Início do projeto: o primeiro passo rumo ao sucesso na gestão de projetos

“Vamos começar lá do início, que é um bom momento para começar.” (“Let’s start at the very beginning, a very good place to start.”) 

Este não é o lugar mais adequado para cantar do-ré-mi com os Alpes austríacos ao fundo, mas o sábio conselho de Julie Andrews aplica-se tanto à música quanto à gestão de projetos. Um bom início cria a base necessária para o sucesso da gestão de projetos. E o início do projeto permite verificar todos os itens necessários antes do pontapé inicial.   

O que é o início do projeto?

É o primeiro passo, quando se dá a partida em um novo projeto. Durante a fase de início são definidas as razões para a realização do projeto e que valor agregado aportará. Essas informações podem então ser usadas para conseguir a adesão dos principais participantes. 

O termo “início do projeto” se origina de um modelo de cinco fases criado pelo Project Management Institute (PMI). O PMI descreve esse modelo no Guia de Conhecimentos sobre Gestão de Projetos, também conhecido como Guia PMBOK®. O modelo divide o ciclo de vida dos projetos nestes cinco estágios: 

• Início do projeto: definir o seu projeto de maneira geral e obter a adesão dos participantes.

• Planejamento do projeto: criar metas detalhadas e um roteiro para o projeto.

• Execução do projeto: lançar o projeto usando as informações das duas primeiras etapas.

• Desempenho do projeto: medir a eficácia com os indicadores-chave de desempenho (KPIs). 

• Encerramento do projeto: realizar uma recapitulação com os participantes. 

Início de projetos vs. planejamento de projetos

Durante a fase de início do projeto, você faz a definição deste em termos gerais para demonstrar o seu valor para o negócio. Quando obtiver a adesão dos principais participantes e demonstrar que o projeto é viável, você deve passar para a fase de planejamento. Este é o momento para detalhar os objetivos específicos, os entregáveis e o o roteiro do projeto. Veja o processo desta maneira: você deve fornecer informação suficiente para conseguir a aprovação durante a fase de início e, em seguida, dedicar o tempo necessário ao planejamento dos detalhes do projeto. 

Por que a fase de início dos projetos é importante? 

É empolgante começar um novo projeto, mas é crucial certificar-se de que a iniciativa irá agregar valor antes de se dedicar à fase de planejamento. Este é o momento em que o início do projeto entra em cena, fornecendo uma abordagem estruturada para demonstrar o caso de negócio do projeto e a viabilidade do trabalho que será realizado. O início do projeto também assegura a inclusão oportuna dos participantes para garantir os recursos essenciais, obter visibilidade para o projeto e evitar obstáculos onerosos ao longo do caminho. 

O processo de início do projeto: quatro passos para começar

Então, você teve uma grande ideia para um novo projeto, mas, e agora? A seguir, mostramos como abordar esta primeira fase da gestão de projetos e construir uma base sólida para a próxima grande iniciativa.

1. Crie um termo de abertura ou um caso de negócios para o projeto

A necessidade do projeto, assim como os benefícios trazidos por ele, são demonstrados nesta primeira etapa. Esta ação pode ser realizada por meio de um termo de abertura de projeto ou de um caso de negócios. Os dois documentos se baseiam na mesma ideia fundamental, sendo ambos usados para descrever os principais detalhes do projeto e apresentar a iniciativa aos participantes. A principal diferença entre eles é o escopo. É possível usar um termo de abertura do projeto para iniciativas menores, e o caso de negócios para projetos maiores que demandam maior volume de recursos. Por exemplo, você pode criar um termo de abertura de projeto para redesenhar a página inicial da empresa, e um caso de negócios para a reformulação completa da marca em toda a empresa.

Independente de usar um termo de abertura de projeto ou um caso de negócios, esta é a oportunidade de demonstrar como o projeto irá agregar valor ao negócio e apresentar a necessidade de recursos específicos como orçamento, equipamentos e membros de equipe. A seguir, apresentamos de maneira geral os itens normalmente incluídos nestes dois documentos: 

Termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto demonstra a sua importância, no que ele implica e quem trabalhará nele, por meio dos seguintes elementos: 

•  Por quê: as metas e o propósito do projeto.

• O quê: o escopo do projeto, incluindo uma descrição do seu orçamento.

• Quem: principais participantes, patrocinadores e membros da equipe do projeto.

Caso de negócios

Um caso de negócios inclui todos os componentes do termo de abertura de projeto, além destes elementos adicionais: 

• Uma análise financeira abrangente, que inclui uma estimativa do retorno sobre o investimento (ROI) trazido pelo projeto. 

• Uma análise de riscos e um plano de gestão de riscos do projeto.

• Um plano de ação que inclui o processo de tomada de decisões (tal como um gráfico RACI), um plano de comunicação, e os passos que serão tomados no caso de aprovação do seu caso de negócios. 

2. Identificar os principais participantes e apresentar o projeto

Em seguida, determine quem deve aprovar o termo de abertura do projeto ou o caso de negócios, incluindo os principais participantes com opiniões relevantes em relação ao resultado do projeto. Os participantes incluem, por exemplo, os líderes executivos, as equipes multidisciplinares e os patrocinadores do projeto aos quais se pedem orçamento e recursos. Se não tiver certeza de quem são os principais participantes, faça-se as seguintes perguntas: 

• Quem deve aprovar o meu projeto? 

• Quem fornecerá recursos para o projeto? 

• Quem pode influenciar o projeto? 

Também é possível criar uma análise dos participantes do projeto para se certificar de não esquecer nenhum participante importante. Esta metodologia divide os participantes em quatro grupos principais: os que têm grande influência e interesse, os que têm grande influência e pouco interesse, os que têm pequena influência e muito interesse e os que têm pequena influência e pouco interesse. Todos aqueles incluídos no primeiro grupo (grande influência e muito interesse) são fortes candidatos a participantes principais, de quem se deve obter a aprovação do projeto durante a fase de início. 

Além dos principais participantes, este é um bom momento para identificar outros indivíduos que possam estar interessados ou ser afetados pelo seu projeto. Embora essas pessoas não precisem aprovar a iniciativa de maneira oficial, pode ser útil dar-lhes informações antecipadas, especialmente se o projeto impactar o trabalho delas, pois também podem contribuir por meio de insights ou recursos.  

Obter a adesão dos participantes durante a fase de início ajuda a garantir a aprovação, o apoio e os recursos, mas também aumenta a visibilidade do projeto e previne a ocorrência de obstáculos onerosos em fases posteriores do ciclo de vida do projeto. 

3. Realize um estudo de viabilidade

Nesta etapa, você já apresentou o projeto, demonstrando que ele agrega valor e se encaixa no plano estratégico geral da empresa. Agora, é o momento de realizar um estudo de viabilidade para confirmar a possibilidade de execução do projeto com os recursos disponíveis. 

Para resumir, um estudo de viabilidade avalia as possibilidades de sucesso do projeto respondendo às seguintes perguntas: 

1. A equipe tem os recursos necessários para realizar este projeto?

2. Este projeto terá suficiente retorno sobre o investimento (ROI) para valer a pena executá-lo? 

Se a resposta for positiva para ambas as questões, você terá uma justificativa robusta para continuar com o projeto. Se o estudo de viabilidade concluir que não se tem orçamento ou recursos suficientes, você terá mais embasamento para voltar a falar com os participantes e solicitar mais recursos. E se o ROI não for satisfatório, é possível usar estes dados para melhorar o planejamento do projeto ou buscar uma oportunidade completamente diferente. 

Todos os projetos precisam de um estudo de viabilidade? 

Os estudos de viabilidade são geralmente usados em projetos maiores que exigem grandes volumes de recursos da empresa. Pode não ser necessário realizar um em projetos menores com pouco impacto de longo prazo. Esse passo pode ser dispensado se já foram executados projetos similares no passado, se a concorrência demostrou sucesso com iniciativas semelhantes, ou ainda se foram realizados estudos de viabilidade similares nos últimos três anos. Tenha em mente que um estudo de viabilidade requer tempo e recursos para a sua conclusão, portanto, certifique-se da sua necessidade antes de se dedicar a ele. 

4. Reúna a equipe e as ferramentas

Após a aprovação do projeto e a demonstração da sua viabilidade, você pode dar início à organização da equipe, do espaço de trabalho e das ferramentas. Aqui estão alguns conselhos para começar: 

• Uma boa equipe é muito importante para o sucesso do seu projeto, e encontrar as pessoas que tenham as experiências e habilidades corretas pode demorar. É uma boa ideia iniciar esse processo tão logo o projeto seja aprovado, principalmente se for necessário contratar novos profissionais ou integrar fornecedores. Dependendo dos procedimentos da empresa, pode ser necessário enviar com antecedência os pedidos de reatribuição de funcionários para o seu projeto. 

• Pense em como pretende organizar a estrutura da equipe. Por exemplo, você prefere uma estrutura hierárquica simples com os seus membros subordinados a um único líder, ou é melhor dividir a equipe por região geográfica?

• O local onde você trabalha pode influenciar o seu trabalho. Caso esteja planejando gerir o projeto à distância, certifique-se de que esteja disponível a infraestrutura necessária à gestão de uma equipe virtual. Caso a equipe trabalhe presencialmente, leve em conta que pode ser preciso requisitar o espaço necessário em escritório muito antes da reunião de início do projeto. 

• Selecione as ferramentas certas. Pense em como a equipe trabalhará junta nas tarefas diárias. Por exemplo, a equipe usará e-mails, Google Docs ou um software de gestão de projetos mais robusto? Pense na possibilidade de usar uma ferramenta como a Asana, que permite a centralização da comunicação da equipe em um único lugar, a atribuição de tarefas com responsáveis e datas de conclusão definidas claramente e a organização simplificada dos projetos, tudo isso cuidadosamente ajustado às necessidades da equipe.

A seguir: planejamento do projeto

A fase de início do projeto permite-lhe construir uma base sólida para os projetos. Ela assegura a demonstração da necessidade do projeto para o negócio, garante as aprovações necessárias, confirma a viabilidade do trabalho e ajuda a dar início à montagem da equipe. 

Ao final desta fase, você poderá finalizar os detalhes do planejamento do projeto e determinar os objetivos, os entregáveis, os marcos e o roteiro específicos do projeto. Desejamos que o seu planejamento transcorra tranquilamente, resultando em grandes inícios (e sucessos) nos seus projetos futuros.