Como utilizar um estudo de viabilidade na gestão de projeto

Conduzir um projeto grande, complexo e com um enorme potencial de impacto na sua organização pode ser empolgante. Por um lado, você está promovendo mudanças concretas. Por outro, a possibilidade do fracasso é assustadora. 

É aí que entra o estudo de viabilidade. Se você nunca o usou para gerir os seus projetos antes, este artigo explica tudo o que você precisa saber para começar. 

O que é o estudo de viabilidade? 

O estudo de viabilidade, às vezes chamado de análise ou relatório de viabilidade, é uma forma de avaliar se o seu plano de projeto pode dar certo ou não. Este estudo analisa a praticidade do seu plano de projeto para determinar se é possível ou não avançar com ele. 

Ele faz isso ao responder duas perguntas: 

1. A equipe tem as ferramentas ou recursos necessários para realizar este projeto? 

2. Este projeto terá suficiente retorno sobre o investimento para valer a pena executá-lo? 

Estudos de viabilidade são importantes para projetos que constituem investimentos significativos para o seu negócio. Projetos com um alto potencial de impacto na sua presença de mercado também podem exigir um estudo de viabilidade. 

Se você estiver na qualidade de gestor do projeto, executar o estudo de viabilidade talvez não seja sua responsabilidade direta, mas é importante que saiba o que são esses estudos. Ao entender os diferentes elementos que compõem um estudo de viabilidade, você pode dar um apoio maior à equipe que o realiza e, assim, assegurar o melhor resultado para o seu projeto.

Quando realizar um estudo de viabilidade

O estudo de viabilidade deve ser realizado após a apresentação do projeto, mas antes de começar qualquer trabalho. O estudo faz parte do processo do planejamento do projeto. De fato, costuma ser feito em conjunto com a análise SWOT/FOFA ou com a avaliação de riscos, dependendo do projeto. 

Os estudos de viabilidade ajudam a: 

• Confirmar as oportunidades de mercado antes de se comprometer com um projeto.

• Refinar as suas alternativas de negócio.

• Criar uma documentação sobre os benefícios e os prejuízos da iniciativa proposta.

• Obter mais informações antes de decidir entre prosseguir ou não.

Você provavelmente não precisa de um estudo de viabilidade se:

• Já sabe que o projeto é viável.

• Já executou um projeto similar no passado.

• Os seus concorrentes tiveram êxito com uma iniciativa similar no mercado.

• O seu projeto é pequeno, objetivo e tem um impacto mínimo nos negócios de longo prazo.

• A sua equipe realizou um estudo de viabilidade semelhante nos últimos três anos.

Uma coisa a se ter em mente é que o estudo de viabilidade não é uma apresentação do projeto. Na apresentação, avaliamos se o projeto é ou não uma boa opção para a empresa, e se os objetivos do projeto estão de acordo com o plano estratégico geral. Geralmente, após determinar que o projeto é uma boa ideia, fazemos o estudo de viabilidade para confirmar se é possível executá-lo com as ferramentas e recursos que temos disponíveis. 

Estudo de viabilidade vs. termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto é um documento relativamente informal para apresentar o projeto às partes interessadas. Pense nele como um “discurso de elevador” sobre os objetivos, escopo e responsabilidades do projeto. Geralmente, o patrocinador do projeto ou os participantes de nível executivo analisam o termo de abertura antes de aprovar o projeto. 

O estudo de viabilidade deve ser implementado após a aprovação do termo de abertura do projeto. Esse documento não serve para mostrar se o projeto está ou não de acordo com os objetivos da equipe, mas é uma forma de assegurar que o projeto é algo que você e a sua equipe são capazes de executar. 

Estudo de viabilidade vs. caso de negócios

Um caso de negócio é uma versão mais formal do termo de abertura do projeto. Enquanto normalmente criamos um termo de abertura para iniciativas pequenas ou objetivas, devemos elaborar um caso de negócio ao apresentar iniciativas grandes e complexas, que terão alto impacto nos negócios. Este documento mais longo e formal também inclui informações financeiras e costuma envolver participantes de cargos mais elevados. 

Após a aprovação do caso de negócios pelas partes interessadas relevantes, realizamos um estudo de viabilidade para assegurar que o trabalho é factível. Se descobrirmos que não é, talvez tenhamos de recorrer aos participantes de nível executivo e solicitar mais recursos, ferramentas ou tempo para assegurar a viabilidade do caso de negócios.

Estudo de viabilidade vs. plano de negócios

Um plano de negócios é um documento formal das metas da organização. Em geral, elaboramos um plano de negócios ao criar uma empresa ou quando os negócios estão passando por uma mudança significativa. O plano de negócios fundamenta várias outras decisões de negócio, incluindo o plano estratégico dos próximos três a cinco anos. 

Conforme implementamos o plano estratégico e de negócios, investimos em projetos específicos. O estudo de viabilidade é uma forma de avaliar a efetividade de um determinado projeto ou iniciativa específica. 

Os 4 elementos de uma análise de viabilidade

Há quatro elementos principais que compõem um estudo de viabilidade: a viabilidade técnica, financeira, de mercado (ou ajuste do mercado) e operacional. Estes também podem ser referidos como os quatro tipos de estudo de viabilidade, embora a maioria dos estudos de viabilidade inclua uma análise destes quatro elementos. 

Viabilidade técnica

O estudo de viabilidade técnica analisa os recursos técnicos disponíveis para o projeto. Este estudo determina se temos os equipamentos certos e suficientes e o conhecimento técnico adequado para cumprir os objetivos do projeto. Por exemplo, se o seu plano de projeto propõe a geração de 50 mil produtos por mês, mas a capacidade de produção mensal das suas fábricas é de apenas 30 mil, este projeto não é tecnicamente viável. 

Viabilidade financeira

A viabilidade financeira define se o projeto é ou não viável economicamente. O relatório de viabilidade financeira inclui uma análise de custo-benefício do projeto, além de prever o retorno sobre o investimento esperado e indicar qualquer risco financeiro. O objetivo ao final do estudo é entender os benefícios econômicos que serão gerados pelo projeto. 

Viabilidade de mercado

O estudo de viabilidade de mercado avalia o que a equipe espera quanto ao desempenho das entregas do projeto no mercado. Esta parte do relatório inclui uma análise de mercado, detalhamento dos concorrentes e projeções de vendas. 

Viabilidade operacional

O estudo de viabilidade operacional avalia se a organização é ou não capaz de executar este projeto. Isto inclui a força de trabalho necessária, a estrutura organizacional e todos os requisitos legais aplicáveis. No fim do estudo de viabilidade operacional, a equipe terá uma noção se ela tem ou não recursos, habilidades e competências para executar este trabalho. 

Lista do estudo de viabilidade

A maioria dos estudos de viabilidade é estruturada de forma semelhante. Estes documentos servem como uma avaliação da efetividade de uma ideia de negócio proposta. Elaborar um estudo claro de viabilidade ajudará os participantes do projeto durante o processo de tomada de decisão. 

Um estudo de viabilidade contém: 

• Um sumário executivo descrevendo a viabilidade geral do projeto;

• Uma descrição do produto ou serviço que será desenvolvido durante o projeto;

• Qualquer consideração técnica, incluindo a tecnologia, equipamentos ou força de trabalho;

• A pesquisa de mercado, incluindo um estudo do mercado atual e a estratégia de marketing; 

• O estudo de viabilidade operacional avaliando se a atual estrutura organizacional da equipe pode ou não sustentar esta iniciativa;

• O cronograma do projeto; e

• Projeções financeiras baseadas no relatório de viabilidade financeira.

6 passos para realizar um estudo de viabilidade

Pode ser que o estudo de viabilidade não seja feito diretamente por você, mas talvez lhe seja proposto fornecer informações e insights. Para realizar um estudo de viabilidade, contrate um consultor capacitado ou, caso tenha um escritório interno de gestão de projetos, pergunte se eles fariam este tipo de trabalho. De modo geral, estes são os passos que eles seguiriam para realizar este estudo: 

1. Faça uma análise preliminar

Elaborar um estudo de viabilidade é um processo demorado. Antes de se aprofundar nele, é importante avaliar se há obstáculos óbvios e incontornáveis no projeto. Por exemplo, se o projeto requer um orçamento consideravelmente maior do que a empresa disponibiliza, é provável que não consiga executá-lo. Do mesmo modo, se os entregáveis do projeto precisam ser lançados no mercado até uma certa data, mas não estiverem disponíveis até vários meses após esta data, o projeto também provavelmente não será viável. Estes tipos de obstáculos em larga escala tornam o estudo de viabilidade desnecessário, pois está claro que o projeto não é viável. 

2. Avalie a viabilidade financeira

Pense no estudo de viabilidade financeira como uma demonstração do resultado previsto do projeto. Esta parte do estudo de viabilidade esclarece os resultados esperados para o projeto e define as necessidades de investimento, em termos de tempo e dinheiro, por parte da organização, para alcançar os objetivos do projeto. 

Durante o estudo de viabilidade financeira, leve em conta se o projeto impactará ou não no fluxo de caixa do seu negócio. Dependendo da complexidade da iniciativa, o escritório interno de gestão de projetos ou o consultor externo pode querer trabalhar com a sua equipe financeira para realizar uma análise de custo-benefício do projeto. 

3. Faça uma análise de mercado

A análise de mercado, ou o estudo de viabilidade de mercado, é uma oportunidade de identificar a demanda no mercado. Este estudo oferece uma noção do rendimento esperado para o projeto e os riscos de mercado com os quais você poderá se deparar. 

Mais do que qualquer outra parte do estudo de viabilidade, a análise de mercado é o momento de avaliar se há ou não uma oportunidade no mercado. Durante este estudo, é fundamental avaliar a situação dos seus concorrentes e analisar os dados demográficos para ter uma noção de como o projeto se sairá. 

4. Considere as viabilidades técnica e operacional

Mesmo que as finanças pareçam favoráveis e o mercado esteja preparado, é possível que a sua organização não consiga sustentar esta iniciativa. Ao avaliar a viabilidade operacional, leve em conta qualquer necessidade de força de trabalho e equipamentos deste projeto. Quais recursos organizacionais, incluindo tempo, dinheiro e habilidades, são necessários para o êxito deste projeto? 

Dependendo do projeto, talvez seja necessário considerar os impactos legais da iniciativa. Por exemplo, se o projeto implica no desenvolvimento de uma nova patente para o produto, será necessário envolver a sua equipe jurídica e incluir este requisito no plano do projeto. 

5. Analise os pontos de vulnerabilidade do projeto

Nesta etapa, a sua equipe interna de gestão de projetos ou consultor externo já terá examinado os quatro elementos do estudo de viabilidade: finanças, análise de mercado, viabilidade técnica e operacional. Antes de darem as suas recomendações a você e às demais partes interessadas, eles vão verificar e analisar os dados em busca de inconsistências. Isso inclui assegurar que a declaração de resultado está de acordo com a sua análise de mercado. Do mesmo modo, agora que o estudo de viabilidade técnica foi realizado, será que as responsabilidades identificadas são grandes demais? (Se for o caso, crie um plano de contingência!) 

Dependendo da complexidade do seu projeto, nem sempre haverá uma resposta clara. A análise de viabilidade não proporciona uma tomada de decisão simples para um problema complexo. Em vez disso, ela ajuda você a apresentar as perguntas (e respostas) certas para tomar a melhor decisão para o seu projeto e a sua equipe. 

6. Proponha uma decisão

A última etapa do estudo de viabilidade é um sumário executivo, que aborda os pontos principais e propõe uma solução. 

Dependendo da complexidade e escopo do projeto, o seu escritório interno de gestão de projetos ou o consultor externo pode compartilhar o estudo de viabilidade com as partes interessadas ou apresentá-lo ao grupo para responder às perguntas diretamente. De qualquer modo, com o estudo em mãos, a equipe terá as informações necessárias para tomar uma decisão fundamentada. 

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