Como priorizar os seus trabalhos mais importantes

Se você é como a maioria das pessoas, geralmente começa a trabalhar com a intenção de ser o mais produtivo possível. Entretanto, com o passar do dia, você se depara com inúmeras solicitações urgentes e vê a sua lista de tarefas aumentar cada vez mais. O trabalho que você se comprometeu a realizar mais cedo parece sempre ficar de lado.

Se isso lhe soa familiar, saiba que, infelizmente, é uma situação muito comum. Muitos de nós não dispomos de um processo para priorizar tarefas no trabalho e sempre sentimos que estamos correndo atrás do tempo perdido. Arriscamo-nos a perder prazos importantes e temos uma preocupação constante de manter o fluxo mental sem perder a concentração. Mas já está na hora de dar um basta nessa situação. É possível ficar um passo à frente dessas situações e estar sempre em dia com os prazos com alguns métodos úteis para definir prioridades e controlar a carga de trabalho.

Ao tomar medidas para priorizar o seu trabalho, é possível assumir uma atitude proativa em vez de reativa. Dessa forma, você aumentará a sua produtividade, cumprirá os prazos e fará uma melhor gestão do seu tempo no trabalho. Veja as dicas a seguir e encontre um processo que ajudará a priorizar suas tarefas no trabalho:

O primeiro passo é reunir as tarefas e criar uma lista

Antes de mais nada, é impossível decidir como priorizar as tarefas se você não puder ver num único lugar tudo o que precisa fazer. Talvez isto lhe pareça elementar, mas é frequentemente ignorado devido à pressa para começar os projetos. É recomendável dedicar algum tempo a listar tudo aquilo em que você deve trabalhar em todos os projetos. E lembre-se de dividir as tarefas maiores em subtarefas para se sentir no controle da situação.

Depois de agregar e listar as suas tarefas, inclua informações adicionais, como o tempo que será necessário para concluí-las, o nível de importância ou a urgência, e o prazo. Ao dispor todas as suas tarefas em um único lugar, será possível ter uma visão geral do que precisa ser feito, saber qual é a quantidade de trabalho com a qual está lidando, para fins de gestão do tempo, e ver o que provavelmente requer a sua atenção no momento.

Não se preocupe em organizar suas tarefas por enquanto. Por ora, basta dispô-las no mesmo lugar para começar. O passo inicial e indispensável consiste em reunir todos os detalhes: se você conseguir se organizar logo no início de um projeto ou trimestre, será muito mais fácil se manter organizado por um período de tempo mais longo.

Dica da Asana: Minhas tarefas é um recurso que agrega automaticamente todas as tarefas atribuídas a você numa única tela. Funciona como uma lista principal que mantém o seu foco nos elementos certos do trabalho e permite organizar e priorizar as tarefas de acordo com as datas de conclusão.

Adote um método de priorização de tarefas para organizar a sua lista de afazeres do trabalho

A forma como você prioriza suas tarefas dependerá da natureza do seu trabalho e do seu estilo pessoal de trabalho. No entanto, há alguns métodos comuns de priorização de tarefas que podem ser úteis para você. Vamos dar uma olhada em alguns desses métodos:

1. Método Eat that Frog (engolir o sapo)

O método Eat the Frog é um sistema baseado numa citação do sábio Mark Twain, que diz o seguinte: “Se o seu trabalho consiste em comer sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã.” No mundo da gestão do trabalho, isso significa lidar com as tarefas grandes ou complexas antes de se dedicar às menos importantes ou com menos restrições de tempo.

Tarefas importantes que atendem ao propósito mais elevado e que estão vinculadas a objetivos ou resultados principais de alto nível devem estar no topo da lista de prioridades quando você iniciar o seu trabalho. Depois de “engolir o sapo do dia”, você poderá cuidar das demais tarefas de acordo com outros fatores, como o prazo para conclusão, e sentir menos estresse, uma vez que o trabalho mais importante já foi realizado.

Método Eat that Frog na prática: finalize a grande apresentação que você fará à equipe gerencial no final da semana antes de responder a e-mails, trabalhar na revisão do texto, telefonar para clientes ou resolver questões de contratos. Ao se dedicar a um grande projeto antes de fazer qualquer outra coisa, você não perderá a concentração nem se distrairá com tarefas ou perguntas não relacionadas, e isso lhe permitirá realizar uma parte significativa do trabalho com mais facilidade.

2. Matriz de Eisenhower

De acordo com a Matriz de Eisenhower , também conhecida como Matriz de Importância e Urgência, deve-se começar organizando as tarefas em quatro quadrantes: importância, urgência, ambos ou nenhum desses. Dwight D. Eisenhower, general condecorado com cinco estrelas que serviu durante a Segunda Guerra Mundial e posteriormente se tornou o 34º Presidente dos Estados Unidos, tinha a habilidade de tomar decisões importantes de maneira rápida, e desenvolveu esse método para organizar melhor o seu tempo e priorizar as tarefas diárias.

Essa abordagem ajuda a decidir o que deve ser feito de imediato (importante e urgente), o que exige o seu planejamento (importante, mas não urgente), o que pode ser delegado (não importante, mas urgente) e o que pode ser excluído (não importante e não urgente). Trata-se de um recurso excelente para priorizar tarefas, tomar decisões rapidamente e manter a organização.

Matriz de Eisenhower na prática: você acabou de receber um e-mail de um colega que precisa da sua ajuda com uma apresentação de vendas. Trata-se de uma solicitação urgente, pois o prazo termina hoje. Mas será que ela é importante o suficiente (para você) para justificar o adiamento de outros trabalhos? Avalie cada uma das tarefas da sua lista diária quanto à importância e urgência para decidir se você pode remanejar as tarefas para ajudar o seu colega ou se é necessário adiar a ajuda. Saber quais são os seus compromissos também ajuda a dizer não quando é preciso.

3. Método ABCDE

No método ABCDE, deve-se atribuir uma letra a cada tarefa da lista de acordo com o seu nível de importância e, em seguida, lidar com cada tarefa de forma apropriada. É uma maneira de avaliar rapidamente a importância das tarefas para lhe ajudar a priorizá-las e a administrar o tempo. É como dar notas às tarefas: de A (muito importante) a E (eliminar sempre que possível). Certifique-se de sempre dar prioridade às tarefas A e B, pois são estas que determinam o seu sucesso no trabalho.

O método ABCDE também é útil quando utilizado em conjunto com o método Eat that Frog. Se você começar a trabalhar primeiro nas tarefas A e B, terá o resto do dia para fazer as tarefas de menor importância, como C, D e E.

Método ABCDE na prática: você tem oito horas de trabalho disponíveis hoje, mas umas 15 horas de tarefas na sua lista. No entanto, ao atribuir uma letra a cada tarefa, apenas duas delas se qualificam como tarefas A, sendo a maioria tarefas D, que podem ser atribuídas a outros ou reagendadas. Agora você sabe que deve se concentrar apenas nas tarefas A, e adiar as tarefas D ou atribuí-las a outro colega de equipe. Com isso elimina-se a sobrecarga e você tem uma lista de tarefas priorizadas que focam os itens obrigatórios do dia.

4. Método Chunking

No método Chunking, define-se um “chunk” (bloco) como uma atividade de trabalho ininterrupta. Pode ser algo pontual (como esvaziar a caixa de entrada do seu e-mail), uma parte de um projeto grande (finalizar o primeiro esboço de um documento), ou uma combinação de tarefas pequenas e não relacionadas entre si. O segredo aqui é focar de maneira ininterrupta em cada bloco de tempo.

Desconecte-se das distrações externas e mostre aos outros que está indisponível utilizando ferramentas de colaboração que ofereçam recursos como o indicador Não incomodar. Se preferir, você pode usar o seu calendário para reservar momentos para concentração, indicando às pessoas que esses horários não estão disponíveis. Se este método se mostrar eficaz, considere instituir uma política de quarta-feira sem reuniões (para você e a sua equipe), se isso for possível. De qualquer maneira, fazer intervalos entre um bloco e outro é fundamental para relaxar e renovar as energias.

Método Chunking na prática: digamos que você comece o seu dia com uma hora de trabalho destinada ao design, seguida de uma pausa para um café. Em seguida, duas horas para as reuniões agendadas, almoço, e trinta minutos para responder a e-mails. Em seguida, você reserva uma hora para fazer uma pesquisa sobre um novo cliente. Você anota todas essas atividades no calendário para mostrar o seu comprometimento e assegurar-se de que ninguém agende uma atividade que comprometa os seus planos. Por último, você termina o dia com uma breve pausa para as redes sociais, vai para a reunião de atualização com a equipe e usa o tempo restante do dia para trabalhar com o design.

Dica da Asana: se você usa a Asana para gerir as suas tarefas, é possível criar campos personalizados para adicionar outras informações, como letra atribuída (se estiver usando o Método ABCDE), urgência e importância (se estiver usando a Matriz de Eisenhower), níveis de prioridade (se optar pelo Método Eat that Frog), ou estimar qual será o tempo necessário para concluir cada tarefa.

Use o seu calendário para agendar suas tarefas

Não importa se uma tarefa leva minutos ou semanas para ser concluída, há sempre um início e um fim. Portanto, depois de criar a sua lista, adicione uma data de início e uma data final a cada tarefa para garantir que nada seja esquecido quando surgirem coisas novas e quando for preciso alterar as prioridades.

Se atribuírem a você uma tarefa que não inclua uma data de início ou uma data final bem definida, não se esqueça de solicitar essas informações para poder agendar um horário para trabalhar nela e determinar as expectativas. Ao conhecer essas datas, você pode antecipar o seu prazo de entrega em relação ao prazo determinado para ter tempo para lidar com os imprevistos ou entregar o trabalho com antecedência. Considere o seu trabalho como um quebra-cabeça: você precisa ter certeza de que todas as peças vão se encaixar, e a data de início e a data final são as bordas desse quebra-cabeça.

Dando continuidade à metáfora, se as tarefas são as peças e a data de início e a data final são as bordas, o seu calendário é então o tabuleiro onde você monta o quebra-cabeça. Use-o para agendar trabalhos e equilibrar tarefas de alta prioridade e que exigem grandes esforços de modo a não se sobrecarregar e conseguir cumprir os prazos. Caso escolha um dos métodos de priorização acima — ou uma combinação dos métodos preferidos — use essa estrutura para ajudar a preencher a sua agenda e administrar o tempo.

Dica da Asana: ao usar a visualização de calendário na Asana, você poderá identificar os dias em que provavelmente estará sobrecarregado, bem como os períodos livres. Tire proveito dessa visibilidade para ajustar as tarefas e distribuir os trabalhos de forma mais uniforme. Ao gerir o seu calendário de forma proativa, é possível se manter organizado e começar cada dia sabendo exatamente quais são as tarefas importantes a realizar.

Comunique o progresso das tarefas com seus colegas de equipe

Por fim, não se esqueça de incluir os colegas de equipe que estiverem esperando a sua conclusão de alguma tarefa ou precisando da sua ajuda. Ao tomar a iniciativa de dar aos seus colegas atualizações de status sobre o progresso das tarefas, quando planeja concluí-las, ou os atrasos e obstáculos que forem surgindo, você reduzirá o número de pedidos de atualização que receberá da equipe. Em vez de ter de responder constantemente a tais pedidos, você estará fazendo o seu trabalho de maneira produtiva e eficiente.

Dica da Asana: o recurso de comentários em tarefas da Asana permite compartilhar atualizações e fazer perguntas de acompanhamento diretamente em uma tarefa, mantendo assim a comunicação no contexto do trabalho que se está realizando. Você também pode usar as atualizações de status dentro de um projeto para informar todos os participantes sobre o progresso de um projeto específico e não apenas de uma tarefa.

Trabalho priorizado é sinônimo de trabalho produtivo

Ao priorizar o seu trabalho com clareza, você aumenta a produtividade, faz uma melhor gestão do seu tempo e tem a confiança de poder cumprir sempre os prazos. Eleve a sua produtividade a novos patamares usando uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana, para organizar e gerir num só lugar todas as suas tarefas — sejam elas grandes ou pequenas.

Para mais dicas, leia o nosso artigo 18 dicas, estratégias e soluções rápidas de gestão do tempo para fazer o seu melhor trabalho.