O que é um plano de implementação? Seis passos para criar um

Projetos precisam de planejamento para serem bem-sucedidos. Você construiria uma casa sem usar uma planta? Provavelmente não, porque colocar tijolo sobre tijolo sem ter um plano pode levar a um desastre. O mesmo conceito se aplica ao mundo corporativo. Um plano de implementação funciona como uma planta para qualquer objetivo em comum. O seu plano deve conter tudo, desde a estratégia do projeto, até o orçamento e a lista de pessoas trabalhando no projeto. 

Neste guia, falaremos sobre o que é um plano de implementação e como criar um. Estes passos podem ajudar você e a sua equipe a se preparar para projetos grandes e pequenos.

Qual é o propósito de um plano de implementação?

Um plano de implementação é um documento que descreve os passos que a sua equipe deve realizar para alcançar uma meta ou iniciativa em comum. Este plano é equivalente a um plano estratégico. Se o plano estratégico detalha quais estratégias serão utilizadas para alcançar uma meta específica, o plano de implementação é o guia passo a passo que mostra como essas metas serão alcançadas.

O propósito de um plano de implementação é assegurar que a sua equipe conseguirá responder às perguntas sobre quem, o quê, quando, como e porquê de um projeto, antes de passar para a fase de execução. Em termos simples, é o plano de ação que transforma a sua estratégia em tarefas específicas.

Uma boa maneira de saber se o seu plano de implementação é eficaz é entregá-lo a uma pessoa fora da sua equipe e ver se ela consegue entender o projeto do início ao fim. O seu plano de implementação não deve deixar perguntas sem resposta.

Como criar um plano de implementação em seis passos

Se quiser que o seu plano de implementação seja abrangente e útil para a sua equipe do projeto, será preciso seguir alguns passos específicos e incluir os componentes certos. Use os passos a seguir para criar o seu plano e reduzir o risco de brechas na sua estratégia.

1. Defina metas

O primeiro passo do processo de implementação é definir as suas metas. Determine o que espera alcançar quando o projeto estiver concluído, como conquistar um novo cliente de marketing ou reformular a sua estratégia de conteúdo interna. Começar com os objetivos do projeto em mente pode ajudar a dar forma ao seu plano de projeto. 

Dicas a considerar:

• Faça perguntas: ao definir as metas, você e a sua equipe podem fazer perguntas sobre o projeto, como “O que estamos tentando alcançar com este projeto? Quais entregáveis esperamos produzir? Quem são os participantes com quem planejamos compartilhar os entregáveis do projeto?”

• Faça um brainstorm de cenários de risco: embora o seu plano de implementação inclua uma etapa de avaliação minuciosa de riscos mais à frente, fazer o brainstorm de possíveis cenários de risco com antecedência dá uma ideia mais realista do que é possível alcançar. 

2. Faça pesquisas

Depois de ter uma ideia geral das metas do projeto que quer alcançar, vá em direção a essas metas fazendo pesquisas como entrevistas, questionários, grupos de foco ou observações. A pesquisa deve ser feita por especialistas na sua área de atuação, que devem ser membros da equipe ou partes interessadas externas. os resultados da pesquisa devem conter uma lista descrevendo o cronograma do projeto, o orçamento e o pessoal necessário.

Dicas a considerar:

• Colabore usando ferramentas compartilhadas: a colaboração fica mais fácil quando se utilizam as ferramentas de comunicação certas. Use uma ferramenta de colaboração em equipe para compartilhar as metas do projeto e receber feedback das outras pessoas, onde quer que estejam. 

3. Mapeie os riscos

Um brainstorm dos cenários de risco foi feito primeiro no passo da estratégia de implementação; agora, no passo três, é hora de mapear todos os riscos que podem surgir no projeto, que podem ser qualquer coisa desde licenças e feriados remunerados até restrições de orçamento e perda de pessoal. 

Uma ótima maneira de mapear os riscos é usar um registro de risco. Esta ferramenta ajudará a priorizar os riscos do projeto e a se preparar corretamente para eles. Também é possível fazer uma análise SWOT (ou FOFA) para identificar pontos fracos e ameaças que impactem o seu projeto. 

Dicas a considerar:

• Tenha flexibilidade e proatividade: mapear riscos vai além de apenas criar uma estratégia de preparação. Caso se identifiquem riscos evitáveis durante essa etapa do plano de implementação, é possível agir para evitá-los. Para isso, pode ser preciso ajustar as metas iniciais do projeto. 

4. Estipule marcos

Estipular marcos para o projeto é um passo importante do processo de planejamento, pois esses pontos de verificação ajudam a acompanhar o progresso durante a execução. Os marcos servem como métricas, sendo uma forma de medir quanto se avançou no projeto e quanto falta até a conclusão. 

Para visualizar os marcos do projeto e manter toda a equipe na mesma página, use um diagrama de Gantt. Com esse recurso, é possível exibir visualmente a agenda de implementação e identificar quanto tempo cada tarefa deverá tomar.

Dicas a considerar:

• Deixe espaço para imprevistos: as coisas nem sempre correm como o planejado, mesmo quando fazemos tudo que está ao nosso alcance para seguir a agenda. Ao deixar espaço para imprevistos na agenda em vez de criar marcos rígidos e não conseguir cumpri-los, você se assegura de que o projeto continue em dia.

• Esclareça as dependências: dependências são tarefas que dependem da conclusão de outras tarefas. Esclarecê-las faz com que fique mais fácil manter o projeto em dia e alcançar os marcos.

5. Atribua responsabilidades e tarefas

Qualquer plano de ação deve conter uma lista de responsabilidades atribuídas a membros da equipe. Atribuir essas responsabilidades é uma maneira de avaliar o desempenho de cada membro da equipe e acompanhar o progresso mais de perto. Um gráfico RACI pode ser uma ferramenta de gestão de projetos eficaz para esclarecer funções e responsabilidades. 

Atribuir responsabilidades é diferente de atribuir tarefas individuais. Um membro da equipe pode ser responsável por supervisionar a avaliação do projeto, enquanto que três outros podem cuidar da entrega e da comunicação do projeto a várias equipes para avaliação. Quando estiver atribuindo responsabilidades e tarefas, não se esqueça de deixar suas expectativas bem claras. 

Dicas a considerar:

• A comunicação é essencial: ao atribuir funções, responsabilidades ou tarefas, é melhor comunicar por que está escolhendo um membro da equipe e não outro. Em vez de deixá-los questionar por que têm funções específicas, use esta etapa do processo de planejamento como uma oportunidade para enfatizar os pontos fortes do membro da equipe.

• Faça o acompanhamento das responsabilidades em uma ferramenta compartilhada: ter uma ferramenta compartilhada, como um software de gestão de projetos, pode dar clareza aos membros da equipe a respeito de quem está fazendo o quê, e quais são os prazos.

6. Aloque recursos

A alocação de recursos é uma das melhores maneiras de reduzir o risco. Ao planejar quais recursos são necessários para o seu projeto e se assegurar que eles estejam disponíveis, é possível reduzir o risco de ficar sem recursos no meio do projeto. Se perceber que não tem recursos suficientes nesta etapa do processo de implementação, você pode ajustar o seu projeto adequadamente antes que ele comece. 

Os recursos podem ser dinheiro, pessoal, software, equipamento e outros materiais físicos ou técnicos. O tempo também pode ser um recurso, pois os membros necessários para concluir este projeto podem estar trabalhando em outros projetos.

Dicas a considerar: pergunte-se o seguinte quando estiver identificando os recursos disponíveis para o seu projeto: 

• Qual é o nível de prioridade do projeto? 

• Quem está disponível para trabalhar neste projeto? 

• Qual é o orçamento e quais são as ferramentas disponíveis? 

• De quais recursos adicionais precisamos? 

• Quem precisa aprovar o plano de alocação de recursos?

Seguir estas etapas ao criar o seu plano de implementação aumentará a probabilidade de alcançar as metas do projeto. Ter uma lista de verificação dos itens a incluir no seu plano também pode levar a uma implementação bem-sucedida. 

O que incluir em um plano de implementação

Saber como criar o seu plano de implementação é crucial, mas também é importante saber o que incluir nele. Esta lista de verificação contém os seis itens mais importantes a considerar se quiser avançar com um projeto bem-sucedido. 

1. Objetivos

Os objetivos do projeto serão descritos na primeira etapa do processo de implementação. Defina as metas e decida quais métricas a sua equipe usará para acompanhar o progresso. Ao identificar claramente os objetivos do projeto, você e a sua equipe podem mensurar o progresso e o desempenho enquanto avançam.

2. Declaração do escopo

O escopo do projeto será definido no segundo passo, durante a etapa de pesquisas. A declaração do escopo do projeto deve descrever os limites estabelecidos para o projeto e, de maneira ampla, em direção a quais metas, prazos e resultados você trabalhará. Definir o escopo do projeto no plano de implementação pode ajudar a evitar o desvio de escopo quando o projeto estiver mais avançado.

3. Descrição dos entregáveis

Os entregáveis são as metas tangíveis do seu projeto. Descrever os entregáveis que espera criar pode servir como recurso para lidar com cronogramas, delegar tarefas e alocar recursos. 

4. Datas de conclusão das tarefas

Embora o cronograma do projeto possa mudar de acordo com o progresso, é importante esclarecer as datas de conclusão esperadas durante o planejamento de implementação. Ao estimar datas de conclusão para as tarefas, é possível estipular marcos relacionados a essas datas e se planejar para a conclusão do projeto. Normalmente, diagramas de Gantt são usados para o planejamento estratégico e o planejamento de implementação, pois esses diagramas apresentam as informações seguindo um trajeto linear, semelhante a uma linha do tempo. 

5. Avaliação de riscos

A avaliação de riscos será feita no terceiro passo do processo de implementação. Independentemente da ferramenta que utilizar — seja um  registro de riscos, uma análise SWOT (ou FOFA) ou um plano de contingência — para identificar riscos, não deixe de incluir esses documentos no seu plano. Dessa forma, outras pessoas envolvidas no projeto podem ver as suas descobertas e ajudar a evitar esses riscos. 

6. Funções e responsabilidades dos membros da equipe

No quinto passo do seu plano, você atribuiu funções e responsabilidades aos membros da equipe, e manter um registro detalhado disso pode ajudar na responsabilização de todos. Não importa se você usa um gráfico RACI ou outra ferramenta para esclarecer as funções dos membros da equipe, deve haver um local no seu plano que todos possam consultar caso tenham dúvidas. 

O seu plano de implementação será específico ao projeto em que está trabalhando, então ele pode conter outros componentes diferente dos listados acima. No entanto, os seis itens acima podem ser usados como guia para ter uma ideia do quão abrangente o seu plano é.

Muitos aspectos da implementação do projeto encontram correspondentes no planejamento estratégico. Como gestor de projetos, trabalhar em um plano de implementação do projeto enquanto trabalha no plano estratégico pode ajudar a minimizar o tempo total gasto em planejamento.

Outra forma de economizar tempo durante o processo de planejamento é reunir todos os planos em uma plataforma de gestão do trabalho. Quando a equipe do projeto estiver pronta para iniciar o processo de implementação, tudo estará disponível de maneira prática em um só lugar.

Benefícios de um plano de implementação

Há muitos benefícios na prática de planejar a implementação, sendo o maior deles uma maior possibilidade de ter êxito no projeto. Implementar um plano de projeto cria um roteiro para executar o projeto e evitar que problemas ocorram. 

Outros benefícios do plano de implementação:

• Melhor comunicação entre os membros da equipe e os principais participantes

• Melhor organização e gestão de recursos

• Melhor responsabilização de todas as pessoas envolvidas no projeto

• Cronogramas de projeto e fluxos de trabalho diários mais estruturados

• Colaboração mais fácil entre os membros da equipe

Passar direto para a fase de execução sem um plano de implementação pode dar a sensação de subir num palco para fazer um discurso sem saber o que vai dizer. Preparar-se é essencial para alcançar um desempenho excepcional. 

Simplifique o planejamento de implementação com um software de gestão de projetos

Conhecer os passos necessários ao planejamento de uma implementação é a pedra angular da gestão de projetos. Um projeto bem planejado leva a um projeto bem-sucedido.

Um software de gestão de projetos pode agilizar o seu plano de implementação tornando-o acessível a todos os membros da equipe e participantes. Usar um software on-line para criar o seu plano também permite editá-lo em tempo real, o que abre espaço para melhorias no processo.