Introdução ao diagrama de Gantt: um guia completo para mapear os seus projetos

Talvez você já tenha ouvido falar do diagrama de Gantt no seu ambiente de trabalho ou na reunião inicial de um projeto, mas não saiba do que ele trata, como pode ajudar na gestão de projetos ou como se cria um.

Embora os diagramas de Gantt possam se tornar bastante complexos, os seus princípios são fáceis de entender. Este guia lhe fornecerá uma análise clara do que são, quando usá-los, dicas de criação e muito mais.

O que é um diagrama de Gantt?

O diagrama de Gantt é um gráfico de barras horizontais utilizado para representar o cronograma do projeto e suas tarefas. Assim, a sua equipe tem acesso a uma visão geral do agendamento do projeto, dos marcos próximos e do cronograma geral. 

Cada barra horizontal nesse tipo de diagrama representa uma tarefa, e o comprimento da barra indica o tempo que levará para concluir essa tarefa ou etapa. Ao afastar a visualização do diagrama, os gestores de projetos e as equipes têm acesso à visão geral do trabalho que precisa ser feito, quem é responsável por este e quando.

Geralmente, os diagramas de Gantt possuem estes componentes:

• Data e duração das tarefas

• Tarefas

• Responsável pela tarefa

• Marcos.

Muitos desses diagramas também oferecem mais contexto sobre como as tarefas do projeto estão relacionadas, quem é responsável por elas e quais prazos e marcos importantes estão próximos. Com um diagrama de Gantt dinâmico, os membros da equipe compreendem facilmente quais são as suas responsabilidades e como o trabalho deles impacta o projeto como um todo.

Caminho crítico em diagramas de Gantt

Ao criar diagramas de Gantt, é importante compreender a função de um caminho crítico. Trata-se de uma abordagem que ajuda a minimizar casos em que uma tarefa pode atrasar tarefas subsequentes e, assim, desencadear atrasos no projeto como um todo ou até mesmo prazos descumpridos.

É possível usar esses diagramas para definir quais tarefas precisam ser realizadas de forma que o projeto seja concluído com sucesso e a tempo. Isso é o caminho crítico.

História do diagrama de Gantt

As primeiras versões do diagrama de Gantt foram desenvolvidas por Karol Adamiecki, que inventou o que ele chamou de harmonograma em 1896. Adamiecki publicou as suas descobertas em russo e polonês, o que dificultava o acesso ao material em países de língua inglesa. Em 1910, Henry Gantt popularizou nos Estados Unidos e de modo independente um diagrama similar, que ele concebeu para representar o tempo que os operários gastavam em dada tarefa. Esses dois sistemas foram mesclados para criar o que hoje conhecemos como a versão atual do diagrama de Gantt.

Usados inicialmente para monitorar as tarefas de operários, os diagramas de Gantt logo se tornaram um método popular para monitorar cronogramas de projetos. Esses diagramas eram feitos originalmente em papel, ou seja, era necessário refazê-los sempre que houvesse alterações ao cronograma. Mais tarde, os gestores de projetos passaram a utilizar pedaços de papel ou blocos para representar as barras dos diagramas de Gantt, de forma que pudessem movê-los quando necessário.

Qual é a finalidade de um diagrama de Gantt?

Embora seja possível empregá-lo em diversos projetos e programas, é bom entender quais são os usos mais comuns do diagrama de Gantt e por quê:

• Criar e gerir projetos complexos: quanto maior o projeto, mais tarefas deverão ser administradas. Os diagramas de Gantt ajudam os gestores a visualizar um projeto e a dividi-lo em tarefas menores facilmente.

• Monitorar dependências de tarefas: é normal que aconteçam atrasos em projetos. Com os diagramas de Gantt, os gestores de projetos automatizam as dependências das tarefas. Assim, a fase ou tarefa seguinte começará apenas quando a anterior for concluída.   

• Acompanhar o andamento do projeto: os diagramas de Gantt permitem monitorar marcos e progresso, o que facilita ajustes ao planejamento do seu projeto, quando necessários. 

A seguir estão três formas comuns de se usar um diagrama de Gantt.

1. Mapeamento de campanha de marketing

Grandes campanhas de marketing requerem muita colaboração e coordenação, e é fácil perder o controle dos detalhes. Os diagramas de Gantt otimizam o processo ao definir uma sequência de tarefas de um responsável, bem como a duração de cada uma delas. Assim, as equipes não apenas sabem quem é o responsável por uma tarefa, como também compreendem como o trabalho afeta outras pessoas e contribui para o objetivo maior.

2. Definição de entregáveis para clientes

O diagrama de Gantt ajuda a mostrar aos clientes um cronograma de todos os entregáveis e a determinar as expectativas com relação aos prazos de cada um. Ao definir os planejamentos dessa forma, é possível oferecer às partes interessadas e aos clientes uma perspectiva concreta do escopo dos entregáveis e mostrar quanto tempo será necessário para realizá-los. Assim, os clientes saberão quando um item será entregue, e também quando se trabalhará nele.

3. Planejamento de lançamento de produto

Para lançamentos de produtos, um diagrama de Gantt pode ser usado para mapear todo o seu planejamento, desde a idealização até o lançamento e além. Ao visualizar essas etapas num diagrama de Gantt, é possível identificar conflitos com mais facilidade antes mesmo de começar, além de ver as dependências entre as etapas e ter uma visão geral clara de tudo o que está acontecendo e dos tempos até ao lançamento.

Como criar um diagrama de Gantt

Nenhum diagrama de Gantt é idêntico a outro, mas existem etapas básicas que devem ser cumpridas para criá-lo, independentemente do software usado. 

1. Definir o intervalo de tempo

O diagrama de Gantt deve partir de um projeto com data de início e de conclusão. Considere-o como uma maneira de representar o seu projeto em um cronograma: deve ter um ponto de partida e outro de chegada.

Dica: embora todos os projetos precisem de um ponto final claro, provavelmente você terá algumas tarefas de acompanhamento a realizar com o cliente após a conclusão. Adicione datas pós-conclusão para tais itens.

2. Adicionar tarefas com datas de início e de conclusão

Em cronogramas mais amplos de projetos, os diagramas de Gantt funcionam de maneira ideal quando as tarefas têm datas de início e de conclusão específicas, o que facilita visualizá-las em gráficos de barras. Se você não adicionar datas de início, as tarefas serão exibidas como momentos específicos no tempo, o que pode tornar mais difícil a visualização do panorama geral.

Dica: com datas de início e término claras, a sua equipe terá mais facilidade para entender quando se deve começar a trabalhar em uma tarefa. Assim, ela não será surpreendida por um projeto grande que precisa ser concluído no dia seguinte.

3. Esclarecer as dependências

Em projetos grandes, é natural ter tarefas que só podem ser iniciadas após a conclusão de outras. Para que o projeto continue se desenvolvendo sem complicações e para manter a sintonia de todas as equipes, é útil poder visualizar no diagrama de Gantt as dependências entre tarefas.

No exemplo a seguir, a publicação sobre o produto no blog depende de uma revisão, enquanto esta depende do primeiro esboço da publicação. Da mesma forma, a equipe não pode lançar a campanha de e-mails até que esta seja delineada. Estabelecer dependências entre tais tarefas ajudará a equipe seguinte a entender quais trabalhos podem ser realizados a cada fase do projeto.

4. Identificar os marcos

Ao contrário da maior parte das tarefas num diagrama de Gantt, os marcos são como pontos fixos no tempo. Considere-os como pontos de verificação que indicam a conclusão de porções significativas do trabalho. Eles são úteis para indicar à equipe o que deve ser priorizado, além de proporcionar oportunidades de comemorar as etapas cumpridas ao serem atingidos.

Dica: é comum que os marcos aconteçam ao fim das fases de um projeto, mas não existe uma regra específica para se criar marcos, pois cada equipe e projeto tem suas particularidades. Veja alguns exemplos de marcos:

• Reuniões

• Aprovações de projetos

• Pontos de início para tarefas

• Verificações intermediárias entre fases

• Pontos de conclusão de fases.

5. Modificar o trabalho à medida que os planos mudam

É inevitável que haja mudanças de planos. E é por isso que o software de diagramas de Gantt deve ter a capacidade de se adaptar às suas necessidades. Busque uma ferramenta que ofereça a opção de arrastar e soltar as tarefas facilmente e que atualize as dependências de forma automática e em tempo real. Dessa maneira, o seu projeto estará sempre em dia, mesmo que os planos mudem.

As vantagens e desvantagens dos diagramas de Gantt

Embora os diagramas de Gantt possam ser úteis, nem sempre esta é a melhor opção para um projeto. Para compreender se esse tipo de diagrama é ideal para você e o seu projeto, ou se seria melhor usar uma visualização de cronograma, veja a seguir algumas considerações antes de criar um diagrama de Gantt.

Vantagens

• Ter um panorama geral do cronograma do projeto: o diagrama de Gantt é um roteiro do seu projeto. Esta ferramenta ajuda a monitorar em que momento um marco deve ser atingido e se o andamento está em dia com a previsão. Por oferecer um panorama geral e rápido, este tipo de diagrama é especialmente útil para ser apresentado à diretoria executiva ou aos clientes.

• Mostrar qual é a relação entre as tarefas: ao adicionar datas de início e de conclusão a cada tarefa e estipular as dependências, é possível visualizar como cada parte do trabalho afeta as demais. Isto ajuda a identificar problemas e resolver conflitos de dependência antes mesmo de começar.

• Aprimorar a gestão de recursos da equipe: ao adicionar um proprietário a cada parte do trabalho, é possível ver quem está fazendo o quê, e quando. Isto permite gerir melhor as cargas de trabalho individuais. Como tudo é planejado sequencialmente, você poderá ver se um colega ou uma equipe tem muito trabalho a fazer, e então reatribuir ou reagendar as tarefas conforme necessário.

Desvantagens

• A configuração é mais demorada: pode levar tempo para configurar um diagrama de Gantt, principalmente se você utilizar uma planilha do Microsoft Excel para tal. Mesmo partindo de um modelo, talvez você precise personalizá-lo para atender às necessidades específicas da sua equipe.

• É difícil gerir o projeto no mesmo local em que ele foi planejado: os diagramas de Gantt tradicionais são mais vantajosos na fase de planejamento de um projeto. Depois de mapear o seu trabalho, você provavelmente terá de recorrer a uma ferramenta ou plataforma diferente para gerir as atividades diárias, o que tornará difícil situar num só lugar todas as informações essenciais da sua equipe.

• Não é simples acrescentar mais detalhes: ao inserir contexto quanto a prazos e colaboradores no diagrama de Gantt de um planejamento de projeto, o seu panorama prático pode se transformar rapidamente numa planilha caótica e confusa.

Alternativas aos diagramas de Gantt tradicionais

Felizmente, existem alternativas aos diagramas de Gantt que também fornecem uma visão abrangente de como todo o seu trabalho se encaixa, sem as limitações típicas de um diagrama de Gantt tradicional que se baseia em planilhas.

Ferramentas melhores para elaborar o seu planejamento

Uma ferramenta de gestão do trabalho ou projetos como a Asana pode ajudar a gerir, coordenar e adicionar detalhes ao seu trabalho no mesmo local em que ele é planejado, além de demandar menos tempo com toda a configuração.

Por exemplo, é possível configurar o planejamento do seu projeto usando o Cronograma da Asana, uma visualização semelhante a um diagrama de Gantt que permite mapear como todas as partes do seu projeto se encaixam. Assim como um diagrama de Gantt, o Cronograma mostra quando cada etapa acontecerá, qual será a sua duração e quem será o responsável. Por outro lado, diferente de um diagrama de Gantt, é fácil configurar e gerir o Cronograma, e a sua equipe ainda pode colaborar no trabalho no mesmo local em que ele foi planejado.

Outros tipos de gestão visual de projetos

Dependendo do tipo de trabalho a gerir, um calendário ou um quadro Kanban funcionaria como uma alternativa mais leve e mais rápida de configurar a visualização do planejamento do seu projeto como um cronograma. Com a Asana, também é possível alternar entre as visualizações de projetos. Visualize qualquer projeto em um cronograma, lista, quadro ou calendário, e permita à sua equipe ver o trabalho da maneira que preferir. Você pode testar todas essas visualizações com uma avaliação gratuita do plano Premium.

Planeje projetos de modo profissional com a Asana

Quer se escolha usar um diagrama de Gantt ou uma alternativa semelhante, é fundamental para qualquer equipe conseguir visualizar o planejamento do projeto — seja você gestor de projetos ou não. Isso permite mostrar como todas as partes do projeto se encaixam, compartilhá-lo com a equipe e ajustar os planos de acordo com o andamento dos trabalhos para garantir que tudo permaneça em dia.

Mapeie o planejamento do seu projeto e veja como todas as peças se encaixam com a Asana.