O método Pomodoro: como ele ajuda a impulsionar a produtividade da equipe

Você já sentiu uma sobrecarga ao olhar a sua lista de afazeres e se perguntou como faria tudo dentro do prazo? Usando estratégias de gestão do tempo, como o método Pomodoro, você pode aumentar a sua produtividade e ficar a par dos projetos. 

O método Pomodoro consiste em sessões de trabalho focado e pequenas pausas frequentes, com o objetivo de aumentar a sua produtividade e reduzir a fadiga mental.

Este método pode ser usado para criar blocos temporais para as tarefas e tornar a carga de trabalho mais leve quando se trabalha com vários membros da equipe ou vários projetos.

Neste guia, explicaremos em detalhes como funciona o método Pomodoro, os seus benefícios e maneiras de implementá-lo. Ao gerir o seu tempo de maneira eficaz e ajudar os membros da sua equipe a fazerem o mesmo, a produtividade da sua equipe aumentará, assim como o impacto causado por ela. 

O que é o método Pomodoro?

O método Pomodoro é uma técnica popular de gestão do tempo em que são feitas sessões de trabalho de 25 minutos com pequenas pausas para maximizar o foco. 

Este método foi desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80, quando ainda era estudante universitário. Cirillo, que tinha dificuldades com a gestão de tempo e a produtividade, decidiu se comprometer com uma sessão de 10 minutos de estudo focado. 

Ele usou um temporizador de cozinha que tinha o formato de um tomate (“Pomodoro”, em italiano) para marcar o tempo. Depois de várias tentativas, vários erros e ajustes, ele desenvolveu o método Pomodoro.

Nesta abordagem, alterna-se entre sessões de trabalho e pausa. Uma sessão de trabalho Pomodoro dura 25 minutos, seguida de uma pausa de 5 minutos. Depois de quatro pomodoros, uma pausa mais longa é feita. Ao trabalhar em curtas sessões, as pessoas têm mais probabilidade de se manterem produtivas e motivadas.

Para manter a concentração durante um Pomodoro, é essencial que as distrações sejam limitadas. Por exemplo: colocar o seu celular no modo avião e desligar notificações de conversas ou do e-mail. Além disso, pode haver distrações externas que estão fora do seu controle, como um colega pedindo ajuda com uma tarefa urgente. 

Cirillo encontrou uma solução para isso desenvolvendo uma abordagem de quatro etapas para lidar com interrupções:

1. Informar à outra pessoa que você está ocupado no momento. 

2. Tentar encontrar um horário para falar sobre a questão.

3. Marcar a reunião imediatamente.

4. Ligar para a pessoa quando o Pomodoro tiver terminado. 

Esta maneira respeitosa de comunicar aos membros da sua equipe ajuda a entrar no estado de fluxo mental durante o trabalho, e a permanecer nele. 

Outra opção é usar essa técnica com a sua equipe. 

Para aplicar o método no trabalho em equipe, cada membro pode receber tarefas no início do dia, as quais deverão ser concluídas usando sessões Pomodoro. No final do dia, a equipe se reúne para revisar o status das tarefas restantes e quantos pomodoros foram concluídos. 

Depois de entender bem o método, é possível estimar o número de pomodoros necessários para concluir certas tarefas, o que pode ser útil para o planejamento de futuros fluxos de trabalho ou cronogramas de projetos. 

Como usar o método Pomodoro para gestão do tempo

Para usar o método Pomodoro, comece escolhendo uma ferramenta de marcação de tempo, como:

• Temporizadores: é possível usar um temporizador físico ou digital para marcar o tempo das suas sessões.

• Temporizadores Pomodoro: alguns temporizadores são programados especificamente para sessões Pomodoro. Depois de apertado o botão de início, o temporizador especializado alertará quando o Pomodoro tiver sido concluído e quando a pausa terminar. 

• Aplicativos Pomodoro: disponíveis para celulares Android e iOS, também é possível fazer download de um aplicativo Pomodoro para monitorar os seus pomodoros. 

Após escolher a sua ferramenta, siga os passos abaixo para começar:

1. Liste as tarefas que deseja cumprir no dia, em ordem de prioridade. 

2. Escolha uma tarefa na qual trabalhar e inicie um pomodoro de 25 minutos. 

3. Depois da sessão, veja o que você cumpriu e risque-o da lista.

4. Faça uma pausa de cinco minutos. 

5. Faça mais três pomodoros seguindo os passos 2 a 4. 

6. Faça uma pausa de 15 a 30 minutos após quatro pomodoros.

7. Repita o ciclo monitorando o número de pomodoros necessários para concluir uma tarefa. 

Geralmente, um dia de trabalho em tempo integral é composto por 16 pomodoros, mas isso não é uma regra absoluta. Use quantas sessões Pomodoro achar necessárias para concluir a sua lista de pendências. 

Ao registrar o número de sessões pomodoro concluídas, ficará mais fácil planejar a sua agenda. Da próxima vez que tiver tarefas semelhantes, bastará criar uma tabela de horários e usar os seus registros anteriores para estimar quantos pomodoros serão necessários para concluir as tarefas. 

Preparação dos pomodoros

Ao planejar as suas tarefas, siga estas dicas:

• Divida tarefas complexas em pequenas partes: se um projeto ou tarefa exigirem várias etapas que levem mais do que cinco pomodoros, divida em tarefas menores e mais simples. No caso da elaboração de um relatório, por exemplo, crie uma tarefa para cada etapa do processo de escrita: pesquisa, descrição, rascunho e revisão.

• Agrupe tarefas menores: combine tarefas menores que tomem menos tempo do que um pomodoro. Por exemplo: “marcar uma reunião” e “responder a e-mails” podem ficar na mesma sessão. Essa prática é chamada de compartimentação em blocos temporais, conhecida em inglês por Time blocking. 

• Programe sessões pomodoro adicionais: programe algumas sessões adicionais para tarefas que possam tomar mais tempo do que o esperado. Isso pode ajudar a aliviar o estresse do cumprimento de prazos caso ocorram problemas. Caso os pomodoros adicionais não sejam usados, você poderá usar esse tempo para aprender coisas novas ou fazer outras tarefas. 

O que fazer durante as pausas

As pausas após as sessões pomodoro devem ser pausas mentais. Tente não fazer nada que demande muito mentalmente, para que o seu cérebro consiga descansar e absorver informações. 

Também é uma boa ideia tirar uma pausa das telas e fazer alguma atividade física. 

Estas são algumas ideias de atividades durante as pausas:

• Alongar-se ou se exercitar

• Caminhar um pouco

• Organizar a sua mesa

• Fazer um lanche 

• Preparar uma xícara de café ou chá

• Ouvir música.

Ao fazer pausas frequentes, você poderá recarregar física e mentalmente para se concentrar nas tarefas restantes do dia.

Como usar o método pomodoro com a Asana

Para aproveitar ainda mais o método Pomodoro, você pode combiná-lo a outras ferramentas de gestão de fluxo de trabalho ou de produtividade. Softwares de produtividade podem complementar o método Pomodoro para combinar organização e gestão do tempo.

Veja algumas maneiras de planejar os pomodoros usando softwares de gestão do trabalho, como a Asana:

• Criar listas de pendências: com o software de listas de pendências da Asana, é possível criar tarefas com muitos ou poucos detalhes; a escolha é sua. Você pode criar lembretes para datas de conclusão, personalizar as visualizações e compartilhar com os seus colegas de equipe, o que pode ser útil caso esteja fazendo os pomodoros em equipe.

• Gerir tarefas da equipe: se preferir usar quadros Kanban ou outras ferramentas semelhantes, use softwares de gestão de projetos para delegar tarefas e acompanhar o progresso delas com atualizações em tempo real. Também é possível registrar o número de pomodoros necessários para concluir uma tarefa, servindo de consulta para a sua equipe. Manter tudo em um só lugar também melhora a organização e agiliza a comunicação. 

• Gerir o fluxo de trabalho: com um bom fluxo, é possível trabalhar de maneira eficiente e assegurar que a sua equipe fique a par dos progressos mais recentes. Um software de gestão de fluxo de trabalho ajuda a definir expectativas, programar consultas logo de início e planejar tarefas com alguns dias ou meses de antecedência. 

Ao aproveitar os benefícios de uma ferramenta de gestão de projetos e produtividade, você pode personalizar o fluxo de trabalho da sua equipe para que ele funcione junto com o método Pomodoro. 

Vantagens do método Pomodoro

O método Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo popular porque aumenta a produtividade por meio de sessões de trabalho focado.

Veja como o método Pomodoro pode melhorar a sua produtividade geral.

1. Melhora a concentração

Essa técnica impede o hábito de fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo, coisa que os humanos normalmente não fazem bem. Ele treina para que você consiga se concentrar em uma tarefa de cada vez, com intervalos razoáveis. A prática desse processo permite que os trabalhos sejam feitos com maior qualidade e em menos tempo. 

2. Facilita o planejamento dos projetos 

Depois de se acostumar com o uso dos pomodoros, o planejamento das tarefas e projetos poderá ser feito com maior precisão. É possível, por exemplo, estimar quantos pomodoros serão necessários para escrever um relatório e definir um prazo razoável para isso. 

3. Ajuda a limitar as distrações

Seguir a abordagem do Cirillo para lidar com as distrações e usar as técnicas para removê-las do seu dia otimizará o seu ambiente de trabalho para proporcionar um bom tempo de concentração. Uma opção é colocar o seu celular no modo avião e programar respostas de e-mail automáticas. 

4. Diminui a fadiga mental

Um estudo da revista científica Cognition revelou que fazer tarefas prolongadas leva a uma diminuição do desempenho, enquanto que fazer pausas curtas entre as tarefas pode ajudar a manter o foco. Essas pausas entre os pomodoros ajudam o seu cérebro a descansar, para ajudar você a se concentrar novamente sem se cansar muito. 

5. Agiliza a comunicação entre a equipe

Se a equipe estiver usando pomodoros, todos entenderão claramente quais são as suas responsabilidades e respeitarão os momentos de concentração dos colegas. Além disso, só será preciso fazer reuniões para atualizações de equipe, o que reduz o número e a duração das reuniões necessárias. 

6. Mantém a motivação

Dividir tarefas e trabalhar nelas em sessões curtas e produtivas dará uma sensação de satisfação por ver o quanto é possível produzir em 25 minutos. Isso dará motivação para manter a sequência produtiva e manterá a procrastinação à distância. Além disso, trabalhar pensando na recompensa da pausa mais longa após quatro pomodoros ajuda a manter a motivação.  

O método pomodoro funciona?

Cada pessoa administra o seu tempo de maneira diferente, dependendo do ambiente e do estilo de trabalho. As pesquisas mostram que o método Pomodoro realmente funciona, então pode ser que funcione para você também. 

Esse método recebeu inspiração da técnica de , uma estratégia de produtividade em que as tarefas são concluídas dentro de um bloco de tempo programado na agenda. Foi a técnica que se mostrou mais útil em um teste com 100 dicas de produtividade. Assim como o timeboxing, no método Pomodoro o trabalho é feito dentro de um período predeterminado. 

Como a produtividade pode ser medida usando os pomodoros, a passagem de tempo perde a conotação negativa e ganha uma positiva, pois se torna uma representação do que foi concluído, em vez do tempo perdido.

O filósofo Henry Bergson sugeriu que o tempo só causa estresse e ansiedade quando somos obrigados a mensurá-lo, incentivados pela sensação de atraso. 

Por outro lado, perceber o tempo como uma série de eventos não gera estresse. É nesse ponto que o método Pomodoro mostra sua utilidade: ao viver o seu dia de trabalho como uma sequência de sessões pomodoro planejadas, o estresse causado por pensar no tempo pode ser reduzido. 

Ao “inverter a dependência do tempo”, nas palavras de Cirillo, o conceito de tempo não se torna mais uma fonte de ansiedade, mas um motivador. Cada pomodoro exerce uma pressão saudável sobre nós, o que nos leva a melhorar e progredir.

Dito isso, embora as teorias por trás do método façam sentido, a eficácia dele varia de pessoa para pessoa. 

Como adaptar o método Pomodoro para o seu estilo de trabalho

Se o método tradicional não estiver funcionando no seu caso, tente personalizá-lo para que se adapte ao seu estilo e às suas preferências de trabalho. 

Algumas maneiras de fazer isso:

• Alterar a duração dos pomodoros: a duração das sessões pomodoros pode ser alterada de acordo com os seus hábitos de trabalho. É possível, por exemplo, fazer pausas mais longas ou sessões de trabalho mais curtas. Contanto que o padrão de trabalhar e fazer pausas esteja sendo seguido, os benefícios do método serão alcançados. 

• Combinar com outra estratégias: caso goste de estratégias de organização e produtividade, como o método Getting Things Done (GTD), é possível combiná-las com o método Pomodoro. Organize as suas tarefas usando uma estratégia e execute-as usando o método Pomodoro.

• Faça pomodoros quando eles forem úteis: não é preciso se comprometer a usar sessões pomodoros durante todo o dia de trabalho; use-as quando achar que forem mais úteis, como ao trabalhar em um projeto com vários aspectos dinâmicos. Caso o seu nível de produtividade varie ao longo do dia, tente usar o método Pomodoro durante os horários de pico. 

Preparar, apontar, Pomodoro

O método Pomodoro apresenta uma abordagem simples para a gestão de tempo, alternando entre sessões de trabalho focado e pausas. 

Programar as tarefas com base no número estimado de pomodoros necessários para concluí-las ajudará a medir o progresso e manter a sua equipe por dentro da situação. 

Esta técnica pode aumentar a sua produtividade, aprimorar a gestão de projetos e melhorar o trabalho em equipe. Para ajustar ainda mais o fluxo de trabalho, combine o método Pomodoro com outras ferramentas de produtividade ou softwares de gestão de tarefas. 

Se quiser melhorar ainda mais a sua eficiência no trabalho, siga estas 12 dicas para aumentar já a sua produtividade.