Como definir objetivos e principais resultados

É fácil olhar para empresas de sucesso e supor que o motivo por trás do seu sucesso seja a ideia central do negócio. A Intel inventou o microchip, a Netflix desbravou os caminhos da transmissão de vídeo sob demanda e o Google construiu o mecanismo de busca moderno. Porém, as ideias só levam até certo ponto.

Frequentemente, o que faz com que uma startup mal organizada se transforme em empresa líder no setor não é a ideia original, mas a sua execução.

Google, por exemplo, é um nome de referência em mecanismo de busca, mas não porque Larry Page e Sergey Brin tenham tido uma ideia incrivelmente brilhante e original. Na realidade, eles foram o 18º mecanismo de busca a surgir nos primórdios da Internet. O que levou o Google a ultrapassar a concorrência foi a forma como Page e Brin executaram sua visão com foco e clareza excepcionais.

Refletindo sobre o sucesso do Google, Page citou a metodologia de “objetivo e resultados-chave” de Andy Grove (em inglês, Objective and Key Results, ou OKR) como um dos fatores cruciais para o sucesso da sua empresa.

“Os OKRs nos ajudaram a decuplicar várias vezes o nosso crescimento”, escreveu Page no livro de John Doerr Avalie o que importa. “Eles ajudaram a transformar a nossa missão incrivelmente ousada, que é ‘organizar as informações do mundo’, em algo que talvez seja factível.”

Será que realmente vale a pena definir metas? A resposta mais simples é “sim”. Organizações que implementam esta metodologia de definição de metas se beneficiam consistentemente de uma melhor execução de projetos e iniciativas. Com metas claras, é possível transformar ideias ótimas em negócios ainda melhores.

A execução pode até ser desafiadora, mas não precisa ser complicada. Tudo o que é necessário é consistência, dedicação e planejamento. Veja a seguir como fazer com que as suas metas deixem de ser apenas uma boa ideia e se transformem numa prática de gestão sustentável de longo prazo.

Etapa 1: definir regras para a sua empresa

A fórmula dos objetivos e principais resultados foi projetada para ser suficientemente flexível para se adequar à maioria dos propósitos. Ainda assim, muitas organizações a encaram como uma estrutura rígida, recusando-se a usar uma metodologia que não seja normativa. E essa é uma receita para o fracasso.

Recomendamos que, antes de implementar esta metodologia de definição de metas, se definam regras básicas sobre o funcionamento dos objetivos e principais resultados na sua empresa. Essas regras também definirão o papel das metas no âmbito das equipes e da organização. Existem, especificamente, três elementos a se considerar: a cadência, o processo de verificação e a elaboração.

• Cadência: determina a frequência com que as metas serão definidas. Na nossa experiência, a definição anual de metas é a mais vantajosa, pois elas passam a atuar como os pilares para a estratégia. Contudo, se a sua organização tiver uma dinâmica mais rápida, você poderá definir metas com frequência semestral, trimestral, ou até mensal.

• Verificação: cronograma definido para atualização e revisão do progresso. Aqui, também, o cronograma ideal é específico para cada organização. Se as metas forem grandiosas e tiverem um progresso lento, uma verificação quinzenal ou mensal poderá ser suficiente. Se, por outro lado, forem menores e mais dinâmicas, é boa ideia fazer verificações com mais frequência.

• Criação: existem três modelos básicos: de cima para baixo (os líderes definem os objetivos e, também, os principais resultados), de baixo para cima (os liderados estabelecem os objetivos e os principais resultados) e o híbrido (os líderes estabelecem os objetivos, e os liderados estabelecem os principais resultados). A decisão sobre qual modelo se adapta melhor à sua empresa depende do seu tamanho e estrutura.

Etapa 2: cocriar os objetivos no âmbito de toda a empresa

Agora que as regras básicas do seu programa já foram estabelecidas, é possível começar a implementar a estrutura em toda a organização. Considerando-se o propósito dos objetivos e principais resultados, é recomendável conseguir resumi-los numa única frase: Eu vou [objetivo], o que poderá ser medido por [principal resultado].

Comece por criar coletivamente os objetivos principais da organização. Estes serão os pilares da estratégia do próximo ano e as atividades importantes e substanciais que resultarão no sucesso da missão. Reúna ideias de todos os participantes na organização e refina-as com uma análise profunda por parte dos altos dirigentes.

Mas tome cuidado para não perder o controle da situação. À medida que mais e mais pessoas com diferentes perspectivas se envolvem na conversa, a quantidade de objetivos pode aumentar rapidamente.

Alguns exemplos de excelentes objetivos de toda a empresa:

• Criar a menor pegada de carbono do setor

• Alcançar novos clientes

• Aumentar a quantidade de leads qualificados

Sempre que possível, projete os seus objetivos de modo a que sejam reconsideráveis e claramente mensuráveis. Ao fim do ciclo da meta, deverá ser possível afirmar decisivamente se cada objetivo foi, ou não, alcançado.

Etapa 3: criar principais resultados para toda a empresa

Uma vez estabelecidos os objetivos para toda a empresa, será necessário definir como monitorar o progresso em direção a eles. E é aí que que os principais resultados entram em ação.

Para colocar no papel excelentes resultados principais, tente usar a metodologia SMART.

SMART é um acrônimo em inglês que quer dizer o seguinte:

• Específico (Specific): o que exatamente se planeja alcançar com o trabalho?

• Mensurável (Measurable): como você avaliará se atingiu ou não os resultados principais?

• Alcançável (Achievable): o resultado principal poderia ser razoavelmente atingido? Lembre-se de que mesmo as metas ambiciosas devem ser passíveis de alcançar.

• Realista (Realistic): com os recursos e tempo à sua disposição, o resultado principal é uma meta realista?

• Com prazos determinados (Time-bound): o resultado principal conta com um cronograma e uma data final claros?

Os resultados principais, ou resultados-chave, devem proporcionar um desafio. Se você tiver certeza de que conseguirá alcançá-los, é porque não são suficientemente desafiadores. Como outras empresas, seguimos o conselho do reconhecido investidor e especialista no assunto John Doerr, e esperamos alcançar 70% dos nossos resultados principais em cada período. Se atingirmos mais do que isso, saberemos que não fomos suficientemente agressivos no nosso planejamento.

Para cada resultado principal, estabeleça, com clareza, o significado de “alcançar”, “alcançar parcialmente” e “não alcançar” tal resultado. Para obter máxima eficácia, deve-se mensurar o sucesso ao fim do período. Ter uma ideia clara do que significará obter sucesso pode ajudar a sua equipe a refinar e a ajustar o processo de definição de metas no transcorrer do tempo.

Etapa 4: definir principais resultados para equipes e colaboradores individuais

Para se obter o máximo desta metodologia, as metas da sua empresa devem permear todos os níveis hierárquicos da organização, norteando o trabalho das pessoas e das equipes menores.

Com demasiada frequência, as empresas só revisam as próprias metas ao final do trimestre ou do ano. Contudo, se as metas não estão conectadas ao trabalho diário, este se desalinha com facilidade e as equipes perdem a motivação de trabalhar para o alcance das metas. Em contrapartida, a nossa pesquisa mostra que, quando os funcionários entendem como o seu trabalho individual contribui para as metas da organização, tendem a ser duas vezes mais motivados.

Dessa forma, para estabelecer ótimos resultados principais, é importante vincular o trabalho diário aos objetivos gerais da empresa. Uma maneira fácil de fazer isso é usar a abordagem híbrida de definição de metas, na qual as equipes executivas definem os objetivos da empresa, e as equipes menores definem os principais resultados. Quando as equipes têm autonomia para definir os seus próprios resultados principais, alcançam uma compreensão muito mais profunda de onde investir os esforços e recursos para gerar os melhores resultados.

Etapa 5: monitorar as metas ao longo do processo

Uma vez definidos os objetivos e principais resultados da organização, será o momento de identificar os programas e os projetos em que você e a sua equipe irão trabalhar para alcançar as metas.

Um dos benefícios de se definir metas é que isso ajuda a dimensionar a priorização em toda a organização. Ao conectar as metas ao trabalho realizado para alcançá-las, fica mais fácil acompanhar o progresso feito em direção a elas e abordar quaisquer problemas que possam impedir o seu alcance.

Conectar as metas organizacionais ao trabalho cotidiano também ajuda a manter o engajamento dos funcionários ao próprio trabalho. As pessoas gostam de saber que aquilo que fazem é importante, e a melhor forma de lhes mostrar isso é conectando o seu trabalho às metas de alto nível. Assim, quando as pessoas compreendem de que maneira as suas tarefas cotidianas atendem a um propósito maior, passam a sentir-se empoderadas a dar o melhor de si.

É importante verificar o seu progresso regularmente. Em vez de registrar as metas em planilhas ou apresentações de slides, invista em uma plataforma de definição de metas que facilite a conexão entre os objetivos da empresa e os principais resultados. Assim, cada equipe terá visibilidade quanto à forma como o seu próprio trabalho está ajudando a construir os objetivos da empresa.

Etapa 6: melhorar os seus processos

Após a conclusão do ciclo de planejamento, o seu trabalho ainda não terá acabado. Em vez de passar imediatamente para o ciclo seguinte, peça para a sua equipe fazer uma pausa e avaliar os resultados principais. Os colaboradores individuais devem ser responsáveis por avaliar os principais resultados sob a sua supervisão e por redigir uma breve explicação sobre a avaliação feita.

Não tem problema se você não conseguir alcançar todos os resultados principais. Na realidade, as equipes que conseguem alcançar todos os que estabeleceram talvez não tenham definido metas suficientemente robustas. Na Asana, aspiramos a alcançar 70% dos nossos principais resultados.

Depois que as pessoas tiverem classificado os próprios resultados principais, os gerentes deverão coletá-los e aplicá-los a seus objetivos. Por ser a transparência um dos muitos benefícios de estabelecer objetivos e principais resultados, sugerimos que os gerentes classifiquem os próprios objetivos e compartilhem os resultados gerais com toda a organização.

Quando essa classificação estiver concluída, investigue aquilo que não funcionou durante o ciclo e anote o que tiver funcionado bem. Nos ciclos futuros, será possível intensificar os esforços nos pontos positivos e dedicar mais atenção aos pontos que precisem ser melhorados. Caso não se tenham alcançado alguns objetivos ou principais resultados, organize sessões de trabalho com as suas equipes para avaliar e estudar cada um deles.

Foco tanto no trajeto quanto no destino

Ao definir metas, não devemos focar somente na questão de ter alcançado, ou não, essas metas ao fim do período determinado. De fato, ao definir objetivos e principais resultados, estamos desenvolvendo uma estrutura para a maneira como vamos encarar as metas, conectar o trabalho aos objetivos da empresa e, em última instância, alinhar e realizar os projetos mais ambiciosos.