12 dicas de como comunicar-se eficazmente no local de trabalho

Hoje, estamos em contato com os nossos colegas de trabalho quase constantemente. Talvez não nos esforcemos muito para cumprimentá-los, tomar um café virtual com o membro de uma equipe remota ou enviar um GIF de um gato de pijamas ao resto da equipe, e isso não é grave. Mesmo que estejamos nos comunicando no trabalho, existe uma diferença entre esses tipos de mensagem e a comunicação no local de trabalho.

Comunicação no local de trabalho refere-se às comunicações relativas à organização para o trabalho. Saber quando e como se comunicar eficazmente no trabalho pode ajudar a reduzir comunicações ineficientes, aumentar a felicidade da equipe, promover a colaboração e fomentar a confiança. Equipes que se comunicam eficazmente sobre o trabalho podem enfrentar situações difíceis com mais facilidade. Porém, criar bons hábitos de comunicação requer tempo e esforço, e é aí que entramos em cena. Confira estas 12 dicas de como aprimorar as suas habilidades de comunicação no local de trabalho.

O que significa “comunicação no local de trabalho”

Comunicação no local de trabalho é qualquer tipo de comunicação que se refira à organização para o trabalho, o que inclui comunicações sobre tarefas individuais, compartilhamento de atualizações de status de projetos ou envio de feedback a gerentes ou funcionários. Saber comunicar-se no local de trabalho é uma parte crucial da colaboração eficaz, pois, quando não se pode comunicar claramente, corre-se o risco de não se dizer o que precisa ser dito, gerar confusão ou mesmo involuntariamente ferir os sentimentos de alguém.

A comunicação no local de trabalho pode dar-se presencialmente, por escrito, por meio de uma plataforma de videoconferência ou em reuniões de equipe. Além disso, pode dar-se em tempo real ou de forma assíncrona, ou seja, comunicações sobre o trabalho realizadas por e-mail, vídeos pré-gravados ou numa plataforma que atue como ferramenta de gestão de projetos. Confira alguns exemplos de comunicação no local de trabalho:

• Reuniões de equipe;

• Sessões de feedback individuais;

• Recebimento de informações;

• Comunicação sobre o status ou progresso de um projeto;

• Colaboração em tarefas interdisciplinares;

• Comunicação não verbal.

Elementos de uma boa comunicação

Agora que já vimos que tipos de comunicação podem compor o conceito de comunicação no local de trabalho, o que podemos fazer para aprimorar as nossas habilidades de comunicação? Existem alguns princípios que regem uma boa comunicação e podem ser usados para todos os tipos de comunicação. Especificamente, uma boa comunicação:

• Busca clareza. Quer esteja enviando uma mensagem no Slack, redigindo um e-mail ou improvisando uma resposta, tente transmitir a sua mensagem com clareza.

• Tenta solucionar conflitos, não criar mais. O motivo de comunicar-se é solucionar um problema ou promover uma colaboração eficaz em um projeto ou tarefa. Uma boa comunicação no local de trabalho pode apontar obstáculos ou oferecer feedback, mas o objetivo deve ser chegar a uma situação melhor que a atual.

• É bidirecional. Toda comunicação no local de trabalho é uma troca de informações, mesmo quando não é verbal.

Os benefícios de uma comunicação aberta no local de trabalho

Uma comunicação clara e eficaz no local de trabalho pode:

• Aumentar a motivação e o espírito de equipe dos funcionários;

• Incentivar a adesão da equipe;

• Aumentar a produtividade;

• Criar uma cultura saudável no local de trabalho e na organização;

• Reduzir os conflitos;

• Aumentar a retenção.

Sete dicas de como comunicar-se eficazmente no local de trabalho

Uma comunicação eficaz no local de trabalho depende em grande medida de onde, como e quando nos comunicamos. Experimente estas sete dicas para comunicar-se melhor.

1. Saiba onde e sobre o que se comunicar

A comunicação pode dar-se de diversas formas: presencialmente, por e-mail, por mensagens instantâneas e em plataformas de gestão do trabalho. Para aumentar a eficiência, certifique-se de seguir as diretrizes de comunicação e transmitir a mensagem certa através dos canais indicados.

Às vezes, saber por que canal se comunicar já é metade do caminho andado. Pode ser que a sua empresa possua múltiplas ferramentas de comunicação, o que torna ainda mais importante saber qual delas usar. Qual das ferramentas é adequada para a sua dúvida ou comentário? É necessário comunicar-se em tempo real, ou enviar uma mensagem assíncrona seria o suficiente? Em caso de dúvida, pergunte a um membro da equipe ou gerente através de que canal enviar os diferentes tipos de mensagem. É importante que todos estejam no mesmo barco. Por exemplo, na Asana, nós usamos:

• Slack;

• Asana;

• Gmail;

• Zoom.

2. Desenvolva as suas habilidades de colaboração

A colaboração é a espinha dorsal de um trabalho em equipe eficaz. Para desenvolver boas habilidades de colaboração em equipe, é necessário praticar uma comunicação aberta e franca. Isso não necessariamente significa concordar com tudo, pois saber como discordar e acomodar essas diferenças também é uma parte fundamental da colaboração.

Quem veio primeiro, as habilidades de colaboração ou as de comunicação? É exatamente como “o ovo ou a galinha”. É possível desenvolver uma boa colaboração comunicando-se eficazmente, mas saber como colaborar é um componente essencial de uma boa comunicação. Basicamente, isso quer dizer que é necessário aperfeiçoar tanto as habilidades de colaboração quanto as de comunicação com o passar do tempo. À medida que a colaboração em equipe for melhorando, ficará mais fácil transmitir informações e opiniões em um ambiente profissional. Consequentemente, essa comunicação franca facilitará ainda mais a colaboração.

3. Converse cara a cara, quando possível

Talvez a forma mais comprovada de evitar problemas de comunicação seja conversar cara a cara. No caso de uma equipe virtual, conversar por videoconferência também funciona. A comunicação cara a cara é importante principalmente quando se sabe que a conversa será difícil. Pode ser difícil usar o tom certo quando se comunica por escrito, por isso, é melhor que os membros da sua equipe possam ver as suas expressões faciais e linguagem corporal.

No caso de uma equipe remota ou distribuída, comunicar-se por chamada telefônica em vez de videoconferência também pode funcionar. A fadiga resultante das videoconferências é real e pode dificultar muito a colaboração e a comunicação para equipes remotas. Comunicar-se por telefone reduz parte da pressão de ter que aparecer diante da câmera, mas continua permitindo ouvir a voz e o tom dos colegas de trabalho.

4. Cuidado com a sua linguagem corporal e tom de voz

Comunicar-se vai além do que é dito, envolvendo também a forma como é dito. Cuidado para não cruzar os braços ou demonstrar frieza. Muitas vezes, a sua linguagem corporal pode não ter nada a ver com a situação em questão. Pode ser só cansaço ou estresse decorrente da sua vida pessoal. Porém, os seus colegas de equipe, que talvez não saibam desse contexto, podem interpretar as suas ações como raiva ou frustração relacionada a eles. Principalmente no caso de conversas difíceis, tente relaxar a sua linguagem corporal e as suas expressões faciais, a fim de evitar transmitir mensagens não intencionais.

5. Priorize comunicações bidirecionais

Para comunicar-se no local de trabalho, escutar é tão importante quando falar. Participar de uma equipe colaborativa envolve ouvir as ideias dos outros em vez de apenas tentar impor as suas.

Existem dois tipos de escuta comuns: escutar para responder e escutar para entender. Quando se escuta para responder, o foco está no que se dirá em seguida, não no que a outra pessoa está dizendo. Com esse tipo de escuta, corre-se o risco de perder informações importantes ou mesmo repetir o que a outra pessoa acabou de dizer.

Em vez disso, tente escutar para entender, ou seja, ouça o que a outra pessoa tem a dizer sem pensar em como responder. Se pensar em algo que gostaria de dizer, anote e volte a escutar para entender, em vez de ficar tentando lembrar-se do que pretende dizer em seguida.

6. Atenha-se a fatos, não histórias

“Fatos versus histórias” é uma técnica recomendada por Diana Chapman, cofundadora do Conscious Leadership Group. Neste caso, os “fatos” são eventos que ocorreram e com cuja ocorrência todos os presentes facilmente concordariam. Já uma “história” seria a sua interpretação da situação.

Por exemplo, digamos que o seu gerente lhe dê um feedback ao vivo durante uma reunião da equipe. Este seria um fato. O feedback não era esperado, e o fato de o seu gerente tê-lo compartilhado na reunião, não em uma sessão individual, parece-lhe indicar que ele está insatisfeito com o seu trabalho. Esta é uma “história”, pois não se tem como saber ao certo se é verdade ou não apenas com base nisso.

Histórias são inevitáveis; todos nós as criamos com base nos fatos. Porém, tente separar as histórias dos fatos e evite tomar providências com base em histórias antes de confirmar se são verídicas. No exemplo em questão, seria possível conversar com o gerente na próxima sessão individual e perguntar por que o feedback foi compartilhado durante uma reunião da equipe.

7. Certifique-se de estar conversando com a pessoa certa

Para uma comunicação eficaz no local de trabalho, a pessoa com quem se conversa é tão importante quanto o que é dito. Uma má comunicação muitas vezes resulta de conversas com as pessoas erradas ou de tentativas de compartilhar informações num contexto inapropriado.

Para evitar isso, certifique-se de que as pessoas certas estejam presentes ou recebendo a mensagem. Se não souber ao certo quem seriam essas pessoas, faça um exercício de identificar quaisquer participantes do projeto importantes que possam estar ausentes.

Cinco formas de desenvolver habilidades de comunicação para líderes

Os líderes têm autoridade para definir e estabelecer convenções de comunicação para as suas equipes. Uma boa comunicação pode fomentar uma cultura empresarial saudável, confiança entre os funcionários e mais integração entre equipes interdisciplinares. Saiba como:

1. Aborde quaisquer mudanças subjacentes

Antes de começar a aprimorar as habilidades de comunicação da sua equipe, certifique-se de que não há nenhuma questão subjacente que impeça a equipe de se comunicar de forma aberta e franca. Todos se sentem à vontade para falar abertamente? Existe algo que possa impedir que os membros da equipe se sintam totalmente à vontade?

Algo muito valioso que um líder pode fazer é certificar-se de que seus funcionários se sintam à vontade para ser exatamente quem são (ou quem quiserem ser) no trabalho. Eles podem expressar discordâncias, compartilhar o que fazem fora do trabalho ou ser francos sobre que tipo de comunicação funciona melhor. Seja como for, certifique-se de entender as necessidades de cada membro da equipe e de que estejam sendo supridas no ambiente da equipe.

Um tema recorrente nas nossas pesquisas de envolvimento dos funcionários era que podíamos melhorar o compartilhamento de informações e a comunicação em toda a organização, então procuramos uma maneira de fazer isso.”

2. Peça feedback com frequência

Se não pedir feedback sobre o seu estilo de comunicação, talvez nunca o obtenha. Mesmo que a comunicação no local de trabalho afete todas as outras interações, pode ser que os membros da equipe não entendam imediatamente que também podem dar feedback sobre ela. Para continuar aprimorando e desenvolvendo estratégias de comunicação clara para a sua equipe, peça o feedback dos seus funcionários sobre os seus estilos de comunicação.

3. Entenda os estilos de comunicação da equipe

Outra forma eficaz de comunicar-se com a sua equipe é perguntar a todos como querem se comunicar. As preferências de comunicação não devem ser secretas, nem um jogo de palpites, e saber logo no início se os membros da sua equipe preferem videoconferências ou chamadas telefônicas, reuniões de manhã cedo ou sessões improvisadas à tarde, pode ajudar a criar um ambiente próspero para todos.

Algumas perguntas importantes a serem feitas:

• Alguém da equipe gosta de acordar cedo ou vai dormir tarde?

• Os membros da equipe gostam de reuniões estruturadas ou preferem sessões que fluam mais livremente?

• Eles funcionam melhor quando pensam em voz alta, têm a atenção dos outros ou comunicam-se por escrito?

• Com que tipo de personalidade eles se identificam: introvertida, extrovertida ou ambivertida?

• Eles acham que conhecem seus colegas de trabalho o suficiente ou prefeririam mais atividades de engajamento em equipe?

• Que tipos de reunião ou tarefa consideram mais motivadores?

4. Reserve algum tempo para fortalecer a equipe e “quebrar o gelo”

Conhecer a própria equipe é uma parte crucial de saber comunicar-se com ela. É extremamente importante reservar algum tempo para conhecer os membros da equipe fora do ambiente profissional. Perguntas para quebrar o gelo podem ajudar a adicionar um elemento de personalidade e diversão a todas as reuniões. Portanto, considere começar com uma conversa leve antes de entrar na pauta da reunião.

5. Estabeleça o tom

Lembre-se: a sua forma de comunicar-se e colaborar afetará toda a sua equipe. Estabeleça um padrão de comunicação aberta e clara no local de trabalho. Depois de defini-lo e de comunicá-lo, a sua equipe seguirá os seus passos.

Passados alguns meses, lembre-se de verificar o que todos estão achando da comunicação da equipe. Surgiu algum hábito nos últimos meses que seria melhor erradicar ou incentivar? Rever regularmente a forma como a sua equipe se comunica, em vez de “estabelecer e esquecer” as práticas do grupo, pode ajudar a desenvolver os seus métodos de comunicação de forma mais intencional.

À medida que uma organização cresce, a comunicação começa a sofrer entraves. Essas ineficiências prejudicam a Hope for Haiti, pois, quando não podemos funcionar como um mecanismo bem lubrificado, não conseguimos servir a tantas pessoas quantas poderíamos, e cabe a nós melhorar isso.”

Outros tipos de comunicação no local de trabalho

A maioria dos debates sobre comunicação no local de trabalho pressupõe que se trata de um local de trabalho presencial. Porém, há diversas formas de comunicar-se em lugares diferentes, de escritórios globais a equipes remotas. A maior parte das boas práticas de comunicação continua válida para qualquer tipo de equipe, mas algumas considerações e boas práticas adicionais podem ser usadas para ajudar a integrar de vez os membros da equipe.

Equipes distribuídas

As equipes distribuídas trabalham em diversos escritórios nacionais ou globais. Essas equipes podem estar em vários fusos horários e falar idiomas diferentes, e cada escritório contará com hábitos e cultura próprios. Não espere que todas as equipes distribuídas se comuniquem da mesma forma. Aliás, uma das vantagens das equipes distribuídas é a variedade de ideias proporcionada pelo fato de estar trabalhando com colegas do mundo todo.

Caso trabalhe em uma equipe distribuída, é essencial comunicar-se de forma abundante, para que os membros da equipe nos outros escritórios e fusos horários fiquem a par de tudo. Certifique-se de documentar tudo em um único ponto de referência que os membros da equipe possam acessar sempre que estiverem on-line. Além disso, procure uma ferramenta atualizável em tempo real, para que ninguém precise ir mais devagar devido a informações atrasadas.

Lembre-se de que o fuso horário pode afetar o estado de uma pessoa durante uma conversa. Tente agendar reuniões em horários nos quais todos estejam disponíveis ou ofereça gravações e anotações aos membros que não puderem comparecer. Também é fundamental conferir se as pessoas certas estão recebendo as comunicações, não sendo deixadas de fora só por estar em um escritório diferente do da maioria da sua equipe.

Colegas virtuais

Caso faça parte de uma equipe virtual, é crucial estabelecer onde as comunicações serão realizadas e com que frequência. Saber exatamente a finalidade de cada ferramenta de comunicação pode ajudar os membros da equipe a sentirem-se conectados, mesmo que estejam trabalhando remotamente.

Trabalhando remotamente, tivemos que reaprender a nos comunicar de várias formas. O Slack, a Asana e as integrações entre essas ferramentas substituíram ou complementaram várias das nossas formas de nos comunicarmos presencialmente.”

Membros de equipes remotas podem sentir-se segregados e desconectados uns dos outros. Portanto, considere realizar um exercício com toda a sua equipe sobre hábitos de comunicação preferidos. Pode ser que alguns membros da equipe adorem ligações espontâneas, mas outros talvez prefiram reuniões agendadas com pautas claras. Por haver menos oportunidades de interagir pessoalmente, é essencial estabelecer essas preferências com toda a equipe, a fim de manter os canais de comunicação abertos.

Por fim, lembre-se de reunir os membros da equipe em eventos periódicos de fortalecimento da equipe. Sejam atividades para quebrar o gelo no início de cada reunião matinal ou um momento reservado para conversar livremente no fim da semana, dedicar um tempo à equipe pode ajudar os membros a sentirem-se conectados de onde quer que estejam.

O grande bônus de uma comunicação eficaz no local de trabalho

O último componente de uma comunicação clara é contar com um único ponto de referência para todas as suas comunicações e informações relativas ao trabalho. O uso de um sistema centralizado, como uma ferramenta de gestão do trabalho, pode ajudar a coordenar o trabalho em todos os âmbitos da sua equipe. Saiba mais sobre como a gestão do trabalho facilita a coordenação de projetos e a comunicação no nosso artigo de introdução à gestão do trabalho.