O que é uma análise das partes interessadas e por que ela é importante?

Imagine que o seu projeto é um filme indicado ao Oscar. Ele ganhou o prêmio, e agora está na hora do grande discurso de aceitação. A quem você agradeceria?

Na gestão de projetos, essas pessoas seriam as partes interessadas no seu projeto, pessoas que tiveram uma parte a cumprir no projeto e que, de alguma forma, ajudaram a que se obtivesse êxito. Os principais interessados do projeto podem ser as pessoas que realizam o trabalho, as que o aprovam ou mesmo os destinatários do trabalho em questão, mas todos eles são importantes.

Acredite se quiser, mas identificar as partes interessadas de um projeto pode ser mais difícil do que escrever um discurso de aceitação de Oscar. É aí que entra o mapa de análise das partes interessadas. Com ele, é possível identificar e administrar os principais interessados no projeto. Neste artigo, explicaremos como criar um mapa de análise das partes interessadas para aumentar o impacto do projeto. Leia a seguir.

O que se entende por parte interessada na gestão de projetos?

As partes interessadas no projeto são as pessoas que podem afetar ou ser afetadas pelo projeto em desenvolvimento, e podem vir de qualquer âmbito da organização, desde contribuidores individuais até diretores executivos; desde que estejam envolvidos no projeto, todos são importantes. Mesmo que um dos principais interessados não esteja diretamente envolvido no dia a dia do projeto, ainda assim poderá ser afetado pelos resultados.

O que é um mapa de análise das partes interessadas?

Um mapa de análise das partes interessadas é uma forma de identificar os principais interessados num projeto e o impacto que podem ter no projeto com base em dois aspectos: interesse e impacto das partes interessadas. Mapear os principais interessados pode ajudar a compreender quais deles têm um impacto maior ou menor no seu projeto, bem como os que têm um interesse maior ou menor no projeto. Isso lhe permite comunicar-se eficazmente com todos os participantes do seu projeto da forma mais conveniente para cada um deles.

O que é a gestão de partes interessadas?

Após a criação do mapa, a gestão de partes interessadas é o processo de comunicar-se com os principais interessados do projeto. Com ele, é possível saber quais informações devem ser compartilhadas com cada interessado no momento mais adequado, seja na forma de atualizações de tarefas, relatórios periódicos de status do projeto ou panoramas mais abrangentes do programa.

Boa parte da gestão de partes interessadas de um projeto consiste em criar um plano de comunicação. Como parte do seu plano de comunicação, esclareça qual canal (e-mail, mensagens instantâneas, plataforma de gestão do trabalho) os interessados devem utilizar e em que ocasião, além de definir com que frequência os diferentes detalhes serão transmitidos e quem será responsável por cada um dos canais.

Como identificar as partes interessadas num projeto

De um ponto de vista mais amplo, quase todos podem ser afetados pelos resultados do seu projeto. Porém, na gestão de projetos, as partes interessadas no seu projeto são as pessoas que estão de alguma forma envolvidas no seu processo de tomada de decisões. Podem ser interessados importantes, como os que aprovam os entregáveis do projeto, ou membros da equipe que realizam o trabalho que leva do ponto A ao ponto B. Os membros do seu público-alvo também são partes interessadas no projeto, pois são os mais afetados pelas decisões tomadas.

Basicamente, podemos identificar as partes interessadas no projeto com uma simples pergunta: “O trabalho que estou realizando afetará essa pessoa?” Em caso afirmativo, é muito provável que esse indivíduo seja uma parte interessada no projeto.

Vale ressaltar que nem todos os afetados pelo projeto poderão decidir como ele será desenvolvido. Os principais interessados, como os que abordaremos neste artigo, são os que decidem os resultados do projeto. Saber quem eles são pode ajudar a fortalecer as relações entre todos e obter a adesão das pessoas que mais importam.

Os dois tipos de parte interessada que podem ser encontrados num projeto

Em geral, existem dois tipos de parte interessada no projeto: os participantes internos e os externos. Os internos são os mais óbvios quando se considera quem seriam os principais interessados. Eles incluem qualquer pessoa que trabalhe na sua empresa, desde subordinados diretos a líderes executivos, e que esteja envolvida no projeto. Por outro lado, os interessados externos são qualquer pessoa de fora da sua organização. Podem ser clientes, uma agência ou empreiteira, usuários, investidores, fornecedores ou qualquer outro contribuidor externo.

Tipos de parte interessada interna

• Gestor do projeto;

• Membros da equipe do projeto;

• Gestor do portfólio de projetos ou gerente de programas;

• Patrocinador do projeto, se houver;

• Líderes executivos;

• Outras equipes multidisciplinares internas.

Tipos de parte interessada externa

• Clientes;

• Empreiteiras;

• Subempreiteiras;

• Usuários;

• Investidores;

• Fornecedores.

Os benefícios de realizar uma análise de partes interessadas

Os principais interessados mais motivados contribuem muito para o projeto. Durante a fase de planejamento, as partes interessadas são os seus guias para entender aonde o projeto deve chegar. As partes interessadas internas podem apoiar o desenvolvimento de um orçamento ou plano de gestão de recursos para o projeto. Saber quem são as partes interessadas externas pode ajudar a definir o escopo e os objetivos do projeto. Então, quando o projeto estiver em andamento, um bom interessado no projeto pode prestar suporte, ajudar quando as coisas derem errado e manter a equipe motivada.

Compreender claramente quem são as partes interessadas num projeto pode ajudar a obter a adesão delas e executar o projeto mais eficazmente. Além disso, a análise de partes interessadas pode ajudar a:

• Obter mais suporte e recursos.

• Aumentar a visibilidade do projeto, principalmente para os principais interessados de nível executivo.

• Evitar obstáculos onerosos durante o ciclo do projeto.

• Comunicar-se pelos canais certos e no momento mais adequado.

• Compartilhar as informações certas com os principais interessados.

Como criar o mapa de análise de partes interessadas em quatro passos

Identificar e gerir os principais interessados de um projeto é uma ótima forma de assegurar o seu sucesso. Quando se incluem num projeto os principais interessados nele, estes dão um apoio que pode vir a ser crucial durante o ciclo de vida do projeto. De outra maneira, sem partes interessadas que deem esse apoio, você pode ter de definir ou corrigir as expectativas dos participantes a meio do projeto, o que pode resultar em mudanças e riscos desnecessários ao projeto. Para evitar isso, veja estes quatro passos a serem seguidos para criar um mapa de análise de partes interessadas eficaz.

Passo 1: identificar os principais interessados

Antes de poder gerir as expectativas dos principais interessados, é necessário saber primeiro quem eles são. Certifique-se de levar em consideração tanto os participantes internos quanto os externos. Para descobrir quem são os principais interessados de um projeto, pergunte-se:

• Quem se importa com o projeto?

• Quem será afetado pelo projeto?

• Quem pode influenciar o projeto?

• Quem pode aprovar/rejeitar o projeto?

Caso precise de ajuda para monitorar os principais interessados, considere criar um gráfico RACI ou listagem de participantes para monitorar quem é cada um deles, a importância da sua participação e qual será o seu impacto no projeto. Antes de passar à segunda etapa, faça uma última verificação. Pergunte-se:

• Existe algum outro participante interno de quem eu deva estar ciente, como um gestor de recursos ou um gestor de portfólio de projetos?

• Incluí todos os principais líderes e gestores do projeto?

• Existe algum participante externo que eu não tenha incluído, mas que pode ser afetado pelos resultados do projeto?

Passo 2: determinar os níveis de influência e interesse dos principais interessados

Um engajamento forte dos principais interessados pode ajudar o seu projeto a deslanchar. A melhor forma de assegurar um alto nível de engajamento é criando um mapa de partes interessadas que delineie claramente os níveis de influência e interesse de cada um dos principais interessados. Essa grade, às vezes chamada de grade de poder/interesse ou de matriz de interesse, é a melhor forma de visualizar os quatro principais grupos de partes interessadas.

Os quatro principais grupos de partes interessadas são:

• Muita influência e muito interesse. É provável que estes sejam os aprovadores e patrocinadores do projeto. Externamente, também podem ser parceiros ou clientes importantes. Certifique-se de consultar esses participantes periodicamente, mantendo as expectativas alinhadas de ambos os lados. Durante o andamento do projeto, lembre-se de colaborar ativamente com essas partes interessadas, que podem ser consideradas os principais agentes dentro da sua equipe de participantes.

• Muita influência e pouco interesse. Estas são pessoas que podem bloquear ou apoiar o seu projeto, mas que provavelmente não estão interessadas nisso. Podem ser parceiros ou líderes executivos de outros departamentos da empresa. Certifique-se de que essas partes interessadas estejam cientes dos aspectos básicos do seu projeto e peça aos participantes de muita influência e muito interesse que ajudem a conduzir o relacionamento, se necessário. Lembre-se de que, mesmo que sejam participantes de muita influência e pouco interesse, o trabalho deles pode ser afetado pelo seu, e é melhor que isso não surja como uma surpresa inesperada. Durante o andamento do projeto, mantenha tais participantes informados com dados gerais para que vejam como satisfatório e benéfico o avanço do projeto.

• Pouca influência e muito interesse. É provável que não precise obter a aprovação deste grupo de partes interessadas, principalmente para os detalhes iniciais do projeto. É mais importante envolvê-los no Passo 4. Durante o andamento do projeto, mantenha-os informados.

• Pouca influência e pouco interesse. Trata-se de partes interessadas secundárias. Dependendo das dimensões e da complexidade do seu trabalho, pode ser uma boa ideia envolvê-los semiperiodicamente nos relatórios de status do projeto ou só ao fim do projeto. No entanto, certifique-se de consultá-los durante o andamento do projeto para saber se gostariam de envolver-se mais.

Passo 3: entender as necessidades das partes interessadas

É compreensível que algumas partes interessadas discordem de certos elementos do projeto. O gestor do projeto é responsável por entender as necessidades e pontos de vista dos participantes, e chegar a uma solução que não afete negativamente o sucesso do projeto. Não é sua obrigação fazer tudo o que as partes interessadas no projeto pedirem, mas, ainda assim, devem ser ouvidas, e suas necessidades precisam ser entendidas.

Às vezes, alguém que parece ser um “participante difícil” só tem prioridades diferentes das suas. Pode ser que o seu trabalho esteja atrapalhando o trabalho dessa parte interessada. Ao fazer um esforço para ver as coisas desde a sua perspectiva, será mais fácil encontrar uma solução para que ninguém saia prejudicado dessa experiência.

Se estiver em dúvida, coloque-se no lugar da outra pessoa. Pergunte-se:

• Do que ela precisa?

• Que nível de comunicação ela prefere?

• Qual é a estratégia de comunicação mais eficaz?

• Essa parte interessada está sendo influenciada por alguém ou por alguma coisa?

• Como identificar com precisão os interesses das partes interessadas?

Passo 4: manter as partes interessadas envolvidas

Após identificar os participantes e considerar as suas necessidades, certifique-se de convidá-los para as sessões de planejamento do projeto e para a reunião inicial, caso haja. Os principais interessados também precisam aprovar o termo de abertura do projeto, o planejamento do projeto, os objetivos do projeto e o escopo do projeto.

Com o projeto já em andamento, certifique-se de atualizar quaisquer participantes relevantes sobre as alterações e o progresso. Além de aumentar a visibilidade, documentar os processos com antecedência reduz o risco de qualquer falha de comunicação no futuro.

Embora seja bom convidar partes interessadas de distintas proveniências, certifique-se de priorizar os principais. Não é necessário obter a aprovação de todos para tudo. Se estiver em dúvida, consulte o mapa de análise de partes interessadas para identificar quem precisa ser envolvido.

Pode ser que você se reúna regularmente com alguns participantes (as partes interessadas de muita influência e muito interesse, por exemplo) para debater o projeto e lidar com quaisquer desafios inesperados. Porém, para manter os demais interessados engajados, envie-lhes atualizações de status do projeto periódicas sobre marcos recém-atingidos, bem como sobre quaisquer obstáculos e próximos passos. Recomendamos enviar uma atualização a cada duas semanas ou com mais frequência, caso esteja gerindo uma iniciativa complexa.

Armadilhas comuns ao mapeamento de partes interessadas

Não existe uma solução perfeita para a comunicação com as partes interessadas, mas estas são as armadilhas mais comum que surgem e algumas formas de evitá-las:

Falta de limites

• Problema: partes interessadas que querem participar muito ativamente no projeto estão causando um desvio de escopo.

• Solução: implementar um processo de controle de mudanças.

Às vezes, partes interessadas que querem participar de maneira intensa podem ter um impacto negativo. Depois de passar tanto tempo planejando o seu projeto e definindo os entregáveis, se surgirem participantes com sugestões de novos entregáveis, atualizações do cronograma ou ajustes de orçamento, o seu projeto pode sair dos trilhos.

A melhor forma de definir limites para essas partes interessadas é implementar um processo de controle de mudanças. Quando um processo de proposta, revisão e aceitação de alterações do escopo do projeto é criado, é possível manter o projeto dinâmico e atualizado sem se preocupar com possível desvios de escopo. Um processo de controle de mudanças é composto por quatro elementos:

1. Os participantes do projeto apresentam uma solicitação de alteração.

2. Os principais interessados revisam a solicitação.

3. A alteração é aprovada, rejeitada ou adiada.

4. O escopo ou os objetivos do projeto são ajustados conforme as alterações. 

Esqueceu-se de incluir alguma parte interessada?

• Problema: durante a fase inicial de identificação das partes interessadas, não foi incluído um participante que tem muito interesse na iniciativa em questão.

• Solução: envolva a equipe do projeto na fase de identificação das partes interessadas.

Às vezes é inevitável esquecer uma parte interessada de outro departamento. Outras vezes, pensamos num participante, mas não nos lembramos de o incluir na lista de partes interessadas ou de calcular o seu nível de influência e interesse. Erros desse tipo acontecem, mas é melhor evitá-los ao máximo, principalmente no caso de participantes com muita influência ou muito interesse.

A melhor forma de certificar-se de que isso não ocorra é envolver a equipe do projeto no processo de identificação de partes interessadas. Considere realizar uma sessão de debate de ideias para identificar e categorizar cada parte interessada, para que ninguém seja deixado de fora da lista. Se ainda tiver dúvidas, encaminhe a lista ao seu superior ou ao patrocinador do projeto para assegurar-se de que ninguém esteja faltando na lista. Se estiver em dúvida, pergunte!

As partes interessadas não foram envolvidas no momento certo

• Problema: a análise de partes interessadas foi realizada somente depois que o projeto já havia sido iniciado.

• Solução: da próxima vez, crie um mapa de análise de partes interessadas com antecedência.

Isto é óbvio, mas vale a pena incluir aqui. Se você se esquecer de adicionar uma parte interessada, use isso como oportunidade de aprendizado para o seu próximo projeto. Por exemplo, caso tenha se esquecido de fazer o mapa de análise de partes interessadas antes do início do projeto, escreva um lembrete em algum lugar para fazê-lo primeiro da próxima vez.

O segredo da gestão de partes interessadas é a clareza

Para que o projeto possa começar sem percalços, é necessário assegurar-se de que as expectativas dos principais interessados sejam correspondentes aos entregáveis do projeto, ou seja, a clareza precisa ser ampliada e incentivada em todas as fases do projeto.

A melhor forma de fazer isso é por meio de uma ferramenta de gestão do trabalho, como a Asana. As ferramentas de gestão do trabalho ajudam a coordenar as pessoas e trabalhos de todos os âmbitos da sua organização. Para saber mais, leia a nossa introdução à gestão do trabalho.