A nossa atual forma de trabalhar não está dando certo

Realizar um bom trabalho não é fácil, e você provavelmente pode percebê-lo na sua própria equipe. Com tantas ferramentas e conexão permanente, a força de trabalho está extenuada, esgotada e gastando o seu tempo em atividades que não agregam valor. Dia após dia, as horas de trabalho são completamente ocupadas e, ainda assim, com demasiada frequência parece que a sua equipe não realizou o suficiente.

Ainda que tenham a função de ajudar, o e-mail, as planilhas, os aplicativos de mensagens e tantas outras ferramentas tornam, no fim das contas, o trabalho mais difícil de realizar, especialmente no quesito da colaboração. Por quê? Porque, ao que tudo indica, tais ferramentas geram um grande volume de organização para o trabalho.

Organização para o trabalho: um problema globalizado

De acordo com o índice Anatomia do trabalho da Asana, que realizou uma pesquisa com mais de 10 mil profissionais do conhecimento do mundo todo, o trabalhador médio só dedica um quarto do seu tempo ao trabalho qualificado — como desenvolvimento de código, design ou campanhas de marketing — e 13% ao planejamento estratégico. O resto do tempo, 60% do seu dia, é gasto com a comunicação sobre tarefas, a procura de documentos e a gestão de prioridades variáveis.

Isto significa que a maior parte do seu dia é consumida pela organização para o trabalho. Esta inclui todas as atividades que realizamos ao longo do dia e que roubam o tempo dos trabalhos qualificados, aqueles que trazem resultados e para os quais fomos contratados.

Ainda que muitas pessoas considerem essa organização para o trabalho como normal e inevitável — praticamente todas as profissões incluem algum tipo de trabalho secundário de rotina — ela adquire proporções preocupantes quando as equipes estão descoordenadas e não dispõem de processos claros a seguir.

Como a organização para o trabalho desperdiça tempo e energia

A organização para o trabalho evidencia a falta de eficiência. Devido ao grande número de canais de comunicação, ferramentas e processos, a informação acaba frequentemente por ficar fragmentada e os projetos isolados ou circunscritos a uma empresa ou até a uma única equipe. Isso deixa as equipes mais lentas e dificulta a realização do trabalho real que produz resultados.

Com distrações como notificações e redundâncias incessantes, as pessoas precisam trabalhar até mais tarde ou por mais tempo do que o necessário para conseguir cumprir as metas. De fato, segundo o Índice Anatomia do trabalho, responder a um influxo constante de e-mails e notificações é a razão principal pela qual um terço dos funcionários fica regularmente até mais tarde nos escritórios, ou trabalha em casa após o período laboral. Quais são as principais causas que levam as pessoas a trabalhar até mais tarde?

• Responder a e-mails frequentes (41%)

• Reuniões inesperadas (36%)

• Procurar obter as aprovações necessárias (34%)

Todo esse tempo e estresse excessivos se acumula e causa atrasos. A maior parte dos profissionais do conhecimento (88%) concorda que projetos urgentes e iniciativas importantes perdem o ritmo ou ficam por fazer devido ao volume de tarefas que têm sob sua responsabilidade.

Em outras palavras, sempre haverá alguma organização a ser feita em relação ao trabalho, mas perder três quartos do dia com atividades que você pode otimizar e simplificar é algo desnecessário e que está tornando as nossas equipes menos produtivas.

Como chegamos até aqui?

A resposta é bastante simples: as ferramentas são mal utilizadas. Embora a função do e-mail seja comunicar, a das planilhas seja fazer análises quantitativas e a dos aplicativos de mensagens seja dar atualizações rápidas, tais ferramentas são, com frequência, usadas para gerenciar todo tipo de projetos e fluxos de trabalho. Isso resulta em informações dispersas, comunicações isoladas e tempo perdido tentando dar sentido a toda essa confusão.

Também não estão em uso os processos adequados, uma vez que 83% das equipes afirmam que seriam mais eficientes se contassem com os processos certos, de acordo com o índice Anatomia do trabalho.

Domine a organização para o trabalho ao gerenciar o trabalho

Existe alguma solução? Podemos efetivamente reduzir a quantidade de organização para o trabalho que realizamos diariamente?

A chave para reduzir a organização para o trabalho é compreender que os problemas que precisam ser resolvidos não são de comunicação ou de colaboração e, portanto, aplicativos de comunicação e colaboração não são a resposta. O cerne da questão está na dificuldade em fazer uma coordenação eficaz, e para solucioná-la, é necessário adotar um sistema para fazer a gestão do trabalho.

A gestão do trabalho tem a ver com orquestrar todo o trabalho — de projetos com prazos determinados a processos contínuos — dentro de uma equipe ou organização para melhorar a clareza e a colaboração. As ferramentas que permitem às equipes planejar, gerenciar e executar todo o seu trabalho de um só lugar, sejam as tarefas diárias ou os projetos estratégicos, ajudam a pôr em prática a gestão do trabalho. Com uma ferramenta de gestão do trabalho, a sua equipe (ou a organização inteira) pode então estar sempre a par de todas as facetas do seu negócio.

Os problemas de colaboração e as ineficiências começam a diminuir quando a sua equipe acolhe a gestão do trabalho, porque esta capacita cada membro da equipe a focar no trabalho que leva o negócio adiante sem ficar limitado pelos aspectos organizacionais do trabalho. Um exemplo disso é o e-mail, que volta a ser uma autêntica ferramenta de comunicação ao deixar de ser usado para administrar o trabalho.

Mas, por onde começar? Saiba mais sobre o software de gestão do trabalho e como ele pode ser implementado (e ajustado a praticamente qualquer equipe ou organização) de forma a reduzir a organização para o trabalho e começar a colaborar de forma mais eficiente.