O que se entende por entregável na gestão de projetos?

Todos os projetos têm um objetivo. Mesmo que você esteja apenas fazendo algumas atualizações no seu site ou construindo a próxima Torre Eiffel, você e a sua equipe estão trabalhando rumo a uma meta. No fim das contas, realizar um projeto com êxito significa ter algo para apresentar ao final do cronograma do projeto, e isso pode ser tangível, como um novo produto ou e-book, ou intangível, como a diminuição da evasão dos clientes ou o aumento da pontuação de NPS.

A finalidade do seu trabalho é o que se entende por entregável. Conhecer os próprios entregáveis e informá-los com clareza à sua equipe e aos participantes do projeto pode ajudar você a atingir os objetivos do projeto. Neste artigo, vamos abordar tudo o que você precisa saber para identificar, definir e atingir os seus entregáveis de projeto.

O que são entregáveis de projeto?

Os entregáveis de projeto são o resultado que se espera obter ao fim do projeto. Os entregáveis podem ser qualquer coisa: um novo produto, uma campanha de marketing, uma atualização de recurso, uma apresentação de vendas, uma diminuição de cancelamentos ou um aumento da pontuação no NPS. O seu projeto pode contemplar um ou mais entregáveis, portanto, identificar com clareza a finalidade do trabalho pode ajudar a equipe a manter a sintonia e priorizar tarefas a fim de realizar os trabalhos mais importantes.

Caso tenha pouca experiência em matéria de gestão de projetos, você talvez tenha ouvido falar em alguns outros termos semelhantes a entregáveis de projeto. Veja uma comparação:

Entregáveis ou objetivos do projeto

Os seus objetivos do projeto vão ajudar a definir os entregáveis do seu projeto. Trata-se, porém, de um elemento mais amplo que os entregáveis. Ao definir os seus objetivos do projeto, você também capta os benefícios e resultados que se esperam daqueles entregáveis, especialmente por estarem relacionados ao esquema de metas e objetivos de negócio mais abrangente do seu projeto.

Exemplo de objetivo de projeto: aumentar a segurança da empresa adicionando um início de sessão único (SSO) e autenticação de dois fatores.

Exemplo de entregável: introduzir em toda a empresa um novo serviço de início de sessão único.

Entregáveis ou marcos de projeto

Os marcos são pontos de verificação que você espera cruzar no seu projeto. Eles representam a realização de um importante conjunto de trabalho, mas acontecem durante o seu projeto, e não ao fim dele. Imagine os marcos de projeto como elementos fundamentais que ajudam a atingir os entregáveis do projeto.

Exemplo de entregável: lançamento de uma nova campanha de marketing para promover a marca com anúncios pagos em redes sociais, no YouTube e em mídia impressa.

Exemplo de marco de projeto: contratação de uma agência para a produção de conteúdo publicitário.

Dois tipos de entregáveis

A fim de cumprir com os entregáveis, é importante saber quais são eles. Isso afetará o modo como se formata e se finaliza o entregável quando o projeto for concluído. Há dois tipos de entregáveis, e a natureza do projeto no qual você está trabalhando determinará o tipo de entregável.

Entregável externo

É isso que você provavelmente imagina quando ouve falar em “entregável de projeto”. Os entregáveis externos são tudo o que você produz para os clientes, como, por exemplo, um produto ou recurso novo, uma rede social ou uma campanha de marketing, ou, ainda, uma apresentação de vendas. Os entregáveis externos ajudarão a ganhar ou manter a sua clientela.

Entregáveis internos

Um entregável interno, como o nome sugere, é algo que beneficia a sua empresa, mas não afeta diretamente os seus clientes. Isso inclui coisas como um curso de treinamento da empresa ou um relatório de orçamento trimestral. Se o usuário final do projeto for a sua empresa, então é provável que você esteja trabalhando em um entregável interno.

5 dicas para gerir e acompanhar entregáveis de projeto

1. Defina os seus entregáveis com clareza

Antes de poder atingir os entregáveis de projeto, você precisa identificá-los. Tente criar os entregáveis ao desenvolver o plano do projeto e definir os objetivos dele. Desse modo, a sua equipe ganha uma noção clara da finalidade do seu trabalho desde o princípio, bem como um roteiro definido sobre como alcançar o resultado proposto.

Para definir os entregáveis de projeto, comece se fazer estas perguntas:

• O que o projeto está procurando atingir?

• Como seria ter êxito neste projeto?

• Trabalharemos com entregáveis internos ou externos?

• Qual é o o resultado que desejamos apresentar para o cliente externo ou a equipe interna?

2. Compartilhe os entregáveis com os participantes essenciais

Conhecer os entregáveis do seu projeto não ajudará muito se você não contar com a adesão dos participantes essenciais. Comunique os seus entregáveis com eficácia e frequência aos participantes essenciais, para que todos fiquem a par deles. Caso ainda não tenha feito isso, compartilhe os seus planos de projeto com eles, desse modo os participantes poderão acessar as informações mais importantes sobre o seu projeto.

3. Coordene o trabalho com ferramentas de gestão de projetos visuais

A fim de atingir os seus entregáveis de projeto, você precisa acompanhar bem o trabalho da sua equipe para saber exatamente quem está encarregado do quê. Para isso, é preciso ter um ponto central de informação. Com um software de gestão de projeto, a sua equipe inteira conta com um meio para acompanhar e realizar o trabalho, e todos ficam sabendo exatamente quem está fazendo o quê e quando. Desse modo, você pode compartilhar o objetivo do projeto e acompanhar o trabalho da sua equipe em tempo real.

Há três principais tipos de gestão de projetos visual:

• Os quadros Kanban ajudam a visualizar o trabalho à medida que percorre as diversas etapas. Em um quadro Kanban, o trabalho aparece em um quadro de projeto organizado em colunas. As tarefas individuais, que são representadas por cartões visuais no quadro, podem ser movidas de uma coluna a outra, até que sejam concluídas. Os quadros Kanban oferecem uma perspectiva rápida do seu progresso rumo aos entregáveis do projeto com base no estágio de cada tarefa individual disposta no quadro Kanban.

• Para exibir o progresso em um cronograma, use os diagramas de Gantt. Trata-se de um modo de visualização em diagrama de barras, onde as tarefas são representadas como barras horizontais no diagrama de barra. Desse modo, pode-se ver não apenas o prazo de uma tarefa, como também a duração estimada para a conclusão dela. Monitore processos complexos, como lançamentos de produto ou planejamento de eventos, com os diagramas de Gantt. Em geral, o software para diagramas de Gantt também permite que você visualize os marcos do projeto de modo mais eficiente. Com um diagrama de Gantt, você pode acompanhar o ponto exato dos trabalhos no cronograma do seu projeto e ver como avançam em direção aos seus entregáveis.

• Use um calendário de projeto para exibir o mês inteiro em um modo de visualização central. Como o nome já diz, um calendário de projeto lembra um calendário tradicional, e você pode arrastar e soltar tarefas na data de conclusão correta. Os calendários de projeto são ótimos para acompanhar a produção mensal, a exemplo do calendário editorial ou do calendário de conteúdo para mídias sociais. Esse tipo de gestão de projetos visual pode ajudar a assegurar que você cumpra todas as suas importantes tarefas do dia e, assim, consiga atingir os entregáveis ao fim do cronograma do projeto.

4. Mantenha a sua equipe em dia com relatórios de status

Um relatório de status do projeto consiste em uma atualização em tempo hábil com informações de alto nível sobre o seu progresso em relação aos entregáveis do projeto. Desse modo, você e a sua equipe ficam sabendo se estão em dia com os entregáveis e, se houver algum problema, você pode corrigi-lo antes que seja tarde demais, em vez de chegar ao fim do prazo do projeto e ter que correr para conseguir concluir os entregáveis.

Na Asana, recomendamos o envio de relatórios uma vez por semana ou duas vezes por mês para manter a equipe em sintonia em relação aos objetivos e entregáveis do projeto. Os relatórios de status do projeto também são ótimos para compartilhar uma visão geral com os participantes do projeto que talvez não estejam acompanhando o dia a dia do trabalho.

Compartilhar uma atualização de status do projeto no mesmo lugar onde se monitora o trabalho é a melhor opção. Em vez de perder tempo coletando manualmente dados de várias fontes, busque uma ferramenta de gestão do trabalho que ofereça recursos para gerar relatórios e informar o status, desse modo você pode obter uma perspectiva em tempo real com apenas um clique.

5. Mensure o sucesso ao concluir o projeto

Mesmo após cumprir com os entregáveis, é importante coletar métricas e avaliar o êxito do seu projeto em geral. Por acaso você atingiu os entregáveis, mas excedeu o cronograma do projeto? Ou atingiu facilmente os entregáveis e sobrou tempo e recursos? Caso tenha trabalhado em um entregável externo, como reagiram os demais envolvidos externos? Tire algum tempo para conversar com a sua equipe de projeto e incorporar os aprendizados na próxima vez que se tiver que criar e gerir entregáveis de projeto.

Antes de colocar no papel os entregáveis do seu projeto, confira estes exemplos

Os entregáveis que você cria vão depender dos objetivos e do plano do projeto. Os entregáveis devem se adequar razoavelmente ao escopo do seu projeto. Em outras palavras, não tente entregar algo que você jamais conseguirá cumprir nos termos do cronograma do projeto ou com os recursos à sua disposição. Colocar no papel um ótimo entregável pode ajudar você a montar um projeto bem-sucedido e atingir as suas metas. Veja a seguir alguns dos projetos mais frequentes e entregáveis realistas para cada um.

Planejamento de campanhas de marketing

• Tipo de entregável: entregável externo.

• Exemplo de entregável externo: um vídeo de 60 segundos gravado ao vivo e feito para o YouTube.

Plano de vendas

• Tipo de entregável: entregável interno.

• Exemplo de entregável interno: um planejamento de vendas e operações robusto que detalha estratégias de vendas inbound e outbound, metas de receita, clientes-alvo e ferramentas de vendas para o ano fiscal de 2022.

Planejamento de teste de usabilidade

• Tipo de entregável: entregável externo.

• Exemplo de entregável externo: sessão de teste de usabilidade completa com ao menos 20 participantes em 4 de agosto.

Lançamento de marketing de produto

• Tipo de entregável: entregável externo.

• Exemplo de entregável externo: promoção de um novo produto por meio de redes sociais, Web e relações públicas.

Planejamento de evento da empresa

• Tipo de entregável: entregável interno.

• Exemplo de entregável interno: festa virtual de recesso da empresa em 18 de dezembro.

Como a Deputy melhora o alinhamento da empresa com a ajuda da Asana

A Deputy simplifica o planejamento da força de trabalho para as empresas ao viabilizar que elas criem listas de expediente e monitorem as horas de trabalho. Além disso, os funcionários também se beneficiam de um aplicativo que lhes permite fazer o registro do horário e a troca de turnos. Organizações de todos os tamanhos, de empresas de pequeno e médio porte a grandes empresas, usam a Deputy, incluindo Amazon, Aesop, Nike, Messina e Reliant Healthcare.

A gestão de tecnologia em grande escala é complexa em boa parte do tempo, e quando não se dispõe de padronização as coisas podem sair do controle. Na Deputy, as equipes usavam diversas ferramentas de trabalho, o que ocasionava isolamento das informações, problemas de comunicação e perda de dados. Essas ineficiências reduziam a transparência dos projetos e entregáveis em toda a empresa.

A Deputy resolveu esse problema consolidando todas as suas ferramentas de gestão da força de trabalho. Apenas uma ferramenta seria utilizada na empresa, a fim de facilitar a colaboração e aumentar a transparência em toda a organização. A Deputy escolheu a Asana porque atendemos às necessidades da empresa e oferecemos a melhor experiência do usuário.

É um alívio ter cada coisa no seu devido lugar. A Asana facilita muito o nosso trabalho de assegurar que todos sigamos na mesma direção.”

A Asana passou a ser amplamente utilizada na Deputy por diversos departamentos:

• O Marketing usa os Formulários da Asana para recebimento de pedidos e faz a gestão de todas as campanhas na plataforma. Isso facilitou muito a colaboração dentro da equipe.

• O Suporte ao cliente monitora a elaboração de artigos para a Central de ajuda da Deputy, a fim de assegurar que todos os temas sejam abordados de forma abrangente.

• O Sucesso do cliente faz a gestão das implementações do cliente na Asana para deixar bem claros os cronogramas e responsabilidades.

• Finanças e outras equipes da empresa confiam na plataforma para gerir projetos grandes e atividades recorrentes, como o fechamento do mês.

• O escritório de gestão de projetos monitora projetos grandes, como esforços de conformidade e realocações de escritório. As tarefas da Asana asseguram que nenhum detalhe passe despercebido.

• A engenharia corporativa planeja os sprints mensais e semestrais na Asana. A ferramenta é também usada para a gestão de projetos como a implementação do Zendesk para a equipe de Suporte ao cliente.

No geral, a Asana criou uma única fonte de conhecimento que viabilizou a transparência no trabalho em toda a empresa e assegurou que todos os departamentos sigam na mesma direção. Além disso, a visibilidade aprimorada nos projetos e entregáveis aumentou a confiança, que é especialmente importante no ambiente de trabalho remoto atual, no qual 59% dos funcionários trabalham em horários diferentes.

Com a Asana, os membros da equipe podem ver facilmente e em tempo real as tarefas em que cada um está trabalhando e o prazo esperado para a conclusão dos entregáveis. Ao terminar o trabalho, tudo o que um funcionário precisa fazer é marcar o entregável como concluído para que a pessoa certa seja notificada, já não sendo preciso enviar um e-mail. Isso ajudou a impulsionar a eficiência em toda a organização porque as responsabilidades, os entregáveis e os prazos são evidentes.

Para saber mais sobre como a equipe da Deputy utiliza a Asana por toda a empresa, leia o estudo de caso completo.

Atinja os entregáveis em cada projeto

Atingir o que desejamos causa uma sensação boa, e cumprir com os entregáveis de projeto não poderia ser diferente. No fim das contas, atingir os entregáveis de projeto se resume a definir e comunicar objetivos claros, para depois acompanhar essas metas durante o andamento do projeto. Para dar à equipe clareza e visibilidade no trabalho, experimente uma ferramenta de gestão do trabalho.

A Asana é uma ferramenta de gestão do trabalho projetada para ajudar as equipes a manter a sintonia, cumprir os prazos e atingir as suas metas. Saiba mais sobre a Asana.