seu próprio projeto. A gestão de programas é o processo de conduzir iniciativas interdependentes de prazo mais longo, alinhadas às metas da empresa. O programa incluirá diversos projetos interligados, sendo que cada um deles pode ter um gestor de projetos diferente. Saiba mais sobre as diferenças entre gestor de programa e gestor de projeto.

Gestão de programas vs. gestão de portfólio de projetos

A gestão de programas e a gestão de portfólio de projetos são muito parecidas, diferindo uma da outra apenas nos tipos de projeto que estão sendo conduzidos. Na gestão de programas, os projetos do programa estão conectados e, muitas vezes, são interdependentes. Por exemplo, um programa pode ser uma coleção de todas as campanhas de marketing para promover novos recursos a serem lançados no decorrer do ano ou até mesmo um plano de gestão de captação de recursos para organizações sem fins lucrativos. Como todos esses recursos estão conectados, encaixam-se na gestão de programas, não na gestão de portfólio de projetos. Por outro lado, um portfólio pode conter todas as iniciativas de marketing de um trimestre ou ano, estando elas conectadas ou não. Um software de gestão de portfólio de projetos é a ferramenta usada pelas equipes para monitorar esses projetos e compartilhar insights com os participantes.

Gestão de programas vs. gestão de produtos

A gestão de produtos refere-se ao desenvolvimento de novos produtos por uma empresa. Um gerente de produtos é um líder de equipe responsável por assegurar o bom desempenho de um produto, orientando todas as etapas que vão desde a coleta de opiniões dos usuários até um lançamento bem-sucedido no mercado.

Um programa também pode englobar qualquer tipo de iniciativa, inclusive um novo produto. É possível criar um programa de gestão de programas para conduzir os seus processos de desenvolvimento de produtos para o ano seguinte. Cada processo de desenvolvimento de produtos teria o seu próprio gerente de produtos, mas o programa como um todo seria supervisionado por um gestor de programas.

Gestão de programas vs. gestão do trabalho

A gestão de programas, assim como as cinco fases da gestão de projetos e a gestão de portfólio de projetos, é uma subdivisão da gestão do trabalho. A gestão do trabalho é uma abordagem sistêmica usada para orquestrar os fluxos de trabalho de uma organização, sejam eles um projeto, um processo contínuo ou tarefas rotineiras, a fim de proporcionar a clareza de que as equipes precisam para atingir as suas metas. A gestão do trabalho é focada na coordenação das pessoas, trabalhos e equipes em todos os âmbitos de uma organização, com o intuito de assegurar que todos tenham acesso às informações de que precisam. Com um software de gestão do trabalho, é possível coordenar planos, projetos e processos de toda a organização.

Funções e responsabilidades na gestão de programas

Existem várias funções (e siglas) dentro do processo de gestão de programas. Caso esteja desenvolvendo um novo processo de gestão de programas para a sua organização, pode não ser necessário exercer todas estas funções e responsabilidades, mas é importante saber quais são e como cada uma delas contribui para o programa.

O gestor do programa

Um gestor de programas é responsável por um grupo de projetos relacionados. Uma de suas principais responsabilidades é certificar-se de que as iniciativas do programas estejam alinhadas aos objetivos da empresa. O gestor de programas deve conferir periodicamente o progresso dos projetos dentro do programa para confirmar que ainda estão alinhados às metas estratégicas e comerciais.

Um gestor de programas bem-sucedido também:

• Conquista a adesão da equipe executiva ao programa.

• Administra as expectativas provenientes de níveis superiores e inferiores ao seu.

• Confere ao programa uma tomada de decisões coesa.

• Cria um plano de gestão de recursos que englobe todo o programa.

• Reduz os riscos e aproveita as oportunidades com a criação de um registro de riscos.

Pergunta frequente: preciso de certificação para ser um gestor de programas?

Existem diversas certificações disponíveis, sendo que a principal delas é a certificação para gestores de programas emitida pelo Project Management Institute (PMI, Instituto de gestão de projetos). No entanto, as certificações para gestores de programas não são um pré-requisito para que alguém seja considerado um gestor de programas.

Aqueles que optam por certificar-se como gestores de programas buscam essa certificação para demonstrar que estão engajados e adotam a gestão de programas como carreira profissional. Uma certificação para gestores de programas também pode aumentar o seu potencial de remuneração e as possibilidades de contratação para cargos relacionados à gestão de programas.

Patrocinador ou grupo patrocinador

O patrocinador é o membro mais sênior da organização do programa. Cabe ao patrocinador aprovar e autorizar os principais elementos do programa, como financiamento, entregáveis e quaisquer casos de negócios relevantes, se necessário. O patrocinador também deve apoiar o programa e ajudar a obter a adesão dos executivos. Por fim, o patrocinador nomeia o proprietário responsável sênior.

Proprietário responsável sênior

O proprietário responsável sênior é nomeado pelo patrocinador. A função deste é tomar decisões em nome do grupo patrocinador, sendo responsável por assegurar que o programa cumpra os seus objetivos. Embora seja o patrocinador quem aprova os principais aspectos financeiros, como o orçamento do programa, cabe ao proprietário responsável sênior coletar as verbas a partir de diversos orçamentos da equipe ou da equipe financeira da empresa.

Além disso, o proprietário responsável sênior trabalha em proximidade com o gestor de programas para assegurar que o programa esteja estrategicamente alinhado aos objetivos comerciais. Mesmo que o gestor de programas esteja encarregado de dar vida ao programa, é responsabilidade do proprietário responsável sênior manter o alinhamento estratégico entre o programa e os participantes seniores da organização.

Gerente de mudanças empresariais

O gestor de mudanças empresariais é o principal responsável por desenvolver e executar o plano de realização de benefícios, que é o processo de assegurar que o programa esteja agregando valor mensurável à organização. O gestor de programas trabalha com o proprietário responsável sênior para definir e atingir os resultados do programa, mas cabe ao gerente de mudanças empresariais certificar-se de que esses resultados sejam utilizados.

Quatro vantagens da gestão de programas

Caso já faça a gestão de múltiplos projetos, talvez esteja se perguntando: existe mesmo uma grande diferença entre o que faço e a gestão de programas? A resposta é: pode ser que sim! Embora nem todas as equipes precisem dele, a gestão de programas traz quatro benefícios principais.

1. Conexão entre os projetos e as metas estratégicas da empresa

A gestão de programas e suas funções e responsabilidades associadas podem ajudar a sua equipe a conectar projetos relacionados a metas estratégicas da empresa. Além de coordenar vários projetos dentro do programa, o gestor de programas também obtém uma visão geral holística dos projetos inclusos no programa. Ele pode atrelar o objetivo de cada projeto ao objetivo do programa e, posteriormente, certificar-se de que os objetivos do programa estejam bem alinhados às metas e aos objetivos e principais resultados da empresa.

2. Visão das interdependências dos projetos

Como os gestores de programas são responsáveis por diversos projetos relacionados, pode ser mais fácil para eles visualizar as interdependências dos projetos e detectar quaisquer problemas que venham a ocorrer. No caso da gestão de vários projetos diferentes, pode haver dependências entre eles, mas estas podem ser difíceis de visualizar quando cada projeto é visto individualmente. O gestor de programas, além de ficar de olho no resultado final (neste caso, as metas estratégicas da sua empresa), também deve ficar atento ao que todos estão fazendo. A gestão de programas é a melhor forma de coordenar projetos inter-relacionados em tempo real.

3. Simplificação da atribuição de recursos

Além de visualizar e gerir as interdependências dos projetos, os gestores de programas também podem ajudar a simplificar e agilizar a atribuição de recursos. Como eles obtêm insights sobre todos os projetos dentro do programa e como esses projetos estão interligados, eles conseguem ver melhor quais projetos precisam de quais recursos, seja esse recurso o tempo de um funcionário, um aumento do orçamento ou uma nova ferramenta ou software.

Como o trabalho é financiado de acordo com o programa, o gestor de programas e o proprietário responsável sênior podem trabalhar juntos para identificar melhor quais projetos precisam de quais recursos. Se a equipe de um projeto atingir as suas metas antes do prazo estipulado, o gestor de programas pode redistribuir os recursos do projeto para assegurar que todos os projetos inclusos no programa atinjam suas metas.

4. Alinhamento de riscos e oportunidades

Considere que, dentro de um programa, tanto os riscos quanto as oportunidades são multiplicados pela quantidade de projetos. Porém, como os gestores de programas têm acesso ao panorama de todos os projetos inclusos em um programa, eles podem evitar riscos e aproveitar oportunidades de forma mais acertada.

Por exemplo, um dos elementos da gestão de riscos de um projeto é a atribuição de recursos, a fim de assegurar que todas as equipes do projeto estejam equilibradas e bem equipadas. Na esfera do programa, pode-se atribuir e redistribuir recursos conforme necessário, a fim de reduzir o risco de o projeto contar com uma equipe insuficiente, extrapolar o orçamento ou sair dos trilhos.

Por outro lado, como os gestores de programas estão cientes de como o programa afetará e contribuirá para as metas estratégicas da empresa, eles podem identificar novas oportunidades, como estender o prazo de conclusão de um projeto ou modificar o planejamento do projeto para concluir um entregável adicional.

Como a Discovery Digital Studios utiliza a Asana para obter uma visão abrangente de processos complexos

A Discovery Inc. é o gigante midiático por trás de grandes canais de entretenimento, como o TLC, o Animal Planet e o Food Network. As equipes de conteúdo dos estúdios digitas da empresa criam milhares de vídeos por mês para plataformas de redes sociais e aplicativos para consumidores.

Antigamente, Mike Singer, diretor de operações de conteúdo, e sua equipe monitoravam a produção de conteúdo com planilhas e e-mails. Mike precisava de uma plataforma compartilhada que pudesse fornecer uma visão abrangente de todo o conteúdo em desenvolvimento ao mesmo tempo, além de coletar detalhes de última hora do processo de produção de cada vídeo junto com o seu status. Resumindo, ele precisava de uma ferramenta de gestão de programas como a Asana. Os fluxos de trabalho personalizáveis da Asana permitem-lhes definir processos de conteúdo complexos, oferecer aos participantes uma visão simplificada dos resultados de toda a equipe e manter contribuidores individuais e equipes externas conectados e informados.

Tínhamos meia dúzia de fluxos de trabalho que eram monitorados separadamente. Foi excelente poder agregá-los na Asana, ver como se interconectavam e visualizar as dependências que não conseguíamos identificar com as planilhas.”

As equipes de conteúdo da Discovery também usam portfólios para obter uma visão abrangente de um grupo específico de produções ativas. Por exemplo, eles podem criar um novo portfólio para monitorar um programa de projetos de aulas de culinária para o aplicativo Kitchen do Food Network, bem como supervisionar o status e as datas de lançamento de projetos de campanhas de conteúdo conectados.

As equipes também utilizam integrações para conectar a Asana às suas outras ferramentas. Com a integração entre Asana e Outlook, elas podem transformar os itens a fazer que estão nos e-mails em tarefas da Asana, ali mesmo, na caixa de entrada. Elas também podem adicionar qualquer e-mail a uma tarefa na forma de um comentário, reduzindo o acúmulo de mensagens na caixa de entrada e, ao mesmo tempo, armazenando informações importantes. A integração entre Asana e Slack permite-lhes ver as atualizações dos projetos, adicionar comentários e criar novas tarefas sem sair da plataforma Slack. E, graças à integração Zapier + Asana, a equipe poupa tempo com a automatização de uma quantidade maior de processos.

Essa visibilidade permite que as equipes tenham uma previsão concreta quanto à duração do trabalho. Além disso, também ajuda na identificação de atrasos num projeto, no diagnóstico dos pontos críticos e no restabelecimento do controle. Toda a equipe trabalha de forma mais eficiente, pois tudo fica centralizado, simplificado e visível.

A frustração de não conseguir encontrar as informações simplesmente desapareceu. Houve uma mudança cultural para a redução do estresse, e ficou evidente que as coisas estavam fluindo com mais facilidade.”

Para saber mais sobre como a equipe da Discovery Digital Studios utiliza a Asana, leia o estudo de caso completo.

Conecte os projetos à estratégia com a gestão de programas

A gestão de programas é uma abordagem mais holística à gestão de múltiplos projetos, a fim de alinhar esses projetos às metas estratégicas. Se a gestão de múltiplos projetos estiver começando a parecer um malabarismo impossível, experimente a gestão de programas para obter uma visão mais abrangente das conexões entre os projetos.