Você reserva períodos na agenda para grupos de tarefas afins? Eis o Time blocking.

É provável que na semana passada você tenha refeito a sua lista de prioridades, reagendado as suas tarefas e talvez trabalhado até tarde para dar conta das coisas. E como você, muitas outras pessoas. De acordo com uma pesquisa recente, 87% dos trabalhadores do conhecimento estão trabalhando duas horas a mais todos os dias em comparação com 2019. No entanto, mais de 25% dos prazos não são cumpridos a cada semana. Todos os dias temos de conciliar demandas conflitantes e, como resultado, experimentamos mais caos do que clareza.

Por sorte, há uma solução: reservar e atribuir blocos de tempo.

Com essa técnica, você recobra o controle da sua agenda para se concentrar naquilo que realmente importa e alinha a sua atenção com as suas intenções, de forma a poder priorizar sempre o trabalho certo no momento certo. Com os modelos de gestão do tempo, você também pode dedicar a sua atenção à sua vida pessoal, ao ócio, ao almoço e a outras atividades essenciais que, às vezes, ficam de lado neste nosso mundo em que o trabalho não para.

O que é Time Blocking?

A compartimentação em blocos temporais, conhecida em inglês por Time blocking, é uma estratégia de gestão do tempo na qual você programa cada parte do seu dia. Com ela, você divide eficazmente a semana de trabalho em pequenos blocos temporais manejáveis, especificando as tarefas a serem realizadas, como verificar e-mails, trabalhar nos projetos, fazer uma pausa ou até se exercitar.

Como a maior parte das estratégias de gestão do tempo, definir e reservar blocos temporais é uma forma de recuperar o controle do seu dia e entender melhor para onde vai o seu tempo. De acordo com o índice Anatomia do trabalho, 71% dos trabalhadores do conhecimento relataram sentir-se esgotados ao menos uma vez em 2020. 32% dessas pessoas também citaram a incapacidade de se “desligar” ou desconectar-se como o fator principal que leva ao esgotamento. O agendamento de blocos de trabalho pode não apenas assegurar a conclusão de tarefas importantes, mas também lhe ajudar a encontrar tempo suficiente para descansar e cuidar de si.

Como funcionam os blocos temporais

Para criar um bloco temporal, agrupe tarefas similares e programe um período para trabalhar nelas. Os blocos de tempo têm dois fundamentos principais:

1. Agendamento visual de blocos temporais no calendário, evitando interrupções no seu trabalho ou sobreposições de atividades.

2. Agrupamento de tarefas relacionadas entre si em um bloco ou período de tempo ininterrupto.

Por exemplo, você pode começar criando um bloco temporal de uma hora para responder aos e-mails, começando às 9h. Em seguida, crie um bloco das 10h às 11h30 para trabalhar no projeto principal do dia (por exemplo, revisar e finalizar uma apresentação de lançamento no mercado). Para as 11h30, crie outro bloco de uma hora para almoçar, e assim por diante.

Ao organizar a sua agenda em blocos de tempo, você não só reserva períodos para trabalhos fundamentais (por exemplo, responder a e-mails e realizar tarefas), mas também reduz alternâncias entre contextos distintos. Já pensou em quantas vezes você para, entre uma tarefa e outra, para ler os e-mails ou tenta fazer avançar um projeto grande em meio a outros trabalhos? A definição de blocos temporais permite atribuir períodos específicos para tarefas importantes, e desse modo você pode se concentrar de forma eficaz no trabalho de grande impacto.

Time blocking ou Timeboxing?

Timebox é outra estratégia útil de gestão do tempo cuja função principal é predefinir a duração das atividades. No entanto, difere levemente do Time blocking ou blocos temporais:

• Ao criar um bloco temporal (“Time blocking”), atribui-se um período a um conjunto de tarefas, como verificar o e-mail, falar com os clientes ou redigir um artigo.

• Ao predefinir a duração de uma atividade (“Timeboxing”), atribui-se a tarefas individuais um período com horários específicos de início e conclusão.

Ao analisar uma agenda dividida em blocos de tempo, você verá grandes períodos dedicados a tarefas em lotes ou agregadas. Por exemplo, talvez haja um bloco temporal das 15h às 16h30 para a “revisão dos comentários” de todos os designs que você criou recentemente. Uma agenda com durações predefinidas, por sua vez, representará cada tarefa programada de maneira individual. Assim, pode haver uma tarefa das 15h às 15h15 para a “revisão dos comentários sobre a imagem do banner para o Facebook”, e outra das 15h15 às 15h30 para a “revisão da imagem da página inicial com base nos comentários sobre o design”, e assim por diante.

A divisão da agenda em blocos de tempo pode ser particularmente útil se precisar concluir um trabalho em prazos predefinidos ou se você frequentemente se debate com o perfeccionismo e deseja aumentar a própria produtividade.

Blocos temporais ou agregação de tarefas?

Agregar as tarefas em lotes é um dos elementos dos blocos temporais. Ao processar tarefas em lotes, reunimos e interligamos tarefas semelhantes para trabalhar nelas de uma vez só. Com frequência, essas tarefas levam mais tempo do que imaginamos, mas, por serem rápidas de fazer, acabamos por não prestar atenção ao tempo que gastamos com elas. Agregar tarefas em lotes pode nos ajudar a reduzir o tempo dispensado a tarefas variadas e trabalhos pontuais. Elas nos incentivam a deliberar conscientemente sobre aquilo a que dedicamos o nosso tempo e atenção.

Por exemplo, digamos que você faz a gestão do calendário de conteúdo de mídia social da sua empresa. Todas as segundas-feiras, você precisa fazer uma triagem das publicações da semana, compartilhar uma recapitulação das publicações da semana anterior e falar com a equipe de design para ver se o trabalho da semana seguinte está em dia. Normalmente, você faz isso sempre que pode, aqui e ali ao longo do dia.

Ao processar essas três tarefas juntas, você aumentará a produtividade e se concentrará em concluir o trabalho do dia. A última etapa é programar essa atividade na sua agenda na forma de um bloco de tempo.

Blocos temporais ou monitoramento do tempo?

O monitoramento do tempo se refere ao registro do tempo gasto nos projetos, normalmente para fins de faturamento, e de modo geral consiste mais em uma função empresarial do que numa estratégia de gestão. Ele é comum entre equipes e organizações, como agências de criação, escritórios de advocacia e equipes de trabalhadores freelance ou com contrato. Se quiser adotá-lo, há muitas ferramentas e integrações excelentes para ajudar a fazer o monitoramento do tempo.

Os blocos temporais podem ajudar com o monitoramento do tempo, pois dão detalhes claros do tempo gasto em cada iniciativa. Você só precisa se certificar de que esteja respeitando os blocos alocados ou atualizando-os em caso de mudanças.

Quem deveria experimentar os blocos temporais?

Os blocos temporais não serão eficazes se a sua agenda estiver repleta de reuniões. No entanto, se ela frequentemente tiver períodos em aberto, você poderá usar essa estratégia para administrar melhor a sua atenção e foco. Como a Lei de Parkinson afirma, “o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para a sua realização”, portanto, definir blocos temporais é uma ótima forma de recobrar o controle sobre a sua agenda e programar o trabalho com consciência.

Os blocos temporais são particularmente úteis se você:

• Você tenta com frequência realizar várias tarefas ao mesmo tempo.

• Precisa de ajuda para se concentrar em uma tarefa por vez e reduzir as distrações.

• Quer deliberar conscientemente sobre o seu tempo e energia no trabalho.

• Precisa de mais clareza em relação àquilo a que dedica o seu tempo diário.

• Tem problemas por excesso de trabalho.

Para começar a usar blocos de tempo, imagine que cada bloco é um fragmento de trabalho ininterrupto em que você deve lidar com projetos essenciais e realizar um trabalho focado.

O que é trabalho focado?

O termo “trabalho focado” foi cunhado por Cal Newport, um dos maiores defensores modernos dos blocos temporais. Embora a ideia tenha ganhado fama ao longo da história, sendo Benjamin Franklin um dos primeiros a adotá-la, Newport foi o primeiro a relacionar os blocos temporais ao trabalho focado na era digital. De acordo com ele, os blocos temporais podem ajudar a programar grandes períodos livres de distrações nos quais se pode trabalhar com foco e de maneira ininterrupta.

7 dicas para começar já a compartimentar a agenda em blocos temporais

A compartimentação em blocos temporais é simples na prática, mas pode ser complicada de implementar e manter de forma consistente. Com estas sete dicas, você pode ganhar o controle da sua agenda. Além do mais, você perceberá armadilhas que pode encontrar em cada estágio do processo.

1. Identifique as atividades em que você precisa trabalhar no dia

Assim como a maior parte das estratégias de gestão, a primeira etapa é identificar o que você de fato precisa fazer em determinado dia ou semana. Se ainda não o fizer, pratique manter e atualizar uma lista de pendências com todos os trabalhos importantes.

Tenha em mente que você não precisa apenas saber o que fazer, mas também o que priorizar. Entenda quais são as tarefas mais importantes a realizar num determinado dia. O ideal é que você busque uma ferramenta que lhe permita adicionar detalhes e contexto ao trabalho, como, por exemplo, a prioridade de uma tarefa em particular, anexos ou documentos importantes, colaboradores relevantes e outros elementos essenciais.

Possível armadilha:

Mesmo com a compartimentação em blocos temporais, talvez haja dias em que você não consiga terminar todo o seu trabalho. E, se não souber o que precisa priorizar, você não terá clareza das tarefas que devem ser concluídas no dia em questão e daquelas que podem ficar para o dia seguinte.

2. Descubra os seus períodos de maior produtividade

Ao criar um bloco temporal, você estará reservando um período de trabalho, seja para responder a e-mails, participar de reuniões, realizar atividades da lista de tarefas, etc. Os blocos temporais são úteis por si mesmos, mas você pode aumentar a eficácia dessa estratégia adaptando o trabalho às suas preferências de produtividade.

Se ainda não souber, pense a respeito dos períodos em que se sente mais produtivo(a). Você tem mais energia pela manhã? Nesse caso, cogite programar o trabalho que requeira mais de você (quer seja um trabalho focado ou reuniões) antes do almoço. Você fica com sono no início da tarde? Programe tarefas mais simples, como responder aos e-mails, de forma a manter alguma produtividade nesse horário. Consegue recuperar o fôlego ao fim da tarde? Guarde tarefas importantes para esse período e minimize as distrações que possam interromper o seu fluxo de concentração.

Possível armadilha:

Depois de algum tempo, avalie como você se sente ao fim do dia. Está sem forças? Nesse caso, talvez você tenha se equivocado quanto ao seu período do dia mais produtivo. Tente reagendar os blocos de trabalho para ver se isso funciona.

3. Agrupe as reuniões quando for possível

As reuniões são outra área em que se pode fazer uso dos períodos de maior produtividade. Talvez você tenha reuniões dispersas ao longo do dia, obstruindo a sua eficiência. Na Asana, chamamos a isso de cronograma “queijo suíço”! Reuniões dispersas podem atrapalhar a sua produtividade e dificultar muito a sua agenda diária. Em vez de conseguir ter tempo para o trabalho focado e para o descanso, a sua concentração mental é constantemente interrompida por reuniões.

É possível agregar as reuniões em blocos da mesma forma que se faz com as tarefas. Em vez de distribuí-las ao longo do dia, tente organizar num só bloco as reuniões que estejam relativamente próximas umas das outras, com alguns intervalos entre elas para descansar e se recuperar. Desse modo, você terá mais tempo para o trabalho focado. Outra opção é investir numa ferramenta que monitore isso de forma automática, como o Clockwise.

Possível armadilha:

Haverá momentos em que as reuniões estarão agendadas para ocorrer fora do período ideal que você separou para elas. Não tem problema. Os blocos temporais são uma estratégia que lhe ajuda a ser mais consciente do seu tempo, mas ela não fará o seu dia inteiro adequar-se a um cronograma perfeito. Para ter êxito com os blocos temporais, tente ser flexível com a sua agenda e reagende as atividades quando for necessário.

4. Agende os blocos temporais

Após descobrir o seu horário de maior produtividade e agrupar as suas reuniões, você poderá então definir o restante dos seus blocos temporais. Pense nas prioridades do dia e reserve um tempo de trabalho focado e dedicado para cada lote de tarefas na sua agenda. Se quiser realizar algumas tarefas mais de uma vez ao dia, basta reservar múltiplos blocos de tempo para elas, como verificar e responder às suas mensagens, por exemplo.

Possível armadilha:

Recomendamos que você agende os seus próprios blocos temporais para se responsabilizar por esse compromisso. Mas lembre-se que, se a sua agenda estiver sempre cheia, os seus colegas terão dificuldade para agendar reuniões de última hora ou combinar conversas importantes.

Para evitar esses problemas, sugerimos que você identifique cada bloco temporal na sua agenda, por exemplo, “período de concentração” pela manhã, “vida pessoal” durante o almoço e “não agendar nada: período reservado ao trabalho” à tarde, para se dedicar a algum trabalho focado. Com esse esclarecimento sobre os tipos de blocos temporais, os membros da sua equipe se sentirão mais confiantes para lhe agendar alguma coisa durante determinados períodos mais flexíveis.

5. Reserve o tempo destinado à sua vida pessoal

Compartimentar a sua agenda em blocos temporais não se resume a uma forma de programar as tarefas do trabalho, também é boa ideia para programar o seu tempo de inatividade diário. Tal como ao agendar o tempo de trabalho, criar um bloco temporal para as atividades pessoais pode lhe ajudar a cumpri-las. Além de agendar o almoço, programe alguns intervalos curtos para a sua vida pessoal, atividades diárias ou qualquer outra tarefa rotineira que precise realizar, como buscar os filhos na escola ou exercitar-se no começo da tarde.

Possível armadilha:

Nem todo bloco temporal para a vida pessoal precisa de ter um propósito. Pense em separar um período para o caso de decidir de última hora dar uma volta, conferir as redes sociais, limpar o apartamento ou ligar para a sua mãe. Ao não definir o propósito desse tempo dedicado à sua vida pessoal, você pode fazer o que considerar mais revigorante para o momento, seja lá o que for.

5. Prepare-se para trabalhos ou interrupções inesperadas

A compartimentação da sua agenda em blocos temporais falha quando não se deixa espaço para as surpresas do dia, por exemplo, tarefas inesperadas que precisam ser concluídas o quanto antes ou reuniões de última hora que foram agendadas no mesmo horário de um importante bloco de concentração. Você quer dar conta dessas atividades, mas não pode deixar que elas atrapalhem o resto do seu dia.

Se essas situações forem frequentes no trabalho, sugerimos separar um período flexível à tarde. Dessa maneira, você disporá de um bloco temporal para qualquer tarefa inesperada. Ou, caso algo interrompa um dos blocos matinais, você poderá mover o trabalho incompleto para o versátil bloco da tarde.

Possível armadilha:

Verifique se a nova tarefa que surgiu tem uma prioridade mais alta que a das atividades em andamento. Por vezes, o trabalho inesperado parece ser urgente, mas talvez não seja mais importante do que as tarefas que você estava realizando. Tenha sempre em mente as suas prioridades e reordene a sua agenda de acordo com elas.

6. Planeje-se para o tempo perdido

Até mesmo quem executa essa estratégia da forma mais eficaz possível perderá algum tempo durante o dia. Inevitavelmente, você precisará verificar uma mensagem no Slack ou enviar um e-mail que parece ser prioritário. Ou, talvez, receba uma chamada telefônica que precise atender. Se você estiver trabalhando em casa, com certeza se distrairá com outras pessoas, filhos ou animais de estimação. Faz parte!

Pense em dedicar alguns blocos temporais para trabalhos de atenção e outros para trabalho focado. Verificar o e-mail e realizar certas tarefas diárias são atividades que podem ser interrompidas sem que essa distração traga grandes problemas. Porém, se agendar um bloco temporal para o trabalho focado, considere desativar todas as notificações e habilitar o modo “Não incomodar”.

Possível armadilha:

Pode levar algum tempo até você descobrir a melhor estratégia para minimizar as distrações, mas continue ajustando e reajustando os seus blocos temporais conforme necessário. Com o passar dos dias, você sentirá que perderá menos tempo com esta técnica de gestão do tempo.

7. Faça ajustes conforme necessário

Assim como todas as estratégias de gestão do tempo, é preciso regular e ajustar os seus blocos temporais até que eles se mostrem adequados. Você não conseguirá planejar um dia perfeito na primeira tentativa. Dê a ela tempo e faça o que sentir que funciona. Lembre-se de que esta estratégia só é eficaz se atender às suas metas e necessidades, portanto otimize-a para aquilo que funciona e descarte qualquer estratégia que não ajudar a obter ganhos de produtividade.

Possível armadilha:

Se a compartimentação em blocos temporais não for do seu agrado, experimente outras técnicas de gestão do tempo, como o Timebox, uma estratégia orientada por metas em que se atribui a cada tarefa uma data ou horário inicial e final. Para saber mais, leia o nosso guia sobre blocos de tempo.

Exemplo de bloco temporal

A agenda de cada pessoa é única. Logo, cada agenda compartimentada também será levemente diferente. No entanto, se você implementar as sete estratégias acima, é possível que a sua agenda fique assim:

Próxima etapa: decidir o que fazer com o tempo livre reconquistado

A compartimentação em blocos temporais pode lhe ajudar a deliberar com mais consciência sobre o seu tempo. Ao dedicar períodos específicos a tarefas importantes, você se concentrará em concluir o trabalho em vez de perder tempo e energia com tarefas simultâneas e procrastinação. No entanto, assim como todas as estratégias de gestão de tempo, ela só é eficaz se você tiver clareza das atividades e dos prazos em questão.

Para obter mais dicas de como organizar e gerir o trabalho, leia o nosso artigo sobre como fazer uma lista de tarefas que realmente funcione.