Suas reuniões de trabalho são uma perda de tempo? Use estas dicas para melhorá-las.

Quantas reuniões estão agendadas para a próxima semana no seu calendário de trabalho? A maioria dos calendários está abarrotada de convites para reuniões, e os funcionários com frequência os ignoram, desejando que um dia as reuniões não mais pareçam uma perda de tempo. Continue a ler este artigo, nele ajudaremos a renovar a sua estratégia e a garantir que suas reuniões sejam sempre eficazes.

Há 50% de chance de você não gostar de reuniões. Numa pesquisa realizada pela equipe da Igloo Software, 47% dos entrevistados consideraram as reuniões, de modo geral, como improdutivas. No entanto, apenas desejar que elas deixem de ser uma perda de tempo não as tornará melhores. Então, o que você pode fazer para romper o ciclo das reuniões improdutivas?

Em primeiro lugar, pare por alguns instantes para valorizar as boas reuniões. Quando realizadas de forma eficaz, elas promovem a colaboração e a comunicação, mantendo assim a motivação dos funcionários. Por exemplo, uma reunião de funcionários pode abordar tópicos importantes que afetam todo o departamento ou empresa. Mas se não for bem organizada, a colaboração e a comunicação são prejudicadas, tornando a reunião improdutiva. Consequentemente, os participantes podem deixar a reunião se perguntando se ela era mesmo necessária.

Então, quando se trata de aumentar a produtividade e a moral como um todo, por que algumas reuniões parecem justificar o estigma “as reuniões são uma perda de tempo”? Será que é porque têm algo em excesso (são realizadas com muita frequência ou demoram demais), ou porque lhes falta alguma coisa (foco ou resultados práticos)? Reunimos a seguir quatro motivos comuns pelos quais as reuniões consomem mais tempo do que o necessário e listamos o que você pode fazer desde já para melhorá-las e começar a realizá-las com mais eficiência.

Sem mais delongas, passemos aos pontos mais problemáticos de suas reuniões.

Tenho demasiadas reuniões agendadas

Quando você recebe alertas de lembrete das reuniões a cada hora, fica difícil encontrar tempo para se concentrar profundamente no seu próximo projeto. Você quer dedicar a ele todo o tempo necessário, mas as reuniões parecem dominar o seu dia. De acordo com o relatório da Asana: Retorno sobre o investimento em gestão do trabalho, a perda de tempo com reuniões é um dos principais obstáculos à produtividade. Veja a seguir o que pode ser feito para tentar diminuir o número de reuniões improdutivas e poupar mais tempo para os trabalhos de maior impacto.

Cancele reuniões desnecessárias

Milhões de reuniões acontecem diariamente no trabalho (os números apontam para 56 milhões por dia só nos EUA), mas quantas delas são realmente necessárias? Embora tópicos complexos e sessões destinadas ao processo criativo sejam melhor abordados nas reuniões presenciais ou em vídeo, se você estiver apenas compartilhando informações, vale a pena considerar outro método mais eficiente. Relatórios de status escritos, uma reunião em pé de 15 minutos e atualizações on-line funcionam muito bem para vários casos de uso, e lhe permitem pressionar mais vezes o botão para cancelar a próxima reunião.

Estabeleça um dia livre de reuniões

Agendamentos repletos de reuniões atrapalham o trabalho intenso, ou aquele momento de foco necessário para resolver problemas complexos e projetos importantes. Mesmo que você melhore a sua habilidade de cancelar reuniões desnecessárias, interrupções frequentes durante o seu momento de concentração podem afetar negativamente a sua produtividade geral. Ter controle do seu tempo é fundamental para aumentar a produtividade. Tente liderar uma iniciativa que mantenha os calendários da sua equipe livres de reuniões às quintas-feiras, por exemplo (ou a qualquer outro dia da semana). Faça com que isso seja parte da cultura, e incentive as outras pessoas a respeitarem o dia sem reuniões. Se necessário, use o seu calendário para reservar momentos para concentração, indicando às pessoas que você está totalmente focado no trabalho e que não aceitará convites durante esse período.

Diga “não”

Todos os convites de reuniões incluem um botão para recusá-las. No entanto, com que frequência você escolhe essa opção? Verifique a pauta, os participantes e a duração. Crie meios para que você e a sua equipe prestem atenção a como vocês usam o tempo no trabalho, e clique em “recusar” se não vir benefícios. Você pode solicitar as anotações posteriormente para fins de acompanhamento, se achar necessário. No entanto, você certamente se sairá bem.

As reuniões são muito longas

Você se questiona frequentemente se as reuniões poderiam durar metade do tempo? Provavelmente poderiam mesmo, mas cabe a você usar um pouco mais de criatividade em relação às suas reuniões e decidir como avaliar o seu tempo para favorecer a gestão do tempo. Reflita sobre as dicas a seguir.

Pense no seu tempo como um bem precioso

Porque, afinal, o tempo é valioso. O tempo médio de duração das reuniões é de 50,6 minutos. Mas isso não significa que todas as reuniões precisem durar esse tempo.

Ao planejar a pauta da sua reunião (veja mais a seguir), estime quanto tempo será necessário para cada tópico, adicione os horários e escolha a duração total da reunião de forma adequada. Talvez você só precise de 15 minutos, ou talvez sejam necessários 45 minutos. Seja qual for a situação, os participantes terão mais foco quando souberem que haverá 10 minutos, por exemplo, para abordar um tópico específico. Um senso de imediatismo manterá o foco na tarefa e garantirá que todos os itens da pauta sejam abordados, para que não se torne necessário agendar uma nova reunião para falar dos itens que ficaram de fora.

Experimente fazer uma reunião em pé

O que é isso? No mundo da tecnologia, uma reunião em pé nada mais é do que uma forma de fazer uma atualização diária rápida. Nesse tipo de reunião, os membros da equipe ficam em pé, literalmente, ao falar sobre o que já foi feito, quais serão os próximos passos, e os problemas que têm pela frente.

Se as reuniões de atualização forem habituais, experimente fazer uma reunião em pé de 15 minutos com a sua equipe, em vez de reservar uma sala para uma reunião de 30 ou até 60 minutos. Vocês não precisam ficar literalmente amontoados ao redor das mesas de trabalho. É possível conversar de manhã durante o café, numa área externa num dia agradável, ou até mesmo num saguão. O importante é escolher algo fora do comum, que promova o engajamento das pessoas, mas sempre com um prazo estipulado. Use um temporizador para se acostumar à ideia de períodos mais curtos e também responsabilize as pessoas. Dependendo do tamanho do grupo, é aconselhável estabelecer que cada pessoa tenha de 30 segundos a um minuto para falar, e que esse tempo seja respeitado por todos.

Falta foco nas reuniões

Pode ser difícil manter a concentração durante a reunião quando todos querem falar sobre seus planos para o fim de semana. Especialmente se a sua equipe for remota ou distribuída, pode ser um momento divertido para pôr a conversa em dia com as pessoas que você não vê com frequência. No entanto, planejar com antecedência e definir expectativas claras para a sua reunião pode contribuir para que a equipe aproveite o fim de semana mais cedo, em vez de apenas falar sobre ele. Coloque as ideias a seguir em prática:

Identifique o propósito e a meta da reunião

Comece o processo com tempo, anotando o que precisa ser feito, em vez de criar uma pauta às pressas. Ao ter uma pauta concreta antes da reunião, você oferece clareza aos participantes e os deixa a par dos acontecimentos. Mantenha-a em um local central, como uma ferramenta de gestão do trabalho, para vincular facilmente os itens da pauta às tarefas e aos cronogramas do projeto. Além disso, defina blocos de tempo na sua pauta para não gastar tempo demais em determinado tópico. Se quiser dedicar algum tempo para criar vínculos com os membros da sua equipe, você pode reservar os cinco primeiros minutos da reunião para as conversas informais, mas não se esqueça de monitorar o tempo para que os tópicos importantes não fiquem de fora.

Compartilhe a pauta e qualquer outro contexto útil com antecedência

Envie a pauta junto com o convite da reunião, se possível. Se você começar a criar a pauta antes de preparar a reunião, talvez acabe descobrindo que, afinal, ela não é necessária! De todo modo, ao enviar uma pauta junto com o convite, você dará às pessoas a liberdade de não participarem, caso o conteúdo não esteja em linha com os seus objetivos.

Ao criar a pauta na sua ferramenta de gerenciamento de trabalho, você permite que os participantes colaborem e adicionem itens antes da reunião. Assim, você tem a chance de adicionar tarefas e dar aos participantes a oportunidade de se preparar para os tópicos certos. Para elaborar facilmente uma pauta para todos os tipos de reunião, tire proveito dos seguintes modelos:

• Modelo de pauta para reuniões em geral

• Modelo de pauta para reuniões de toda a empresa

• Modelo de pauta para reuniões do conselho

As reuniões não são tão produtivas como eu gostaria

Embora convidar todos os que lhe vêm à mente para participar das reuniões possa parecer boa ideia, isso pode acabar por deixá-las menos produtivas. Quer conseguir mover montanhas durante as reuniões? Ou, pelo menos, manter o seu projeto dentro do prazo? Confira as dicas a seguir para obter a melhor produtividade possível durante as sessões estratégicas:

Escolha os participantes certos e descreva suas funções

Estão presentes nas suas reuniões as pessoas certas? Todos sabem qual é a própria função e por que foram convidados? Se metade da pauta se aplicar a apenas três dos quinze participantes, convém repensar a sua pauta, ou então a lista de convidados. Esse é outro motivo importante para criar uma pauta antes de agendar a reunião. Depois de criar a pauta e enviar o convite de calendário, caso um dos principais interessados não possa comparecer, opte por reagendá-la, em vez de tentar fazer a reunião sem essa pessoa. Afinal de contas, é bem provável que seja necessário agendar um acompanhamento se optar por manter a reunião.

Designe uma pessoa para tomar notas

Designe a pessoa que se encarregará de tomar notas. Ao ter uma pessoa responsável pelas anotações, o restante do grupo pode focar em participar, em vez de criar seus próprios registros. Além disso, as anotações são úteis para quem não pode ou não quer participar. Certifique-se de que as anotações sejam compartilhadas logo após a reunião e que todos os participantes saibam onde encontrá-las. Uma ferramenta de gerenciamento de trabalho é uma opção excelente para guardar anotações e pautas de reuniões, pois é possível assim manter tudo num único lugar.

Atribua itens realizáveis conforme progride

Você pode tomar essas decisões conforme avança na sua pauta, e o responsável por tomar notas pode registrá-las (ou, se você usa uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, pode criar e atribuir imediatamente a tarefa). Não se esqueça de incluir os prazos, o responsável e outras datas importantes em cada item realizável. Caso não consiga tomar uma decisão clara sobre um item da pauta, atribua a alguém a tarefa de concluir a revisão e confie a essa pessoa a tomada de decisão; isso capacita os colegas de equipe a fazerem um excelente trabalho.

Volte a desfrutar das suas reuniões

Qualquer pessoa pode ter uma reunião improdutiva. Use as dicas acima para fazer as reuniões trabalharem a seu favor e não contra você. Seja um exemplo a ser seguido para promover hábitos de reunião melhores. Seus colegas vão notar, e talvez usem as suas mudanças para aprimorar as próprias reuniões. A Asana pode servir como um guia para que haja menos reuniões, e também para que sejam mais curtas e impactantes. E quando uma reunião for necessária para alcançar os seus objetivos, a Asana ajudará a mantê-la produtiva e na direção certa.