Tudo o que é preciso saber sobre a gestão de projetos em cascata

Os gestores de projeto têm à sua disposição muitos tipos diferentes de metodologia de gestão de projetos, como Agile, Kanban, Scrum e muitos outros. 

Mas e se o projeto demanda uma abordagem mais linear? A metodologia em cascata adota exatamente essa abordagem, que pode ajudar você e a sua equipe a alcançar as metas em comum, uma tarefa (ou um marco) de cada vez. 

O que é a gestão de projetos em cascata?

Trata-se de uma metodologia de gestão de projetos sequencial em que um projeto se divide em fases distintas. Cada fase começa somente após a conclusão da anterior.

Esta abordagem de gestão de projetos teve origem nas fábricas e na construção civil, onde cada marco tem de ser concluído antes que o processo de produção possa avançar. Por exemplo, não se pode construir as paredes de uma casa se a fundação não tiver sido feita. 

Embora tenha começado no segmento de fabricação, a gestão de projetos em cascata adaptou-se desde então às necessidades de muitos setores diferentes, incluindo o desenvolvimento de software. Por exemplo, um projeto em cascata ficaria mais ou menos assim:

A metodologia em cascata em geral se visualiza na forma de um fluxograma ou de um diagrama de Gantt. Esta metodologia é chamada “cascata” porque cada tarefa flui em cascata para a atividade seguinte. Num diagrama de Gantt, pode-se ver a fase anterior fluindo para a fase seguinte.

As seis fases da metodologia de gestão de projetos em cascata

Qualquer equipe pode implementar a gestão de projetos em cascata, mas esta metodologia é mais proveitosa para processos que precisam transcorrer sequencialmente. Se o projeto em que você está trabalhando tem tarefas que podem ser concluídas concomitantemente, experimente outra estrutura, como a metodologia Agile. 

Se estiver tudo pronto para começar com a gestão de projetos em cascata, siga estas seis etapas: 

1. Fase de requisitos

Este é o processo de planejamento inicial, em que a equipe recolhe o máximo de informação possível para assegurar um projeto bem-sucedido. Dado que no método em cascata as tarefas dependem de etapas anteriores, é necessária muita reflexão preliminar. Este processo de planejamento é crucial para o modelo em cascata, e, por causa disso, a maior parte do cronograma do projeto é muitas vezes dedicada a esta etapa.

Para que este método funcione, compile um plano de projeto detalhado, que explique cada fase do projeto. Isto inclui todos os aspectos, desde os recursos necessários até os membros específicos da equipe que estejam trabalhando no projeto. Esta documentação é geralmente denominada de documento de requisitos do projeto. 

Ao fim da fase de requisitos, você deverá ter um esquema muito claro do projeto, do início ao fim, incluindo:

• Cada estágio do processo

• Quem está trabalhando em cada estágio

• Principais dependências

• Recursos necessários

• Um cronograma da duração de cada fase

2. Fase de concepção do sistema

Num processo de desenvolvimento de software, esta fase ocorre quando a equipe de projeto especifica o hardware a ser usado e dá outras informações detalhadas, tais como as linguagens de programação e interface do usuário. 

A concepção do sistema tem dois estágios: a concepção geral e a concepção detalhada. Na fase de concepção geral, a equipe arma o esqueleto de como o software vai funcionar e como a informação será acessada. Durante a fase de concepção detalhada, a equipe desenvolve as partes mais específicas do software. Em miúdos, se a fase de concepção geral cria o esqueleto do projeto, a fase de concepção detalhada desenvolve os seus órgãos. 

Os membros da equipe de desenvolvimento que usam o método em cascata devem documentar cada etapa para que a equipe possa consultar o que foi feito à medida que o projeto avança.

3. Fase de implementação

Esta é a fase em que tudo é colocado em prática. Com base no documento de requisitos da primeira fase e no processo de concepção do sistema da segunda fase, a equipe começa o processo de desenvolvimento completo para construir o software, conforme descrito pelas duas primeiras fases.

4. Fase de testes

Esta é a fase em que a equipe de desenvolvimento entrega o projeto à equipe de testes de controle de qualidade. Os testadores procuram quaisquer erros ou bugs que necessitem ser corrigidos antes de o projeto ser implementado. 

Os testadores devem documentar claramente todos os problemas que encontrarem na verificação da qualidade. Se outros desenvolvedores encontrarem um bug semelhante, eles podem consultar a documentação anterior para ajudar a corrigir o problema. 

5. Fase de aplicação prática

No caso dos projetos de desenvolvimento, esta é a fase em que o software é implantado para o usuário final. Em outros setores, é quando o entregável final é lançado e entregue aos clientes finais. 

6. Fase de manutenção

Depois de implementado um projeto, pode haver casos em que um novo bug é descoberto, ou em que é necessária uma atualização do software. Este momento é conhecido como fase de manutenção, e é comum no desenvolvimento de software que se trabalhe continuamente nesta fase.

Quando usar a metodologia em cascata

A metodologia em cascata é uma forma comum de gestão de projetos porque permite um planejamento minucioso e uma documentação detalhada. No entanto, esta estrutura não é adequada para todos os projetos. Confira aqui alguns exemplos de quando usar este tipo de gestão de projetos. 

O projeto tem uma meta final bem definida

Um dos pontos fortes da abordagem em cascata é que ela concede um caminho claro do ponto A ao B. Se não estiver claro qual seria o ponto B, então talvez seja melhor que o projeto utilize uma forma iterativa de gestão de projetos, como a abordagem Agile. 

Os projetos com uma meta facilmente bem definida são mais adequados ao método em cascata porque os gestores de projeto podem trabalhar em retrospecto, a partir da meta, para criar um percurso claro e detalhado com todos os requisitos necessários.

Sem restrições orçamentárias ou temporais

Se o seu projeto não tiver restrições de orçamento ou de cronograma, os membros da equipe podem passar o máximo de tempo possível na fase de requisitos e concepção do sistema. Eles podem ajustar e adaptar as necessidades do projeto tanto quanto quiserem, até que cheguem a um plano de projeto bem pensado e bem definido.

Criação de processos repetíveis

O modelo em cascata requer documentação em quase todas as fases do processo. Isto facilita repetir o projeto para um novo membro da equipe; cada etapa é claramente detalhada para que se possa recriar o processo.

A criação de processos repetíveis também facilita o treinamento de novos membros da equipe quanto ao que, exatamente, precisa ser feito em projetos semelhantes. Isto faz do processo em cascata uma abordagem eficaz à gestão de projetos para garantir a padronização de processos.

Benefícios da gestão de projetos em cascata

A documentação consistente facilita a reconstituição do processo

Ao implementar o processo de gestão de projetos em cascata, documenta-se cada passo do caminho, o que pode ser benéfico no caso de a sua equipe precisar refazer os processos retroativamente, uma vez que poderá facilmente encontrar os erros a corrigir. Também é ótimo para criar processos repetíveis para novos membros da equipe, como mencionado anteriormente. 

Acompanhar o progresso é fácil

Ao colocar um projeto em cascata num diagrama de Gantt, pode-se facilmente acompanhar o progresso do projeto. O próprio cronograma serve como uma barra de progresso, assim fica sempre claro em que fase se encontra o projeto.

Os integrantes da equipe podem gerir o tempo com eficácia

Por a metodologia em cascata exigir tanto planejamento durante a fase de requisitos e concepção, é facilitado aos participantes estimar quanto tempo levará a sua parte específica do processo em cascata.

Desvantagens do modelo em cascata

Bloqueios podem afetar radicalmente o cronograma

A metodologia em cascata é linear por natureza, portanto, se houver um imprevisto pelo caminho ou se alguma tarefa atrasar, todo o cronograma é reajustado. Por exemplo, se um fornecedor se atrasar no envio de uma peça específica para a equipe de fabricação, todo o processo tem de ser colocado em pausa até que a peça específica seja recebida.

O progresso linear pode dificultar o retorno a uma etapa anterior

Um dos maiores desafios da metodologia em cascata é que fica difícil voltar a uma fase quando esta já foi concluída. Por exemplo, alguém que esteja pintando as paredes de uma casa não é capaz de voltar atrás e aumentar o tamanho de um dos cômodos. 

A verificação da qualidade acontece tardiamente no processo

Em comparação com algumas metodologias de gestão de projetos mais iterativas, como Kanban e Agile, a fase de revisão em uma abordagem em cascata acontece mais tarde no processo. Se for cometido um erro no início do processo, pode ser um desafio voltar atrás e corrigi-lo. Devido à forma como funciona, não há espaço no processo em cascata para iterar ou buscar a melhor solução.

Como gerir um projeto em cascata

Com projetos em cascata, há muitas partes dinâmicas e participantes a monitorar. Uma das melhores formas de manter o alinhamento é utilizar um software de gestão do trabalho que armazene fluxos de trabalho, cronogramas, entregáveis e tudo o mais em um só local. 

Se quiser experimentar a gestão de projetos em cascata com a sua equipe, use a Asana. É possível visualizar os projetos Asana de várias maneiras, incluindo na forma de cronograma, o que lhe dá uma perspectiva linear do projeto.