3 conceitos orientadores para administrar com sucesso novas equipes remotas

Administrar uma equipe todos os dias não é uma tarefa fácil, e com uma equipe remota é ainda mais desafiador. Quer você ainda esteja recém-começando no trabalho à distância ou já trabalhe com equipes descentralizadas ou híbridas há algum tempo, existem ferramentas e métodos específicos a implementar para aumentar a colaboração remota.

Trabalhar à distância não é melhor nem pior – apenas diferente. Por isso, encontrar formas proativas de se conectar e colaborar com os colegas de equipe é mais importante e atual do que nunca, assim como o é dedicar o tempo necessário para reavaliar o seu estilo de gestão e descobrir as necessidades da sua equipe.

Três passos para gerir uma equipe remota

Para gerir uma equipe remota, experimente estes três conceitos norteadores criados por Joshua Zerkel, diretor da comunidade global da Asana. Na qualidade de coordenador do programa Profissionais certificados e gestor de uma equipe híbrida descentralizada, a sua experiência pessoal o ajudou a estruturar os três conceitos a seguir sobre como ser gestor de uma equipe remota.

Confira as três dicas do Joshua para gerir com sucesso a colaboração entre os membros de uma equipe remota:

1. Compartilhe as prioridades para a semana com os integrantes da sua equipe remota

Ter clareza é garantir que todos na sua equipe saibam quais são as prioridades da equipe e como trabalhar para cumpri-las coletivamente.

Mesmo em um escritório tradicional, pode ser difícil garantir que todos os membros da equipe tenham claras as metas principais e as prioridades individuais. Por isso, quando se lidera uma equipe descentralizada, definir, articular e manter a clareza são aspectos particularmente importantes.

Solução: todas as semanas, peça para cada membro da equipe listar as suas prioridades num documento compartilhado ou tarefa da Asana. Marque uma breve reunião semanal na qual todos possam falar sobre as próprias prioridades e ouvir as dos demais. Como gestor de uma equipe remota, lidere pelo exemplo ao compartilhar também as suas prioridades.

A atividade proposta de compartilhar os planos com a equipe pode ser uma forma de despertar novas ideias e estabelecer potenciais colaborações, ajudando a definir as expectativas para a semana. É um momento em que, como gestor remoto, você pode orientar e analisar a capacidade e a disponibilidade da equipe, os imprevistos e as realizações.

2. Esclareça convenções de comunicação à distância

Ao trabalhar no escritório, existem muitas oportunidades para interagir pessoalmente com os colegas que estão perto da sua mesa ou no final do corredor.

Por outro lado, no trabalho à distância, pode ser difícil saber onde e como estabelecer normas e convenções de comunicação. Quando convocar uma reunião em vez de enviar uma mensagem? Quais informações devem constar no e-mail, no Slack e na Asana? Comunicações e práticas inconsistentes podem deixar a sua equipe confusa e frustrada.

Solução: defina diretrizes sobre a finalidade de cada canal de comunicação e disponibilize-as num local de fácil acesso para consulta posterior e orientação aos novos membros da equipe.

Como devem ser essas diretrizes? Depende das ferramentas que a sua equipe prefere utilizar. Por exemplo, na Asana, o Slack é usado para conversas informais e perguntas pontuais. Já a Asana é usada para discussões e colaborações mais longas, focadas na ação. O e-mail só é utilizado para a comunicação com fornecedores ou parceiros externos. Depois de estabelecidas essas orientações, é melhor pecar pelo excesso e comunicar com frequência até a sua equipe encontrar o ritmo certo.

Além disso, não deixe de reservar algum tempo para o convívio pessoal! Organize almoços ou pausas para o café à distância e converse livremente para conhecer melhor os seus colegas e cultivar a amizade. Inclua alguns emojis ou GIFs para transmitir emoções que podem ser mais difíceis de perceber nas palavras escritas. Trabalhar em casa pode trazer uma sensação de isolamento, por isso é fundamental encontrar tempo para interagir com a sua equipe e criar vínculos construtivos.

3. Elabore um cronograma bem definido e com prazos razoáveis

Ao trabalhar lado a lado, é comum os colegas fazerem pausas ao mesmo tempo para comer e trocar ideias ao final do expediente.

Mas quando se trabalha em casa, é muito mais difícil conciliar a vida pessoal e profissional. Às vezes não conseguimos esquecer a pilha de roupa que precisa ser dobrada, ou é preciso sair da reunião para ajudar os filhos com o dever de casa.

Solução: determine quais serão as horas de trabalho de cada um e registre-as num calendário ou anotação que todos possam ver. De acordo com a natureza dos trabalhos, fusos horários e cultura de reuniões, é possível então encontrar um ritmo saudável e perceber quando os horários precisam ou não coincidir.

Como gestor remoto, você pode ter membros da sua equipe que trabalham em fuso horários diferentes. É importante fazer com que todos os integrantes se sintam parte da equipe — mas sem se esgotar no processo.

Além de administrar o seu próprio tempo, incentive a sua equipe a fazer pausas ao longo do dia. Por vezes, nos sentamos de manhã para trabalhar e só levantamos uma ou duas vezes ao longo do dia. Quando não temos colegas de trabalho para nos distrair (ou um cão pedindo para passear, filhos pequenos que precisam de cuidados, etc.), é fácil perder a noção do tempo.

Por último, crie um documento compartilhado ou um projeto Asana onde a sua equipe possa compartilhar e encontrar dicas sobre o trabalho à distância. Cada equipe tem suas próprias formas de trabalhar, e pode ser muito útil reunir as dicas de pessoas que estão na mesma situação e compartilhá-las com toda a organização.

Como gerir uma equipe remota em três passos simples

Conhecemos o velho ditado, “A recorrência traz o hábito, o hábito traz a mudança e a mudança traz melhores resultados”. A boa notícia é que, se você proporcionar mais clareza, determinar convenções de comunicação e elaborar um calendário e um ritmo bem definidos, é muito provável que a sua equipe remota se adapte bem a essas políticas e se torne especialista em trabalhar à distância.

No final das contas, estes três conceitos para o sucesso da colaboração remota também podem ser aplicados dentro do escritório. Quer a sua equipe tenha iniciado o trabalho remoto há pouco tempo, seja permanentemente híbrida ou esteja ansiosa para voltar ao escritório, pode ser uma boa oportunidade para desenvolver novas maneiras de administrar a equipe e criar novos hábitos.