Eficiência vs. eficácia nos negócios: por que a sua equipe precisa de ambas

Nunca pensou na diferença entre eficiência e eficácia? Você não está só. A maioria das equipes usa esses termos alternadamente. No entanto, o entendimento das diferenças entre ambas as estratégias empresariais pode ajudar a sua equipe a ter êxito.

No livro The Effective Executive (“O executivo eficaz”), Peter Drucker afirmou que “eficiência é fazer da maneira certa, e eficácia é fazer a coisa certa”. No plano ideal, todos querem montar uma equipe que seja ao mesmo tempo eficiente e eficaz, afinal, quem não quer fazer a coisa certa do jeito certo? Para encontrar o ponto de equilíbrio, primeiro é preciso entender o significado de cada termo e o momento certo de focar cada métrica.

O que é eficiência?

Eficiência significa fazer as coisas do jeito “certo”: ganhar velocidade, desempenhar o trabalho com menos recursos, realizar grandes projetos com um orçamento reduzido. Portanto, é fazer “mais” com “menos”.

Em geral, as equipes eficientes:

• Executam projetos orientados por processos.

• Criam planos de gerenciamento de recursos.

• Aderem à automatização.

• Têm êxito trabalhando com recursos limitados.

• Concentram-se no trabalho que têm à frente.

• Aferem o progresso em contraste com métricas específicas.

O que é eficácia?

Eficácia significa trabalhar nas coisas “certas”, isto é, naquilo que agrega valor à empresa e tem um impacto expressivo nas metas empresariais. Hoje em dia, poucas equipes são eficazes na tarefa de relacionar o trabalho atual às metas mais amplas da empresa. Recentemente, um estudo com mais de 6 mil profissionais do conhecimento constatou que apenas 26% dos funcionários disseram entender com muita clareza a relação entre o seu trabalho individual e as metas empresariais, e apenas 16% deles consideram que a empresa é muito eficaz ao definir e comunicar as metas.

Equipes eficazes sabem como priorizar e dedicar adequadamente recursos apropriados a iniciativas importantes. Elas têm clara a forma como o seu trabalho se encaixa nas estratégias e metas mais amplas da empresa e usam esse conhecimento para relatar as atividades a serem feitas e os locais onde alocar os recursos.

Em geral, equipes eficazes:

• Orientam-se por metas.

• Investem em resultados.

• Focam o cliente ou o usuário final.

• Relacionam o seu trabalho ao panorama geral.

Qual delas é mais importante?

A eficiência e a eficácia são necessárias para que uma equipe realmente excepcional funcione. Uma equipe eficiente que não é eficaz consegue realizar o trabalho com rapidez, mas pode acabar priorizando as iniciativas erradas; já uma equipe eficaz que não é eficiente pode realizar o trabalho certo, mas não na velocidade ideal.

Imagine que a equipe de vendas está apresentando o seu produto a um novo cliente empresarial. O departamento de TI foi convidado, e eles pediram uma apresentação e uma demonstração de cada um dos três produtos que estão considerando implementar. Há quatro cenários possíveis para o desenrolar desse processo, dependendo das qualidades da sua equipe:

• Eficiente mas ineficaz: a equipe consegue montar uma apresentação de slides e uma demonstração em apenas três dias, porém, depois da sessão, o cliente fica insatisfeito porque o conteúdo se concentra em aspectos irrelevantes. No fim das contas, os materiais da apresentação não levaram em conta as necessidades específicas da empresa, que decide tomar outro rumo.

• Ineficiente mas eficaz: a equipe trabalha em conjunto para montar uma demonstração e uma apresentação de ponta, mas isso leva duas semanas. O cliente fica insatisfeito com o tempo de resposta da equipe. Gasta-se ainda mais tempo negociando e fazendo apresentações.

• Nem eficiente nem eficaz: a equipe não terminou de montar os seus processos de vendas, logo, ninguém sabe ao certo quem criou a apresentação de slides e a demonstração. Ao fim, a equipe consegue dar forma a uma ideia, mas esta não leva em conta os verdadeiros valores do produto ou não comunica o seu diferencial competitivo para o cliente, que decide tomar outro rumo.

• Eficiente e eficaz: a equipe tem clareza sobre o fluxo de trabalho em vigor e consegue montar uma apresentação de slides e uma demonstração em cinco dias. Na semana seguinte, a exposição da ideia produz o resultado desejado: o cliente decide seguir adiante com o seu produto!

Como o aumento da eficácia melhora a eficiência

No plano ideal, todos desejam montar uma equipe que seja eficiente e eficaz, mas isso não acontece da noite para o dia. Não tente implementar ambas as metodologias de uma vez só, porque isso talvez não produza o resultado desejado; comece lidando com a questão da eficácia antes de trabalhar a eficiência.

A priorização da eficácia garante que a sua equipe esteja trabalhando em iniciativas que fazem a diferença para as metas da empresa. Uma vez que a eficácia se converter numa prática constante, você poderá otimizar os processos em busca da eficiência. Em outras palavras, realizar o mesmo trabalho eficaz em menos tempo.

Imagine o exemplo de um projeto interdisciplinar que una as equipes de criação e web design. A meta é reformular a página inicial da empresa para comunicar melhor a proposta de valor da organização. De início, a equipe não se mostra nem eficaz nem eficiente. Ela não tem clara a proposta de valor que está comunicando, a forma como beneficia os clientes ou a mensagem que se deve priorizar na página inicial.

A equipe começa tomando as providências para recobrar a eficácia e manter a sintonia entre todos. Ela investe em uma plataforma de gestão do trabalho para coordenar as informações em diferentes níveis da organização e conectar iniciativas individuais às metas mais amplas da empresa. O profundo entendimento da estratégia geral capacita a equipe a criar a página inicial que melhor representa a empresa e atende aos clientes.

A equipe ainda não é totalmente eficiente. Levou algum tempo para que ela executasse o projeto, e a etapa de revisão demorou mais do que o previsto. No entanto, o foco na eficácia os levou a assegurar que o entregável do projeto estivesse em linha com as metas da empresa. A etapa seguinte é ganhar mais agilidade e mais eficiência.

Como montar uma equipe eficiente e eficaz

Em última análise, a meta é ajudar a sua equipe a se tornar eficiente e eficaz. Só assim poderá contemplar o panorama geral e simultaneamente priorizar a velocidade e a produtividade. Embora a maximização da eficácia seja o ponto de partida, há muitas etapas que você pode seguir para apoiar a sua equipe a criar boas práticas eficientes e eficazes.

1. Para começar, conecte as metas ao trabalho diário

A sua equipe não pode tornar-se eficaz sem entender a forma pela qual o trabalho dela afeta as metas empresariais. Assegure-se de que tenha muita clareza quanto à sua contribuição para a missão e a visão da empresa, e não há nada melhor para isso do que uma boa ferramenta de gestão do trabalho.

A gestão do trabalho ajuda a coordenar as pessoas e percorrer todos os níveis da sua organização para garantir que todos tenham as informações necessárias para realizar o trabalho que realmente importa. Em vez de ter tarefas e projetos isolados, as ferramentas de gestão do trabalho ajudam a preencher a lacuna entre as tarefas diárias e os objetivos empresariais mais amplos. Dessa forma, a sua equipe pode priorizar as tarefas com eficácia a fim de maximizar o valor empresarial, em vez de perder tempo com trabalhos de baixa prioridade.

Para ter certeza de que estamos priorizando o trabalho certo, usamos objetivos e principais resultados para definirmos metas trimestrais que levam a metas semestrais. Todas as semanas, os nossos líderes de equipe se certificam de que o trabalho das equipes esteja progredindo para atingir essas metas.”

2. Aumente a visibilidade interdisciplinar

Equipes eficazes não trabalham isoladas. Para ter êxito, a sua equipe precisa entender como o próprio trabalho se relaciona a outras iniciativas e projetos. Quando todos sabem quem está fazendo o quê e quando, os membros da equipe podem passar menos tempo coordenando o trabalho e dedicar mais tempo a projetos de alto impacto.

Responsabilização, visibilidade e clareza são benefícios decorrentes de uma gestão de projetos adequada e da utilização das ferramentas certas. ”

3. Invista em automatização e integração

Depois que a sua equipe dominar a eficácia, chega o momento de aumentar a eficiência. Uma forma de fazê-lo é automatizar o trabalho manual e repetitivo por meio da automatização de processos corporativos. Segundo o índice Anatomia do trabalho, o típico trabalhador do conhecimento dedica 60% do seu tempo à organização para o trabalho, como correr atrás de aprovações, buscar informações ou refazer trabalhos que já foram concluídos. A automatização de processos manuais disponibiliza mais tempo para a sua equipe se dedicar a funções estratégicas e especializadas.

Com a automatização, agora economizamos de duas a seis etapas para cada uma das nossas 40 a 50 solicitações de clientes por sprint, porque as tarefas são automaticamente adicionadas aos outros projetos e levadas de um estágio a outro.”

Como se não bastasse a organização para o trabalho e os intermináveis trabalhos de rotina que ela gera, os trabalhadores do conhecimento perdem um tempo essencial alternando entre aplicativos e buscando informações. Estudos mostram que os trabalhadores do conhecimento alternam entre 10 aplicativos por até 25 vezes por dia. Não raro as ferramentas empresariais não são compatíveis umas com as outras, e isso significa que os funcionários precisam alternar entre serviços de e-mail, plataformas de mensagens, ferramentas específicas para uma função e o software de gestão do projeto. Em vez de trabalhar assim, procure uma forma de integrar as suas ferramentas empresariais mais importantes, para que você tenha acesso a todas as suas informações relevantes em um só lugar.

4. Identifique áreas de melhoria

Para tornar-se eficiente, você precisa entender onde está a defasagem. Quando o trabalho atrasar ou os membros da equipe ficarem esgotados, identifique os pontos de tensão assim que possível. Isso pode ajudar a reavaliar e redistribuir os recursos se necessário.

O desenvolvimento de um processo claro para sinalizar e identificar áreas de melhoria pode ajudar a sua equipe a ser proativa e não reativa. Isso não só aumenta a eficiência, uma vez que remove o trabalho desnecessário, mas também impulsiona a eficácia, ajudando a sua equipe a ganhar mais consciência em relação ao próprio trabalho.

Durante algum tempo, o comportamento normal da nossa equipe de criação era apenas reagir ao trabalho, mas nunca faremos o melhor trabalho possível se não contarmos com um processo claro.”

Pensando em como você poderá chegar lá? Assegure que cada iniciativa conte com pontos de contato regulares. Neles você pode compartilhar o progresso do projeto e qualquer impedimento. Não agende este trabalho como uma reunião. Em vez disso, compartilhe relatórios de status do projeto no mesmo local onde você trabalha, assim você pode detectar com facilidade o que saiu do controle e fazer os ajustes necessários.

Trocando a ineficiência e ineficácia por novos hábitos

A formação de uma equipe eficiente e eficaz levará tempo. Para alcançar esse resultado, primeiro concentre-se na eficácia e dê à sua equipe clareza em relação às metas e prioridades da empresa. Em seguida, volte a sua atenção para a eficiência investindo em automatização e reduzindo as atividades excessivas de organização para o trabalho. Quer saber mais? Veja Doze dicas para aumentar a sua produtividade hoje.