Nove dicas para anotar melhor as reuniões

As reuniões são importantes para qualquer projeto. Nelas, os membros das equipes tomam decisões e se interconectam. Tais encontros são essenciais para uma boa tomada de decisões, porém, qual é o destino das ideias que surgem? Se não estiver claro quem é o responsável por anotá-las, as ideias e as coisas a fazer podem acabar esquecidas.

Anotações e atas de reunião são a melhor forma de assegurar que as informações e os contextos fundamentais sejam registrados. Detalharemos esses dois tipos de documentação neste artigo.

O que são anotações?

As anotações são os assuntos principais que escrevemos durante uma reunião. Quando bem feitas, elas ajudam a lembrar dos detalhes importantes e de coisas a serem feitas por você, ou outros membros da equipe, até à próxima reunião.

Não há uma estrutura ou formato específico para este tipo de documento. As técnicas de anotação variam conforme a preferência de cada um.

O que são atas?

As atas seguem um modelo de anotação formal que pode servir como documento oficial para auditores ou em procedimentos jurídicos. Elas têm uma estrutura específica que estipula as informações a serem incluídas. Veja os requisitos a seguir:

• Data e horário da reunião, tanto de início, quanto de término.

• Nomes dos participantes da reunião, inclusive de quem foi convidado, mas não pôde comparecer.

• Assuntos debatidos na reunião.

• As principais decisões que foram tomadas, como: resultados de eleições, petições aprovadas ou rejeitadas, e a data e o horário da próxima reunião.

• Coisas a fazer até a próxima reunião.

Em inglês, as atas de reunião são chamadas de "minutes" (minutas, em tradução literal). Este termo tem origem no latim minuta scriptura, ou "pequenas notas", em português. Embora possa ser útil incluir nas atas os detalhes em tempo real, a intenção não é redigir os acontecimentos minuciosamente.

Qual é a melhor opção: fazer anotações ou atas?

Se você faz a gestão de projetos, muito provavelmente usará anotações comuns. Elas são adequadas para situações como reuniões iniciais de projetos, planos de projetos ou diálogos casuais entre duas pessoas.

As atas são mais indicadas para compromissos formais que exigem gravação ou documentação, tais como audiências públicas ou reuniões da empresa.

Por que usar anotações?

As anotações podem assumir diversos formatos e trazem grandes benefícios, independentemente do método escolhido. A seguir, explicamos de que maneira elas são capazes de elucidar a sua equipe. 

Registram decisões

Embora algumas pessoas tenham ótima memória, outras podem se esquecer rapidamente do que aconteceu na reunião da equipe. Com registros por escrito, os membros têm uma fonte de consulta às decisões que foram tomadas num dado momento. As anotações também ajudam a delinear responsabilidades e permanecem disponíveis para referência no decorrer do projeto.

Uma forma de assegurar que toda a equipe possa consultar as anotações posteriormente é designar um espaço centralizado e aprovado para guardá-las. Ao reunir todas as anotações e pautas num só lugar, você fornece o contexto necessário, caso algum membro precise se atualizar do progresso da equipe após uma ausência.

Possibilitam participação assíncrona

As anotações ajudam a informar os membros que não puderam comparecer à reunião e permite que eles fiquem a par das decisões no seu próprio ritmo. Talvez haja conflitos de horários que impeçam a presença de todos os membros, por exemplo. Ao compartilhar as anotações, você lhes dá a oportunidade de participar das decisões num momento diferente.

Auxiliam a memória

O psicólogo alemão Hermann Ebbinghaus foi um dos primeiros a conduzir experimentos sobre memória e recordação, em 1885. Naquele estudo, ele desenvolveu a curva do esquecimento, que mostra a rapidez com a qual as informações são perdidas quando não há esforço consciente para mantê-las na memória. 

Fazer anotações eficazes ajuda a lembrar de informações mais rápido e a guardá-las na memória por mais tempo. Quanto mais interagimos com as anotações (por exemplo, lendo o seu conteúdo no dia seguinte à reunião), maior é a possibilidade de nos lembrarmos das decisões tomadas naquele momento.

Nove dicas para anotar as reuniões de forma eficaz

Com anotações bem feitas, você mantém o controle sobre tarefas realizáveis e entregas importantes. Os assuntos de maior relevância ficarão registrados para que você e a sua equipe possam consultá-los mais tarde. A seguir, apresentamos dicas para tornar o seu método de anotação mais eficaz.

1. Escolha um método que funcione para você

Existem diversas formas de fazer anotações. É importante encontrar aquela que se encaixe melhor com a sua função e o seu estilo de aprendizagem individual. A seguir são descritos alguns dos métodos mais comuns:

• Método de Cornell: as anotações são organizadas em duas colunas, uma pequena à esquerda e outra maior à direita. A coluna à esquerda destaca as principais ideias que surgem na reunião, enquanto a da direita se aprofunda nos detalhes. É natural que os assuntos das conversas mudem, portanto registrar o tópico principal na esquerda e esmiuçar os detalhes na direita ajudará a manter a organização.

• Método das linhas gerais: o ideal é que a sua equipe compartilhe a pauta da reunião com antecedência. Você a usará para listar os tópicos principais, que servirão como descrição geral para as suas anotações. Durante a reunião, faça anotações logo abaixo de cada item da pauta. 

• Método dos quadrantes: separe o conteúdo em quadrantes e intitule cada seção como anotações gerais, coisas que tenho a fazer, coisas que outros membros têm a fazer e perguntas. Nas anotações gerais, rascunhe os tópicos principais e detalhes importantes da reunião. Os demais quadrantes são destinados aos itens que correspondem a cada título.

• Método de slides: se for uma apresentação, pergunte se o responsável pode lhe enviar os slides antes da reunião. Durante a apresentação, escreva as suas anotações diretamente nos slides.

2. Esqueça o notebook e prefira papel e caneta

Segundo estudos, escrever à mão é mais eficaz para reter informações conceituais a longo prazo. Ao fazer anotações dessa forma, você provavelmente se concentrará nos tópicos mais importantes da reunião, já que é quase impossível escrever tudo ao pé da letra. A ausência do notebook também ajuda a combater a tentação de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo durante a reunião.

3. Não escreva tudo ao pé da letra

Você perderá tempo e energia se tentar escrever cada palavra que for dita. Todas as reuniões consistem de muitas conversas, mas nem todas estas são relevantes para quem lê as anotações mais tarde. Escreva os principais tópicos das discussões, os desfechos e os próximos passos para se concentrar nos trabalhos mais importantes a serem realizados. 

Se for escrever a próprio punho, utilize taquigrafia ou estenografia, símbolos, siglas e abreviações para pôr no papel frases e conceitos corriqueiros rapidamente. Lembre-se de criar legendas com antecedência para explicar o que os seus símbolos significam.

4. Utilize um modelo de anotações

Seja em anotações ou em atas, é importante utilizar um modelo pré-definido para que você anote mais rápido sem precisar formatar o documento durante a reunião. Dessa forma, todas as anotações terão uma estrutura consistente, independentemente de quem for responsável por elas, e a equipe inteira saberá o que esperar em termos de informação.

5. Defina uma pessoa para anotar a reunião

Ao liderar uma reunião, pode ser desafiador fazer anotações e facilitar a conversa entre os outros membros da equipe. Caso uma reunião importante esteja sob a sua liderança, peça para um dos membros anotá-la. Em reuniões recorrentes, alterne o responsável pelas anotações para que todos tenham a oportunidade de participar dos debates.

6. Utilize software de gravação para transcrever conversas

Agora que muitas equipes trabalham remotamente, ficou mais fácil gravar e compartilhar vídeos de reuniões em vez de anotações. Use integrações como Zoom + Asana para transcrever conversas e disponibilizá-las aos membros. Com a transcrição em mãos, você poderá identificar rapidamente os tópicos principais e os itens realizáveis em meio a conversas corriqueiras.

É importante avisar a todos os participantes da chamada quando esta for gravada, e informar qual é o uso pretendido para o material. Lembre-se de disponibilizar a gravação e a transcrição em um local central que seja acessível à equipe inteira.

7. Identifique as pessoas de contato

Se alguém trouxer um assunto que suscite ações posteriores, não se esqueça de escrever o nome da pessoa. Assim, se houver dúvidas ou se for preciso falar com ela mais tarde, se saberá exatamente com quem conversar acerca do assunto pertinente.

Esta técnica também ajuda em caso de divergências entre dois participantes. Ao registrar ambas as opiniões, é possível ter os argumentos em mãos para embasar a decisão final. 

8. Compartilhe a tela para que todos vejam as suas anotações

Se você integra uma equipe virtual ou trabalha remotamente, é provável que participe de muitas conferências de vídeo. Compartilhar a tela com as suas anotações é de grande ajuda para os demais membros da equipe. Caso você se esqueça de algo, a equipe pode interceder e sugerir tópicos no mesmo instante.

9. Compartilhe as anotações com todos os participantes

Dar continuidade a uma reunião é uma ótima forma de assegurar que todas as partes interessadas saibam claramente quais foram as decisões tomadas. Caso alguém perca a reunião, poderá ler as suas anotações para ficar a par dos assuntos no seu próprio tempo. Além disso, se você deixar passar algum tópico, a sua equipe terá a oportunidade de acrescentá-lo às anotações de acompanhamento. 

Ao contatar os participantes após uma reunião, verifique se o documento pode ser acessado e compartilhado facilmente. Colabore com a equipe para criar um plano de comunicação para que todos saibam exatamente onde estão guardadas as informações e como acessá-las mais tarde.

Centralize as anotações sobre coisas a fazer

A melhor forma de manter organizadas as anotações dos projetos e das reuniões é criar um espaço centralizado para guardar todos os prazos e coisas a fazer. Ferramentas de gestão do trabalho ajudam na organização da equipe e na produtividade das reuniões. Quer testar uma dessas ferramentas? Reúna todo o trabalho da sua equipe num único espaço compartilhado com a Asana.