Como criar e gerir um calendário de projeto para a sua equipe ter êxito

Os seus dias de trabalho costumam deixar a impressão de que o caos é o elemento predominante? Os trabalhos são feitos de forma isolada e desordenada, as partes do projeto não conversam entre si e os prazos são perdidos com frequência? Você tem pouca ou nenhuma visibilidade sobre os fluxos de trabalho da equipe, o que resulta na duplicação do trabalho por falhas de comunicação? Temos uma boa notícia: muitos desses problemas podem ser resolvidos ao usar um calendário de projeto.

Em primeiro lugar, devemos dizer que muitos passam por este tipo de dificuldades. Dados obtidos na pesquisa Pulse of the Profession 2019 (Pulso da profissão) mostram que as organizações desperdiçaram quase 12% dos investimentos em projetos no último ano devido a desempenhos insatisfatórios. A gestão de projetos pode ajudar a obter um desempenho consistente e a converter o caos em ordem.

E o que é melhor, é possível controlar um dia de trabalho caótico ao incorporar um calendário de projeto, peça fundamental ao processo de gestão de projetos que reduzirá o tempo e os recursos desperdiçados. Quer esteja juntando todas as peças para alinhar os conteúdos, fazer roteiros de eventos ou lançar produtos, a sua equipe se sentirá no controle da situação quando conhecer cada detalhe do projeto, como o que já foi feito e o que ainda está por vir.

O que é um calendário de projeto?

Um calendário de projeto coleta todas as partes do seu trabalho e as reúne em um local central e visual para que toda a equipe possa acessá-las. Além disso, fornece um panorama geral do agendamento completo do projeto para que se veja quais são as datas de conclusão de cada parte, e ajuda os participantes a planejar com antecedência e organizar o trabalho referente aos projetos mais importantes. Ao ter em mãos um calendário de planejamento de projetos consistente, você ficará a par de tudo e saberá exatamente o que precisa fazer hoje, na semana seguinte, e mais além. E como a sua equipe também tem acesso a ele, todos poderão ver facilmente o que deve ser concluído de imediato e o que virá em seguida.

Tipos de calendário de projetos

Qual é a primeira coisa que vem à mente quando se pensa em um calendário de projetos? Seria uma planilha do Excel em formato de calendário? Um sistema de gestão de calendários, como o Google Agenda? Ou você pensa de forma mais inovadora e imagina um calendário dentro de uma ferramenta de gestão de projetos?

Existem várias maneiras de criar um calendário de projetos, e parte do seu trabalho enquanto gestor de projetos (mesmo que esse não seja exatamente o nome do seu cargo) é encontrar um sistema que funcione para a sua equipe. Confira a seguir um breve resumo dos prós e contras das três principais formas de criar um calendário de projetos:

Prós e contras da criação de um calendário de projetos no Excel

Talvez a forma mais tradicional de criar um calendário de projetos seja elaborá-lo no Excel, uma ferramenta do tipo planilha cujas colunas e fileiras podem ser modificadas para dar ao documento a aparência de um calendário tradicional com 12 meses.

Prós:

• É provável que a sua equipe já tenha acesso à ferramenta e saiba utilizá-la.

• Como o Excel tem modelos de calendário de projetos, não é necessário começar do zero.

• É possível expandir e recolher as células, dependendo da quantidade de informações que precisem ser inseridas no seu calendário de projetos.

Contras:

• Como o Excel não foi especificamente desenvolvido para calendários de projeto, pode vir a ser complicado capturar e monitorar os trabalhos realizáveis com essa ferramenta.

• É difícil incluir detalhes, arquivos e outros trabalhos complementares a que a sua equipe pode precisar ter acesso.

• Depois de criar um calendário de projetos no Excel, pode ser difícil reformatar ou modificar a exibição visual.

Prós e contras da criação de um calendário de projetos no Google Agenda

Outra forma de criar um calendário de projetos é utilizar o sistema de gestão de calendários que a sua equipe já usa, como o Google Agenda, por exemplo. Nesse tipo de ferramenta, os eventos são inseridos no calendário para representar trabalhos futuros.

Prós:

• É provável que a sua equipe já tenha acesso à ferramenta e saiba utilizá-la.

• Como a maioria dos sistemas de gestão de calendários tem a capacidade de exibir vários calendários ao mesmo tempo, é possível visualizar simultaneamente um calendário pessoal e um calendário de eventos de trabalho da empresa.

• Tradicionalmente, os eventos registrados em um calendário apresentam um título e uma descrição, de modo que é possível utilizar o título do evento para representar o título da tarefa e inserir mais contexto na descrição do evento.

Contras:

• Sistemas de gestão de calendários, como o Google Agenda, foram desenvolvidos para exibir eventos, e não tarefas e entregáveis.

• Ter diversos “eventos” de tarefas num único dia pode rapidamente gerar desorganização.

• Tentar visualizar simultaneamente tarefas futuras na mesma ferramenta que é usada para as reuniões pode dar a impressão de confusão e desorganização.

Prós e contras do uso de uma ferramenta de gestão de projetos para o seu calendário de projetos

Ferramentas de gestão de projetos são desenvolvidas com funcionalidades robustas para ajudar a que você e a sua equipe possam coordenar e executar os projetos mais ambiciosos. Com uma ferramenta de gestão de projetos, a equipe conta com diversas maneiras de visualizar os projetos, como calendários, quadros Kanban e cronogramas.

Prós:

• As ferramentas de gestão de projetos não apenas proporcionam uma visualização abrangente de todas as tarefas do projeto, como também lhe permitem expandir cada tarefa para consultar mais detalhes, contextos e anexos importantes.

• É possível integrar facilmente o calendário de projetos às suas ferramentas de negócios preferidas, para que a equipe tenha acesso num único lugar a todos os arquivos e contextos necessários para realizar o trabalho.

• Com uma ferramenta de gestão de projetos, é possível alternar entre as diversas visualizações das mesmas informações de projeto, como calendários de projetos, quadros Kanban, listas e cronogramas. Assim, os participantes conseguem visualizar o trabalho da maneira que preferirem.

Contras:

• Talvez a sua equipe ainda não saiba usar uma ferramenta de gestão de projetos.

• Os participantes de outros departamentos precisarão ter acesso a essa ferramenta para visualizar o calendário de projetos.

Como posso criar um calendário de projetos?

Recomendamos usar uma ferramenta de gestão de projetos para criar os seus calendários de planejamento de projetos. Assim, a equipe ganhará diversas habilidades valiosas para:

• Criar e mover tarefas com facilidade.

• Ajustar datas de conclusão.

• Atribuir os responsáveis pelas tarefas.

• Compartilhar materiais.

• Aumentar e facilitar a comunicação.

• Ver num só lugar todo o trabalho da equipe.

• Alternar entre vários modos de visualização,  como calendário, diagrama de Gantt ou quadro Kanban.

• Cumprir os prazos.

• Tirar proveito das integrações.

Vamos voltar à criação do calendário. Estas são as medidas concretas que você deve tomar:

1. Mapeie os passos. Determine o que deve acontecer do início ao fim para concluir o projeto. Identifique quaisquer dependências. Não se preocupe com a calendarização, por enquanto.

2. Defina as datas de início e de conclusão ideais ou aproximadas. Em seguida, veja todos os passos de um ponto de vista abrangente e adicione datas realistas a cada um deles.

3. Identifique os participantes. Atribua cada passo ao membro da equipe apropriado, deixando claras as responsabilidades.

4. Ajuste conforme necessário. O calendário de projeto é um documento dinâmico. Verifique-o com frequência e mova o trabalho de acordo com a evolução dos planos do projeto.

Depois de criar um calendário de projeto, compartilhe-o com os participantes para que todos estejam alinhados e entendam o que se espera de cada um deles nos próximos dias, semanas ou meses. Incentive a sua equipe a usar diariamente o calendário de projeto para comunicar o progresso e compartilhar documentos.

Dez dicas para gerir o calendário do seu projeto

Assim como com qualquer outra ferramenta de negócio, existem boas práticas para o uso de um calendário de projeto. Veja a seguir algumas dicas para lhe ajudar a fazer uma gestão mais eficaz do calendário de projeto:

1. Não o torne demasiadamente complexo. Preze pela clareza e não se esqueça de adicionar os detalhes necessários (responsáveis, datas de conclusão, informações do projeto, materiais de referência, etc.).

2. Use a codificação por cores nas tarefas para facilitar a visualização.

3. Duplique as tarefas sempre que necessário. Várias tarefas e tipos de tarefas se repetem com frequência, portanto, tire proveito disso e duplique as tarefas ou os requisitos, em vez de começar todas as vezes do zero.

4. Certifique-se de que a carga de trabalho da equipe esteja bem distribuída. Procure identificar quem está sobrecarregado e subutilizado e ajuste o calendário do projeto de maneira correspondente.

5. Acompanhe e monitore o planejamento com frequência. Ao olhar para o calendário do projeto, você identifica facilmente os entregáveis que não saíram nas datas pretendidas.

6. Faça ajustes à medida que se avança. Nas ferramentas de gestão de projetos, o recurso de arrastar e soltar permite alterar as datas com facilidade.

7. Crie cronogramas de projetos que mostrem a duração de cada tarefa ou parte do trabalho no seu projeto.

8. Defina os marcos do projeto. Com eles, é possível medir o progresso e compartilhar todas as conquistas.

9. Divulgue o calendário aos participantes. Em vez de responder a perguntas sem fim sobre o status do projeto, é possível apresentar a todos os participantes a visualização de calendário do projeto.

10. Crie modelos de calendário de projeto que possam ser reutilizados em futuros trabalhos.

3 exemplos de um calendário de projeto

Os calendários de projetos são infinitamente variáveis e ajustam-se a qualquer projeto. Essa versatilidade é o que os torna tão atrativos. E eles também são reutilizáveis: se um tipo de projeto tende a se repetir, é possível criar um modelo de calendário de projeto a partir dele para poupar tempo no futuro.

Estes são alguns exemplos de calendários de projetos:

1. Calendário editorial

Um calendário de projeto editorial visa manter a produção de conteúdo em dia ao gerir todo o conteúdo num só lugar e ao apresentar datas e prazos importantes de maneira visual e ao dar fácil acesso às tarefas e às datas de conclusão. Atribua tarefas aos participantes (escritores, editores, designers e até entidades editoriais) e defina datas de publicação específicas a cada artigo para saber o que está por vir e em que momento isso acontecerá. Domine todo o seu planejamento de conteúdo com este modelo.

2. Planejamento de projeto de marketing

Seja relacionado a um evento próximo ou ao lançamento de uma campanha, o seu projeto de marketing só terá sucesso se você dispuser de um calendário de projeto. Fazer a gestão eficaz de um projeto por meio do calendário de projeto permite aos profissionais do marketing colaborar, centralizar a comunicação e criar processos repetíveis. Mapeie o seu planejamento de marketing, incluindo datas, proprietários e tipos de iniciativa (como de relações públicas, redes sociais, etc.). As mudanças são constantes no mundo do marketing, e isso exige ajustar os prazos e datas rapidamente para manter o planejamento de marketing sempre em dia. Use um modelo para promover clareza e responsabilidade por toda a equipe de marketing.

3. Roteiro de produto

Crie e atualize o roteiro do seu produto num só lugar: o calendário do projeto. Nele, é possível comunicar os agendamentos e estratégias e simultaneamente acompanhar diversas linhas de produto. Além disso, o roteiro pode ser compartilhado para obter feedback e aprovação quando necessário. Com este modelo de calendário de projetos, você sempre terá uma visão clara das prioridades de negócio e dos produtos.

Facilite a sua vida profissional

Sábio é aquele que usa as ferramentas a seu favor. Um calendário de projetos é apenas uma forma simples de deixar o seu trabalho habitual mais harmonioso e eficiente. Veja como a Redshift, da Autodesk, teve um crescimento anual de 30% por três anos consecutivos ao gerir o seu conteúdo editorial e fazer uso dos calendários de projetos na Asana.